RPAとは - AIとの違い | メリットやデメリット、導入手順を紹介
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RPAとは
RPAとは、Robotic Process Automationの略でソフトウェアロボットによる業務プロセスの自動化をさします。具体的には、データの入力やファイルの複製といった単純作業を自動化してくれるツールです。メリットは、従業員の工数削減や満足度向上、正確性の担保などです。
RPAの活用例
RPAを活用した例にはたとえば次のようなものがあります。
- 問い合わせ内容をメールからExcelに転記
- 新入社員の情報を人事システムに自動で反映
- 営業実績のデータを月ごとにレポーティング
- 残業時間の多い従業員へメールで通知
RPAとAIの違い
RPAとAIの違いは、判断を自動化するか否かです。RPAは、製作者によって決められたルールどおりに動くため、シンプルな業務を確実にこなしてくれます。一方AIは、大量のデータにもとづいてシステム自身で判断し定められた業務をこなします。つまり、RPAの強みは単純作業を正確に実施する点に、AIの強みは人間の判断をある程度の精度で代替してくれる点にあるといえるでしょう。
| RPA | AI | |
|---|---|---|
| 特徴 | 決められたルールに基づいて処理 | ビッグデータに基づいて判断を自動化 |
| メリット | 定型業務を正確にこなす | 判断が必要な業務をこなせる |
| デメリット | 判断は人間が決めておく必要あり | 判断の正確性はAIによって異なる |
詳しくは次の記事を参考にしてください。
RPAとVBA（Excel マクロ）の違い
RPAとVBAの違いは、ExcelやWordといったOffice アプリケーション以外を自動化できるか、プログラミングの習得が必要かにあります。RPAは、ツールにもよりますがアプリケーションを問わず幅広く自動化でき、プログラミングがわからずともある程度実装可能です。他方、Excelではマクロと呼ばれるVBAは、Office アプリケーションを中心に自動化し、プログラミングを必要とします。そのため、現場の担当者が制作するのであればRPAの方が適しています。
| RPA | AI | |
|---|---|---|
| Officeアプリケーション以外の自動化 | できる | あまりできない |
| プログラミングの必要性 | 基本的に不要 | 必要 |
ちなみに、Office アプリケーションを自動化するのであれば、VBAの代わりにPower AutomateというRPAツールを使うのがおすすめです。Power Automateはマイクロソフトが提供しているRPAツールで、プログラミングをせずともOffice製品を中心に業務を自動化できます。
RPAを導入する目的・メリット
RPAを導入する目的は次のとおりです。
- 従業員満足度の向上
- 人的コストの削減
- 業務の精度を改善
従業員満足度の向上
RPAを導入すると、業務効率化により従業員の満足度が上がります。RPAによって代替される業務は、テキストのコピーアンドペーストやファイルの移動といった、判断を必要としない業務です。直接的には価値を産まないこれらの業務を省略することで、人間でないとできない仕事に従業員が取り組めるため、モチベーションの改善に期待できます。
人的コストの削減
RPAの導入によって得られるメリットには、採用や教育にかかるコストの軽減が含まれます。中途採用および人材教育に費用をかけたとしても、転職によって流出してしまう昨今。RPAであれば、転職されないため人材にかかるコストを減らせます。そのためRPAは、機械的な労働者という意味でデジタルレイバーとしてくくられることもあります。
業務の精度を改善
RPAは、決められたルールに対して高い精度で業務を実施します。人間は1日8時間、週5日程度しか働けず集中力が切れれば精度が低下します。それに対しRPAは24時間365日稼働でき、法則に従った行動をほぼ100%の精度でこなします。よって、単純作業の繰り返しにはRPAを導入するメリットが大きいといえるでしょう。
RPAを導入するデメリット
RPAを導入した際のデメリットには次のようなものが考えられます。
- 導入コストが高い
- 経験者が少ない
- 修正する体制が必要
導入コストが高い
