工数管理とは？おすすめ工数計算ツール比較から導入目的までまとめて解説

工数管理とは

「工数」とは、作業量を表す指標です。計算式にすると「工数＝作業時間×人」と表せます。単位は「人月（にんげつ）」であり、人月の意味は「1人が1か月で行える作業量」です。

たとえば多くの工場では、複数の製品を製造します。Aという製品を作る際にどれくらいの作業量（工数）が必要かを算出し、Bという製品に対しても同様に作業量（工数）を算出し、全体の工数を算出します。こうすることで、人員および機械の必要量をあらかじめ計算することが可能です。

工数管理とは、このように「工数」を算出することを通して、全体の管理を行うことを指します。

工数管理の重要性

ではなぜ、工数管理が多くの企業で重要視されているのでしょうか。

工数管理の重要性とは、工数管理を適切に行うことで、企業にとって大きなメリットがいくつも得られることにあります。では、工数管理のメリットとは、具体的にどのようなものなのでしょうか。たとえば以下が考えられます。

• 企業の収益性向上
• 生産効率の向上
• プロジェクト内およびプロジェクト間の情報共有円滑化

工数管理とは一般的に、プロジェクトや工場の部門など、複数人が関わる場面で用いられるものです。複数の人がいる中で、仕事の作業量を見える化して管理することによって、どこにボトルネックがあるのか、利益が低い原因は何なのか、どこに人員もしくは機械を配置すれば効果的なのかが判断しやすくなります。

何か改善策を講じ、導入してみた場合の効果も、工数管理により可視化され、検証可能となります。プロジェクトや部門ごとに工数を管理しておくことで、経営上重要な情報を瞬時に得られるでしょう。

工数管理とは、企業の課題を発見・修正・解決しやすくするためのものです。その結果として、売上や利益率の向上につながるのです。

工数管理ツールの導入目的

ここまで経営視点からのメリットを伝えてきましたが、工数管理には、従業員にとってのメリットもあります。従業員にとって最も大きなメリットとは、モチベーションアップにつながることでしょう。

工数管理を行い、自分の作業効率が見える化された従業員は、自然と以下のような考え方をするようになるはずです。

「ここに時間がかかってしまっているから、ツールを使って時短しよう」
「ここの作業量を増やせば、効率的に生産性を上げられる」

自分の作業が「見える化」されていなければ、どこを改善すべきか、どこに集中すべきか、などという判断はできません。工数管理により、作業を1工数ずつ「見える化」することは、従業員が自分から作業効率を考えるきっかけになるでしょう。

クラウド型工数管理ツールのメリット

業務改善を進め、生産性を高めるために有効なのが工数管理です。ただ、工数管理そのものに手間や時間がかかっては本末転倒。そこで注目を集めているのが、工数管理ツールです。特に昨今は、クラウド型の工数管理ツールの導入をすすめる企業が増えています。

クラウド型工数管理ツールを導入するメリットは次の3つです。

初期コストを抑えられる

クラウド型のサービスは、ソフトやライセンスを購入したり、サーバーを準備する必要が無いので、初期費用を抑えることができます。

また、無料プランを用意しているサービスも多く、少人数のチームなら。

有料のものであれば、利用状況(人数やデータ量)に応じて、月額利用料を支払う形になります。ある程度ランニングコストは発生しますが、常に最新のソフトを使えますし、パソコン等の買い替えの際も問題なく引き継ぐことができます。

いつでも・どこでも入力可能

インターネットに繋がった機器があれば、デバイスを問わず利用できるのがクラウド型ツールのメリットです。出先での業務もすぐに記録することができるので、工数入力についての手間を削減できます。

さまざまな角度で分析できる

入力したデータを、すぐに分析することができます。Excelなどの場合は、分析する際にもスキルが必要ですが、ツールを使えばワンクリックで可能です。

工数全体を誰でも見える化することができるので、業務改善意識を向上することにも役立ちます。

クラウド工数管理ツールのデメリット

クラウド工数管理ツールの導入では、次のような問題が起こる場合もあります。次のデメリットは把握しておき、サービス選定時にはトライアルや無料プランで使用感や見やすさなどを確認しましょう。

入力項目が多く時間がかかる

ソフトを買い取るオンプレミス型と違って、クラウド型の場合は自社仕様にカスタマイズが行いにくいです。そのため、簡略化出来る項目も入力が必要となり、作業に煩雑さを感じる可能性があります。

