無料で使えるおすすめのタスク管理ツール8選！ツールの特徴と選び方

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タスク管理とは

タスク管理とは、業務を遂行するためにやらなければいけない仕事を小さな作業ごとに分割して、進捗状況を管理することです。

タスク管理にはタスクの優先順位付けや期限の設定、リソースの割り当て、進捗の追跡などが含まれており、作業を計画的に進めることによる時間の最適化や期限内での目標達成を目的としています。

効果的なタスク管理によって、個人やチームの生産性を向上させ、目標達成に向けた作業を効率的に進められるようになります。

無料でタスク管理をする方法

効率的なタスク管理は、プロジェクトの成功とチームの生産性向上に不可欠です。予算が限られている場合でも、無料のツールや手法を活用して、効果的なタスク管理を実現できます。まずは、無料でできるタスク管理の方法を紹介します。

タスク管理ツールを使用する

タスク管理ツールとは、名前のとおりタスク管理をスムーズに行うためのツールです。ToDoリストやガントチャートなど、情報を一か所に集約して効率的にタスク管理を行うための機能が搭載されています。

無料のタスク管理ツールを使用することは、低コストでタスクを効率的に管理するための最も一般的な方法です。

この後にも紹介するTrelloやAsana、Todoistなどのツールは、基本的なタスク管理機能を無料で提供しており、タスクの割り当て、期限設定、進捗追跡などが可能です。

管理ツールを使えばタスクの状況をチーム全体で可視化し把握できるため、作業の漏れや遅れを防ぎスムーズに業務を進められるようになります。

メールとカレンダーを活用する

メールとカレンダーを組み合わせて使用することも、無料でタスク管理を行う効果的な方法です。

Google カレンダーやMicrosoft Outlookのカレンダー機能を利用して、タスクの期限を設定し、リマインダーを設けることで、実質的なタスク管理になるでしょう。また、メールを通じたタスクの更新やチームとのコミュニケーションも可能です。

既存の無料テンプレートを活用する

インターネット上には、無料のタスク管理テンプレートが多数存在します。これらのテンプレートは、ExcelやGoogle スプレッドシートで作成されており、ダウンロードしてすぐに使用可能です。プロジェクトの種類に応じたさまざまなテンプレートがあり、カスタマイズしてニーズにあわせられます。

無料のタスク管理ツールを導入するメリット

無料で提供されるタスク管理ツールはある程度の制限を設けられていることが一般的ですが、それでも導入を検討するメリットは多くあります。次は、無料で使えるタスク管理ツールの導入メリットを紹介します。

初期投資コストが不要

無料のタスク管理ツールを利用する最大のメリットは、初期投資コストが一切かからないことです。これにより、とくに予算が限られているスタートアップ企業や中小企業は、タスク管理の効率化を図りつつ、資金を他の重要な事業活動に充てられるでしょう。

使い勝手の試用になる

無料のタスク管理ツールであっても、基本的な機能は兼ね備えていることが一般的です。実際にツールを使用することで、ニーズに合うかどうかを評価し、のちに有料の高機能ツールに移行する際の判断材料にできるでしょう。

スケールアップ前のリスク低減になる

無料ツールを導入することで、大規模な投資を行う前に、タスク管理ツールがチームやプロジェクトにとって本当に有益かどうかを確認できます。これにより、無駄な投資を防ぎ、リスクの低減へとつながるでしょう。

シンプルな機能による迅速な導入

無料のタスク管理ツールは機能の制限をされているがゆえに、シンプルで直感的なインターフェースをもっています。複雑な設定やトレーニングの必要がなく、すぐに業務の効率化を図れるのも無料ツールならではのメリットです。

無料のタスク管理ツールを導入するときの注意点

無料のタスク管理ツールを導入するときに考えられる主な注意点として、機能制限が挙げられますが、それ以外にもいくつか注意すべきポイントがあります。次に、無料ならではの注意点を紹介します。

