課題管理ツール比較！機能やメリット・おすすめサービス

課題管理とは

課題管理とは、プロジェクト達成にあたって、スケジュールやコストなど障害となり得る問題を把握し、解消することです。たとえば、スケジュールが遅れているという「問題」に対して、なぜ遅れているのかの「原因（＝課題）」を特定し、どうすれば解決できるかを考えます。

プロジェクトのメンバーで課題を共有し、タスクやToDoを期日までに完了させるためにも、適切な課題管理が必要です。

＞＞タスク管理とは？必要性やToDo管理の方法 - コツや注意点

課題管理表を使う企業も多い

課題管理を行うにあたって、Excelやスプレッドシートなどで「課題管理表」を作っている企業も多いでしょう。課題管理表では次のような項目を入力します。

• 課題番号
• 課題のタイトル
• 課題の担当者
• 課題の詳細
• 課題の対応方法
• 課題の対応期限
• 課題の完了日

課題ごとに番号を振ったり、担当者や詳細を記載したりして、課題の全貌を「見える化」します。管理の進捗状況を知るために「進行中」や「完了」など、ステータス欄を設けると便利です。

課題管理ツールを使えば業務効率化を図れる

しかしながら、Excelやスプレッドシートを使って「自前」で課題管理表を作り、運営するのは労力がかかります。そこでおすすめしたいのが、課題管理ツール（＝タスク管理ツール）です。

自作で表を作るよりも簡単に課題やタスク管理ができるうえ、プラットフォーム上でコミュニケーションを取れたり、外部ツールとの連携ができたりします。

課題管理ツールの機能

課題管理をスムーズに進めるためには、専用ツールの利用がおすすめです。なかでも「課題管理ツール」の代表的な機能を紹介します。

タスク管理

タスクや課題を一元管理できる機能です。タスク期間や進捗状況などプロジェクト全体のスケジュール管理ができる「ガントチャート」や、個々の進捗状況を可視化できる「カンバンボード」などの機能が含まれます。与実管理のできる「タイムトラッキング」が備わっているツールもあります。

ToDoリスト

期限までに消化すべきタスクをまとめたリストです。個人向けのイメージがありますが、チームや組織単位で使えるToDoリストを作成できるツールも。ツールによっては、一覧表示だけでなく、カンバン方式（タスクごとに必要な情報を記載）で詳細情報が表示されるものもあります。

コミュニケーション

チャットやメッセージなど従業員同士でコミュニケーションができる機能です。リアルタイムで課題の進捗を話し合えるため業務効率化を図れます。社内コミュニケーション円滑化にもつながります。

ファイル添付

課題やタスクをボードで共有する際、画像や動画などのファイルを添付できる機能です。添付したファイルは蓄積されるため、社内Wikiとしても活用できます。

検索機能

現在進行中のタスクやプロジェクトはもちろん、過去の情報も検索できる機能です。検索によって類似したタスクを見つけることで、より円滑に作業を進められます。

外部ツールとの連携

SlackやChatWorkといったチャットツール、SFA（営業支援システム）、CRM（顧客管理システム）などとシームレスに連携できる機能。管理画面をスムーズに切り替えられたり、外部システムの情報を同期できたりと便利な機能が搭載されています。

課題管理ツールを使うメリット

課題管理ツールを使うメリットとして、次のものがあげられます。

• タスクの遅延や漏れを防げる
• 優先順位の高いタスクから着手できる
• タスクや課題の工数を把握しやすい
• マネジメントが効率化される

タスクの遅延や漏れを防げる

カンバンボードやガントチャートにタスクが可視化されると、「何が完了していて、何が未達なのか」が一目瞭然です。進捗やスケジュールもすぐに確認できるため、タスクの遅延や漏れを防げます。

優先順位の高いタスクから着手できる

課題管理ツールでは、タスクの期日も一元管理できるため、納期の迫っているタスクを優先的に処理できます。ツールによっては「期日の近い順」にタスクを検索できるものもあります。

