スケジュール管理システム比較！おすすめサービス・ツールの選び方

スケジュール管理システムとは？

スケジュール管理システムとは、個人のカレンダー、チームで行っているプロジェクトなど、さまざまなスケジュールを管理するためのシステムです。

スケジュール管理システムを活用することにより、チーム内でのスケジュール共有が迅速化し、スケジュール管理ミスを未然に防げます。インターネット上でスケジュールが共有できるため、テレワークによりチームメンバーが異なる場所で働いている場合にも便利です。またプロジェクト・タスク進捗の見える化・課題の早期発見といった効果が期待できるため、成果を上げ目標を達成しやすくなるでしょう。

無料のスケジュール管理システムから有料のシステムまで目的や用途に合わせて、さまざまシステムが存在するので目的に合致したシステム選定が必要です。

スケジュール管理システムはなぜ必要？Excel・Access管理の問題点

システムを活用しなくても、Excel（エクセル）やAccess（アクセス）のように、普段業務で使用しているツールでもスケジュール管理表・予定表は作成可能です。

ただし、Excel・Accessを使ったスケジュール管理にはいくつかの欠点があります。まずExcel・Accessは情報をリアルタイムで共有するのには不向きです。最新の情報が把握しにくく、共有に手間も時間もかかるため、複数社員のスケジュールをマネジメントするのは難しいでしょう。

またExcel・Accessの場合、スケジュール管理の帳票は一つひとつ項目や計算式を打ち込み、自身で作成しなければなりません。スケジュールの構成を変更したい場合も、都度大幅な修正が必要で、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。

一方でスケジュール管理システムは、無料のものでもWeb上でリアルタイムにスケジュールを更新できるものも多く、帳票を作成する手間もありません。そのためExcelを使用するのであれば、無料ツールを使った方が利便性は高くなるでしょう。

無料のスケジュール管理システムは存在するのか？

スケジュール管理システムには無料で提供されているシステムも存在します。無料といっても、簡単なカレンダー共有やプロジェクトのスケジュールの共有ができるため、共有が目的であれば十分実用に耐えうるでしょう。

ただし、大容量のファイル共有やガントチャート機能といった便利な機能は、有料のツールにしか備わっていないケースも多くあります。快適な環境でスケジュール管理をしたいのであれば、有料ツールの導入も検討してください。

目的別スケジュール管理システムのタイプ

スケジュール管理システムは目的に応じて大きく3つのシステムに分類できます。それぞれのシステムの特徴や、よく搭載される機能について説明します。

日程調整・カレンダー型

日程調整・カレンダー型のスケジュール管理システムとは、カレンダーベースでメンバーのスケジュールを調整するツールです。メンバー間でカレンダーを共有できる機能や、会議室・自動車などの使用スケジュールを見える化できる機能が搭載されています。

Google カレンダーに代表されるように無料で提供されているツールも多く、複雑な機能を求めないのであれば簡単に導入できます。

プロジェクト・タスク管理型

プロジェクトの進捗状況や、タスクの状況を共有するためのスケジュール管理システムです。

管理をする対象が異なり、プロジェクト、タスクといった業務を起点とした管理であるのが特徴です。ガントチャート機能やタスク割り当て機能、期限管理機能といった機能が搭載されています。

小規模なプロジェクトや少ないタスクを管理するのであれば無料ツールも存在しますが、チーム全体のコミュニケーション効率を高めたい場合には、有料ツールの導入も検討してください。

グループウェア型

グループウェアとは、チーム内でのコミュニケーションを促進するためのさまざまな機能が搭載されているツールです。

カレンダーやプロジェクト、タスクといった管理ができるのはもちろん、掲示板や社内SNS、文書管理といったコラボレーションに必要な機能が数多く搭載されています。

フリートライアルが設定されているツールも存在しますが、グループウェア型のスケジュール管理システムを使用したい場合は、基本有料だと想定した方がよいでしょう。

スケジュール管理システムの選び方

スケジュール管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• スケジュール管理システムの導入目的を確認する
• スケジュール管理システムの機能を確認する
• スケジュール管理システムを導入する際の注意点を確認する
• スケジュール管理システムの料金・価格相場を確認する

