電子帳票とは？電子帳票システムの導入メリットやサービス比較
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電子帳票システムのサービスについてはこちらの記事でも紹介しているので、ぜひご覧ください。
電子帳票とは
電子帳票とは、取引先に発行する見積書や請求書、あるいは役所などに提出する申請書とビジネス上必要となるさまざまな帳票をデジタルデータにしたものを指します。
取引先が限定されている個人事業主は、逐一手書き伝票を使っていても業務に支障が出ることはないかもしれませんが、大企業のように無数の取引先を抱えている場合、帳票を手書きで作成することは効率的ではありません。
さらに、たとえデジタルデータとして帳票を作成しても、その都度紙に印刷しなければならないとすれば、それだけで莫大なコストがかかってしまいます。
そういった印刷コストや管理コストを抑えるために、帳票をデジタルデータのままやり取りできる電子帳票システムが注目されるようになってきたのです。
電子帳票システム普及の背景
電子帳票システムはパソコンやインターネットの技術が普及するにしたがって、次第に注目されるようになってきました。
特に1998年に「電子帳簿保存法※」が制定され、国税に関する帳簿類を電子データ化して保存することが認められて以降、急速に帳簿の電子化を取り入れる企業が増えてきたのです。また2005年には同法が改正されるとともに、いわゆる「e-文章法」も施行され、これまで紙として保存してきた帳票に関しても、スキャンした電子データを保存して代替させることが認められるようになりました。
それ以来、あらゆる帳票を電子化することによって業務効率の改善を考える企業が増え続けているのです。そして近年では、クラウドタイプの会計処理ソフトが増えていくにつれて、帳票データもクラウド上で作成、保存できるシステムが主流になりつつあります。
※出典：国税庁「電子帳簿保存法関係」（2022年4月25日閲覧）
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電子帳票システムの機能
帳票を電子化するために役立つのが、電子帳票システムです。「帳票を電子化する」といっても、具体的な機能はわからないでしょう。そこで、電子帳票システムにある機能を大きく3つに分けて紹介していきます。
電子帳票作成
電子帳票システムでは、主に以下の機能が搭載されています。
- データの取得
- レイアウト設計
- グラフ作成
- 帳票の出力
帳票作成ツールは取り込んだデータから、レイアウト設計をしたり、グラフを作成したりなどを行い自動的に帳票を作成してくれます。ただし、データの取得方法や、扱えるデータの形式などに違いがあるので注意が必要です。
また、業務内容によって必要となるファイル形式は異なるため、PDF、Excel、Wordなど必要となるフォーマットに出力できるかどうかを事前に確認しておきましょう。
電子帳票配信
電子帳票システムでは、スマートフォンやタブレット、または取引先への電子帳票の配信・送信も可能です。
- 紙への出力
- メールでの送信
- FAXでの送信
- 権限の付与設定
仮に紙でのやり取りが必要になった際にも出力でき、FAXでの送信も対応可能です。従業員に帳票を配信する際には、権限を付与した部署にだけ一斉配信するといった設定も可能です。
電子帳票保管・管理
帳票を紙で保管する場合には、保管場所や経年劣化、さらには検索性が問題となります。
電子帳票システムであれば、どれだけ多くの帳票であっても保管場所は取りません。そして必要な帳票を検索ですぐに見つけられ、細かく種類別に分けて整理もできます。
電子帳票のメリット
企業の大幅なコストカットを実現
電子帳票化のメリットとしては、帳票作成にかかる手間を省けるということと、印刷というプロセスをなくすことによって大幅なコストカットが実現できることが挙げられます。
たとえば数か月前に発行した請求書の内容を確認したい場合、デジタルデータとして保存していれば検索をかけるだけですぐに目当ての請求書を閲覧できます。
一方、紙媒体ですべての帳票を保存している場合、必要な書類を発見するだけでかなりの時間がかかってしまうでしょう。電子帳票システムの導入によって、帳票の作成から保存まで一貫してデジタル化できるため、必要な書類を必要なタイミングですぐに閲覧できるようになるのです。
また、他の販売管理などの基幹業務システムと組み合わせることによって、必要な帳票を素早く先方に提出可能になりました。
配送によるタイムラグがなくなる
かつて発注書や納品書、請求書を郵送していた頃は、先方に確認してもらうために最低1～2日程度かかっていました。それによって一時的ではあるものの、先方の確認待ちということでこちらの業務が止まってしまうことも少なくありませんでした。
ですが電子帳票システムによって、そういった帳票を電子化して瞬時に先方に配信できるようになったのです。それによって業務が滞ることなく進められ、クライアントに確認してもらいながらリアルタイムで書類の修正できるようになりました。
セキュリティの向上
帳票の電子化はセキュリティの向上にもつながります。紙媒体で保存する方法では、その企業が年数を重ねるごとに保存すべき書類が溜まっていくため、管理が大変になっていく一方です。
それに伴ってセキュリティ対策も複雑にならざるを得ません。ですが、電子化できれば一元的に帳票を管理できるようになるため厳重なセキュリティ下での帳票管理が可能になります。
各種帳簿データの活用
電子化されている書類は後から検索、整理、加工が容易であるため、それらをマーケティングの基礎となるデータ分析に役立てられます。たとえばそういったデータをCSV形式やPDFとして保存しておくと、必要なときに必要なデータをすぐに取り出して活用できます。
電子帳票システムの選び方
さまざまなメリットがある電子帳票システムですが、どのように選べばよいのでしょうか？
自社に合ったシステムか確かめる
まず、どのような企業向けのシステムなのかについてチェックしましょう。自社の規模に適したシステムを選ぶことが重要です。また、企業規模が拡大したときにも対応できるよう拡張性も注目しておきたい点です。
パッケージかクラウドか
次に提供形態がパッケージソフトかクラウドなのかについても選ぶときのポイントとなります。また電子帳票システムの導入によって見込めるコストカット額と初期費用や利用料などの価格を比べてシステムを選びましょう。
帳票を電子化して業務効率化を
電子帳票についての概要から、導入するメリット、そして代表的な電子帳票ソフトまで一挙に紹介しました。どんな企業であっても帳票の発行は不可欠ですから、この部分を電子化によって効率化すると、企業全体のパフォーマンスも向上するでしょう。
本記事を参考に、ぜひ電子帳票について理解を深めてください。そして、この機会に電子帳票システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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