プロジェクト管理の手法・手順と効果的に活用するポイントを解説

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、目標達成のために期間や予算、品質といった制約のなかで、プロジェクトを計画から完了までスムーズに進められるよう管理することです。プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの効率性アップや成果の品質向上が期待できます。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理を行う目的は、プロジェクトの「QCD」を高めることにあります。QCDとは「品質（Quality）・予算（Cost）・Delivery（納期）」の頭文字を取った言葉です。3つのうち1つでも欠けると、顧客をはじめとしたステークホルダーに、大きな損害を与えると言われています。

たとえば、指定された納期よりも大幅に早く納品できたとしても、それが品質の悪いシステムであれば使い物にならず、開発を依頼した意味がありません。一方でプロジェクト管理は、適切な人材配置や役割分担を行うことで生産性を高め、全体の進捗管理を行うことでミスや遅れを早期に発見しフォローできます。

このように全体を俯瞰的に見て管理を行うことで、指定された納期までに、より低コストで品質の高いものを提供できるよう目指します。

プロジェクト管理の必要性

プロジェクト管理は、プロジェクトを全体的に把握し、間違った方向へ進まないよう指示やフォローをするために必要です。プロジェクトは、どれだけ優れた計画だったとしても、予想外のトラブルが発生します。そのためプロジェクトで起こりうるリスクや問題を事前に予測し、対策を立てることで、プロジェクトの遅延や失敗を防ぎます。

また実際にトラブルが発生したとしても、プロジェクト管理を行っていれば納期に間に合うようコントロールは可能です。さらに完了後はプロジェクトの品質や成果を評価し、改善点を明らかにすることで、次のプロジェクトをよりよいものにできるでしょう。

プロジェクト管理の管理項目

プロジェクト管理で管理すべき項目の種類としては、主に次のものが挙げられます。

• スケジュール管理
• コスト管理
• 品質管理
• 要員管理
• リスク管理

それぞれの内容について詳しく紹介します。

スケジュール管理

事前にプロジェクト全体で工数を見積もってスケジュール立て、プロジェクト開始後はスケジュールに沿って進捗管理をします。利用するプロジェクト管理の手法はガンチャートやWBSです。

スケジュールを立てる際には、タスクそれぞれの関係性や所要時間を把握することが大切です。

コスト管理

プロジェクトの予算を設定・調達し、原価といったコストの管理を行います。予算と実績を比較し、必要に応じて余計なコストがかからないよう、調整を行います。

品質管理

プロジェクトを進めるなかでチームから上がってくる成果物や、プロセスの品質を管理します。プロジェクトが始まる前に、品質目標と目標に合わせた計画を立て、計画どおり実行できているか確認します。

要員管理

プロジェクトを成功させるために必要なスキル・知識や要員を整理し、人材を確保します。また要員に対してどのような役割や作業を割り振るか考えます。

プロジェクトの開始後は、要員の負担や進捗状況をこまめに確認し、作業内容や作業量を調整するのも重要です。

リスク管理

プロジェクトを始める前に、起こりうるリスクを洗い出し、これを防止するための対策を考えます。またプロジェクトの開始後はリスクが発生しないよう監視し、もしトラブルが発生したら即座に対応を行います。

プロジェクト管理の基本手順

プロジェクト管理のやり方は、基本的に次のような流れで行います。

1. プロジェクトの目標を明確化する
2. タスクを整理する
3. 進捗を確認し軌道修正する

1. プロジェクトの目標を明確化する

まずプロジェクトの目的や背景、期待される成果、さらに期限や予算について明確にします。

具体的な目標が立てられると、プロジェクトの方向性やタスクの優先順位、予算をかけるべきポイントなどが明確になり、プロジェクトに携わる全員の共通認識にできます。

またプロジェクトの方向性や優先順位がぶれないために、プロジェクトの目標やスコープは事前に定義し、プロジェクトメンバーやステークホルダーと共有しましょう。

2. タスクを整理する

具体的な目標を立てたら、目標を達成するために必要なタスクやリソースを洗い出し、整理を行います。必要なタスクを洗い出したら、優先順位を決めましょう。タスクやリソースは、プロジェクトの規模や複雑さ、個々のスキルや希望を踏まえて割り当てます。

タスクやリソースの割り当ては、プロジェクトの進捗や品質に大きく影響するため、適切に分割し割り当てることが大切です。タスクの洗い出しをしっかりと行い、可視化してメンバーに共有し、偏りや一点に負担がかからないよう注意しましょう。

3. 進捗を確認し軌道修正する

プロジェクトが開始された後は、タスクの実施状況や成果物の品質を定期的に確認し、目標やスコープに沿って進んでいるかを評価しましょう。進捗や品質を確認するなかで、プロジェクトへのリスクや問題が発見された場合には、迅速に対応し、軌道修正してください。

プロジェクト管理の手法

プロジェクト管理の手法とは、プロジェクトにおけるタスク・リソースの整理や、進捗・品質を確認するために用いられるツール・フレームワークのことです。さまざまな種類があるなかから、いくつか代表的なものを紹介・比較します。

