スケジュール管理システム比較！おすすめサービス・ツールの選び方
プロジェクト管理ツール・工数管理ツールの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。進捗の可視化、スケジュール管理、収支のモニタリングなど、さまざまな目的で導入されるサービスの比較にお役立てください。
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スケジュール管理システムとは？
スケジュール管理システムとは、個人のカレンダー、チームで行っているプロジェクトなど、さまざまなスケジュールを管理するためのシステムです。
スケジュール管理システムを活用することにより、チーム内でのスケジュール共有の迅速化、プロジェクト・タスク進捗の見える化・課題の早期発見といった効果が期待できます。
無料のスケジュール管理システムから有料のシステムまで目的や用途に合わせて、さまざまシステムが存在するので目的に合致したシステム選定が必要です。
Excelを使った管理は可能か？
システムを活用しなくても、Excelのように普段業務で使用しているツールでもスケジュール管理が可能です。
ただし、Excelを使ったスケジュール管理にはいくつかの欠点があります。Excelは情報をリアルタイムで共有するのには不向きです。また、Excelをベースにできますがスケジュール管理の帳票は自身で作成しなければなりません。
無料のスケジュール管理システムも多いので、Excelを使用するのであれば無料ツールを使った方が利便性は高い傾向にあります。
無料のスケジュール管理システムは存在するのか？
スケジュール管理システムには無料で提供されているシステムも存在します。無料といっても、簡単なカレンダー共有やプロジェクトのスケジュールの共有であれば、十分実用に耐えうるシステムが数多く存在します。
ただし、大容量のファイル共有やタスク自動化機能といった便利な機能は、有料のツールにしか備わっていないケースも多いので、快適な環境でスケジュール管理をするのであれば有料ツールの導入も検討してください。
目的別スケジュール管理システムのタイプ
スケジュール管理システムは目的に応じて大きく3つのシステムに分類できます。それぞれのシステムの特徴が搭載されがちな機能について説明します。
日程調整・カレンダー型
日程調整・カレンダー型のスケジュール管理システムとは、カレンダーベースでメンバーのスケジュールを調整するツールです。メンバー間でカレンダーの情報を共有する機能、会議室、自動車などの使用スケジュールを見える化するための共有カレンダーといった機能が搭載されています。
Googleカレンダーに代表されるように無料で提供されているツールも多く、複雑な機能を求めないのであれば簡単に導入できます。
プロジェクト・タスク管理型
プロジェクトの進捗状況やタスクの状況を共有するためのスケジュール管理システムです。
管理をする対象が異なり、プロジェクト、タスクといった業務を起点とした管理を行うので、ガントチャート機能やタスク割り当て機能、期限管理機能といった機能が搭載されています。
小規模なプロジェクトや少ないタスクを管理するのであれば無料ツールも存在しますが、チーム全体のコミュニケーション効率を高めるためには有料ツールの導入も検討してください。
グループウェア型
グループウェアとは、チーム内でのコミュニケーションを促進するためのさまざまな機能が搭載されているツールです。
カレンダーやプロジェクト、タスクといった管理ができるのはもちろん、掲示板、社内SNS、文書管理といったコラボレーションに必要な機能が数多く搭載されています。
フリートライアルが設定されているツールも存在しますが、グループウェア型のスケジュール管理システムを使用したい場合は基本有料だと想定した方がよいです。
スケジュール管理システムの選び方
スケジュール管理システムは複雑な設定を必要としないツールなので、直感的に使い勝手の良いシステムを選んでも充分に使用できます。ただし、より自身にあったツールを選択したいのであれば次の3つのポイントからシステムを選ぶべきです。
- スケジュール管理の目的を明確にする
- 連携させたいシステム・関連業務を洗い出す
- コストパフォーマンスを検討する
それぞれのポイントについて説明します。