機能の制限と拡張性

前述のとおり、無料のタスク管理ツールは基本的な機能に限定されており、高度な機能やカスタマイズオプションは制限されていることが多いです。とくに大規模なプロジェクトや複雑なタスク管理が必要な場合、無料ツールでは不十分な場合があるでしょう。

セキュリティとデータプライバシーの強度が低い場合もある

無料のタスク管理ツールを使用する際には、セキュリティとデータプライバシーに注意を払う必要があります。とくに機密性の高い情報を含んだタスクを扱う場合、ツールのセキュリティ機能やデータ保護ポリシーを確認し、必要な対策を講じることが重要です。

もちろん最低限のセキュリティ対策はされているツールが大半ではあるものの、あらためて確認をしておくのが良いでしょう。

サポート体制が限定的

無料ツールは、有料ツールに比べてサポート範囲を限定されている場合が多いです。技術的な問題や使用に関する質問が生じた際、迅速なサポートを受けることが難しい可能性もあるため、この点を事前に確認しておきましょう。

広告が表示される

多くの無料ツールでは、収益源として広告が表示されることもあります。これらの広告が作業の邪魔にならないか、またはプロフェッショナルな環境での使用に適しているかを確認しておきましょう。

データ移行ができない可能性

プロジェクトや会社の規模が拡大すると、将来的に他のツールに移行する可能性もあるでしょう。いざ移行しようとしたときに困らないよう、現在使用している無料ツールからデータを簡単にエクスポートできるかを確認することが重要です。データの移行が困難な場合、将来的に大きな問題として発展してしまう可能性があります。

無料で利用できるタスク管理ツールの基本機能

無料のタスク管理ツールには、主に次の機能が搭載されています。

• スケジュール管理
• ガントチャート
• チャット・メッセージでのコミュニケーション
• 通知・アラーム設定

無料ツールの場合、サービスによって機能が利用できなかったり、制限があったりする場合があるので、事前に必要な機能を洗い出し、サービス比較する際に無料でも利用できるか確認しておきましょう。

スケジュール管理

タスクの開始や終了日時を設定できる機能です。

タスク管理ツールには、それぞれのタスクの開始日時と終了日時を設定してカレンダーに表示できる機能が搭載されています。

たとえばGoogle カレンダーのような日ごろ利用しているカレンダーと連携できるため、個々のタスクをいつまでに完了させる必要があるのかを容易に可視化できるようになります。そうすることで、終了日まであとどのくらいかを簡単に確認できるため、作業の遅れや漏れを防げるでしょう。

ガントチャート

同時進行しているタスクの進捗状況を棒グラフで視覚的に把握できる機能です。タスク管理ツールの多くにガントチャート機能が搭載されており、リアルタイムでチームメンバーと進捗を共有できます。

ガントチャートはタスク管理だけでなく、大規模なプロジェクトの管理にも役立ちます。プロジェクト全体の進捗状況やタスク同士の依存関係を一目で把握できるほか、簡単な操作で期限の変更も可能です。

そのため、プロジェクトのスケジュール管理やチームメンバー間での連携に加え、情報共有の効率化効果も期待できるでしょう。

チャット・メッセージでのコミュニケーション

タスク管理ツールには、タスクに紐づけてコメントを付けられる機能、スタッフ間でメッセージのやり取りが可能な機能や、ファイル共有機能が搭載されています。

タスクをベースとしたコミュニケーションが可能になるため、プロジェクトのメンバー間でタスクに関連した連絡やファイルの共有、不明点の確認などを行う際に迅速な対応が可能です。また、タスクごとに情報を集約できるため、見落としや抜けを防ぐ効果も期待できるでしょう。

通知・アラーム設定

タスク管理ツールには、タスクのアラームや通知を表示できる場合があります。

するべきタスクが多い場合には、忘れてしまい抜け漏れが発生してミスにつながることもあるものです。

しかし、担当しているタスクに更新情報があった場合、タスクの開始や締め切り日時に自動で通知を受け取る設定にしておけば、タスクの内容に変更があったときにもスピーディに情報共有を行えます。また、タスクの抜けや漏れ・忘れを未然に防ぐ効果が期待できるでしょう。

