無料で使えるおすすめのタスク管理ツール7選！ツールの特徴と選び方

タスク管理ツールとは

タスク管理とは、業務を遂行するためにやらなければいけない仕事を小さな作業ごとに分割して、進捗状況を管理することです。

タスク管理ツールは、タスク管理をスムーズに行うためのツールで、ToDoリストやガントチャートなど、情報を一か所に集約して効率的にタスク管理を行うための機能が搭載されています。

タスクの状況をチーム全体で可視化し把握できるため、作業の漏れや遅れを防ぎスムーズに業務を進めらるようになります。

タスク管理ツールの基本機能

タスク管理ツールには、主に次の機能が搭載されています。

• スケジュール管理
• ガントチャート
• チャット・メッセージでのコミュニケーション
• 通知・アラーム設定

スケジュール管理

タスクの開始や終了日時を設定できる機能です。

タスク管理ツールには、それぞれのタスクの開始日時と終了日時を設定してカレンダーに表示できる機能が搭載されています。

たとえばGoogle カレンダーのような日ごろ利用しているカレンダーと連携できるため、個々のタスクをいつまでに完了させる必要があるのかを容易に可視化できるようになります。すると、終了日まであとどのくらいかを簡単に確認できるため、作業の遅れや漏れを防げるでしょう。

ガントチャート

同時進行しているタスクの進捗状況を棒グラフで視覚的に把握できる機能です。タスク管理ツールの多くにガントチャート機能が搭載されており、リアルタイムでチームメンバーと進捗を共有できます。

ガントチャートはタスク管理だけでなく、大規模なプロジェクトの管理にも役立ちます。プロジェクト全体の進捗状況やタスク同士の依存関係を一目で把握できるほか、簡単な操作で期限の変更も可能です。

そのため、プロジェクトのスケジュール管理やチームメンバー間での連携に加え、情報共有の効率化効果も期待できるでしょう。

チャット・メッセージでのコミュニケーション

タスク管理ツールには、タスクに紐づけてコメントを付けられる機能、スタッフ間でメッセージのやり取りが可能な機能や、ファイル共有機能が搭載されています。

タスクをベースとしたコミュニケーションが可能になるため、プロジェクトのメンバー間でタスクに関連した連絡やファイルの共有、不明点の確認などを行う際に迅速な対応が可能です。また、タスクごとに情報を集約できるため、見落としや抜けを防ぐ効果も期待できるでしょう。

通知・アラーム設定

タスク管理ツールには、タスクのアラームや通知を表示できる場合があります。

するべきタスクが多い場合には、忘れてしまい抜け漏れが発生してミスにつながることもあるものです。

しかし、担当しているタスクに更新情報があった場合、タスクの開始や締切日時に自動で通知を受け取る設定にしておけば、タスクの内容に変更があったときにもスピーディに情報共有を行えます。また、タスクの抜けや漏れ・忘れを未然に防ぐ効果が期待できるでしょう。

タスク管理ツールが必要な理由

近年テレワークが急速に普及したことで、タスク管理ツールを導入する企業は増加している傾向にあります。

従業員が離れた場所で仕事をするテレワークには、オフィスにいなくてもタスクを効率的に管理し、メンバーと円滑にコミュニケーションを取れる環境が必要です。そのため、業務におけるタスクを一括して管理でき、オフィス以外の場所からでもアクセスできるタスク管理ツールの需要が高まっています。

タスク管理ツールがあれば、メンバー全員のタスクを一括して管理でき、インターネット環境があれば場所を問わずアクセスできるため、テレワークにおいてもスムーズに進捗の確認が可能です。

タスク管理ツールの導入メリット

タスク管理ツールを導入により、次のようなメリットが期待できます。

• 情報の見える化が可能になる
• 進捗状況を可視化できる
• コミュニケーションの円滑化が可能

情報の見える化が可能になる

タスク管理ツールを導入すると、チーム全体で情報の見える化が可能になります。プロジェクトの全体像や進行状況、各メンバーの進捗状況などをチーム内で共有できるため、チームワークの向上や、生産性アップにつながる効果が期待できるでしょう。

