帳票とは？帳簿や伝票との違い・種類・目的・保存や電子化の方法まで

帳票とは

帳票とは、「ちょうひょう」と読み、経営に関係する書類のことを指します。これは帳簿と伝票の二つを示すもので、それぞれひと文字ずつ合わせた言葉になっています。

帳票には、「証拠として使う記録」の意味があり、実際に取引が行われたことを証明する役割があります。

帳簿とは

帳票の「帳」にあたる帳簿とは、会社の経営状況を知るための書類のことで、いくつか種類があります。帳票の種類については後述します。

伝票とは

帳票の「票」にあたる伝票とは、日々行われる取引の際に必要となる書類のことで、帳簿のお金の動きを証明する書類になります。伝票の種類についても後述します。

証憑書類との違い

証憑書類は、取引の中で生じた取引の証拠となる書類のことです。領収書・納品書・見積書などがあげられます。

帳票の目的

帳票はだれが見ても「なぜその物やお金が動いたのか」が把握できるようにするために作成します。

常に同じ担当者であれば、帳票がなくても把握できるかもしれませんが、担当者が変わることはよくあります。そのときに情報共有の媒体となるのが帳票です。

帳票の種類

帳票の種類について、帳簿と伝票にそれぞれ分けて紹介します。

帳簿一覧

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 預金出納帳
• 買掛帳（仕入先元帳）
• 売掛帳（得意先元帳）
• 経費帳
• 固定資産台帳

伝票一覧

• 入出金伝票
• 見積書
• 請求書
• 納品書
• 領収書

帳票の保存方法

基本的に、帳票を保存しなければいけない期間は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。以下では、帳票の保存方法についてそれぞれ解説します。

電磁的記録による保存

DVDなどの外部媒体だけでなく、サーバに保存した会計システムのデータ自体が、電磁的記録として認められます。

ただし、事前に所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。

マイクロフィルムによる保存

保存期間の6年目以降であれば、マイクロフィルムでも保存が可能です。ただし、一定の条件をクリアするマイクロフィルムリーダの設置が必要です。

スキャナ保存

スキャナで保存するとは、紙媒体で管理していたものをデータ化して保存することです。

そのため、スキャナ保存を行う3か月前までに、所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。

法人税法で定められた保存期間

法人税法で定められた、帳簿の保存期間は7年間です。

しかし、万が一欠損金があった場合には、その事業年度は9年間の保存が必要です。法人であれば、伝票についても同様に7年ですが、欠損金が生じた場合は9年です。

個人の場合には5年の保存期間が必要です。

会社法で定められた保存期間

会社法で定められている帳票の保存期間は最低でも10年です。もし保存をしなかった場合は、職務を行う者に対し100万円以下の過料とされているため注意が必要です。

帳票の電子化

帳票の起源は、江戸時代の大福帳が由来と言われており、それをより細かく、取引記録を残したものが帳票になりました。また、これまで手書きが一般的でしたが現在では帳票の電子化が進んでいます。

理由は、国税関係帳簿書類のすべてまたは一部を、電子データでの保存を認める法律「電子帳簿保存法」が制定されたことで、煩わしいアナログの管理が簡素化されたためです。

帳票電子化が進む背景

これまで手書きで行うのが一般的だった帳票ですが、実は多くのデメリットが存在していました。

まず、手書きの文字は個性があるため、他者からしたら読みにくく、何が書いてあるかわからないケースが起こり得ます。また、同様に書き損じや誤字脱字なども起きやすく、結果的に作成の時間的コストがかかりすぎてしまうなどのデメリットもあります。

帳票を電子化するメリット

帳票を電子化することで得られるメリットは、以下のようなものがあります。

• 業務の効率化
• 加筆訂正が簡単
• 紙を必要としないためコスト削減になる
• パソコン管理による高いセキュリティレベル
• 帳票の劣化による紛失を防げる
• データ共有が楽になる
• 帳票の保存に場所を取らない
• 法令に則った管理ができる

帳票を電子化することによって、紙の管理では煩わしかった手間を簡素化でき、業務が飛躍的に効率化されます。

またそれ以上に、セキュリティを紙管理以上に厳しく管理できるため、安心かつ簡単なデータ管理が可能です。

帳票を電子化するデメリット

一方で、電子化された帳票のデメリットも理解しておく必要があります。それは、これまで手書きだった経理担当者が、電子化に対応できるかが問題になります。

新しく導入すると、コストがかかったり、手間がかかったりしてしまうため、パソコンを使うのが苦手な担当者の場合、導入すること自体に時間的コストがかかってしまいます。

ただし最近では、電子帳票システムも登場しており、パソコンの扱いに慣れていない方でも簡単に扱えるよう進化しています。デメリットを感じる方はシステムの利用を検討するとよいでしょう。