タスクや課題の工数を把握しやすい

組織やチーム、個人のタスクを一覧で見える化したり、タスクの詳細を表示できたりします。「どのくらい工数がかかるか」を記録したり、タスクの「開始」から「完了」まで実際に要した期間を参考にしたりすることで、工数を正確に判断でき、作業の適切な分配が可能です。

マネジメントが効率化される

課題管理ツールでは、チームや個人の進捗をいつでも確認できます。「誰がタスクの担当者で、どの程度進んでいるのか」「いつまでに完了するのか」がボードに表示されるため、マネジメントの効率化が可能です。

口頭での報告でなく、数値やステータスなどの「客観的なデータ」で進捗状況が表示されるため、コミュニケーションロス防止にもつながります。

＞＞進捗管理を見える化する方法 | メリット・タスク管理におすすめのツール

おすすめの課題管理ツール・タスク管理ツール

課題管理を効率的に行うためには専用ツールの導入がおすすめですが、ツールによって特徴が異なります。数ある中でも、おすすめの課題管理ツール・タスク管理ツールを紹介します。

• 直感的に操作できるインターフェースが特徴
• プロジェクトの計画変更や調整も容易に行える
• IPアドレス制限や2段階認証などセキュリティ対策も強固

Backlogは、ガントチャートやカンバンボードによる直感的に操作できるインターフェースが特徴の課題管理ツールです。管理者だけでなく営業やデザイナー、マーケターなど誰でも使いやすく、タスク単体の管理だけでなく、プロジェクト全体も俯瞰的に可視化。プロジェクトの計画変更や調整も容易にできます。

他にもコミュニケーションやドキュメントの管理・共有まで課題管理を円滑に進める機能が揃っています。IPアドレス制限や2段階認証などセキュリティ対策も強固です。

• 短期間から大規模まで対応プロジェクトの幅が広い
• 作業と目標をリンクさせ全員で進捗を共有できる
• タスクの優先順位付やカレンダーによる時系列表示も可能

Jira Softwareは、組織の「スピード感」を重視した課題管理ツールです。短期間のプロジェクトから大規模プロジェクトまで、規模を問わずタスクを計画・整理できます。作業と目標をリンクさせ、目標に対してどの程度進んでいるかを全員で共有可能です。

タスクは細かく分割され、ビューで一覧表示。優先順位を付けられたり、カレンダーによる時系列表示ができたりします。全員のステータスや目標などを即座に更新・把握できるトラッキング機能も。課題の遅延や進捗状況をいち早く知ることでプロジェクトの達成スピードを早めます。

Lychee Redmineは、「プロジェクト管理をもっとラクに」をコンセプトとした課題管理ツールです。7,000社以上の企業が導入しており、プロジェクトの進捗管理から工数管理、予算管理、レポート作成までさまざまな機能を搭載しています。

進捗状況はガントチャートで見える化でき、工数管理ではタスクの労働時間を正確に管理可能です。負荷状況を見ながら担当者を再調整できます。予算管理では、プロジェクト予算の消化率を見える化。コスト超過や未消費がすぐに見つかることで、必要な対策を講じられます。

• 業務管理を「オールインワン」で行えるツール
• タスクの進捗状況を3つの色で分類できる
• リアルタイムでのコミュニケーションやファイルでの直接共同作業も可能

monday.comは、タスク管理からプロジェクト管理まで、業務管理を「オールインワン」で行えるツールです。タイムライン形式のダッシュボードやビュー、アプリなどの活用でワークフローを自由自在にカスタマイズできます。

タスクの進捗は、グリーンの「完了」、オレンジの「進行中」、レッドの「停止」の3つに色分け。優先度や期限も見やすく表示されます。他にも、リアルタイムでのコミュニケーションやファイル上での直接共同作業が可能です。課題解決プロセスを効率化することで、コア業務への集中、意思決定のスピードアップにつながります。

• 世界190か国以上100万以上のチームが利用するツール
• タスクへのコメントやファイルの直接書き込み、レポート機能など充実
• DropboxやSlack、Salesforceなど外部ツールとの連携性も高い

