プロジェクト管理とは？基礎や手法・ツールをまとめて解説

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、目標や期限が決まっている一定の仕事（プロジェクト）を、効率的に進めて成功させるための方法論や技術のことです。

プロジェクト管理では次のような活動を行います。

• プロジェクトの目的や要求を明確にする
• プロジェクトの範囲やスコープを定義する
• プロジェクトの進捗や品質を管理する
• プロジェクトのリスクや問題を解決する
• プロジェクトの成果や効果を評価する

プロジェクト管理は、さまざまな業種や分野で必要とされるスキルです。たとえば、ITや建設、製造、教育、医療、研究などの分野で、新しいシステムやサービスを開発したり、改善したりする場合には、プロジェクト管理が必要です。プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの品質や効率を向上させるとともに、プロジェクトのコストや時間を節約できます。

プロジェクト管理で必要な管理対象の代表例

プロジェクト管理では、プロジェクトのさまざまな側面を管理する必要があります。プロジェクト管理で必要な管理対象の代表例は次のとおりです。

コスト管理

プロジェクトにかかる費用や予算を管理することです。プロジェクトのコストを見積もり、計画し、実行し、監視し、調整することで、プロジェクトのコストを最適化できます。

要員管理

プロジェクトに関わる人々を管理することです。プロジェクトのメンバーやステークホルダーを特定し、役割や責任を割り当て、コミュニケーションや協力を促進、モチベーションやパフォーマンスを向上させることで、プロジェクトの人的資源を最大限に活用できます。

品質管理

プロジェクトの成果物やプロセスの品質を管理します。プロジェクトの品質基準や要求を定義し、品質の測定、改善することで、プロジェクトの品質を高められます。

スケジュール管理

プロジェクトの期間や納期を管理することです。プロジェクトのタスクや活動を特定し、順序や依存関係を決め、所要時間やリソースを見積もり、スケジュールを作成し、監視、調整することで、プロジェクトのスケジュールを最適化できます。

リスク管理

プロジェクトに影響を与える不確実性や変化を管理することです。プロジェクトのリスクを特定し、分析や評価、対策を立てて実施することで、プロジェクトのリスクを最小化できます。

プロジェクト管理を行う目的とメリット

適切なプロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの成功率を高め、効率的に目標を達成できます。次の6つは、プロジェクト管理を行うことの主な目的とメリットです。

プロジェクトの目標達成率や成功率が向上する

プロジェクト管理を適切に行うことで、プロジェクトの目標達成に必要なタスク、リソース、時間が効率的に管理され、プロジェクトの成功率を高められます。

プロジェクト管理による計画の明確化、リスクの特定と対策の準備、進捗の定期的な確認を通じて、プロジェクトの目標を達成するための道筋を正確に描けます。

リソースの効率的な活用ができる

プロジェクト管理により、必要なリソース（人材、設備、予算など）が見える化され、効率的に配分・活用できるようになります。タスクの優先順位付け、スケジュールの調整、過不足のリソースの再配分などを行うことで、無駄な労力や時間、コストの削減が可能です。

たとえば、限られた予算内で最大の成果を出すために、リソースの配分を最適化すれば、プロジェクトを効率よく進められるでしょう。

コミュニケーションの向上になる

プロジェクト管理プロセスでは、計画、実行、確認といった各段階でのコミュニケーションを重視するのが一般的です。プロジェクトメンバー間の情報共有が促進され、課題や変更事項が迅速に伝達されます。これにより、意思決定の迅速化や問題解決の効率化が図れます。

リスク管理が強化される

プロジェクト管理にはリスク管理も含まれます。プロジェクトの計画段階で潜在的なリスクを特定し、対策を準備することで、リスクの発生確率や影響を低減できます。

また、プロジェクトの進行中に新たなリスクが発見された場合にも、迅速に対応する体制の整備が可能です。リスク管理の徹底により、プロジェクトの予期せぬ遅延やコスト増加を防ぐことにもつながります。

プロジェクトの品質が向上する

プロジェクト管理においては、品質管理の手順を適用することで、プロジェクトの成果が求められた品質の基準に合致していることを確実にします。

品質計画、品質保証、品質管理の各フェーズで、品質目標の設定、品質保証活動の実施、品質管理と改善のための措置を行うことで、高品質な成果物を提供できます。

ステークホルダーの満足度が向上する

プロジェクト管理を通じて、プロジェクトに関わるすべてのステークホルダー（クライアント、チームメンバー、サプライヤーなど）とのコミュニケーションが向上します。

期待値管理や情報共有、フィードバックの取り入れを行うことで、ステークホルダーのニーズや期待に応え、満足度を高められます。

たとえば、顧客の要望を定期的に確認し、変更要求に柔軟に対応することで、顧客満足度の向上につながります。

プロジェクト管理をしないと発生してしまうこと

プロジェクト管理を適切に行わない場合、プロジェクトの成功は大きく妨げられ、多くの問題が発生する可能性もあります。次に、プロジェクト管理をしないと発生してしまうことを紹介します。

