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2019-03-26

帳票とは | 種類と目的・サービスの選び方も徹底解説

帳簿と伝票を作成する目的と役割はなんでしょうか?それぞれの定義と種類を帳票類の電子化が加速する理由、メリットやデメリット、保存期間などとともに解説し、請求書や納品書の発行を楽にするおすすめサービスも紹介します。※ 初回公開日:17/11/07
電子帳票システム
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帳票とは

帳票とは会計用語の一つです。
これは帳簿伝票の二つを示すもので、証拠として使う記録という意味があり、実際に取引が行われたことを証明する役割があります。

帳簿とは

帳票の「帳」にあたる帳簿とは、会社の経営状況を知るための書類のことで、いくつか種類があります。この種類については後述します。

伝票とは

帳票の「票」にあたる伝票とは、日々行われる取引の際に必要となる書類のことで、帳簿のお金の動きを証明する書類になります。伝票の種類についても後述します。

帳票は何のためにある?

なぜ帳票を作成する必要があるのか、疑問に思ったことはありませんか。

帳票はだれが見ても「なぜその物やお金が動いたのか」が把握できるように作成します。

常に同じ担当者であれば、帳票がなくても把握できるかもしれませんが、担当者が変わることはよくあります。その時に情報共有の媒体となるのが帳票です。

「請求書」も「納品書」も「領収書」も帳票?種類をまとめてみた

帳票の種類について、帳簿と伝票にそれぞれ分けて紹介します。

帳簿一覧

  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 現金出納帳
  • 預金出納帳
  • 買掛帳(仕入先元帳)
  • 売掛帳(得意先元帳)
  • 経費帳
  • 固定資産台帳

伝票一覧

  • 入出金伝票
  • 見積書
  • 請求書
  • 納品書
  • 領収書

帳票の起源は?手書きから電子化への移行が進むワケ

帳票の起源は、江戸時代の大福帳が由来と言われており、それをより細かく、取引記録を残したものが帳票になりました。

また、これまで手書きが一般的だった帳票ですが、現在では電子化への移行が進んでいます。

その理由は、国税関係帳簿書類の全部または一部を、電子データでの保存を認める法律「電子帳簿保存法」が制定されたことで、煩わしいアナログの管理が簡素化されたためです。

電子帳票とは | 電子帳票システムの導入メリットやサービス比較 | ボクシルマガジン
本記事では電子帳票の簡単な説明と企業が導入することで得られるメリットについて解説します。そして電子帳票ソフトについ...

手書きにはこんな問題が?手書き帳票のデメリット

これまで手書きで行うのが一般的だった帳票ですが、実は多くのデメリットが存在していました。

まず、手書きの文字は個性があるため、他者からしたら読みにくく、何が書いてあるかわからない、ということが起こり得ます。

また、同様に書き損じや誤字脱字なども起きやすく、結果的に作成の時間的コストがかかりすぎてしまうなどのデメリットもあります。

帳票を電子化するメリット

帳票を電子化することで得られるメリットは、以下のようなものがあります。

  • 業務の効率化
  • 加筆訂正が簡単
  • 紙を必要としないためコスト削減になる
  • パソコン管理による高いセキュリティレベル
  • 帳票の劣化による紛失を防げる
  • データ共有が楽になる
  • 帳票の保存に場所を取らない

帳票を電子化することによって、紙の管理では煩わしかった手間を簡素化でき、業務が飛躍的に効率化されます。

またそれ以上に、セキュリティを紙管理以上に厳しく管理できるため、安心かつ簡単なデータ管理が可能です。

帳票を電子化するデメリット

一方で、電子化された帳票のデメリットも理解しておく必要があります。
それは、これまで手書きだった経理担当者が、電子化に対応できるかという問題です。

新しく導入するということは、コストがかかったり手間がかかったりしてしまうため、パソコンを使うのが苦手な担当者の場合、導入すること自体に時間的コストがかかってしまいます。