スケジュール管理の目的を明確にする
スケジュール管理の目的は次の3つに分類され、それぞれのタイプによって搭載されている機能の方向性や使い勝手が異なります。
- 日程調整・カレンダー型
- プロジェクト・タスク管理型
- グループウェア型
まずは何を目的としてスケジュール管理システムの導入を検討するのかを明確にしてください。また、どのメンバーがスケジュールを共有するのか、どういうルールでスケジュールを更新するのかといった暫定的なルールも考えて検討すると、後の導入がスムーズです。
連携させたいシステム・関連業務を洗い出す
スケジュール管理システムと連携させたい外部のシステムや関連業務の洗い出しを行ってください。たとえば、ビジネスチャットやSFA、タスク管理ツール、グループウェアといったツールとスケジュール管理システムが連携するケースが多いので、こういったツール間でどのように情報共有するのかを検討してください。
また、スケジュール共有すべき業務についても洗い出しを行ってください。細かく業務を細分化した方が細かくスケジュールを管理できますが、一方でシステムへの入力、チェックの手間が膨大になります。
コストパフォーマンスを検討する
スケジュール管理システムを導入するコストパフォーマンスについても分析してください。ただスケジュールを管理するだけであれば無料のツールでも充分といったケースが多いです。
ただし、ストレージ機能やタスク自動化機能など便利な機能をスケジュール管理システムに搭載したいのであれば、有料ツールの導入も検討すべきです。必要な機能を分析したうえでコストパフォーマンスの高い使いやすいツールを選定してください。
おすすめスケジュール管理システム
スケジュール管理ができるおすすめのツールを紹介します。
- プロジェクト・タスク管理に特化したスケジュール管理システム
- ガントチャート・マイルストーン・カンバンボードなどを搭載
- サードパーティーのシステムと連携して使いやすくカスタマイズ可能
BacklogはWeb制作、広告代理店、新聞社など幅広い業種で使用されているプロジェクト・タスク管理ツールです。プロジェクト管理に必要な、プロジェクト管理、課題管理、バグ管理システム、バージョン管理といった4つの管理システムが搭載されています。
各プロジェクトの性質に合わせて管理手法を変更できるように、ガントチャートをはじめとしてさまざまなプロジェクト管理フォーマットに対応しています。30日間の無料トライアルが設けられているので使用感を確認してから導入可能です。
NI Collabo 360 - 株式会社NIコンサルティング
- 多機能・低価格で使用できるグループウェア
- 高機能ワークフローを標準搭載し、申請業務を効率化
- グループ企業や取引先などとの企業間連携も可能
NI Collabo 360は、コストパフォーマンスの高いグループウェアです。プロジェクト管理、スケジュール、経費精算、設備備品予約といった36のアプリケーションが標準搭載されています。
スケジュールの登録、共有はもちろん、予定登録時のダブルブッキングのチェック、設備の同時予約、SFA・Googleカレンダーとの連携といった機能も搭載しています。アシスタントオプション導入すれば、AI秘書がスケジュールをリマインドしてくれます。また、｢アクセス制限｣と｢閲覧制限｣によって柔軟に情報セキュリティを設定可能です。
Lark（ラーク） - Bytedance株式会社
- メンバー共通の空き時間を一目で把握できる
- グループウェアとしてチームのコラボレーションを促進
- ユーザー数 50 人まで使用できる無料プランあり
Larkは、グループウェアの一種で、スケジュール管理だけではなく、メッセージ、Wiki、ドキュメント共有、議事録作成、ビデオ会議などチームで働くうえで必要な機能が盛り込まれています。
カレンダー機能にはスケジュール共有に必要な機能が搭載されているのはもちろん、チャット内でスケジューリングができたり、カレンダーをフォローしてきになるイベントを確認したりと、かゆい所に手が届く便利な機能が搭載されています。
- 無制限にタスク、プロジェクトを管理できる無料プランあり
- さまざまなチームやワークフローに対応可能
- チーム、会社の拡大に合わせてスケールできる
Asanaは、ガントチャートやかんばん、カレンダーなどさまざまな形式でのスケジュール管理ができるシステムです。ワークフロービルダー機能を使用すればプロセスを自動化できます。