無料のタスク管理ツールを選ぶ際のポイント

無料のタスク管理ツールを選ぶ際は、有料のツールとは違った切り口でのツール選定が求められます。無料のタスク管理ツールを選定する際の基準としては、次の項目が挙げられます。

• 日常的に使いやすそうなツールか
• 無料でもサポートを得られそうか
• 既存ツールと連携できるか
• 管理できるプロジェクト・タスクの上限はどの程度か

それぞれのポイントについて説明します。

日常的に使いやすそうなツールか

タスク管理ツールは日常で発生する細かなタスクを記録して、忘れないようにするためのツールです。よって有料か無料かに関わらず日常的に使いやすそうなツールか否かは、選定の際の重要な基準となります。

本格的に導入する前に、まずトライアルで何人かのユーザーで先行的に使用しましょう。タスクを入力する手間は少ないのか、隙間時間で締め切りの状況を把握できるのかといった使用感をチェックしたうえで導入すべきです。

無料でもサポートを得られそうか

タスク管理ツールはシンプルなものも多く、ある程度は直感的に使いこなせるツールです。ただし、ツールを使用するにあたって多かれ少なかれトラブルや問題は発生するでしょう。

こうしたトラブルが発生した際には自身で解決できないこともあるため、そうした場合にどういったサポートが受けられるのかについても確認しておきましょう。

また、一般的にはユーザー数が多いサービスほどいろいろなユーザーがトラブル事例を共有しているので、自力で情報を検索しながら解決しやすい傾向があります。

使用しているユーザー数も、ツール選定時のポイントの一つになるでしょう。

既存ツールと連携できるか

既存ツールと連携できるかどうかも重要なポイントの一つです。タスク管理と関連するツールとしては、ファイル共有、ビジネスチャットといったシステムが挙げられます。

既存のシステムがある場合は、それらのシステムと連携させて使用した方が業務効率は向上する傾向にあります。

タスク管理ツールを導入したあとの業務オペレーションについて検討し、必要に応じて各種ツールと連携できるかも検討しておきましょう。

管理できるプロジェクト・タスクの上限はどの程度か

有料のタスク管理ツールであれば、管理できるプロジェクト、タスクに上限を設定していないサービスが多い傾向にあります。しかし、無料のタスク管理ツールの場合は管理できるプロジェクト数やタスク数に上限を設けているケースがほとんどです。

これらの制限により、全体の一部のプロジェクトやタスクしか管理できない、メンバー間での情報共有が不十分といった事態が発生することもあります。

こうした事態を防ぐためには、事前に無料ツールで管理できるプロジェクトやタスクの条件を確認したうえで、条件の範囲内で実現したいタスク管理は間に合うのかを考えておきましょう。

無料で使えるおすすめのタスク管理ツール8選

無料もしくは無料プランが存在するおすすめタスク管理ツールを紹介します。各サービスの特徴をまとめているので、導入検討時の参考にしてください。

• 最大10人で利用できる無料プラン
• レポート機能でタスク・進捗状況を可視化
• オートメーション、ワークフロービルダー機能で業務を効率化

Asanaは、プロジェクトやタスクを一元管理できるワークマネジメントツールです。タスクの担当者、締め切り、内容などを可視化できます。プロジェクト全体の進捗状況の管理、自動化にも対応しています。

無料プランでもタスク、プロジェクト、メッセージ、ファイルストレージを無制限で使用でき、10人のチームメイトとコラボレーションが可能です。有料プランであればワークフロービルダー、カスタムフィールドといった機能も使用可能です。