Asanaは、世界190か国以上100万以上のチームが利用している課題管理ツールです。基本機能に加えて、タスクへのコメント機能、ファイルへの直接書き込み機能、レポート機能などさまざまな機能を搭載。組織全体の目標と、それらを支える仕事を結びつけ、チームや個人がスムーズに仕事を終えるための機能が揃っています。

外部ツールとの連携も充実。DropboxやGoogleドライブなどファイル共有ツール、SlackやZoomといったコミュニケーションツール、SFAのSalesforceなどと連携可能です。利用端末を選ばないのAsanaの魅力。Webアプリに加えてiOSやAndroid用のモバイルアプリも用意しています。

• ふせんを貼るような感覚でタスク管理ができる
• 個人からチーム、組織全体など規模を問わない
• 無料版でもカードとストレージを無制限で使える

Trelloは、「タスク管理」に特化したツールです。付箋を貼るような感覚でカードを動かしながらタスクの進捗を管理できます。ITツールに慣れていない人でも簡単に使えるインターフェースが魅力。ドラッグアンドドロップで直感的に動かせるうえ、プロジェクトの大小に関わらず個人からチーム、組織全体で利用可能です。

Slack（チャットツール）や、GitHub（ソフトウェア開発プラットフォーム）、Salesforce（SFA）など外部ツールとの連携も可能。カードとストレージを無制限で使える、月250回のコマンド実行ができるなど、無料で使える範囲が広いのもメリットです。

• 「シンプルでわかりやすく」をコンセプトとした課題管理ツール
• プロジェクトやタスクの開始・締切は「分単位」で設定できる
• 期限が迫るとタスクの色が変化するため漏れ防止につながる

Jootoは、「シンプルでわかりやすく」をコンセプトとした課題管理ツールです。担当者や進捗状況をカンバン方式で表示し、ドラッグアンドドロップの簡単操作で移動可能。プロジェクト全体はもちろん、タスクの優先度やカテゴリーなども一覧表示されます。

プロジェクトやタスクの開始・締切は「分単位」で設定でき、通知の柔軟なカスタマイズが可能です。検索性も高く、すべてのタスクを「担当者」「フォロー」「期間」で絞り込めます。期限が近くなるとタスクの色が変化するため、漏れ防止にもつながります。

• ITから製造、不動産、医療などの現場で使われている管理ツール
• 多くの機能を搭載しておりインターフェースもわかりやすい
• タスクとコミュニケーションを紐づけた機能が充実している

Taskworldは、ITから製造、不動産、医療などさまざまな現場で活用できるプロジェクト管理ツールです。ボード表示からToDo、カレンダー、パフォーマンス分析など多種多様な機能が揃っています。

インターフェースに徹底的にこだわっているため、「たくさん機能があるから使いにくい」といった心配もありません。いずれの機能もシンプルに操作できるうえ実用性が高いため、すぐに運用を始められるでしょう。

なかでも「コミュニケーション」に関する機能が豊富です。チャットをはじめタスク内でのコメント、グループメッセージなどシーンごとに形式を使い分けられます。

• 世界中で20,000を超える企業・チームが利用する課題管理ツール
• カスタマイズ性の高いダッシュボードやガントチャートが特徴
• Microsoft teamsやSalesforceなど外部ツールとの連携も可能

Wrikeは、世界中で20,000を超える企業・チームが利用している課題管理ツールです。カスタマイズ性の高いダッシュボードやガントチャート、プロジェクトを横断的に管理できるクロスタグ付け機能などが揃っています。

他にも、チャット形式でコメントを残せたり、プロジェクトの生産性をレポーティングできたりと、課題管理に必要な機能を網羅。外部ツールとの連携機能も充実しており、Microsoft teamsやSalesforce、Tableau、Dropboxなど合わせて400以上のアプリと連携可能です。

• タスク管理や情報共有、作業時間計測などが1つに集約されたツール
• タスクごとにスレッドを立てられるためコミュニケーションロスが少ない
• ワンクリックでのタスク作業時間計測、タスク達成度の表示機能も搭載

TeamHackは、タスク管理や情報共有、作業時間計測などが1つに集約されたツールです。タスク×チャット機能では、タスクごとにスレッドを立てられます。質問をするためにわざわざ別のチャットツールを開く必要がないうえ、チャット上で作業の割り振りも可能です。