帳票作成サービスの機能

以上の項目で、帳票を電子化することのメリットやデメリットについて述べてきました。実際に帳票作成サービスを導入すると次のような機能が利用できます。

• 帳票作成
• PDF化
• 出力
• 印刷
• メール送付
• 郵送
• 厳重なセキュリティ
• 書類の検索
• アウトソーシング
• 顧客情報の管理

帳票作成サービスにある機能を活用することで、これまで面倒だった手作業の多くを電子化できます。

特に作成した帳票をそのままPDF化し、取引先にメールで送付したり、印刷したりがスムーズに行えるため、すべてが連動して業務の効率化につながります。

帳票作成ツールを選び方

• 自由に編集や加工ができる
• データを送信するためのメールのやり取りが可能
• 厳重なセキュリティ対策を行える
• データの集計が手間をかけずに簡単にできる
• 細かい設定での多様な検索が可能
• 使い勝手の良さ
• 自社にあった請求書などのテンプレートを作成できるか

以上のようなポイントを意識して帳票作成ツールを選びましょう。

いずれにしても、自社のサービスとうまく連携が取れること、自社にとって使いやすいことが必須なため、一般受けするものが自社にとって適しているとは限りません。

クラウド帳票作成で使えるサービス比較

では、帳票作成サービスの機能やポイントを踏まえて、次の帳票作成サービスの導入を検討してみましょう。

• 印刷・封入の手間の削減
• 人的ミスの防止
• ムダな経費を削減

楽楽明細では、自社のためのマイページをウェブ上に公開し、メールで取引先へ送付できるため、帳票の取り扱いがとても楽になります。

一つひとつの手間はちょっとしたものでも、それが毎日のように積み重なれば、その時間は莫大なものになります。そのため、請求書の発行業務にかかる時間を削減したい企業にオススメです。

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• 請求書管理の効率化でコスト削減
• 柔軟なワークフロー
• 支出を見える化

Concur Invoiceは、請求書データの管理を電子化することで、請求書の支払いプロセスを改善して大幅なコスト削減に導く電子帳票システムです。

請求書管理を効率化することで、1請求書あたりの処理コストを平均80%カットします。また、柔軟に設定できるワークフローで規定違反の発見もしやすく、現場の請求処理や発注申請をトータルでサポートしてくれます。さらに、豊富な標準レポートや、高機能なビジネスインテリジェンスツールが見える化を支援し、支払いの傾向を読み解くことでコスト削減のための計画立案に役立ちます。

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• 導入実績約85万社
• 電子帳簿保存法に対応
• 請求書受取まで電子化

BtoBプラットフォーム 請求書は、約85万社^※以上の企業に利用されているサービスです。請求書の受取・発行を電子化することで、請求業務のコスト削減・時間短縮・生産性向上を実現します。取引先が発行ボタンをクリックすれば即座に請求書を受け取れ、社内承認もWebで回すことも可能です。

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※出典：インフォマート「BtoBプラットフォーム 請求書」（2023年4月3日閲覧）

• さまざまな文字・書類スタイルを正確に認識
• 伝票や領収書など情報を素早くデータに変換
• 企業の使用目的や要望に合わせてシステム連携

CLOVA OCRは、紙面・画像に記載された文字・文章をテキストデータへ変換するサービスです。高水準の認識精度を誇るAI-OCRで、手書き文字や湾曲した文字でも高確率で認識。多言語にも対応しています。フォーマットが決まっている書類だけでなく、さまざまなスタイルの書類や、画像上にある単語・文章も素早くテキスト化。伝票や領収書の登録、身分証明書のモバイルアプリへの情報入力・確認・修正を効率化します。

使用目的や要望に応じて、帳票のアップロードから出力までWeb上で作業できるシステムと連携でき、基幹システムやアプリ、LINE公式アカウントなど、さまざまなシステムに実装可能です。