無料プランで使える機能	有料版でのみ使える機能
・10名まで利用可能 ・無制限のタスク、プロジェクト数、メッセージ、アクティビティログ、ファイルストレージ ・プロジェクトのリスト化 ・プロジェクトのボード化 ・カレンダービュー ・iOSとAndroidのモバイルアプリ ・タスク検索 ・連携機能によるタイムトラッキング ・外部アプリとの連携 など	・500名まで利用可能 ・タイムラインビュー ・ガントビュー ・ワークフロービルダー ・プロジェクトダッシュボード ・高度なタスク検索 ・グローバルカスタムフィールド ・フォーム ・オートメーションの実行 ・管理者コンソール ・ゲスト招待 ・目標設定 ・セキュリティ強化 ・Asana AI など

• 統合プラットフォームによりチームの各種情報を一元化
• ファイル管理とビジネスチャットの統合
• ヘルプセンターなどによる手厚いサポート提供

CrewWorksは、チームの効率的なコラボレーションを促進する統合型SaaSツールです。ガントチャートを活用し、各タスクの進捗状況を視覚的に把握でき、スケジュール調整が容易となります。

フリープランでも、ビジネスチャットやタスク管理、ファイル共有など有料プランと同様の機能が多数利用できます。制限のある項目としては、ストレージ容量、Web会議の利用人数と時間、ユーザー上限数が挙げられます。しかし、Web会議においては10人×60分まで回数無制限、ユーザー上限数も50名と、無料プラン内で利用できる内容が充実している点が特徴です。統合されたプラットフォームにより、タスクやファイルを一元的に管理可能で、ビジネスチャット機能を介してリアルタイムでのコミュニケーションを支援します。

無料プランで使える機能	有料版でのみ使える機能
・ビジネスチャット ・タスク管理 ・ファイル共有 ・Web会議 ・ストレージは5GB / 組織まで ・Web会議は10人×60分まで回数無制限 ・ユーザー数は50名まで	・無制限のユーザー数 ・Web会議利用時間が無制限 ・ストレージは100GB / 組織まで ・プロジェクト管理 ・SMSでの2要素認証

• カンバン方式で簡単にタスク管理ができる
• 無料プランでも充分に実用的な機能を搭載
• 豊富なテンプレートで状況にあわせたタスク管理を実現

Trelloは、カンバン方式でタスク管理ができるシステムです。事業規模、業種問わずにさまざまな企業が導入しています。フリープランでも機能が充実しており、ワークスペースあたり10枚までしかボードを作成できない制限はありますが、カードは無制限に設定が可能です。

また、ストレージも1ファイル10MBまでなら無制限に使用できます。さらにフリープランにも自動化機能を搭載しているので、業務効率の向上効果も期待できます。有料プランにグレードアップすれば、ボードは無制限になり、テーブル・カレンダー・マップといったさまざまなワークビューでのタスク管理も可能です。

無料プランで使える機能	有料版でのみ使える機能
・無制限のカード数 ・最大10枚のボード ・無制限のストレージ ・ワークスペースでのコマンド実行 ・カスタム背景とスタンプ ・アクティビティログ ・担当者と期限の設定 ・iOSとAndroidのモバイルアプリ ・2要素認証	・無制限のボード数 ・詳細チェックリスト ・検索条件の保存 ・カレンダ、タイムライン、テーブル、ダッシュボード、マップのビュー ・管理者とセキュリティの各機能 ・単体データのエクスポート ・ゲスト招待 ・各種権限設定 ・無料SSO（シングルサインオン）とAtlassian Access（独自のセキュリティ管理機能）を使ったユーザープロビジョニング

• ドラック&ドロップをベースにしてタスク管理ができる
• 予実の数値管理にも使用できるので営業組織の状況共有に最適
• チームでの運用、利用定着までをスペシャリストがサポート

Jootoは、シンプルでわかりやすいタスク・プロジェクト管理を実現するシステムです。

無料プランでは利用上限が1人で、機能も限られており、有料プランに変更すれば複数人でタスクや進捗状況を共有したり、予実管理機能、IP制限、ゲスト機能などが使用できたりします。SlackやChatwork、Google カレンダーといったオーソドックスなビジネスチャット、カレンダーシステムとも連携できるのでヌケモレ、うっかり忘れによる締め切りの超過を防止できます。