スケジュール管理システムの導入目的を確認する

スケジュール管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
チーム・部署全体の予定を効率よく把握したい	カレンダー作成機能やカレンダー反映・共有機能に特化した、日程調整・カレンダー型のスケジュール管理システムがおすすめ
プロジェクトのスケジュールや進捗を管理したい	タスク管理機能やガントチャート機能に特化した、プロジェクト・タスク管理型スケジュール管理システムがおすすめ
企業全体で業務効率の向上やコミュニケーション活性化を図りたい	ワークフロー機能や文書管理機能、SNS・掲示板機能など、機能が豊富なグループウェア型スケジュール管理システムがおすすめ

スケジュール管理システムの機能を確認する

スケジュール管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

なお前述したようにスケジュール管理システムは、システムによっても搭載されている機能が大きく異なるため、実際の機能はそれぞれのサービスを確認してください。

【基本的な機能】

機能	詳細
カレンダー作成	業務用のカレンダーやタイムテーブルが作成できる機能
詳細設定	イベント本体の登録時に参加する従業員や場所、利用する施設（会議室）、当日使う資料の添付、メモなど予定の詳細を書き込める機能
アラート	予定が重複した場合にアラートで通知する機能
カレンダー反映・共有	複数人が入力した予定がリアルタイムで反映され、即座に共有できる機能
ファイル共有	ツール上にファイルを送信しメンバーに共有できる機能
チャット	個人チャットとグループチャットなど、ツール上で会話のようにテキストのやり取りができる機能
タスク管理	仕事を進めるうえでやるべきことを洗い出し、期限や優先度で整理・管理する機能、誰がどのタスクを行うかメンバーに割り当てたり、期限を設定したりできる機能
ガントチャート	プロジェクト全体におけるタスクの進捗状況を管理できる機能
リマインダー	カレンダーに登録していた予定が近づくと、予定を通知してくれる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
勤怠管理	ツール上でタイムカードによる出退勤が記録できる機能
SNS・掲示板	個人のコメントを登録し、それに従業員やメンバーがリアクションできる機能
設備・備品予約	予定の登録と同時に会議室やプロジェクター、自動車といった設備・備品の予約ができる機能
ワークフロー	発注業務や稟議、事務手続きの流れを見える化できる機能
文書管理	会社や顧客に関する文書を管理できる機能

営業部のように外出や打ち合わせの頻度が高い場合は、カレンダー作成機能や、カレンダー反映・共有機能、設備・備品予約機能があるサービスがおすすめです。

またSE（システムエンジニア）であれば、タスク管理機能やガントチャート機能、勤怠管理機能があるサービスを導入するといいでしょう。

スケジュール管理システムを導入する際の注意点を確認する

スケジュール管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
連携サービス	既存のシステムがある場合は、連携ができるか確認しましょう。たとえば営業部であれば、SFA（営業活動支援システム）と連携することで部門全体の動きが把握しやすくなります。そのほか、ビジネスチャットやタスク管理ツールなどを使っている場合は、連携性をチェックしましょう。
操作性	システムは多くの社員が利用するため、スケジュールが見やすいか、操作がわかりやすいかも重要です。無料プランや無料トライアルを活用し、ITツールが苦手な社員でも使いやすいかを確認してもらいましょう。
セキュリティレベル	とくにグループウェア型の多機能なものは、機密事項をネット上でやり取りすることも増えるため、情報漏えいを防ぐためセキュリティ対策をチェックしましょう。プライバシーマーク・ISMS認証を取得しているシステムや、IPアドレス・デバイス制限ができるものであると安心です。
アプリ対応	システムを利用する従業員が、営業といったよく外出する職種の場合は、アプリに対応しているかも重要です。外出のたびにパソコンを持ち歩くのは手間になるため、スマートフォンにアプリをインストールして利用できるか確認しましょう。