リソースの無駄遣い

プロジェクト管理が不足していると、人材や予算、時間などのリソースが無駄に消費される可能性もあるでしょう。

計画の不明確さから、不必要な作業に時間を費やしたり、予算を超過してしまったりするケースが多々見られます。

たとえば、不明確な目標設定のために、プロジェクトチームが本質的でないタスクに時間を費やすことで、重要な作業に割くべきリソースが不足してしまうといった事態が起こり得ます。

スケジュールの遅延

明確なスケジュール管理が行われない場合、プロジェクトは遅延する可能性が高まります。

タスクの依存関係が不明確であったり、期限が設定されていなかったりすると、プロジェクトの進捗が適切に管理されず、納期遵守が困難になります。

実際に、各開発フェーズの期限が明確でないために遅延が発生し、リリース日に間に合わせるために最終チェックの工数を削減した結果、トラブルが発生してしまった事例も存在します。

品質の低下

適切な品質管理が欠如していると、プロジェクトの成果物の品質が低下するリスクもあります。

品質基準や検証プロセスが定められていない場合、不具合が発見されにくく、最終的な成果物が顧客の要求を満たさないこともあるでしょう。

たとえば、ソフトウェア開発においてテスト工程が不十分であるため、バグが多発し、ユーザーからの信頼を損ねる事態に陥るといった可能性が考えられます。

ステークホルダーとのコミュニケーション不足

プロジェクト管理が不十分な場合、ステークホルダー（クライアント、チームメンバー、サプライヤーなど）とのコミュニケーションが不足し、誤解や不満が生じやすくなります。

プロジェクトの目的や進捗状況が適切に共有されないことで、期待と実際の成果とのギャップが生じ、ステークホルダーの不満につながることも考えられるでしょう。

たとえば、顧客のニーズが十分に理解されず、期待と異なる製品が開発された場合、顧客満足度の低下や契約解除に至る可能性があります。

プロジェクト管理の代表的な手法

プロジェクト管理には、さまざまな手法やツールがあります。プロジェクト管理の代表的な手法は次のとおりです。

WBS（Work Breakdown Structure）

WBSは、プロジェクトの成果物や納品物を階層的に分解して、タスクや活動に落とし込む手法です。

この手法の目的は、プロジェクト全体をより理解しやすく、管理しやすい小さな単位に分割することです。WBSを用いることで、プロジェクトのスコープを明確にし、各タスクの責任者や期限、必要なリソースを特定できるでしょう。

WBSの作成プロセスは、まずプロジェクトの最終成果物を定義し、成果物を達成するために必要な大きなタスクや工程に分解します。さらに、これらの大きなタスクをより具体的なサブタスクに細分化し、可能な限り詳細な作業レベルまで落とし込みましょう。

たとえば、新しいソフトウェアの開発プロジェクトの場合では、要件定義、設計、開発、テスト、リリースといった大きな工程をさらに詳細なタスク（要件定義であれば、ユーザーからの要件収集、要件分析、仕様書の作成など）に分解して管理します。

WBSを用いる主なメリットは、プロジェクトの範囲が明確になり、各タスクのステータスが視覚的に把握しやすくなる点です。また、リソース配分やスケジューリングの精度が向上し、プロジェクトのリスクを低減できる可能性があります。

カンバン

カンバンは、タスクの進行状況を視覚化することに重点を置いた手法です。

一般的には、「To Do（未着手）」、「Doing（作業中）」、「Done（完了）」の3つのカテゴリにタスクを分類し、タスクカードをカンバンボード上で移動させることで、現在のプロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。

カンバンは柔軟性が高く、変更に迅速に対応できるため、アジャイル開発といった動的なプロジェクト管理に適しています。また、個人のタスク管理から、チーム全体のプロジェクト管理まで、幅広く活用できるといった点も特徴です。

ガントチャート

ガントチャートは、主にプロジェクトのスケジュール管理に用いられ、プロジェクトのスケジュールとタスクの進行状況を視覚的に表示する手法です。

タスクの開始日と終了日をバーで表し、タスク間の依存関係や全体のタイムラインを視覚的に表示します。ガントチャートを使用することで、プロジェクトの期限内に各タスクがどのように配置されているか、リソースがどのように割り当てられているかを把握しやすくなります。

ガントチャートは、とくに長期的なプロジェクトや複数のタスクが並行して進行するプロジェクトに適しているでしょう。

プロジェクト管理の基本的な流れ

プロジェクト管理とは、ある目標を達成するために、プロジェクトの計画から実行、管理、終了までの一連のプロセスを効率的に進めることです。プロジェクト管理の基本的な流れは次のようになります。

1. プロジェクトの目的や目標を明確化する
2. 必要なタスクを洗い出し、計画を立てる
3. プロジェクトを実行する
4. 進捗状況を管理し、必要に応じて計画を修正する
5. プロジェクトを完了させる