無料プランで使える機能	有料版でのみ使える機能
・無制限のプロジェクト作成数 ・無制限のタスク保存期間 ・ユーザー数は1名まで ・ストレージは100MBまで アップロード制限は10MBまで ・アクティビティログは過去30日まで	・無制限のユーザー数 ・CSVやAPIによる外部連携 ・SSO（シングルサインオン）やIP制限によるセキュリティ対策 ・ゲスト招待 ・予実管理機能 ・サービス品質保証 ・専任担当による導入および活用支援

• ワークフローを自由度高くカスタマイズできる
• 複数部門が関わるタスクに関しても簡単に進捗管理できる
• プロジェクトの全体像を一目で把握できる

Wrikeは、クラウドベースの多機能型タスク管理ツールです。タスク管理機能に加えて、プロジェクト可視化、レポート・ダッシュボード化機能も搭載されています。

ワークフローのカスタマイズの自由度が高いので、各社の手続きにあわせて柔軟なフローを構築できます。無料プランでは有効なタスク数が制限されているものの、プロジェクト・タスク管理の基本的な機能が使用可能です。有料プランを契約すると管理するプロジェクト、タスク数は無制限になり、自動化やカスタムワークフロー、分析ビューといった機能が使用できます。

無料プランで使える機能	有料版でのみ使える機能
・Web、デスクトップ、モバイルアプリ ・プロジェクトおよびタスク管理 ・ボードビュー ・テーブルビュー ・有効なタスク数に制限あり	・あらゆる上限を撤廃 ・ガントチャート ・カスタムワークフロー ・作業の自動化 ・分析ビュー ・カレンダービュー ・Google サインイン ・連携とオープンAPI ・ユーザーごとのストレージ ・リソース管理や作業負荷、タイムトラッキング ・シングルサインオン（SSO）や2要素認証 ・Adobe Creative Cloudの拡張機能 など

• 累計20ノートまで使用できる無料プランあり
• ストレージ機能でファイルの保存もできる
• 厳格なセキュリティ下でデータ通信、保存

Stockは、社内Wiki、タスク管理、チャットの3種類の機能が搭載されているタスク管理ツールです。無料版ではメンバー数無制限で累計ノート数20、ストレージ1GBまで使用できます。

テンプレートは無料版であっても無制限に使用でき、メール自動転送機能もあります。ただし、ストレージ容量の追加や誤削除防止機能、情報アーカイブ機能、2段階認証といった機能が必要であれば有料プランの導入を検討してください。教育機関やNPO向けに安価に使用できる特別プランを用意しています。

無料プランで使える機能	有料版でのみ使える機能
・累計20枚のノート数 ・1GBまでのストレージ ・テンプレート機能 ・メール自動転送	・無制限のノート数 ・最大600GBまでのストレージ ・バックアップデータ保持 ・情報アーカイブ ・誤削除防止 ・閲覧のみ権限 ・データエクスポート ・利用状況レポート ・SSO（シングルサインオン）や2要素認証、IP制限 ・アクセスログ ・モバイル端末制限 ・所属部署設定 ・優先サポート ・専任のサポートチームによる対応 など

• フィルター、ラベル、優先度などでTo Doリストをカスタマイズ
• 多彩なテンプレートで各自にあったタスク管理環境を提供
• 無料プランに加えて14日間のフリートライアルあり

Todoistはストレスフリーなタスク管理を実現するためのシステムです。無料プランでは5件までのアクティブなプロジェクトを管理できて、1プロジェクトあたり5人まで情報共有できます。

一つ上の有料プランに移行すると、300件のアクティブプロジェクトを管理できて25人までに状況を共有でき、リマインダー機能も付与されます。小規模で簡単なプロジェクトとタスクを管理するだけならば無料プランでも充分に対応可能です。

