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RPAとExcelマクロ、VBAの違い | できることや活用方法

記事の情報は2021-10-27時点のものです。
RPA、Excelマクロ、VBAはともにパソコンにおける業務の自動化のためにツールです。ただしそれぞれ自動化できる対象業務、必要なリテラシー、環境などが微妙に異なります。RPA、Excelマクロ、VBAの違いやそれぞれのツールで実現できることや活用方法について解説します。

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、ソフトウェアロボットを活用した業務の自動化を指します。RPAを活用すれば、問い合わせメールをExcelへ自動で転記したり、営業管理ツールからデータを抽出して自動でレポート作成したりできます。

Excelマクロとは

Excelマクロとは、Excel上で稼働する複数の動作をまとめて呼び出せる機能を指します。Excelに標準で実装されていて追加費用が発生せず、関数では難しい高度な作業にも対応可能。Excelに用意されている「マクロの記録」を利用すればプログラミングができなくても問題ありません。

VBAとは

VBAとは、Visual Basic for Applicationsの略称でMicrosoftのOffice製品にて動作するプログラミング言語を指します。WordやExcel、Access、PowerPointなどを活用した自動化に用いられるプログラミング言語で、計算やデータ検索、外部ファイルの作成、ウェブサイトからのダウンロードなどさまざまな作業が自動化します。

特に、Excelで動作する場合はExcel VBAと呼ばれ、マクロや関数より広範な業務を効率化できるとして注目されています。

RPAとExcelマクロ、VBAの違い

RPA、Excelマクロ、VBAには次のような違いがあります。どのシステムも業務の自動化に役立つものの、使用する難易度と活用できる業務の幅が微妙に異なります。なお、RPAとAIの違いについてはこちらの記事で紹介しています。

RPA Excelマクロ VBA
自動化の対象 パソコンによる操作全般 Excel 各種Office製品、Web操作、メール送信
連携するアプリ パソコンのアプリ、Webサイトのアプリ Excel Officeのアプリ、Webブラウザ
プログラミングの知識 なくても可 なくても可 VBAに関する知識が必要
OCRやAIの活用 可能 不可 不可

RPAとExcelマクロの違い

ExcelマクロはExcel上でのみ動作するのに対し、RPAはExcelに限らず他のアプリやWebサイトと連携させて使用可能です。

Excelは「マクロの記録」機能を使用すれば非エンジニアであっても直感的に自動化できますし、RPAも基本的にはプログラミングの知識やリテラシーがなくても操作できるように作られています。また、クラウド型のRPAならパソコンの性能に依存せず自動化できるので、パソコン上で動作するExcelマクロでは難しい高負荷の作業にも対応しやすいです。

RPAとVBAの違い

VBAはOffice製品やWebブラウザなどで動作し、RPAはそれに加えパソコンやWebサイトのアプリまで自動化します。

また、VBAはプログラミング言語を使用するので、非エンジニアが使用することを想定して作られたRPAと比較すると活用は難しいです。RPAの方が活用しやすい傾向にあるものの、Office製品だけで完結する場合はVBAを使用した方が効率的なケースも考えられます。

RPAとExcelマクロ、VBAでできること

RPAをExcelマクロ、VBAはともに人間の判断が必要ない定型的な業務を自動化する際に活用できる手段です。ただし、自動化したい範囲やプログラミング知識の有無、動作のパターンなどによっても選ぶべき手段は異なります。

RPAでできること・活用すべき場面

RPAは、自動化できる範囲が最も広くかつプログラミング知識がなくても活用できます。ExcelマクロやVBAがカバーできないWebサイトのアプリやパソコンのアプリと連携が必要な場合はRPAを活用すべきです。

また、作業を予約すればパソコンの前に人間がいなくても実行可能です。深夜や土日祝日のように人間が作業していない時間帯での稼働に向いています。

Excelマクロでできること・活用すべき場面

Excelマクロは、パソコンに負荷のあまりかからない作業をする際に使うべき手段です。「マクロの記録」機能であれば非エンジニアでも自動化できるので、どの部門でも気軽に活用可能。カバーできる業務領域は限られていますが、Excelでのデータ集計やグラフ作成、印刷などであれば十分にExcelマクロで対応できるでしょう。

手軽に使える手段ではあるものの、動作範囲がExcelに限られておりWebサイトやアプリをまたいだ処理は不可能です。また、複雑な処理は「マクロの記録」機能だけだと表現できない可能性が高いといえます。

VBAでできること・活用すべき場面

Exelマクロでは自動化できない程度に複雑でありながら、RPAを使用するほどでもない定型作業はVBAが適しています。具体的な作業としては、数千件程度までのデータ処理、条件分岐階層が少なめの工程、Webサイトのクローリング、メール送信などが考えられます。

ただし、前提としてVBAを使える従業員がサポートしてくれる環境が必要です。また、動作できる範囲もOffice製品と特定のWebブラウザに限定されるため注意しましょう。

RPAとExcelマクロ、VBAを組み合わせる

RPAとExcelマクロ、VBAは活用すべき場面が異なるので、状況に合わせて組み合わせながら自動化しましょう。また、Office製品にはPower AutomateというRPAツールもあり、ExcelやVBAの代わりに利用するのもおすすめです。

たとえば、販売管理システムからデータを出力してExcelに転記するまでの工程をRPAで行い、Excelからレポートを作成する作業はExcelマクロで行うパターンが考えられます。他にもRPAやExcelマクロ、VBAを組み合わせることにより単体では難しい自動化も可能となるでしょう。

RPAは現場のスキルにあわせて導入しよう

RPA、Excelマクロ、VBAのなかでもRPAは最も汎用的に自動化ができます。また、VBAのようにプログラミング知識は必ずしも必要とはしません。RPAは現場が利用できてこそ効果を発揮するため、利用者のスキルに合わせたツール選びはRPA導入にあたって重要なテーマとなります。

RPAについて具体的にどのようなサービスが存在するのか知りたい、ツールを比較したいといった場合は次の記事もあわせて確認しましょう。

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