帳票作成サービスにはどんな機能が?何を基準に選ぶべきか

以上の項目で、帳票を電子化することのメリットやデメリットについて述べてきました。

それでは、帳票を電子化できるサービスにはどのようなものがあり、どのような基準で選べばいいのでしょうか。

以下で詳しく説明します。

帳票作成にある機能

帳票作成サービスにある、帳票作成以外の機能には、以下のようなものがあります。

  • 帳票作成
  • PDF化
  • 出力
  • 印刷
  • メール送付
  • 郵送
  • 厳重なセキュリティ
  • 書類の検索
  • アウトソーシング
  • 顧客情報の管理

帳票作成サービスにある機能を活用することで、これまで面倒だった手作業の多くを電子化できます。

特に作成した帳票をそのままPDF化し、取引先にメールで送付したり、印刷したりがスムーズに行えるため、すべてが連動して業務の効率化につながります。

帳票作成サービスの選ぶ7つのポイント

  • 自由に編集や加工ができる
  • データを送信するためのメールのやり取りが可能
  • 厳重なセキュリティ対策を行うことができる
  • データの集計が手間をかけずに簡単にできる
  • 細かい設定での多様な検索が可能
  • 使い勝手の良さ
  • 自社にあった請求書などのテンプレートを作成できるか

以上のようなポイントを意識して帳票作成サービスを選びましょう。

いずれにしても、自社のサービスとうまく連携が取れること、自社にとって使いやすいことが必須なため、一般受けするものが自社にとって適しているとは限りません。

帳票作成はクラウドで?使えるサービスはコレだ

では、帳票作成サービスの機能やポイントを踏まえて、以下の帳票作成サービスの導入を検討してみましょう。

Concur Invoice


  • 請求書管理の効率化でコスト削減
  • 柔軟なワークフロー
  • 支出を見える化

Concur Invoiceは、請求書データの管理を電子化することで、請求書の支払いプロセスを改善して大幅なコスト削減に導く電子帳票システムです。
請求書管理を効率化することで、1請求書あたりの処理コストを平均80%カットします。また、柔軟に設定できるワークフローで規定違反の発見もしやすく、現場の請求処理や発注申請をトータルでサポートしてくれます。さらに、豊富な標準レポートや、高機能なビジネスインテリジェンスツールが見える化を支援し、支払いの傾向を読み解くことでコスト削減のための計画立案に役立ちます。

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SVF Cloud

  • 導入実績19,669社を超える 帳票基盤ソリューション
  • 多様なビジネススタイルに対応
  • クラウドサービスにおける利便性の高い運用

帳票クラウドサービス SVF Cloudは、クラウド上で利用可能な帳票サービスです。クラウドサービスということもあり、他のサービスとの連携が行いやすく、より利便性の高い運用を実現します。マーケットシェアも46%越えをしており、多くの企業や個人に導入されています。

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BtoBプラットフォーム 請求書

  • 導入実績約17万社
  • 電子帳簿保存法に対応
  • 請求書受取まで電子化

BtoBプラットフォーム 請求書は、2018年1月時点で約17万社近くの企業に利用されているサービスです。請求書の受取・発行を電子化することで、請求業務のコスト削減・時間短縮・生産性向上を実現します。
取引先が発行ボタンをクリックすれば即座に請求書を受け取れ、社内承認もWebで回すことも可能です。

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FAX自動帳票サービス AUTO帳票

  • インターネットに接続できる端末から操作可能
  • 初期費用無料で選べる接続方式
  • 豊富な導入実績

FAX自動帳票サービス AUTO帳票は、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用できるインターネットFAXです。

サービス利用のための初期費用は、AUTO帳票Directであれば無料で、サービスインまでのテスト期間も設けられています。接続はWeb-API、FTP(S)、SMTPなど豊富に用意されており、現在の運用に合わせた接続方法が選択できます。また、大手メーカーのERPから専用システムまで、多種多様なシステムとの連携実績があり、導入しやすいインターフェースを提供しているため、システム改修の期間と費用を圧縮できます。