無料プランで使える機能	有料版でのみ使える機能
・アカウントは一つまで ・個人プロジェクトは5件まで ・フィルターは3件まで ・アクティビティログは1週間 ・メール、カレンダーなどとの連携	・個人プロジェクトは300件まで ・フィルターは150件まで ・アクティビティログは無制限 ・タスクのリマインダーと所要時間機能 ・自動バックアップ ・AIアシスタント ・ワークスペース共有 ・チームプロジェクト管理 ・メンバー、ゲスト招待 など

• 他Google関連システムと連携できる
• Googleアカウントさえあれば無料で使用できる
• シンプルな操作性、機能で使うときに迷いにくい

Google ToDo リストは、Googleアカウントさえあれば無料で利用できるタスク管理ツールです。GoogleアカウントベースでログインできるのでGoogle カレンダー、Google ドライブといった各種業務用アプリとの連携が用意できます。複雑な機能は搭載されておらず、シンプルな操作性で迷わずに使用できます。

無料プランで使える機能	有料版でのみ使える機能
・すべての機能を利用可能	・なし

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無料と有料のタスク管理ツールの違いは？よくある機能制限

一般的に、タスク管理ツールにおける有料プランと無料プランの違いとして、次の項目が挙げられます。

• ユーザー数やチーム機能
• 予実・プロジェクト管理機能
• ストレージの容量
• 管理できるタスクの数
• プロセス自動化機能

無料版のツールでは、プロジェクト・タスク管理が不充分、少し予算をかけてもよいので高機能型のタスク管理ツールが欲しいといった場合は、有料のツールの導入も検討してください。

ユーザー数やチーム機能

無料プランでは、使用できるユーザー数に制限を設けてあることが多いです。また、チームとしての共有や協力の機能も限られていることがあり、チーム全体でのプロジェクト管理には不向きな場合があります。

ユーザー数やチーム機能に制限があると、中規模以上のチームや複数部門が関わるプロジェクトでは、全員がツールを利用できなくなってしまう可能性もあるでしょう。また、ユーザー数の制限は、チーム内のコミュニケーションや協力体制にも影響を及ぼすかもしれません。

予実・プロジェクト管理機能

タスクの管理は無料でできても予実・プロジェクト管理機能は有料といったツールが多い傾向にあります。

タスク管理機能さえあれば、タスク単体の納期管理、うっかり忘れの防止は実現可能です。ただし、予実やプロジェクトのように複数のメンバーが関わって管理しなければならないこともあります。

また、こちらのタスクが終了しないとこちらに着手できないといったように、タスク同士に相互関係が存在するケースもあります。こういった状況ではタスク管理機能だけでは不十分、円滑にPDCAを回せないケースも存在するため注意が必要です。

ストレージの容量

一般的に有料版の方がストレージは充実している傾向にあります。タスクを管理していると、タスクに付随する各種書類、クリエイティブなどが発生します。こうした帳票類をタスク管理ツール内に保存することで、管理を効率化可能です。

タスク管理ツールとファイル管理を連携させるメリットは、書類探しに余計な時間を取られない点や、過去の事例をタスク管理ツールでチェックしてから作業ができる点などです。業務効率化の観点から、タスク管理ツールにストレージが必要になることも多いでしょう。

管理できるタスクの数

管理できるタスクの数や管理の仕方について一定の制限を設けているタスク管理ツールも存在します。

さまざまなタスクの集合体として存在する大型プロジェクトの場合は、管理できるタスクに限界があればプロジェクト管理に支障をきたす可能性があるでしょう。

プロセス自動化機能

無料プランに付与されておらず、有料プランに付与されがち機能として、プロセス自動化機能が挙げられます。

プロセス自動化機能とは、タスクのうち定型的な作業については一定のルールをシステム側で設定することにより、自動的に処理してくれる機能のことを指します。プロセス自動化機能を使えば、より業務効率やスピードを向上させる効果が期待できるでしょう。