RPAのデメリットとして、費用の高いツールの多い点があげられます。クラウドであれば数万円から利用できるものの、デスクトップ型であれば数十万円、サーバー型なら数百万円から1,000万円以上となるケースも珍しくありません。そのため、小さな規模から導入をしたい企業はクラウド型、少なくともデスクトップ型の導入をおすすめします。
経験者が少ない
RPAは、従業員が全員未経験である状況が往々にして発生します。そのため、RPAツールを制作する担当者は、学習動画やマニュアル、書籍などを閲覧して習得したり、企業からサポートを受けられる体制を整えたりすることが必要です。RPAはプログラミングに比べてハードルが低いのは事実ですが、一朝一夕で使いこなせるようになるわけでもありません。
修正する工数や体制が必要
RPAは、指示されたルールどおりには動けるものの、ルールに記載されていない想定外の事象が発生した際には稼働が停止します。その場合は担当者が原因の箇所を特定し修正していきます。RPAの利用が広がってきた場合には、RPAに強い専門家を配置して修正にかかる工数を削減するのがおすすめです。
RPAツールの種類
RPAツールは大きく分けて、オンプレミスのデスクトップ型とサーバー型、クラウド型の3つに大きく分類されます。これらの違いを見ていきましょう。ちなみに、デスクトップ型のRPAをRDA（Robotic Desktop Automation）と呼びRPAと区別するケースもありますが、以下の文章ではPRAのなかの1つとしてRDAが存在するとします。
| デスクトップ型 | サーバー型 | クラウド型 | |
|---|---|---|---|
| インストール先 | 自社のパソコン | 自社のサーバーとパソコン | 提供企業のサーバー |
| 初期費用の目安 | 10万〜100万円 | 100万〜2,000万円 | 1万〜10万円 |
| 企業規模の目安 | 中小企業・大企業 | 大企業 | 中小企業 |
| おすすめ企業 | 主にオフラインでの作業を自動化したい新規導入の企業 | 他社のRPAを利用して勝手がわかっている企業 | 主にオンラインでの作業を自動化したい新規導入の企業 |
デスクトップ型（オンプレミス）
デスクトップ型のRPAツールは、自社のパソコンそれぞれにインストールして使用するオンプレミスのシステムです。RPAツールを利用したいパソコンにのみ導入するため費用が10万円からとそれなりである反面、自動化する範囲を広げようとした際にサーバー型やクラウドに切り替える必要性があります。そのため、まずは小さな規模から自動化したい企業におすすめの形式です。
サーバー型（オンプレミス）
サーバー型のRPAツールは、自社のサーバーおよびパソコンにインストールするオンプレミスのツールです。サーバーによって各パソコンのRPAツールを管理できるため、大規模でRPAツールを稼働させる場合に便利です。デメリットは導入までに時間がかかること、購入にかかる費用が100万〜2,000万円と高額になりやすいことです。RPAツールをすでに使用していて大規模での運用に目処をつけられている企業におすすめします。
クラウド型
クラウド型のRPAツールは、提供先のサーバーにインストールされているシステムをオンラインにて利用するサービスです。導入の工数およびコストがかからない点、リモートワークでも利用できる点が強みといえるでしょう。ただし大規模での導入を検討している場合は、サーバー型のほうが費用対効果が高くなるケースもあります。小規模から徐々に利用を拡大していく企業におすすめです。
RPAツールの導入手順・方法
RPAを導入する際は、次の手順に沿って進めるのがよいでしょう。
- RPAツールを最小限の規模で導入
- RPAツールを評価
- RPAツールを継続するか入れ替えるか判断
- （入れ替える場合は）RPAツールの要件詰め
- RPAツールの選定
- RPAツールのトライアル
- RPAツールの再導入
重要なのは、RPAツールを最小の規模で試して効果を実感してから拡大したり入れ替えたりすることです。RPAツールはデスクトップ型やサーバー型では、何十万から何百万という料金に達します。そのため、まずは稟議を通す必要がないくらいの小さな規模で試用して運用できるようになってから、あらためてRPAツールを検討するとよいでしょう。
1. RPAツールを最小限の規模で導入