マーケティング、企業運営、製品開発、アジャイル管理、リモートチーム管理などさまざまな目的に対応できる機能が搭載されており、柔軟性の高いシステムです。Basicと呼ばれる無料で使用できるプランがあり、無料にもかかわらずタスク、プロジェクト、メッセージなどが無制限で使用できます。
Lychee Redmine - 株式会社アジャイルウェア
- ガントチャート、カンバン方式でプロジェクトスケジュールを管理
- メンバーの稼働状況を把握し、作業の偏りを調整
- ISMS認証を取得した安心のセキュリティ体制
Lychee Redmineは、プロジェクト管理に適したスケジュール管理ツールです。プロジェクトの進捗管理はもちろん、進捗、品質、コストといった指標をもとにプロジェクトの健全性を横断的にチェックできます。
複数のプロジェクトを同時に管理でき、メンバーごとの負荷チェックやリスクの事前検知機能も搭載されているので、安定したプロジェクト管理が実現できます。各社の希望に応じて仕様をカスタマイズでき、無料のサポートを行っているので、安心して使用できます。
サイボウズ Office - サイボウズ株式会社
- 中小企業向けに使い勝手を追求したグループウェア
- 色分け／タグで直感的に業務を把握
- 初心者でも使いやすくサポートが豊富
サイボウズ Officeは、中小企業向けに開発されたグループウェアで月額1人500円から利用できます。スケジュール管理だけではなく、掲示板、ワークフロー、ファイル管理など社内のコミュニケーションを円滑にするために機能が豊富に搭載されています。
スケジュール管理機能は一目でメンバーのスケジュールが確認できるのはもちろん、会議の事前準備やコミュニケーションに必要な機能も搭載されています。また、報告書、アドレス帳、ワークフローといった機能と連携して業務全体をスムーズに遂行できます。
desknet's NEO - 株式会社ネオジャパン
- スケジュール開発からノーコードの業務アプリ開発まで幅広く対応
- スケジュールと設備を同時に調整
- 海外とのスケジュール調整も現地時間に調整可能
desknet’s NEOは、組織内の情報共有、スケジュール調整、業務効率化、ペーパーレスなどさまざまな課題に対応できるグループウェアです。スケジュール管理だけではなくノーコードでの業務アプリ開発も可能なため、さまざまな業務データをdesknet’s NEO上に集約できます。
スケジュール管理システムとしても高機能です。予定の共有を簡単に行えるのはもちろん、オプションで経費・交通費申請を行ったり、Web会議の予約をしたりと関連業務も一つのシステムで実施できます。スケジュール管理を通じて業務全体の効率化が期待できるツールです。
LINE WORKS - ワークスモバイルジャパン株式会社
- LINEと同じような感覚で使用できるグループウェア
- 効率的なスケジュール管理を実現するための機能が豊富
- 共用設備や備品の予約管理も可能
LINE WORKSは、LINEと同じUIをベースとしたグループウェアです。チャットをベースにカレンダーや掲示板、タスク管理、アンケート、アドレス帳といった業務に必要な機能が搭載されています。
カレンダー機能はPCでもスマートフォンからでもメンバーの予定を確認でき、空き時間の検索機能でミーティングに適切な日時を簡単に探せます。プッシュ通知によるスケジュールリマインド機能もあるので重要な予定も見逃しません。
Microsoft 365 (旧称 Office 365) - 日本マイクロソフト株式会社
- スケジュール管理システムをはじめとしてさまざまな業務アプリを使用可能
- 使いやすいように好みに合わせてカスタマイズ
- アラートで登録しているスケジュールをリマインド可能
Microsoft 365は、WordやExcelなどの業務ソフトに加えてカレンダーやメールシステムなどが搭載されたアプリです。その中のOutlookのカレンダー機能を使用すればスケジュール管理が可能です。
カレンダーシステムとして稼働日や稼働時間、スケジュールを入力する際の既定のタイムスケールなど細やかな設定まで自由にカスタマイズできます。また、カレンダーの共有やアラートといった機能も搭載されており、日常的なカレンダーベースの行動管理であればMicrosoft 365で充分です。