プロジェクトを成功に導くためには、これらのプロセスを順に進めることが重要です。

プロジェクトの計画と目標の明確化

プロジェクト管理における成功の秘訣は、明確な計画と目標設定にあります。プロジェクトを成功に導くためには、まず具体的で測定可能な目標を設定することが不可欠です。

目標を設定した後は、それを達成するための詳細な計画を立てましょう。この段階では、リソースの割り当て、期限、関連するリスクの評価などを行います。計画の例として、タイムラインの作成や、必要なリソースのリストアップ、関係者との役割分担の明確化があります。このプロセスを通じて、プロジェクトの目的とそれを実現するための道筋をはっきりとさせましょう。

タスクの整理と進捗管理

プロジェクト管理の次のステップは、タスクの整理と進捗管理です。この段階では、プロジェクトの要素となる各タスクを明確にし、それぞれの進捗状況を適切に管理することが重要です。

進捗管理においては、定期的なミーティングや報告システムの設定が欠かせません。また、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで追跡し、問題が発生した際にも迅速に対応できます。

プロジェクト管理を成功に導くポイント

プロジェクト管理を成功に導くには、細やかな計画、効果的なコミュニケーションなど、多くの要素が重要となります。次に紹介するのは、プロジェクト管理を成功に導くために大切ないくつかのポイントです。

わずかな情報共有も欠かさない

プロジェクト成功の鍵は、細かな情報共有にあります。プロジェクトの進捗、変更点、問題点など、どんなに小さな情報でも関係者全員と共有することが重要です。

たとえば、進行中のプロジェクトで突然の仕様変更があった場合、情報を迅速にチーム全体に共有することで、混乱を防ぎ、迅速に対応策を講じれます。

リアルタイムでコミュニケーションをする

プロジェクトチーム内でのリアルタイムなコミュニケーションは、課題解決の迅速化に寄与します。スピード感をもってプロジェクトの状況が把握できれば、想定しうるリスクを未然に防ぐことにもつながります。

SlackやChatwork、Microsoft Teamsなどのコミュニケーションツールを利用して、チームメンバーとの即時のやり取りを可能にすることで、疑問や問題を即座に解消し、プロジェクトの遅延を防げます。

目標に向かって意識を揃える

プロジェクトチーム全員が共通の目標に向かって努力することで、プロジェクトは成功に近づきます。プロジェクトの開始時に、目標、期待される成果、それを達成するための戦略を明確にし、チーム全員で共有しましょう。

キックオフミーティングでの共通目標の再確認や、定期的に進捗共有の場を設けることで、チームの一体感やモチベーションを高められます。方向性に間違いがないか、自分が今すべきことは何かを逐一確認しながら、プロジェクトを進めていきましょう。

プロジェクト管理の方法

プロジェクト管理の方法は、プロジェクトの規模や複雑さ、チームの作業スタイルによって異なります。一般的には、Excelやスプレッドシートの利用して管理するか、専用のプロジェクト管理ツールを活用するかの2パターンに分かれます。

それぞれの管理方法の詳細は次のとおりです。

ExcelやGoogleスプレッドシートで管理する

ExcelやGoogleスプレッドシートは、小規模プロジェクトや簡単なタスク管理に適しています。これらのツールでは、タスクリスト、進捗状況、担当者、期限などの基本情報を2次元の表形式で管理可能です。

とくに、費用を抑えつつ、基本的なプロジェクト管理機能を利用したい場合に便利です。

しかし、ExcelやGoogleスプレッドシートでは機能に限界があり、高度なプロジェクト管理やカンバンを利用したプロジェクト管理などは難しい場合もあるでしょう。

プロジェクト管理に特化したツールを活用する

一方で、より複雑なプロジェクトや大規模なチームでの作業には、専用の「プロジェクト管理ツール」が適しています。これらのツールは、タスクの割り当て、進捗の追跡、コミュニケーションの促進、リソース管理など、プロジェクト管理に必要な幅広い機能を提供しています。

導入には費用が発生する場合も多いですが、ツール自体の自由度が高いだけでなく、プロジェクトの規模が拡大しても対応できるため、長期的な運用を目指す場合にはツールの活用がおすすめです。

次の記事では、口コミで人気のおすすめプロジェクト管理ツールを紹介しているので、ツール導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

プロジェクト管理の重要性とポイント

プロジェクト管理は、目標や期限が決まっている一定の仕事（プロジェクト）を、効率的に進めて成功させるための方法論や技術です。

プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの品質や効率を向上させるとともに、プロジェクトのコストや時間を節約できます。また、プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトのステークホルダーの満足度が向上します。

プロジェクト管理を行う際には、次のポイントに注意することが重要です。

• プロジェクトの目的や要求を明確にする
• プロジェクトの範囲やスコープを定義する
• プロジェクトの進捗や品質を管理する
• プロジェクトのリスクや問題を解決する
• プロジェクトの成果や効果を評価する

プロジェクト管理は、プロジェクト管理ツールを利用することで効率的に進められます。BOXILでは無料でプロジェクト管理ツールの資料をダウンロードできるので、導入検討している方はぜひ参考にしてください。

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