新たにツールを導入せず、誰もが使い慣れているExcelを使ってタスク管理を行う方法もありますが、この場合は管理表を一から作成しなければいけません。フォーマットの作成に時間や手間がかかるだけでなく、データを共有するにはメールで送信するといった手間も発生します。

しかし、タスク管理ツールを導入すれば、簡単な操作でタスクを追加しガントチャートやカンバン方式などで進捗状況を視覚的に把握できるため、情報共有をスムーズに行えるようになります。

進捗状況を可視化できる

タスク管理ツールを利用により、各タスクの進捗状況を容易に可視化できるようになることも、タスク管理ツール導入のメリットです。

マネージャーはタスクの進捗状況を常に把握しておく必要があります。ただし、テレワークでメンバーが遠隔地で仕事をしている場合には、状況の把握が難しくなるでしょう。

しかし、ツール上で進捗状況が確認できるようになればメンバー進捗状況を個々に確認する必要がなく、ミーティングや報告書などで報告をしてもらう必要なくなり、生産性向上につながります。また、タスクの遅延があった場合にも、早期に把握して対処できるようになるため、トラブルの防止にも役立つでしょう。

コミュニケーションの円滑化が可能

タスク管理ツールにより、チーム内のコミュニケーションが円滑になることも、導入メリットの1つです。

タスク管理ツールには、コメントやチャット機能を搭載している場合があり、離れた場所にいるメンバーともリアルタイムでコミュニケーションを図れます。

テレワークでは、メンバー同士が直接顔を合わせる機会が少ないため、コミュニケーションの重要性が高くなります。しかし、チャット機能を活用すれば、コメントやメッセージで気軽にやり取りができ、円滑なコミュニケーションが取れるでしょう。

さらに、タスクのコメント欄を活用してやり取りをすれば、いつでも内容を見直せるため、情報伝達の抜け漏れがなくスムーズに業務を進められます。

無料のタスク管理ツールを選ぶ際のポイント

無料のタスク管理ツールを選ぶ際は、有料のツールとは違った切り口でのツール選定が求められます。無料のタスク管理ツールを選定する際の基準としては次の4つが挙げられます。

• 日常的に使いやすそうなツールか
• 無料でもサポートを得られそうか
• 既存ツールと連携できる
• 管理できるプロジェクト・タスクの上限はどの程度か

それぞれのポイントについて説明します。

日常的に使いやすそうなツールか

タスク管理ツールは日常で発生する細かなタスクを記録して、忘れないようにするためのツールです。よって有料か無料かに関わらず日常的に使いやすそうなツールか否かは、選定の際の重要な基準となります。

本格的に導入する前に、まずトライアルで何人かのユーザーで先行的に使用してください。タスクを入力する手間は少ないのか、隙間時間で締め切りの状況などを把握できるのかといった使用感をチェックしたうえで導入すべきです。

無料でもサポートを得られそうか

タスク管理ツールはシンプルに使えるツールなので直感的にある程度使いこなせるツールです。ただし、ツール使用するにあたって多かれ少なかれトラブルや問題は発生します。

こうしたトラブルが発生した際には自身で解決できないこともあるので、そうした場合にどういったサポートが受けられるのかについても確認しておくべきです。また、一般的にはユーザー数が多いサービスほどいろいろなユーザーがトラブル事例を共有しているので、自力で情報を検索しながら解決しやすい傾向があります。

既存ツールと連携できそうか

既存ツールと連携できそうかも重要なポイントの一つです。タスク管理と関連するシステムとしてはファイル共有、ビジネスチャットといったシステムが挙げられます。既存のシステムがある場合は、それらのシステムと連携させて使用した方が業務効率は向上する傾向にあります。