Google Workspace
- カレンダー、ストレージ、メールなどの機能を持ったクラウド型システム
- 共有カレンダー機能で会議室や自動車などの共有スケジュールも可視化
- さまざまなデバイスからカレンダーをチェックできる
Google Workspaceは、カレンダー、ストレージ、メールなどを統合したクラウド型の統合業務アプリです。チーム内のコラボレーションを促進するために必要なさまざまな機能が搭載されています。
アプリの中にはGoogleカレンダーも含まれており、カレンダーベースでのスケジュール管理が可能です。共有カレンダーも作れるので個人の予定を管理、メンバーに共有するだけではなく、会議室や社用車といった共有リースの共有スケジュールの管理にも使用できます。クラウド型のサービスなのでアカウントにログインさえできれば、さまざまなデバイスからスケジュールを管理できます。
- GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携できる
- さまざまな日程調整のケースに対応可能
- 万全のセキュリティ対策で安心して使用できる
スケコンは日程調整とオンライン名刺交換機能を持ったスケジュール管理システムです。1対1、複数人、空き時間確認などさまざまなシチュエーションでの日程・時間調整に対応できます。
セキュリティ対策も充実しており、通信の暗号化はもちろん、ツールのぜい弱性検査、稼働状況の常時監視、アクセス制御などさまざまな対策を施しています。無料プランが用意されており、有料プランも最大2か月無料でトライアルできるので、実際に活用してから導入の可否を決定できます。
クロジカスケジュール管理 - TOWN株式会社
- 無料ではじめられるスケジュール管理システム
- 社内外の日程調整を2ステップで簡単に実施できる
- チームの成長に合わせて機能を追加できる
クロジカスケジュール管理は安価に使用できるスケジュール管理システムです。ユーザー数10人までならば予定管理、日程調整、出欠確認を含んだカレンダー機能が無料で使用できます。
有料のベーシックプランを使えば1ユーザー月額500円で無料プランの機能に加えて、カレンダー機能に設備予約、アクセス制限機能が追加されます。建設業や製造業、不動産業などさまざまな業界で利用されており、シンプルなシステムなので現場に浸透させやすいのが特徴です。
rakumoカレンダー - rakumo 株式会社
- Googleカレンダーを日本企業向けにリデザインしたシステム
- カスタムグループ機能でプロジェクト単位の予定も管理できる
- 予定の重複をアラートで通知
rakumoカレンダーは、Googleカレンダーを日本企業が業務で使用しやすいようにリデザインしたカレンダーシステムです。Googleカレンダーでは予定が重複していても何もアラートは発生しませんが、rakumoカレンダーならば重複する予定を入力したときにアラートがでるので、ダブルブッキングを抑制できます。
また、同社が提供しているrakumo ケイヒと連携すれば、予定登録と同時に交通費も自動計算できるので経費精算業務に役立ちます。その他、rakumoシリーズには勤怠管理、掲示板といったシステムもあるので、こういったシステムと組み合わせることによりバックオフィス業務を効率化できます。
Spir - 株式会社Spir
- 日程調整業務にかかる時間を90%削減できる
- 自身の予定と相手の候補日を見ながら数タップで日程確定できる
- ダブルブッキングを防止できる
Spirは、使いやすさで選ばれている日程調整ツールです。カレンダーベースで使用でき、日程管理、調整に必要な機能を豊富に搭載しています。調整相手が複数人でも、空き時間から調整するケースも、候補を個別設定した調整にもあらゆるスケジュール調整に対応できます。
日程確定やキャンセルの通知はメール、Slackなどに送信され、予定の前日にはリマインドメールも送信されます。日程確定するとGoogleカレンダーやOutlookに自動的に予定が反映されます。Zoom、Google Meet、TeamsなどのWeb会議URLも自動発行されるので、調整に付随する業務の手間も削減できます。
TimeTree - 株式会社TimeTree
- 予定にならない情報もメモ機能で残せて後からスケジュール化できる