PMBOK

PMBOKとはProject Management Body Of Knowledgeの略で、「プロジェクトマネジメント知識」と訳されます。プロジェクトマネジメントの手法に関する知識や考え方を、体系的にまとめたガイドブックであり、PMIと呼ばれる非営利団体が作成しています。

プロジェクトマネジメントの基本となるノウハウや知識を学べますが、ほかの手法と比べて実践的ではないため、ビジネス教材として利用するのがおすすめです。PMBOKでは、知識エリアを次の10項目に分類し、プロジェクト管理を行います。

• 統合管理
• スコープ管理
• スケジュール管理
• コスト管理
• 品質管理
• 組織管理
• コミュニケーション管理
• リスク管理
• 調達管理
• ステークホルダー管理

また、これらの10の項目を次の5フェーズにわけてプロジェクトを進めます。

• 立ち上げ
• 計画
• 実行
• パフォーマンス（監視や管理）
• 終了

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトのタスクやリソースを時系列に沿って表現するグラフのことです。縦軸を時間、横軸を担当者や業務内容に設定し情報を書き込むことで、プロジェクトのスケジュールや依存関係、進捗状況などをひと目で把握できます。

プロジェクトの全体像をわかりやすく見える化でき、小さいタスクも含めて確認できるため、先を見据えた行動や取り組みができるでしょう。ExcelやGoogleスプレッドシートで作成できるほか、効率的に作業ができるガントチャートツールも存在します。

カンバン

カンバンとは、プロジェクトのタスクやリソースをカードに書き、ボードに貼って管理する方法のことです。カードは「To Do」「進行中」「完了」などのステータスに合わせて場所を移動できるため、プロジェクトのワークフローや優先順位、状況変化などを可視化できます。

ただし、タスクの数が増えると進捗状況を把握しにくくなり、タスク内の優先順位や工数を確認できないため注意が必要です。

WBS

WBSとは、Work Breakdown Structureの略で、プロジェクトの目標や成果物を階層的に分解できる図のことです。「タスク1」に対して「作業ⅰ」「作業ⅱ」といったように、タスクを構造化して把握できます。

WBSを用いることでプロジェクトのスコープやタスク、責任者、コストなどを明確にでき、優先順位の整理や工数の見積もりがしやすくなります。

CCPM

CCPMとは、Critical Chain Project Managementの略で、プロジェクトの各工程に必要な時間やリソースの制約に注目した手法です。CCPMを用いることで、プロジェクトのバッファ（時間的余裕）やリードタイムを最適化できます。

通常多くのプロジェクトマネジメントでは、タスクに多少の余裕をもたせて時間を見積もります。しかしCCPMでは極力短い時間で計算し、それぞれのタスクで短縮した時間はまとめて計算し、プロジェクト全体では余裕をもたせるのが特徴です。プロジェクトの進行中は、まとめて計算した時間の消費状況に応じてタスクの優先順位を変更することで、プロジェクトの期間を最短に保てます。

PPM

PPMとは、Project Portfolio Managementの略で、現在進行している複数のプロジェクトを一元的に管理する方法です。それぞれのプロジェクトにおける、投資や人的リソースの分配を最適化させます。

配分の基準は「市場占有率」「市場成長率」の2軸です。またそこから「花形（Star）」と「金のなる木（Cash Cow）」、「問題児（Problem Child）」「負け犬（Dog）」の4つに分類します。これにより、プロジェクトの将来性や競合他社に対する立ち位置を可視化できます。

P2M

P2Mとは、Project&Program Managementを略したもので、プロジェクト管理だけではなく、プログラムマネジメントの考え方も取り入れた管理手法です。

プログラムとは複数のプロジェクトを意味しており、プロジェクトを完成へ導くために全体を把握し、個々のプロジェクトを制御します。PPMに比較的近い概念をもちますが、PPMはプロジェクトの監視や管理といった意味合いをもつ点が大きな違いです。

PERT

PERTとはProgram Evaluation and Review Techniqueの略で、タスクや作業の流れ、つながりをわかりやすく図で表し、依存関係を把握する手法です。

各工程の依存関係を理解することでそれぞれの時間配分も算出しやすく、工程の優先度もわかるため、スケジュールも正確に把握できます。全体の流れがはっきりするため、部署をまたいだプロジェクトにも便利です。

マインドマップ

マインドマップは、思考のプロセスを可視化するために行われる方法の1つです。図の中央にプロジェクトの名前や課題といったテーマを書き、そこから枝わかれに情報を分岐・派生させます。

プロジェクトであれば、タスクを細分化させ、やるべきことを洗い出せます。また課題の分析や、課題を解決するためのアイディア出しなどにも利用できるでしょう。ツールを活用すると、画像や資料の挿入、ToDoリスト作成などができます。ガントチャートやWBSとの併用もおすすめです。