スケジュール管理システムの料金・価格相場を確認する

クラウド型スケジュール管理システムの料金は、基本的に月額従量課金タイプで、利用できる機能の数で1人あたりの料金が決められています。ただし、まれに月額固定費用タイプもあり、この場合は人数でもプランが変わります。価格相場は1ユーザー月300～1,500円程度です。初期費用は無料であることが多く、かかる場合でも数万円程度で収まります。

ただ前述したようにスケジュールを管理するだけであれば、無料ツール・プランでも十分といったケースも多くあります。そのため、まずは無料ツールや無料プランを使ってみて、機能の不足やより高機能なものを使いたいと感じた場合に、有料ツールに切り替えるのもいいでしょう。

おすすめスケジュール管理システム

スケジュール管理ができるおすすめのツールを紹介します。

クラウド型のWebサービスを中心に、社員スケジュール管理・プロジェクト管理ができるシステム・ソフトや、グループウェアを紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

• プロジェクト・タスク管理に特化したスケジュール管理システム
• ガントチャート・マイルストーン・カンバンボードなどを搭載
• サードパーティーのシステムと連携して使いやすくカスタマイズ可能

BacklogはWeb制作、広告代理店、新聞社など幅広い業種で使用されているプロジェクト・タスク管理ツールです。プロジェクト管理に必要なプロジェクト管理や課題管理、バグ管理システム、バージョン管理といった4つの管理システムが搭載されています。

各プロジェクトの性質に合わせて管理手法を変更できるように、ガントチャートをはじめとしてさまざまなプロジェクト管理フォーマットに対応しているのが強みです。30日間の無料トライアルが設けられているので使用感を確認してから導入可能です。

• 無制限にタスク、プロジェクトを管理できる無料プランあり
• 部門を横断するタスク管理やワークフローに対応
• ステータス更新といった同時進行要素調整が可能

Asanaは、ガントチャートやかんばん、カレンダーなどの形式でスケジュールを管理できるプロジェクト管理ツールです。個々のタスク管理はもちろん、すべてのタスクを整理してプロジェクトを管理したり、タスクと紐づく目標への進捗を可視化したりできます。

マーケティングや製品開発、アジャイル、リモートチーム管理などさまざまな業務に対応できる柔軟性が強みです。無料プランでもタスク、プロジェクト、メッセージなどの機能を無制限で使用できます。

• プロジェクトの計画から進捗、リソース、予実まで管理
• スケーラブルで幅広い規模のプロジェクト管理に対応
• タスクごとにリソースのスケジューリングが可能

Sciformaは、WBS、コスト、期間など、プロジェクトを構成する要素を一元管理できるプロジェクト管理ツールです。ガントビューによりプロジェクトを管理でき、状況をコストや期間、傾向などで評価可能です。

プロジェクトの計画から実行までを効率的に行えるため、業務のスピードアップはもちろん、コストといったリスクまで管理できます。

• ガントチャート、カンバン方式でプロジェクトスケジュールを管理
• メンバーの稼働状況を把握し、作業の偏りを調整
• ISMS認証を取得した安心のセキュリティ体制

Lychee Redmineは、プロジェクト管理に適したスケジュール管理ツールです。プロジェクトの進捗管理はもちろん、品質、コストといった指標をもとにプロジェクトの健全性を横断的にチェックできます。

複数のプロジェクトを同時に管理でき、メンバーごとの負荷チェックやリスクの事前検知機能も搭載されているので、安定したプロジェクト管理が実現できます。各社の希望に応じて仕様をカスタマイズでき、無料のサポートも行っているので、安心して導入できるでしょう。

• 多機能・低価格で使用できるグループウェア
• 高機能ワークフローを標準搭載し、申請業務を効率化
• グループ企業や取引先などとの企業間連携も可能

NI Collabo 360は、コストパフォーマンスの高いグループウェアです。プロジェクト管理、スケジュール、経費精算、設備備品予約といった豊富なアプリケーションが標準で利用可能です。