有料のタスク管理ツールを検討するべきケース

有料タスク管理ツールを利用すべき典型的なパターンとしては次の4つのケースが想定されます。それぞれどのような理由から有料タスク管理の導入を検討すべきかについて説明します。

チーム全体でのタスク管理・共有が必要な場合

共同作業が多くてチーム全体でタスク管理・共有が必要な場合は、有料ツールの導入を検討するべきです。

無料ツールではどうしても管理できるプロジェクトやタスクの量に限界があったり、コラボレーション機能が有料版と比較すると劣ったりするケースがあります。

チーム内でタスク管理や仕事の進捗共有が高頻度で必要な場合、有料版のタスク管理ツールを使用しても、業務効率化により削減できた人件費を考慮すると得な場合も多いでしょう。

ファイルのアップロード容量が不足している場合

タスク管理ツールには、ファイル添付機能が搭載されているシステムも多数存在します。そして大抵の無料プランではアップロードできる容量が少なく設定されているので、大量のファイルを共有するのには不向きです。

タスク管理ツールとは別に無料のオンラインストレージを用意してもよいですが、別々のツールでファイルとタスクを分けて管理すると管理の手間がかかるでしょう。

有料プランであればタスク管理ツールにある程度ストレージ的な機能をもたせられるため、業務効率化にもつながります。

管理すべきタスクが一定以上の場合

管理できるタスクやプロジェクトに制限を設けている無料ツールは多いです。よって、タスクを共有するメンバーが増えたり、多数のタスクに分解できる大型のプロジェクトを管理したりする際には、無料のタスク管理ツールでは限界だといった場合があります。

せっかくタスク管理ツールを導入しても、すべてのタスクを管理できなかったり、情報共有が円滑に行えなかったりするのであれば、導入メリットは半減してしまいます。

必要に応じて、管理できるタスク数やプロジェクト数を拡張できる有料プランの導入も検討しましょう。

タスク管理ツールを活用したプロセス管理に手間がかかっている場合

タスク管理ツールの中には、業務プロセスを自動化するための機能が搭載されているシステムも数多く存在します。

こうしたツールを使用することにより、プロセス管理自体に必要な時間も短縮できるので、総合的に大きな業務改善効果が期待できるでしょう。

ただし、細かい膨大なタスクを効率的に管理しなければならない場合は、タスク管理ツールよりもRPAのようなツールの方が適切なこともあります。

ツールによってはRPAとも連携可能なので、処理したいタスクにあわせて検討しましょう。

高度な分析とレポートが必要な場合

プロジェクトの成果を評価し、改善点を見つけるためには、詳細な分析とレポートが必要です。

無料プランでは基本的なレポート機能しか提供されないことが多いため、有料プランで提供される高度な分析ツールやカスタムレポート機能が必要になる場合もあるでしょう。

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タスク管理ツールが必要な理由

近年テレワークが急速に普及したことも相まって、タスク管理ツールを導入する企業は増加している傾向にあります。タスク管理ツールが必要とされる主な理由として、次のようなことが考えられます。

リモートワーク環境におけるコミュニケーションの円滑化

従業員が離れた場所で仕事をするテレワークには、オフィスにいなくてもタスクを効率的に管理し、メンバーと円滑にコミュニケーションを取れる環境が必要です。そのため、業務におけるタスクを一括して管理でき、オフィス以外の場所からでもアクセスできるタスク管理ツールの需要が高まっています。

タスク管理ツールがあれば、メンバー全員のタスクを一括して管理でき、インターネット環境があれば場所を問わずアクセスできるため、テレワークにおいてもスムーズに進捗の確認が可能です。

タスクの透明性と効率性の向上

タスク管理ツールは、タスクの割り当てや期限、進捗状況を明確に可視化するものです。これにより、各メンバーが自分の責任範囲と期限を正確に理解し、効率的に作業を進められます。