- 画像やテキストを送信できるチャット機能も搭載
- Googleカレンダーと連携してスケジュールを共有できる
TimeTreeは、人気のカレンダーアプリで家族や部活、サークルでのスケジュール共有で使われがちなスケジュール管理システムです。
ビジネスにおいても活用できて、カレンダー機能に加えて、メモ機能やチャット機能があるので簡単なコミュニケーションも行えます。カレンダーを共有するだけでは充足できないちょっとしたコミュニケーションも、システム上で行いたいといった企業が使用すべきツールです。
Colorkrew Biz - 株式会社Colorkrew
- “名もなき仕事”を減らすコンセプトにしたビジネスコンシェルジュツール
- 座席表、スケジューラー、備品管理など
- QRコードとアプリで即導入できる
Colorkrew Bizは、スケジュール調整や会議室予約、フリーアドレスで人を探す時間、備品の管理や郵便物の送付など社内の煩雑な業務を改善し、本来の業務に集中するためのアプリです。
スケジューラーとしてはアポ調整、ラベリング、設備予約といった機能を搭載しています。GoogleカレンダーやOutlookといった外部システムと連携してのスケジュール管理も可能です。すべての機能が30日間使用できる無料プランもあるので、実際の使用感を確認してみてから導入できます。
スケジュール管理効率化のポイント
スケジュール管理はシステムを導入しただけでは完璧とはいえません。メンバーがスケジュールをきちんと入力してこそはじめて効果を発揮するツールです。スケジュール管理を効率化するためのポイントを3つ紹介します。
システム利用のルールを決める
スケジュール管理システムを導入しただけでは、メンバーに浸透しません。どのようなときにスケジュールを共有しなければならないのか、どういった形式でスケジュールを共有するのか、いつ記載しなければならないのかといったスケジュール管理システムの使用ルールを設定してください。
使用ルールが曖昧だと、メンバーにシステムが浸透しない、全員の入力方法が異なるので、他人が入力したスケジュール情報を正確に解釈できないといったトラブルが発生します。
こういったトラブルを防ぐためにはルール設定が不可欠です。
システムへの情報入力を徹底する
ルールが整備されているうえで、システムへの情報入力を徹底することが必要です。
システムによるスケジュール管理が浸透していない企業では一部の人間がスケジュールを共有しておらず、会社として不公平感があるケースも存在します。また、一部の人間がスケジュールを共有しないので、プロジェクト・タスク管理全体に支障をきたすといった事態が発生しがちです。
とくにスケジュール管理システムの導入期には誰がシステムへの情報入力を行っているかを確認したうえで、入力していないメンバーには適宜注意を促し、システムへの情報入力を徹底させなければなりません。
定期的に内容を見直す
とくにプロジェクト・タスク管理の目的でスケジュール管理ツールを導入している企業は定期的に、プロジェクトやタスクのスケジュール、役割分担の見直しが必要です。
ただし、スケジュールや役割分担の見直しは意識的に機会を作らなければ行うことは稀です。よって、定期的にプロジェクト・タスクの進捗状況を見ながら方針を話合う場を設けるべきです。
こうすることにより、プロジェクトの進行状況によって柔軟に人材配置、役割を変更することにより業務の遂行効率を高められます。
スケジュール管理システムでメンバーの活動状況や予定を見える化する
スケジュール管理システムを導入すると、プロジェクト・タスクの進捗状況の可視化、チーム内のコミュニケーションの効率化といったメリットがあります。とくにチーム内のコミュニケーションが求められる、プロジェクト単位で即席のチームを作ることが多い企業におすすめのサービスです。選定の際は次のように目的を決めてからツールを選ぶのをおすすめします。
- スケジュール管理の目的を明確にする
- 連携させたいシステム・関連業務を洗い出す
- コストパフォーマンスを検討する
スケジュール管理システムについてより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。
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