課題管理ツール比較！機能やメリット・おすすめサービス

課題管理とは

課題管理とは、プロジェクトやタスクの遂行において、発生する問題や障害や改善点などを管理することです。課題管理では、課題の発見や分析や対策や検証を行います。

課題管理を行うことで、プロジェクトやタスクの品質や効果を向上させたり、リスクを低減したり、ナレッジとして蓄積したりできます。

＞＞タスク管理とは？必要性やToDo管理の方法 - コツや注意点

課題管理にタスク管理ツールが注目されている理由

課題管理には、課題の一元管理や可視化、共有などが必要となります。しかし、メールやExcelや紙を用いた管理では、課題の情報が分散したり、更新が遅れたり、見落としたりすることが懸念としてありました。

課題管理にタスク管理ツールを使うことで、タスク管理の一環として管理できるため、課題の進捗や状況がリアルタイムに把握でき、課題解決やタスクの進捗管理がスムーズに進みます。

課題管理ツールの機能

課題管理ツールにはツールによってさまざまな機能が備わっていますが、代表的な機能は次のようなものです。

プロジェクト管理

プロジェクトを作成し、プロジェクトに関連するタスクや課題やメンバーなどを管理する機能です。プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの目標やスケジュールや責任者を明確にし、プロジェクトの進捗や状況を把握できます。

コミュニケーション

タスクや課題にコメントやメンション、添付ファイルなどを追加したり、チャットやメールなどでメンバーとやりとりしたりする機能です。

コミュニケーションをこまめに取れるため、タスクや課題の詳細や変更、問題などを細かく共有でき、メンバーの連携や協力を促進します。

ファイル添付

タスク管理ツールでタスクや課題に画像や文書や動画などのファイルを添付したり、閲覧したり、ダウンロードしたりする機能です。ファイル添付を行うことで、タスクや課題に関連する資料やデータや証拠などを管理でき、メンバーと情報を共有できます。

外部ツール連携

タスク管理ツールと他のツールやサービスを連携させる機能です。たとえば、メールやカレンダーと連携することで、タスクや課題の期限や通知を同期を行えるほか、SNSやチャットボットと連携することで、タスクや課題の作成や更新、完了の自動化ができます。

課題管理ツール導入のメリット

課題管理ツールを導入することで、次のようなメリットがあります。

• タスクの進捗を可視化できる
• タスクや課題の優先順位を決定しやすい
• タスクのボリュームやリソースを把握しやすい

タスクの進捗を可視化できる

課題管理ツール・タスク管理ツールでは、タスクや課題の進捗や状況をグラフやチャートやカンバンなどで視覚的に表示できます。これにより、タスクや課題の遅延や滞留や完了率などを一目で確認でき、問題や課題の発見や対策が容易になります。

タスクや課題の優先順位を決定しやすい

課題管理ツール・タスク管理ツールでは、タスクや課題に期限や重要度や緊急度などの属性を設定できます。一目でわかりやすく管理できるため、タスクや課題の内容から優先順位を明確にし、効果的に処理できます。

タスクのボリュームやリソースを把握しやすい

タスクや課題には、工数や費用、人員などのリソースを設定し、誰もが把握できるよう可視化することで、タスクや課題のボリュームやリソースの消費や残量などが一目でわかり、リソースの配分や調整がスムーズに行えます。

タスクや進捗の調整をこまめに行いながら、課題解決の完了や目標達成を目指せます。

進行方法や課題解決のナレッジとして蓄積できる

タスク管理ツールでは、タスクや課題の履歴やコメントや添付ファイルなどを保存できるため、これまでのタスクや課題の進行方法、課題解決の方法などをナレッジとして蓄積し活用できます。

また、ナレッジベースやFAQの機能があるタスク管理ツールでは、これらのナレッジを整理しメンバーと共有も可能です。

課題管理をスムーズに進めるコツ

課題管理をスムーズに進めるためには、次のようなコツがあります。

課題の管理を徹底する

課題管理を行う際は、課題の大小や内容、影響範囲に関わらず、すべてを洗い出して管理します。一つでも課題を見逃すと、プロジェクトの進行や成功の妨げになる場合があるためです。

課題を見逃さないために、タスク管理ツールに課題を登録し、課題の内容や状況や対策や担当者や期限などを明記し、メンバーと共有しましょう。

完了条件を明確にする

課題は洗い出すだけではなく、解決し完了させることがゴールです。解決されたと判断できる基準や指標を設定しましょう。

完了条件を明確にすることで、メンバー間での認識齟齬がなくなり、認識を合わせて課題解決へ取り組めます。

＞＞進捗管理を見える化する方法 | メリット・タスク管理におすすめのツール

おすすめの課題管理ツール・タスク管理ツール

課題管理にタスク管理ツールを使うことが注目されていますが、タスク管理ツールにはさまざまな種類や特徴があります。

おすすめの課題管理ツール・タスク管理ツールを紹介します。自社の規模やニーズに合うツールを探してください。

Backlogは、プロジェクト管理や課題管理に特化したタスク管理ツールです。プロジェクトや課題をカンバンやガントチャートなどで管理し、プロジェクトの進捗状況が一目で把握できます。

シンプルなUIで操作しやすく、ツール操作が初めての場合にも導入しやすいです。開発やIT系のプロジェクトや課題におすすめです。

Jira Softwareは、アジャイル開発やスクラム開発に対応したタスク管理ツールです。プロジェクトや課題を管理しやすく、カスタマイズもしやすい点が特徴です。

また、SlackやGitHubなどの外部ツールとの連携機能も可能です。アジャイル開発やスクラム開発を行うプロジェクトや課題におすすめです。

Lychee Redmineは、オープンソースのタスク管理ツールです。プロジェクトや課題をカンバンやガントチャートやカレンダーなどで管理できます。わかりやすいタスク管理と操作性の高さが魅力です。

カスタマイズ性や拡張性が高く、さまざまなプロジェクトや課題に対応できます。

monday.comは、シンプルな見た目と直感的に操作が可能なタスク管理ツールです。プロジェクトや課題をボードやグループなどで管理できます。また、メールやカレンダーなどの外部ツールとの連携機能もあり、利便性の高さも特徴です。

シンプルなUIと高いカスタマイズ性で、自社に必要な形で導入できます。中小規模のプロジェクト管理に向いています。

Asanaは、シンプルで使いやすいタスク管理ツールです。Asanaでは、プロジェクトや課題をリストやカンバンやタイムラインなどで管理できます。

SlackやGoogleドライブなどの外部ツールとの連携機能や、ワークフローの自動化機能などもあります。小規模から大規模までのさまざまなプロジェクトや課題におすすめです。

Trelloは、カードとボードでタスクを管理できるタスク管理ツールです。プロジェクトや課題をボードにカードとして追加し、カードに期限や担当者やコメントなどを設定できます。また、拡張機能によりカレンダーやチャートやマップなどの機能を追加できます。

柔軟性やシンプルさが魅力で、個人からチームまでさまざまなプロジェクトや課題に適しています。

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ツールを用いて課題管理を効率化しよう

この記事では、課題管理ツールの機能やメリット・運用のコツ・おすすめ比較について紹介しました。

課題管理ツールを使うことで、課題の管理や解決がスムーズになり、プロジェクトやタスクの品質や効果を向上できます。

課題管理ツールには、さまざまな種類や特徴があるため、比較検討しチームの規模やニーズに合ったものを選んでください。

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