工数管理を続けるためのコツは、出来る限り入力フォームがシンプルで、負担が少ないこと必要最低限の項目で稼働できるツールを見極めて導入するようにしましょう。

動作が遅い可能性がある

クラウド型のツールは、クラウドサーバー上にあるソフトを使うという形態です。そのため、パソコンにインストールしたソフトに比べて、レスポンスが遅い…と感じる場合があります。

レスポンスの悪さは、そのままストレスにつながりますから、導入前の使用期間等で、操作感は確認しておきましょう。

工数管理ツールの導入に失敗しないためのポイント

業務効率を改善し、現場の生産性を向上させるために、工数管理ツールの導入を検討している企業は多いです。

2015年10月に実施された調査によると、プロジェクト管理ツール(工数管理ツール)を導入している企業は、全体の22.6%でした。2014年からの1年間で5ポイント上昇しているようで、今後も工数管理ツールの導入は進んでいきそうです。

まずはクラウド型のツールがおすすめ

「導入は考えているけれど、ハードルが高くて断念している」という企業には、クラウド型の工数管理ツールをおすすめします。クラウド型とは、インターネットを通じて操作できる、扱いやすいツールです。初期費用もほぼかからず、ITに詳しくない人でも簡単に扱えるという特徴があります。

業務改善・生産性向上が声高に叫ばれているのは、業務実態を見える化して、PDCAサイクルを適切に回すことが求められているからです。そんなとき、誰でも手軽に扱えて、保守や運用の手間もかからないクラウド型の工数管理ツールは、業務改善を効率的に進めるための必須アイテムともいえるでしょう。

以下の記事では、これから工数管理ツールを導入される方に向けて、導入に失敗しないための比較ポイントをお伝えしています。

工数管理におすすめのツール・サービス

ここまで読み進めてきた方には、工数管理の重要性はおわかりいただけたでしょう。ここからは、工数管理に利用できるプロジェクト管理・タスク管理のおすすめツールやサービスをまとめて紹介します。

また、こちらからはプロジェクト管理システムの人気ランキングや、各種サービスの評判・口コミも閲覧可能です。あわせてご覧ください。

• 簡単に工数を入力できるインターフェース
• 業務のレポートや損益グラフを自動作成
• 複数のプロジェクトを一括管理可能

クラウドログは、工数を可視化し、プロジェクトの進行状況や損益を管理するツールです。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携、ドラッグ＆ドロップで直観的に操作可能。スマートフォンからも入力でき、工数管理の効率化を実現します。入力データをもとに自動でレポートやグラフを作成し、働き方を可視化します。メンバー設定や項目設定を細かく変更できる、管理機能も充実しています。

• 一目で進捗や仕事量を把握でき、報告にかかる時間を短縮
• 外部関係者とも簡単に進捗の共有ややり取りができる
• アプリの利用で場所や時間に関係なく利用できる

monday.comは、操作しやすく、すべての部署や職種でつかえるプロジェクト管理ツールです。プロジェクトを管理するボードを豊富なテンプレートから選び、組織に合わせてワークフローをカスタマイズ。タスクやスケジュール、プロセスなどの進捗や情報を管理し、リアルタイムに共有できます。

パートナー企業やクライアントなどの外部関係者をゲストとして招待し、業務進捗や情報の共有も可能。ゲストは、招待されたボートしか閲覧できないので、セキュリティも万全です。タスクに関するやり取りをチャットで集約し、必要なファイルは保存可能。ExcelやSlackなどの外部ツールと連携でき、一元管理できます。アプリを使用すれば、スマートフォンでも利用できるため、時間や場所を問わずスムーズなやり取りが可能です。

• ガントチャートやカレンダーなどの選べる表示形式
• タスクごとのコメント欄で会話しながら共同作業できる
• 外部ツール連携でチームの作業効率アップ

Wrikeは、ガントチャートやカレンダーを使いプロジェクトを管理するツールです。プロジェクト全体の作業や各メンバーの工数を可視化することで、プロジェクト全体の管理を効率化できます。タスクごとのコメント欄や外部ツールとの連携でコミュニケーションをとれるので、関連部署との情報共有や共同作業が簡単。管理にかかる負担を減らしながら、よりシームレスにプロジェクト全体を管理できます。