スケジュールの登録や共有はもちろん、予定登録時のダブルブッキングのチェック、設備の同時予約、SFA・Google カレンダーとの連携といった機能も搭載しています。アシスタントオプションを導入すれば、AI秘書がスケジュールをリマインドしてくれます。また、｢アクセス制限｣と｢閲覧制限｣によって柔軟に情報セキュリティを設定可能です。スマートフォンアプリも利用できます。

• メンバー共通の空き時間を一目で把握できる
• グループウェアとしてチームのコラボレーションを促進
• ユーザー数50人まで使用できる無料プランあり

Larkはグループウェアの一種で、スケジュール管理だけでなく幅広い機能が利用できます。たとえばメッセージやWiki、ドキュメント共有、議事録作成、ビデオ会議などチームで働くうえで必要な機能が盛り込まれています。

カレンダー機能では基本機能のほか、チャット内でのスケジューリング機能や、カレンダーをフォローして気になるイベントを確認する機能など、かゆい所に手が届く便利な機能が利用可能です。

• 業務単位で関連情報を集約しナレッジやスケジュールを一元管理
• プロジェクトの進捗やタスク、課題などをダッシュボード化
• メッセージやストレージ、SNS、ポータルサイト機能を搭載

3C Communityは、プロジェクト管理やコミュニケーション、ドキュメント管理を一元化できるコミュニケーションツールです。用途にあわせコミュニティを作成し、計画やタスク、担当と役割などを1つの画面で管理可能です。

タグの埋め込みも可能で、Office文書といった外部コンテンツ、Excel形式のガントチャートも埋め込めます。アンケートやブログなど、コミュニケーションを円滑にするためのコンテンツも豊富に用意されています。

• LINEと同じような感覚で使用できるグループウェア
• 効率的なスケジュール管理を実現するための機能が豊富
• 共用設備や備品の予約管理も可能

LINE WORKSは、LINEと同じUIをベースとしたグループウェアです。チャットをベースにカレンダーや掲示板、タスク管理、アンケート、アドレス帳といった業務に必要な機能が搭載されています。

カレンダー機能はパソコンでもスマートフォンアプリからでもメンバーの予定を確認でき、空き時間の検索機能でミーティングに適切な日時を簡単に探せます。プッシュ通知によるスケジュールリマインド機能もあるので、重要な予定も見逃しません。

• 中小企業向けに使い勝手を追求したグループウェア
• 色分け／タグで直感的に業務を把握
• 初心者でも使いやすくサポートが豊富

サイボウズ Officeは、中小企業向けに開発されたグループウェアで月額1人500円から利用可能です。スケジュール管理だけではなく、掲示板やワークフロー、ファイル管理など、社内のコミュニケーションを円滑にするための機能が豊富に搭載されています。

スケジュール管理機能は一目でメンバーのスケジュールが確認できるのはもちろん、会議の事前準備やコミュニケーションに必要な機能も搭載されています。また報告書やアドレス帳、ワークフローといった機能と連携できるため、業務全体をスムーズに遂行できるでしょう。

• スケジュール開発からノーコードの業務アプリ開発まで幅広く対応
• スケジュールと設備を同時に調整
• 海外とのスケジュール調整も現地時間に調整可能

desknet’s NEOは組織内の情報共有、スケジュール調整、業務効率化、ペーパーレスなどさまざまな課題に対応できるグループウェアです。スケジュール管理だけではなくノーコードでの業務アプリ開発も可能なため、さまざまな業務データをdesknet’s NEO上に集約できます。

またスケジュール管理システムとしても高機能です。予定の共有を簡単に行えるのはもちろん、オプションで経費・交通費申請を行ったり、Web会議の予約をしたりと関連業務も一つのシステムで実施できます。スケジュール管理を通じて業務全体の効率化が期待できるツールです。