システム開発に使われるプロジェクト管理の手法

プロジェクト管理手法のなかでも、とくにシステム開発やソフトウェア開発に利用されている手法を2種類紹介します。

ウォーターフォール開発

ウォーターフォールとは、英語で「滝」を意味する言葉であり、名前のとおり滝のように上流工程から下流工程へ順番に開発を進める手法のことです。要件定義や設計から順番に工程を進めていくため、流れがわかりやすく、綿密に練られた長期のプロジェクトに適しています。

ただし、それぞれのタスクが依存関係にあり、前のタスクが完了しなければ次のタスクができないうえ、一度工程が進むと前の工程に戻りにくいのが欠点です。近年は技術の発展や環境の変動がスピーディーであり、プロジェクトの途中で仕様の変更が起こることも多いため、現代には合わない手法と言われています。

アジャイル開発

ウォーターフォールに代わって、現在トレンドとなっているのがアジャイル開発です。アジャイルとは英語で「すばやい・俊敏な」を表す言葉であり、短期間でのシステム開発が可能です。

最小の単位で開発工程を繰り返すため、期間も1～4週間ごとに分割し、それぞれに目標や計画を立てて管理します。そのため途中で仕様の変更が発生しても、柔軟に対応できます。

すぐに開発を始めたい案件や、プロジェクトの前に要件定義や設計を細かく決められない場合におすすめです。ただし、全体の流れは把握しにくいため、長期間にわたるプロジェクトには不向きです。

プロジェクト管理を成功させるためのポイント

プロジェクトマネジメントを成功させるためには、次に紹介するコツを押さえて取り組みましょう。

目標設定を細かく明確に行う

プロジェクト管理では開始前に目的や期待する成果、期限・予算などを具体的にし、チームとしての方針を示すことで、プロジェクトメンバーの認識や目線を揃える必要があります。

また最終的な目標だけでなく、週間や月間での小さな目標も明確設定することで、プロジェクトの進行が滞りなく計画に沿って進められます。

適切なリソースを確保する

プロジェクトの目標を達成するために必要なリソースは必ず確保しましょう。プロジェクトをスムーズに進めるためには、人的リソース・物的リソースともに必要なリソースをリスト化し、過不足のないよう整える必要があります。

また、理想だけではなく現場メンバーの意見を取り入れ、実行可能なスケジュールの設定やタスクの割り振りも大切です。

コミュニケーションを積極的に取る

プロジェクト管理を成功させるためには、コミュニケーションを積極的に取ることも大切なポイントです。コミュニケーションを積極的に取ることで、プロジェクトチーム全体の信頼関係構築につながります。

またこまめに情報共有や進捗確認をしたり、声を掛け合ったりすることで、進捗遅れといった万が一のリスクや問題が発生した場合にも、早い段階で対応できます。

リスク対策を行う

プロジェクト進行中に万が一、遅れや担当者の変更などイレギュラーや問題が起こった場合に備えて、ある程度事前に対策を立てましょう。

また、問題が発生した場合にすぐに対応できるよう、他部署への応援要請や外部リソースの検討も行います。緊急度や重要度に応じて優先順位をつけることもあるため、事前にある程度リスクごとの重要度や、リスク発生時の対応を決めておくと安心です。

工程をできる限り細分化する

プロジェクトを進行する際、工程もできる限り細分化するのがおすすめです。工程を細分化すると、それぞれの業務量や進捗状況もより細かく可視化され、管理しやすいからです。

工程の1つずつが大きいと大まかにしか状況が把握できず、工程の終了までにかかる時間もざっくりとしかわからないため、納期の遅れを招く危険性もあります。また工程が大きいと達成感を得られるまでの時間が長く、モチベーション低下につながる可能性もあるでしょう。

しかし工程を細分化していれば、効率的に業務が進められ、必要に応じて社内分業も行えます。

プロジェクト管理ツールを活用する

プロジェクト管理ではタスクやリソース、品質など多くの情報を管理します。そのため紙やExcelなどによる管理では対応しきれない場合も多く、ITツールを利用した管理が理想的です。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの情報や状況を可視化し、メンバー全員に共有できます。さらにタスク管理やアラート機能、レポート機能など機能が豊富に揃っているため、複数のプロジェクト管理でも生産性の向上が期待できるでしょう。

次の記事ではおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介しています。プロジェクト管理ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

自社に合うプロジェクト管理の手法で業務効率や生産性アップを図ろう

プロジェクト管理は目標達成のために期間や予算、品質などで制約があるなか、プロジェクトを計画から完了までスムーズに進められるよう管理することです。

プロジェクト管理にはさまざまな手法があり、プロジェクトの内容や規模に合わせて選ぶ必要があります。またプロジェクト管理を成功させるためには、目標を明確にすることやリソースの最適化、積極的なコミュニケーション、リスク対策なども大切です。

これらをより効率的に行い、生産性を高めるためはプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。ただしプロジェクト管理ツールは、導入目的によって適切なツールが異なります。それぞれの特徴や機能を比較して、自社に合うツールを選びましょう。

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