タスク管理ツールを導入したあとの業務オペレーションについて検討し、必要に応じて各種ツールと連携させてください。

管理できるプロジェクト・タスクの上限はどの程度か

有料のタスク管理ツールであれば、管理できるプロジェクト、タスクに上限を設定していないサービスが多い傾向にあります。しかし、無料のタスク管理ツールの場合は管理できるプロジェクト、タスクに上限を設けているケースがほとんどです。

よって、これらの制限により、全体の一部のプロジェクトやタスクしか管理できない、メンバー間での情報共有が不十分といった事態が発生することもあります。こうした事態を防ぐためには事前に無料ツールで管理できるプロジェクト・タスクの条件を確認したうえで、条件の範囲内で実現したいタスク管理は間に合うのかを考えてから導入すべきです。

無料で使えるおすすめのタスク管理ツール7選

無料もしくは無料プランが存在するおすすめタスク管理ツールを紹介します。各サービスの特徴をまとめているので、導入検討時の参考にしてください。

• 無料プランでも機能が充実
• レポート機能でタスク・進捗状況を可視化
• オートメーション、ワークフロービルダー機能で業務を効率化

Asanaは、プロジェクトとタスクを一元管理できるワークマネジメントツールです。タスクの担当者、締め切り、内容などを可視化できます。加えて、プロジェクト全体の進捗状況の管理、自動化による業務効率向上効果も期待できます。

無料プランでもタスク・プロジェクト・メッセージ・ファイルストレージを無制限で使用でき、15人のチームメイトとコラボレーションが可能です。有料プランに加入すればさらにワークフロービルダー、カスタムフィールドといった機能が使用可能です。

• カンバン方式で簡単にタスク管理ができる
• 無料プランでも充分に実用的な機能を搭載
• 豊富なテンプレートで状況に合わせたタスク管理を実現

Trelloは、カンバン方式でタスク管理ができるシステムです。事業規模、業種問わずにさまざまな企業が導入しています。フリープランでも機能が充実しており、ワークスペースあたり10枚までしかボードを作成できない制限はありますが、カードは無制限に設定が可能です。

また、ストレージも1ファイル10MBまでなら無制限に使用できます。また、フリープランにも自動化機能を搭載しているので業務効率の向上効果も期待できます。有料プランにグレードアップすれば、ボードは無制限になり、テーブル・カレンダー・マップといったさまざまなワークビューでのタスク管理も可能です。

• ドラック&ドロップをベースにしてタスク管理ができる
• 予実の数値管理にも使用できるので営業組織の状況共有に最適
• チームでの運用、利用定着までをスペシャリストがサポート

Jooto（ジョートー）は、シンプルでわかりやすいタスク・プロジェクト管理を実現するシステムです。無料プランではユーザー数4人までタスクや進捗状況を共有できます。

無料プランは機能が限られており、有料プランに変更すれば予実管理機能、IP制限、ゲスト機能などが使用可能です。SlackやChatwork、Google カレンダーといったオーソドックスなビジネスチャット、カレンダーシステムとも連携できるのでヌケモレ、うっかり忘れによる締め切りの超過を防止できます。

• ワークフローを自由度高くカスタマイズできる
• 複数部門が関わるタスクに関しても簡単に進捗管理できる
• プロジェクトの全体像を一目で把握できる

Wrikeは、クラウドベースの多機能型タスク管理ツールです。タスク管理機能に加えて、プロジェクト可視化、レポート・ダッシュボード化機能も搭載されています。

ワークフローのカスタマイズの自由度が高いので、各社の手続きに合わせて柔軟なフローを構築できます。無料プランでは有効なタスク数が制限されているものの、プロジェクト・タスク管理の基本的な機能が使用可能です。有料プランを契約すると管理するプロジェクト、タスク数は無制限になり、自動化やカスタムワークフロー、分析ビューといった機能が使用できます。