また、プロジェクトの全体像を把握しやすくなるため、チーム全体の進捗管理がスムーズになる点も、タスク管理ツールが必要とされている理由の一つです。

緊急時の対応と優先順位の明確化

プロジェクトを進めるなかで、突発的なタスクや緊急事態が発生することは避けられません。

タスク管理ツールを利用することで、これらの緊急事態に対応しやすくなり、作業の優先順位を瞬時に調整可能です。また、リソースの再配分も容易に行えるでしょう。

プロジェクトの進捗と成果の定量的評価

タスク管理ツールを使用することで、プロジェクトの進捗状況を定量的に追跡し、成果を評価できます。

これにより、期限内に目標を達成するための計画を立てやすくなり、プロジェクトの成功率を高めることにもつながるでしょう。

タスク管理ツールの導入で得られる効果

タスク管理ツールを導入により、次のようなメリットが期待できます。

• 情報の見える化が可能になる
• 進捗状況を可視化できる
• コミュニケーションの円滑化が可能

情報の見える化が可能になる

タスク管理ツールを導入すると、チーム全体で情報の見える化が可能になります。プロジェクトの全体像や進行状況、各メンバーの進捗状況などをチーム内で共有できるため、チームワークの向上や、生産性アップにつながる効果が期待できるでしょう。

新たにツールを導入せず、誰もが使い慣れているExcelを使ってタスク管理を行う方法もありますが、この場合は管理表を一から作成しなければいけません。フォーマットの作成に時間や手間がかかるだけでなく、データを共有するにはメールで送信するといった手間も発生します。

しかし、タスク管理ツールを導入すれば、簡単な操作でタスクを追加しガントチャートやカンバン方式などで進捗状況を視覚的に把握できるため、情報共有をスムーズに行えるようになります。

進捗状況を可視化できる

タスク管理ツールを利用により、各タスクの進捗状況を容易に可視化できるようになることも、タスク管理ツール導入のメリットです。

マネージャーはタスクの進捗状況を常に把握しておく必要がありますが、テレワークでメンバーが遠隔地で仕事をしている場合には、状況の把握が難しくなるでしょう。

しかし、ツール上で進捗状況が確認できるようになればメンバー進捗状況を個々に確認する必要がなく、ミーティングや報告書などで報告をしてもらう必要なくなり、生産性向上につながります。また、タスクの遅延があった場合にも、早期に把握して対処できるようになるため、トラブルの防止にも役立つでしょう。

コミュニケーションの円滑化が可能

タスク管理ツールにより、チーム内のコミュニケーションが円滑になることも、導入メリットの一つです。

タスク管理ツールには、コメントやチャット機能を搭載している場合があり、離れた場所にいるメンバーともリアルタイムでコミュニケーションを図れます。

テレワークでは、メンバー同士が直接顔をあわせる機会が少ないため、コミュニケーションの重要性が高くなります。しかし、チャット機能を活用すれば、コメントやメッセージで気軽にやり取りができ、円滑なコミュニケーションが取れるでしょう。

さらに、タスクのコメント欄を活用してやり取りをすれば、いつでも内容を見直せるため、情報伝達の抜け漏れがなくスムーズに業務を進められます。

無料利用可能なタスク管理ツールでも機能は充実

タスク管理ツールは、業務効率の向上、仕事量の可視化といったメリットがあります。プロジェクト単位で対応チームを構築する、複雑な対応や処理を求められる部門が存在する企業におすすめのサービスです。

無料プランから有料プランに変更する際の基準としては次のポイントが挙げられます。

• チーム全体でのタスク管理・共有が必要な場合
• ファイルのアップロード容量が不足している場合
• 管理すべきタスクが一定以上の場合
• タスク管理ツールを活用したプロセス管理に手間がかかっている場合

タスク管理ツールをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

特徴や機能、サービスを絞ってプロジェクト管理ツール・ソフトウェアを比較したい方はこちらをご覧ください。

• 工数管理ツールの比較
• タスク管理ツールの比較
• ガントチャートツールの比較
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