• 日程調整業務にかかる時間を大幅に削減できる
• 自身の予定と相手の候補日を見ながら数タップで日程確定できる
• ダブルブッキングを防止できる

Spirは、使いやすさで選ばれている日程調整ツールです。カレンダーベースで使用でき、日程管理、調整に必要な機能を豊富に搭載しています。調整相手が複数人のケースや、空き時間から調整するケース、候補を個別設定し調整したいケースなど、さまざまなスケジュール調整に対応可能です。

日程確定やキャンセルの通知はメール、Slackなどに送信され、予定の前日にはリマインドメールも送信されます。日程が確定するとGoogle カレンダーやOutlookに自動的に予定が反映されます。Zoom、Google Meet、TeamsなどのWeb会議URLも自動発行されるので、調整に付随する業務の手間も削減できるでしょう。

• スケジュール管理システムをはじめとしてさまざまな業務アプリを使用可能
• 使いやすいように好みに合わせてカスタマイズ
• アラートで登録しているスケジュールをリマインド可能

Microsoft 365は、WordやExcelなどの業務ソフトに加えてカレンダーやメールシステムなどが搭載されたアプリです。スケジュール管理ができるのは、Outlookのカレンダー機能と、Teamsのスケジュール機能です。

Outlookは稼働日や稼働時間、スケジュールを入力する際の既定のタイムスケールなど細やかな設定まで自由にカスタマイズできます。カレンダーの共有やアラートといった機能も利用可能です。Microsoft Teamsは、チームごとのカレンダーに予定が作成でき、ビデオ会議までツール上で完結できます。

またOutlookとTeamsは、同じくMicrosoft 365にあるタスク管理アプリ「Planner」との連携も可能です。日常的なカレンダーベースの行動管理や、簡単なプロジェクト・タスク管理であれば、Microsoft 365のスケジュール管理アプリで十分でしょう。

• Google カレンダーやOutlookのカレンダーと連携できる
• さまざまな日程調整のケースに対応可能
• 万全のセキュリティ対策で安心して使用できる

スケコンは、日程調整とオンライン名刺交換機能をもったスケジュール管理システムです。1対1や複数人、空き時間確認などさまざまなシチュエーションでの日程・時間調整に対応可能です。

セキュリティ対策も充実しており、通信の暗号化はもちろんツールのぜい弱性検査、稼働状況の常時監視、アクセス制御などさまざまな対策を施しています。無料プランが用意されており、有料プランも最大2か月無料でトライアルできるので、実際に活用してから導入の可否を決定できます。

• 無料ではじめられるスケジュール管理システム
• 社内外の日程調整を2ステップで簡単に実施できる
• チームの成長に合わせて機能を追加できる

クロジカスケジュール管理は安価に使用できるスケジュール管理システムです。ユーザー数10人までならば予定管理、日程調整、出欠確認を含んだカレンダー機能が無料で使用できます。

有料のベーシックプランでも1ユーザー月額500円で利用可能です。ベーシックプランは無料プランの機能に加えて、カレンダー機能に設備予約、アクセス制限機能が追加されます。建設業や製造業、不動産業などさまざまな業界で利用されており、シンプルなシステムであるため、現場に浸透させやすいのが特徴です。

• Google カレンダーを日本企業向けにリデザインしたシステム
• カスタムグループ機能でプロジェクト単位の予定も管理できる
• 予定の重複をアラートで通知

rakumo カレンダーはGoogle カレンダーを、日本企業が業務で使用しやすいようにリデザインしたカレンダーシステムです。Google カレンダーでは予定が重複していても何もアラートは発生しませんが、rakumo カレンダーならば重複する予定を入力したときにアラートがでるので、ダブルブッキングを抑制できます。

また、同社が提供しているrakumo ケイヒと連携すれば、予定登録と同時に交通費も自動計算できるので経費精算業務に役立つでしょう。その他rakumoシリーズには勤怠管理、掲示板といったシステムもあるので、こういったシステムと組み合わせることにより、バックオフィス業務を効率化できます。