Stock – 株式会社Stock

• 累計20ノートまで使用できる無料プランあり
• ストレージ機能でファイルの保存もできる
• 厳格なセキュリティ下でデータ通信、保存

Stockは、社内Wiki、タスク管理、チャットの3種類の機能が搭載されているタスク管理ツールです。無料版では累計ノート数20、メンバー5人、ストレージ1GBまで使用できます。

テンプレートは無料版であっても無制限に使用でき、メール自動転送機能もあります。ただし、ストレージ容量の追加や誤削除防止機能、情報アーカイブ機能、2段階認証といった機能が必要であれば有料プランの導入を検討してください。教育機関やNPO向けに安価に使用できる特別プランを用意しています。

Todoist - Doist Inc.

• フィルター、ラベル、優先度などでTo Doリストをカスタマイズ
• 多彩なテンプレートで各自にあったタスク管理環境を提供
• 無料プランに加えて30日間のフリートライアルあり

Todoistはストレスフリーなタスク管理を実現するためのシステムです。無料プランでは5件までのアクティブなプロジェクトを管理できて、1プロジェクトあたり5人まで情報共有できます。

一つ上の有料プランに移行すると、300件のアクティブプロジェクトを管理できて25人までに状況を共有でき、リマインダー機能も付与されます。小規模で簡単なプロジェクトとタスクを管理するだけならば無料プランでも充分に対応可能です。

Google ToDo リスト- Google LLC

• 他Google関連システムと連携できる
• Googleアカウントさえあれば無料で使用できる
• シンプルな操作性、機能で使うときに迷いにくい

Google ToDo リストは、Googleアカウントさえあれば無料で利用できるタスク管理ツールです。GoogleアカウントベースでログインできるのでGoogle カレンダー、Google ドライブといった各種業務用アプリとの連携が用意できます。複雑な機能は搭載されておらず、シンプルな操作性で迷わずに使用できます。

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無料と有料のタスク管理ツールの違いは？よくある機能制限

一般的に有料のタスク管理ツールと無料のツールとの違いとして次の4つが挙げられます。

• チーム全体でのタスク管理・共有が必要な場合
• ファイルのアップロード容量が不足している場合
• 管理すべきタスクが一定以上の場合
• タスク管理ツールを活用したプロセス管理に手間がかかっている場合

無料版のツールでは、プロジェクト・タスク管理が不充分、少し予算をかけてもよいので高機能型のタスク管理ツールが欲しいといった場合は、有料のツールの導入も検討してください。

予実・プロジェクト管理機能

タスクの管理は無料でできても予実・プロジェクト管理機能は有料といったツールが多い傾向にあります。

タスク管理機能さえあれば、タスク単体の納期管理、うっかり忘れの防止は実現可能です。ただし、予実やプロジェクトのように複数のメンバーが関わって管理しなければならないこともあります。

また、こちらのタスクが終了しないとこちらに着手できないといったように、タスク同士に相互関係が存在するケースもあります。こういった状況ではタスク管理機能だけでは不十分、円滑にPDCAを回せないケースも存在するため注意が必要です。

このような理由から予実やプロジェクトに関して確実にPDCAを回すのであれば、有料版ツールの導入を検討してください。

ストレージの容量

一般的に有料版の方がストレージは充実している傾向にあります。タスクを管理していると、タスクに付随する各種書類、クリエイティブなどが発生します。こうした帳票類をタスク管理ツール内に保存することで、管理を効率化可能です。

タスク管理ツールとファイル管理を連携させるメリットは、書類探しに余計な時間を取られない、過去の事例をタスク管理ツールでチェックしてから作業ができることです。業務効率化の観点から、タスク管理ツールにストレージが必要だと考えるかたは有料プランを検討してみてください。

管理できるタスクの数

管理できるタスクの数や管理の仕方について一定の制限を設けているタスク管理ツールも存在します。さまざまなタスクの集合体として存在する大型プロジェクトの場合は、管理できるタスクに限界があればプロジェクト管理に支障をきたす可能性があります。