クラウドERP ZACは、プロジェクト別の収支管理・原価管理を中心にプロジェクト管理を行いたい場合におすすめです。

売上・仕入れ・外注費・勤怠・経費を一元管理するので、プロジェクト収支を可視化でき、利益がひと目で把握できます。また、様々な管理会計レポートを出力でき、リアルタイムに経営数値をモニタリングできるので、堅実な経営判断や経営管理が可能となります。その他、原価計算の自動化や損益見込も行えるなど、経理に特化したサービスです。

• 社内外を問わずに円滑な情報共有が可能
• 現場に特化したチャットでスムーズなコミュニケーションを実現
• 報告書や日報の作成を効率化

ANDPAD（アンドパッド）は、建築業向けクラウド施工管理システムです。写真や図面、工程表など各種情報をクラウドで一元管理。スマートフォン対応で、場所を選ばず最新情報の確認と共有が行えます。保管した資料や写真をそのまま使い、日報や報告書を作成できるため、作成時間を短縮できます。

• 一覧性と操作性に優れたガントチャート
• メンバーの稼働時間や作業実績から工数管理が可能
• 料金プランとお試し機能が充実

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、操作性と一覧性に優れた、プロジェクト管理・工数管理ツールです。

カレンダー上でタスクを管理できる「ガントチャート機能」と、進捗ステータスや担当者別にボード上でタスクを移動や変更できる「カンバン機能」の両方が搭載されています。作業実績をカレンダー形式で入力可能なため、メンバーの稼働時間や工数管理も簡単に活用できます。また、2つの料金プランのほかに、10名までなら期間制限なく利用できるフリープランや、製品版の機能をその場で試せるデモサイトもあり、機能や使用感に納得してから導入を決められます。

• タスク管理機能を備えたビジネスチャット
• タスク設定が簡単で使いやすい
• 対応漏れを防ぐ管理機能を搭載

Chatwork（チャットワーク）タスク管理は、仕事の円滑化や効率化を支援するコミュニケーションツールです。

タスク担当者や期限の登録が簡単。自分に割り当てられたタスクと依頼したタスクを一覧で管理できるので、関係タスクの進捗をスムーズに確認できます。タスク完了後は「完了ボタン」をクリックするだけで定型メッセージが自動送信されます。報告の手間を削減し、効率化につながります。

• 見やすく充実したタスク管理機能
• プロジェクトの全体像を視覚化
• さまざまな外部ツールと連携可能

Asanaは仕事の進捗状況がかんたんに把握できる、多機能なプロジェクト管理・工数管理ツールです。ボードを付箋のように移動させ、追加したアイテムをドラッグ & ドロップするだけでタスクの整理が可能です。タイムライン機能を活用してプロジェクト計画を作成することで、スケジュール通りの進行がしやすくなります。また、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlook、Slackといったさまざまな外部ツールと連携できるので、業務効率化を進めて生産性の向上がはかれます。

Backlog(バックログ)

参考情報：Backlog

• 導入実績1万社以上
• コミュニケーションを促進する多数の機能
• リーズナブルな料金設定

Backlog バックログは1万社以上に導入されている国産のプロジェクト管理ツールです。

ファイル共有やWiki、バージョン管理など、コミュニケーションを促進するための機能を幅広く備えているのが特徴の1つです。料金プランが月額2,400円からとなっており、シンプルにガントチャートだけを使いたいという場合だと少し高く感じるかもしれませんが、多彩な機能を組み合わせてプロジェクト管理を進めたいと検討している方にはおすすめのサービスです。

• 視覚的にタスク管理や進捗管理ができる
• タスクの一元管理
• 直感的な操作

Taskworldはプロジェクト運営をサポートする総合タスク管理ツールです。タスクやプロジェクトの進捗状況を視覚的に管理できるので、チーム全体の生産性や効率性が向上します。各タスクには期限や担当者、フォロワーなどの情報を設定でき、さらに各タスクごとに細かい要素をチェックリストとして管理することも可能です。ファイルやタスクのアップロードや移動はドラッグ＆ドロップの直感的な操作で行うことができます。また、ダッシュボードではさまざまな傾向の分析ができます。メッセージ機能も搭載しているので複雑になりがちなコミュニケーション手段を一元化することが可能です。