• 予定にならない情報もメモ機能で残せて後からスケジュール化できる
• 画像やテキストを送信できるチャット機能も搭載
• Google カレンダーと連携してスケジュールを共有できる

TimeTreeは家族や部活、サークルでのスケジュール共有でよく利用されている人気のカレンダーアプリです。

ビジネスにおいても活用できて、カレンダー機能に加えて、メモ機能やチャット機能があるので簡単なコミュニケーションも行えます。カレンダーを共有するだけでは不足しがちな簡単なコミュニケーションを、システム上で実現できるツールです。

• 「名もなき仕事を減らす」をコンセプトにしたビジネスコンシェルジュツール
• 外部システムとの連携によるスケジュール管理も可能
• QRコードとアプリで即導入できる

Colorkrew Bizは、スケジュール調整や会議室予約のほかにも、幅広い業務の効率を上げられるアプリです。フリーアドレスで人を探す時間や、備品の管理、郵便物の送付など社内のこまごまとした業務を削減・省力化でき、本来の業務に集中できます。

スケジューラーとしてはアポ調整やラベリング、設備予約といった機能を搭載しています。Google カレンダーやOutlookといった、外部システムと連携してのスケジュール管理も可能です。すべての機能が30日間使用できる無料プランもあるので、実際の使用感を確認してみてから導入できます。

スケジュール管理効率化のポイント

スケジュール管理はシステムを導入しただけでは完璧とはいえません。メンバーのスケジュール管理を徹底することで、はじめて効果を発揮するツールです。スケジュール管理を効率化するためのコツを3つ紹介します。

システム利用のルールを決める

スケジュール管理システムを導入しただけでは、メンバーに浸透しません。どのようなときにスケジュールを共有するか、どういった形式でスケジュールを共有するのか、いつ記載するのかといったスケジュール管理システムの使用ルールを設定してください。

使用ルールが曖昧だと、全員の入力方法が異なり、他人が入力したスケジュール情報を正確に解釈できないといったトラブルが発生し、使いにくさからシステムが現場へ浸透しにくくなります。

こういったトラブルを防ぐためにはルール設定が不可欠です。

システムへの情報入力を徹底する

ルールが整備されているうえで、システムへの情報入力を徹底することが必要です。

システムによるスケジュール管理が浸透していない企業では、一部の人間がスケジュールを共有しておらず、会社として不公平感が生まれがちです。また、一部の人間がスケジュールを共有しないので、プロジェクト・タスク管理全体に支障をきたす可能性もあります。

そのため、とくにスケジュール管理システムの導入期には、誰がシステムへの情報入力を行っているかを確認するのが重要です。入力していないメンバーには適宜注意を促し、システムへの情報入力を徹底させましょう。

定期的に内容を見直す

プロジェクト・タスク管理の目的でスケジュール管理ツールを導入している企業は、定期的にプロジェクトやタスクのスケジュール、役割分担の見直しが必要です。

スケジュールや役割分担の見直しは、通常意識的に機会を作らなければほとんど実施されません。しかしプロジェクト・タスク管理をするのであれば、進捗状況を見ながら、定期的に方針を話し合う場を設けるべきです。

こうすることで、プロジェクトの進行状況によって柔軟に人材配置、役割を変更できるため、業務の遂行効率を高められます。

スケジュール管理システムでメンバーの活動状況や予定を見える化する

スケジュール管理システムは、プロジェクト・タスクの進捗状況の可視化、チーム内のコミュニケーションの効率化といったメリットがあります。とくにチーム内のコミュニケーションが求められる、プロジェクト単位で即席のチームを作ることが多い企業におすすめのサービスです。選定の際は、次のようなポイントでツールを選ぶのをおすすめします。

• スケジュール管理システムの導入目的を確認する
• スケジュール管理システムの機能を確認する
• スケジュール管理システムを導入する際の注意点を確認する
• スケジュール管理システムの料金・価格相場を確認する

スケジュール管理システムについてより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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