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• 96％を超える識字率で紙書類を正確にデータ化
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DAiKO OCR with AI insideは、手書き書類や帳票の文字読み取りを行い、データ化する電子帳票システムです。豊富なデータベースとディープラーニングにより、枠からはみ出した文字の判別や、訂正印や塗りつぶしによる訂正部分の読み飛ばしも可能。読み取り箇所はドラッグ＆ドロップで簡単に指定でき、各項目の情報種別はプルダウンメニューで決定。マウスとキーボードを行き来することのない、スマートな操作性です。

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• 幅広い種類のテンプレートを収録
• 帳票発行から履歴の共有・管理まで一元化
• 軽減税率制度、インボイスにも対応

LinkPrint CLOUDは、帳票資産を一元化できる請求書発行システムです。100種類以上のテンプレートフォームを収録しており、独自の仕様にカスタマイズも可能。帳票開発工数を大幅に削減します。どの方法で印刷した場合も日付や作成者、フォーム選択など利用した履歴がすべて残せます。印刷用のPDFの作成以外にも、帳票画面起動やモバイルプリンタ出力など業務に合わせて連携できます。

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• 導入実績30,500社を超える帳票基盤ソリューション^※
• 多様なビジネススタイルに対応
• クラウドサービスにおける利便性の高い運用

帳票クラウドサービス SVF Cloudは、クラウド上で利用可能な帳票サービスです。クラウドサービスなので、他のサービスとの連携が行いやすく、より利便性の高い運用を実現します。

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※出典：ウイングアーク１ｓｔ「「SVF Cloud」公式サイト」2022年2月末時点のパッケージ版とクラウド版の合計値（2023年4月3日閲覧）

• インターネットに接続できる端末から操作可能
• 初期費用無料で選べる接続方式
• 豊富な導入実績

FAX自動帳票サービス AUTO帳票は、インターネットに接続できる環境があれば利用できるインターネットFAXです。

サービス利用のための初期費用は、AUTO帳票Directであれば無料で、サービスインまでのテスト期間も設けられています。接続はWeb-API、FTP(S)、SMTPなど豊富に用意されており、現在の運用に合わせた接続方法が選択できます。また、大手メーカーのERPから専用システムまで、多種多様なシステムとの連携実績があり、導入しやすいインターフェースを提供しているため、システム改修の期間と費用を圧縮できます。

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• サーバー／モデムなどの機器の準備は不要
• 安心の処理能力でスピード受発注にも対応
• 24時間365日のシステム運用・監視体制を整備

FNX e-帳票FAXサービスは、帳票を自動でFAX送信するクラウドサービスです。さまざまなシステムから容易にアクセスできるため、サーバーなど機器の準備は一切必要なく、サービスが保有する大量回線の利用で、スピード処理、大量配信が可能になります。
天災などに対応しており、バックアップ体制は万全です。

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• Webと郵送、顧客に合わせて選べる送付方法
• 紙ベースも電子帳票と同じ規格で一元管理
• 帳票の分類や、添付する内容を細かく設定可能

invoiceAgentは、Webと郵送に対応した請求書発行システムです。郵送の場合は帳票の印刷から送付までを代行、Webの場合は顧客自ら専用サイトにログインし帳票を発行します。紙の帳票も電子ファイルとして取り込み、電子帳票と同じ規格で一元管理。帳票分類や添付するメッセージの設定も細かくできるため、帳票管理コストの大幅削減を目指せます。

• サブスク特化の帳票発行・管理サービス
• 月払いや年払い、従量課金制にも対応
• 既存契約をもとに最小限の労力で契約を更新

ソアスクは、BtoBサブスクリプションビジネスにおける販売管理に特化した請求書発行システムです。月払いや年払い、従量課金制など、さまざまな請求方式のサブスク販売に、柔軟に対応します。

見積書の作成は、商談中でも、タブレットを使ってその場で可能。画面の指示に従い、項目を選択していくだけで、詳細な見積書を自動作成できます。月払いや年払い、従量課金制に対応した請求書を発行でき、それぞれの取引先情報も、契約台帳からすぐに確認できます。また、既存の契約内容をもとにした契約更新も可能です。

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帳票の電子化で業務効率を向上

社会人として知っていて当たり前の帳票ですが、いまいちなんだかわからない人は多かったのではないでしょうか。

ビジネスマンとして理解しておくべき帳票の基本について解説しているので、ぜひこれを機会に帳票について理解してください。

そして、煩わしい帳票の作成を電子化にすることで、業務効率を向上させましょう。

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