• 自社の業務を簡単にシステム化
• 業務を見える化・見せる化
• 複雑なアプリを構築可能

AppSuiteは、紙･メール･Excelで行われている従来の社内業務を、たったの4ステップで社内システム化できる、業務アプリ作成ツールです。
作成したアプリは「desknet's NEO」の一機能として利用可能で、蓄積されたデータを集計・グラフ化し、desknet's NEOポータルでの情報共有や、社内会議等での分析にも利用することができ、生産性の向上や作業の見える化を実現します。

follow（SaaS版）は、NTTコムウェアが提供する、工数管理も可能な「クラウド型勤怠管理サービス」です。
月額500円で工数と勤怠が管理できるため、非常にお得なサービスと言えます。勤怠と工数を1つのシステムで管理するため、申請者のシステムへの2重投入や、管理者の申請漏れチェックが不要で、運用時にコストの無駄が出ないことが特長です。

また、分析に関しても、勤怠と工数が一致するメリットは非常に大きいです。実際に働いた時間をもとに、正確な工数管理ができるため、分析の精度は非常に高くなります。さらに、工数は最大5階層までメニュー化できるなど、柔軟で、きめ細かい分析が可能です。データはCSV形式でいつでも出力でき、エクセルなどの編集も容易で、原価管理や生産管理、工数分析など経営指標への活用も可能です。

賢人ワークフローは、中小から大企業まで幅広く利用できる修理・保守・点検管理に特化したワークフローシステムです。作業手順や報告フォーマットを自由にカスタマイズできるので、独自の規定などさまざまな条件を設定できます。

作業指示や作業報告、作業の進捗状況などをリアルタイムで確認でき、作業報告はすべてデータベースに記録されます。そのデータベースは作業に役立つ情報検索だけでなく、業務改善に役立つ分析データとしても活用できます。また、スマートフォンやタブレットのタッチ操作だけで簡単に作業報告や進捗状況の確認などを行えるのでスムーズな工数管理が可能です。

• プロジェクトごとに工数を登録
• レポートを自動作成
• 請求対象・非対象工数の分類可能

Zoho Projects（ゾーホー・プロジェクト）は、クラウド型のプロジェクト管理ツールであり、ひとつのプロジェクトに対する各メンバーの工数をわかりやすく管理可能。工数はもちろん、タスクやその期限も管理し、自動で遅滞をアラートするなどプロジェクトの進行に必要な機能が揃っています。

5ユーザー、2プロジェクトまで永久無料で利用できる無料プランと有料プランが用意され、有料プランは月額2,400円（税別）から利用できます。

Jecterはデザイン・映像制作チームに人気のあるプロジェクト推進ツールです。「強固なセキュリティ」と「だれにでもわかる使いやすさ」という相反する条件が多様な関係者が関わり合うプロジェクト運営には必要となります。

Jector なら国内大手企業や公共団体にて導入や共有が認められており、クラウドサービス導入におけるもっとも大きな障壁を取り除きます。（＊運営元は Pマーク、ISO27001 認証を取得）さらにプロジェクトのやり取りはチャットのように行え、デザインデータ・映像・Office ファイルを問わずダウンロードなしでブラウザ上で確認できるので、作業効率が向上します。

ファイルだけではなく人と人とのやり取りを促進するクリエイティブなプロジェクトに欠かせない機能が充実しています。

工数管理、プロジェクト管理ツールの選び方

工数管理、プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントとは、どのようなものなのでしょうか。重要なポイントとして、次の3点が挙げられます。

• セキュリティはしっかりしているか
• 使いやすいインターフェースか
• コスト

特にインターフェースおよび対応デバイスは重要です。工数入力は現場スタッフが担うことが多いので、入力者の負荷をいかに少なくできるか、現場に設置しているPCで使えるかなどは、入念に確認しましょう。

また、ボクシルでは工数管理に利用できるサービスの資料を一括でダウンロードできます。下記リンクよりご利用ください。

工数管理のまとめ

今回は、「工数管理とは」というテーマで、工数管理の基本について解説しました。工数管理とは企業にとっても従業員にとっても、さまざまなメリットがあるものです。工数をしっかり把握・管理している企業は多く、ツールごとの管理手法や管理項目も多種多様です。

下記の記事で工数管理のツールについて詳しくまとめているので合わせてご覧ください。

下記の記事では工数管理のみならず、プロジェクト管理も含めたこの分野のサービスを幅広く紹介しています。

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