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FNX e-帳票FAXサービス


  • サーバー/モデムなどの機器の準備は不要
  • 安心の処理能力でスピード受発注にも対応
  • 24時間365日のシステム運用・監視体制を整備

FNX e-帳票FAXサービスは、帳票を自動でFAX送信するクラウドサービスです。さまざまなシステムから容易にアクセスできるため、サーバーなど機器の準備は一切必要なく、サービスが保有する大量回線の利用で、スピード処理、大量配信が可能になります。
天災などに対応しており、バックアップ体制は万全です。

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DOCUMENT MARK

  • 複数の帳票システム統合によりコスト削減
  • 設計から活用までをすべてワンパッケージ化
  • オールインワンで解決する多彩のソリューション

DOCUMENT MARKは、通常個別に取り入れる帳票の作成、出力、電子保存の運用をワンパッケージですべて揃えることが可能です。

帳票の作成から保存までを一元管理することによって、無駄な時間的コストを省き、業務の効率化が実現します。1994年から帳票サービスを行ってきたことで、時代に合わせたソリューションを提案します。

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Misoca (ミソカ)

  • Web上で請求書が作成可能
  • スマホなどの端末にも対応
  • 一年間の無料お試し期間あり

Misocaは、有料のサービスと無料のサービスがありますが、有料のサービスの方はなんとすべて一年間無料で試すことができます。

そのため、帳票サービスの利用が初めてでよくわからないという方にもオススメです。サポート体制も充実し、自動的にデータのバックアップも行ってくれるので、安心して利用し続けることができます。

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楽楽明細

  • 印刷・封入の手間の削減
  • 人的ミスの防止
  • ムダな経費を削減

楽楽明細では、自社のためのマイページをウェブ上に公開し、メールで取引先へ送付できるため、帳票の取り扱いがとても楽になります。

一つひとつの手間はちょっとしたものでも、それが毎日のように積み重なれば、その時間は莫大なものになります。そのため、請求書の発行業務にかかる時間を削減したい企業にオススメです。

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帳票の保存方法・期間は?

基本的に、帳票を保存しなければいけない期間は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。以下では、帳票の保存方法についてそれぞれ解説します。

電磁的記録による保存

DVDなどの外部媒体だけでなく、サーバに保存した会計システムのデータ自体が、電磁的記録として認められます。

ただし、事前に所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。

マイクロフィルムによる保存

保存期間の6年目以降であれば、マイクロフィルムでも保存が可能です。
ただし、一定の条件をクリアするマイクロフィルムリーダの設置が必要です。

スキャナ保存

スキャナで保存するということは、紙媒体で管理していたものをデータ化して保存することです。
そのため、スキャナ保存を行う3か月前までに、所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。

法人税法で定められた保存期間

法人税法で定められた、帳簿の保存期間は7年間です。

しかし、万が一欠損金があった場合には、その事業年度は9年間の保存が必要です。
法人であれば、伝票についても同様に7年ですが、欠損金が生じた場合は9年です。

個人の場合には5年の保存期間が必要です。

会社法で定められた保存期間

会社法で定められている帳票の保存期間は最低でも10年です。
もし保存をしなかった場合は、職務を行う者に対し100万円以下の過料とされているため注意が必要です。

帳票の電子化で業務効率を向上

以上が、いまさら聞けない帳票についてと、帳票作成に使えるオススメのサービスについてでした。

社会人として知っていて当たり前の帳票ですが、いまいちなんだかわからないという人は多かったのではないでしょうか。

ビジネスマンとして理解しておくべき帳票の基本について解説しているので、ぜひこれを機会に帳票について理解してくださいね。
そして、煩わしい帳票の作成を電子化にすることで、業務効率を向上させましょう。

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