RPAツールを本格的に導入する前に小さな規模で試験的に導入します。まずは、1つのパソコンだけでトライアルするとよいでしょう。RPAツールによって単純な作業から開放されて工数を削減できるだけでなく、本来の業務に時間をかけられる喜びを実感できるのも重要な点です。ゆえに、最初は低価格ですぐに利用できるクラウド型またはデスクトップ型をおすすめします。
2. RPAツールを評価
RPAツールを導入したら使った担当者から効果や感想をヒアリングします。費用対効果だけでは測れない、従業員満足度の向上や残業時間の減少を実感できるはずです。もし、周囲でRPAツールの噂を聞きつけて「自分も使いたい」という従業員がいれば使ってもらうとよいでしょう。
3. RPAツールを継続するか入れ替えるか判断
RPAツールの導入を小さな規模で成功させたあとは、同じツールを使い続けるかほかのツールに入れ替えるかを検討します。いままで利用してきたRPAツールのアカウント数を増やせばよいのか、ほかの使いやすいツールに乗り換える必要があるのかは、前述のヒアリングを踏まえれば判断できるでしょう。
4. （入れ替える場合は）RPAツールの要件詰め
もし、RPAツールを入れ替える場合は、RPAツールを導入したいと考えている部署の間で企画を進めます。RPAツールを試験的に導入したことでどのようなポイントに注目すればよいのか、どんな効果が得られるのかが明らかになっているはずです。
5. RPAツールの選定
要件にもとづいてRPAツールを選定します。RPAツールの仕様や料金は問い合わせないとわからない場合がほとんどなので、提供企業の営業担当者にききましょう。
6. RPAツールのトライアル
RPAツールを1つまたは2つまで絞ったら無料トライアルにて、使用感を確かめましょう。RPAツールは、システムによってはテキストの多い表示だったり英語のみの対応だったりします。ツールを触る担当者に実際に触ってもらって使えそうかチェックしましょう。
7. RPAツールの再導入
トライアルで問題がなければ導入します。RPAツールをはじめて利用する担当者は使い勝手がわかるまでに時間がかかります。提供企業が配信している学習用の動画やマニュアル、Q&Aなどを参考にしながら徐々に慣れていきましょう。
RPAツールの導入事例
RPAの導入事例を紹介します。各企業の導入前の課題や効果をまとめているので、RPAの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
RPAの導入例について、さらに詳しく知りたい方は▼
西武ガス情報システム（IT・100〜500人）
西武ガス情報システムはエネルギー事業をはじめ、生活に関する多くの分野で事業を展開しています。
課題：人為的なミスと残業時間の増加
経理がデータをExcelで管理していたものの、ヒューマンエラーが発生したり残業時間が増大したりする問題がありました。
効果：4時間の作業が5分に
会計システムへの仕分け入力と入力の確認を自動化させたところ、所要時間が4時間から5分へと短縮できました。入力や保存といった簡単な作業をシステムに任せることで、残業時間の削減に一役買っています。
慈恵大学（学校法人・5,000人〜10,000人）
学校法人慈恵大学は東京慈恵会医科大学、慈恵第三看護専門学校、慈恵柏看護専門学校、その他附属病院を多く運営している学校法人です。医療現場での活躍を目指して多くの学生が勉学に励んでいます。
課題：医師の業務軽減
医師の事務作業をいかに減らすかが課題でした。事務的な仕事は、事務的な仕事は医師以外の職員が担当していましたが、すでに手一杯の状況においては医師も事務作業をこなしていました。
効果：業務時間を90％カット
RPAを導入して事務職員の業務を削減。いままでは従業員が作業していた内容をRPAに任せたところ、所要時間を約1／10にまで短縮しました。節約した時間で、医師の業務を減らすことに成功しています。
RPAの導入で安定したクオリティと作業の効率化
RPAを導入することで、従業員満足度の向上や作業の高速化、コスト削減など、さまざまなメリットを受けられます。しかし、RPAツールは選び方を間違えると導入に失敗する恐れがおおいにあります。そのため、RPAの導入を検討する際は、事前に社内の課題を洗い出し、目的に合ったサービスを選びましょう。
ボクシルでは、おすすめRPAツールの料金や機能、特徴がまとまった資料を無料でダウンロードできるので、ぜひサービス導入を検討する際は、事前の情報収集を念入りに行なってください。
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