ドキュメント×チャット機能では、プロジェクトごとに仕様書を整理でき、その場でやり取りできます。他にもワンクリックでタスクの作業時間を計測できたり、タスクの達成度が表示されたりと、業務を円滑に進めるための機能が充実しています。

Smartsheet

• 視認性と操作性に富んだガントチャートが特徴
• アカウントを持たない社外スタッフも利用できる
• ブラウザからデスクトップ、モバイルアプリにも対応

Smartsheetは、アメリカに本社を置くSmartsheet社が提供する課題管理ツールです。視認性と操作性に富んだガントチャート、共同作業のできるグリッド式のシート、自由度の高いワークフローなどを搭載。アカウントを持たない社外スタッフも利用可能です。ブラウザはもちろんデスクトップアプリ、iOS、Androidにも対応しています。

タイムデザイナー

• ストップウォッチ機能で作業時間を細かく記録できる
• プロジェクト進捗状況や遅延のリスク分析も可能
• ブラウザからデスクトップ、モバイルアプリにも対応

タイムデザイナーは、株式会社Creative Gearが運営する課題管理ツールです。なかでも「タスク管理」に強い同ツール。ストップウォッチ機能による作業時間の記録から、データをもとにしたプロジェクト進捗状況・遅延のリスク分析、レポーティングなどが可能です。

タスクに費やした時間を案件や取引先ごとに分析できます。タスクに関する工数を細かく記録・分析できるため、大幅な業務効率化につながるでしょう。ブラウザをはじめデスクトップアプリ、iOS、Androidアプリにも対応しています。

Todoist

• 世界で3,000万人以上が利用するタスク管理ツール
• タスクは予定期日ごとにカテゴライズできる
• コメント内での話し合い機能やプロジェクトの共有機能も搭載

Todoistは、世界で3,000万人以上が使っているタスク管理ツールです。なかでも「ToDoリスト」に特化しており、シンプルな操作によって頭の中のタスクをすぐに入力できます。

タスクは「今日」「明日」「来週」「未定」など予定期日ごとにカテゴライズ可能。タスクは自動で整理され、完了したら横にチェックを入れるだけで消化完了です。個人はもちろんチームでも利用でき、コメント内での話し合い機能やプロジェクトの共有もできます。

Evernote teams

• クラウドのメモサービス「Evernote」のビジネス版
• ノートやカレンダー、タスクの割り当てなどを1つの場所に集約
• アカウントなしでも利用できSlackやGoogle Suiteとも連携可能

Evernote teamsは、クラウド上でメモやタスク管理ができる「Evernote」のビジネス版です。チームで共同作業ができるワークスペースが用意されており、ノートやカレンダー、タスクの割り当て、スケジュールなどを1つの場所に集約できます。Evernoteのアカウントを持っていない人も利用可能です。ビジネスチャットツール「Slack」や、グループウェア「Google Suite」とも連携できます。

Group Task

• シンプルで使いやすいインターフェースが特徴
• プロジェクト全体の表示から個々のタスク表示まで見やすい
• 作成されたタスクはチーム全体に自動通知される

Group Taskは、個人からチームまで利用できるタスク管理ツールです。シンプルなインターフェースで、必要十分な機能だけを揃えているのが特徴。ガントチャート形式で全体が可視化され、タスクごとに詳細や期限、担当者なども表示されます。従業員側のタスクはダッシュボードですぐに確認可能です。

プロジェクトの全体像を把握できるうえ、従業員自身もワークだけに集中できます。作成されたタスクはチーム全体に自動通知されるためプロジェクトを滞りなく進められます。

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ツールを用いて課題管理を効率化しよう

この記事では、課題管理ツールの機能やメリット・運用のコツ・おすすめツールを紹介しました。

課題管理ツールを使うことでプロジェクトやタスクが円滑に進み、スピーディーに課題を解決できます。

課題管理ツールには、さまざまな種類や特徴があるため、比較検討しチームの規模やニーズに合ったもの選びましょう。

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