無料プランのあるツールでは管理できるタスク、プロジェクトの数が限定されていることも多いので、管理しようとしているタスクの規模が無料プランでは処理できないのであれば、有料プランの導入を検討してください。

プロセス自動化機能

無料プランに付与されておらず、有料プランに付与されがち機能としてプロセス自動化機能があげられます。プロセス自動化機能が必要な場合は有料のシステムを検討してください。

プロセス自動化機能とは、タスクのうち定型的な作業については一定のルールをシステム側で設定することにより、自動的に処理してくれる機能のことを指します。プロセス自動化機能を使えば、省力化が可能となり、より業務効率やスピードを向上させる効果が期待できます。

有料タスク管理ツールを検討するべきケース

有料タスク管理ツールを利用すべき典型的なパターンとしては次の4つのケースが想定されます。それぞれどのような理由から有料タスク管理の導入を検討すべきかについて説明します。

チーム全体でのタスク管理・共有が必要な場合

共同作業が多くてチーム全体でタスク管理・共有が必要な場合は有料ツールの導入を検討するべきです。無料ツールではどうしても管理できるプロジェクトやタスクの量に限界があったり、コラボレーション機能が有料版と比較すると劣ったりするケースがあります。

活発にチーム内でタスク管理、仕事の進捗共有が必要な場合、有料版のタスク管理ツールを使用しても、業務効率化により削減できた人件費を考慮すると得な場合も多いと考えられます。

ファイルのアップロード容量が不足している場合

タスク管理ツールにはファイル添付機能を搭載しているシステムも多数存在します。そして大抵の無料プランではアップロードできる容量が少なく設定されているので、大量のファイルを共有するのには不向きです。

タスク管理ツールとは別に無料のオンラインストレージを用意してもよいですが、別々のツールでファイルとタスクを分けて管理すると管理の手間はかかります。タスク管理ツールにある程度ストレージ的な機能を持たせて、そこで仕事に使用するファイルを管理したい場合は有料プランの導入を検討してください。

管理すべきタスクが一定以上の場合

管理できるタスクやプロジェクトに制限を設けている無料ツールは多いです。よって、タスクを共有するメンバーは増えたり、多数のタスクに分解できる大型のプロジェクトを管理したりする際には、無料のタスク管理ツールでは限界だといった場合があります。

せっかくタスク管理ツールを導入しても、すべてのタスクを管理できない、情報共有が円滑に行えないのであれば導入メリットは半減します。必要に応じて管理するタスク数、プロジェクト数を拡張できる有料プランの導入を検討してください。

タスク管理ツールを活用したプロセス管理に手間がかかっている場合

細かい膨大なタスクを効率的に管理しなければならない場合は、RPAのようなツールとも連携させて必要に応じて使用してください。ただし、RPAを別途導入しなくても、タスク管理ツールの中には、業務プロセスを自動化するための機能が搭載されているシステムも数多く存在します。

こうしたツールを使用することにより、プロセス管理自体に必要な時間も短縮できるので、総合的に大きな業務改善効果が期待できます。

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無料利用可能なタスク管理ツールでも機能は充実

タスク管理ツールは、業務効率の向上、仕事量の可視化といったメリットがあります。プロジェクト単位で対応チームを構築する、複雑な対応や処理を求められる部門が存在する企業におすすめのサービスです。

無料プランから有料プランに変更する際の基準としては次のポイントが挙げられます。

• チーム全体でのタスク管理・共有が必要な場合
• ファイルのアップロード容量が不足している場合
• 管理すべきタスクが一定以上の場合
• タスク管理ツールを活用したプロセス管理に手間がかかっている場合

タスク管理ツールをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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• 工数管理ツールの比較
• タスク管理ツールの比較
• ガントチャートツールの比較
• 時間管理ツールの比較
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