大企業向け電子帳票システムおすすめ12選！選定ポイントと導入メリット

大企業が抱える帳票作成や管理の課題

電子帳票システムを導入していない大企業が、帳票作成や管理で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの電子帳票システムで解決できる可能性が高いです。

• 帳票作成や保管に時間とコストがかかる
• 帳票の紛失や改ざんのリスクが高い
• 帳票の保存や検索が煩雑で効率が悪い
• 帳票のフォーマットやレイアウトが統一されていない

帳票作成や保管に時間とコストがかかる

膨大な量の帳票を手作業で作成・印刷・製本・保管することは、多大な時間と労力を要します。また、帳票の保管スペースの確保や、郵送費などのコストも無視できません。紙媒体であるがゆえに、書類の保管場所を探す手間や紛失リスクも発生します。

帳票の紛失や改ざんのリスクが高い

紙媒体の帳票は、紛失や盗難、災害による損傷などのさまざまなリスクを抱えています。また、情報の改ざんを防ぐことも困難であり、セキュリティ面での不安も多いです。個人情報や機密情報を含む帳票の場合、これらのリスクは企業にとって大きな損失につながりかねません。

帳票の保存や検索が煩雑で効率が悪い

紙媒体の帳票は、ファイリングや保管場所の管理に手間がかかり、必要な帳票をすぐに探し出すことが困難です。また、過去の帳票を参照する場合も、膨大な書類の中から探し出す必要があり、業務効率を著しく低下させます。

帳票のフォーマットやレイアウトが統一されていない

部署や担当者によって帳票のフォーマットやレイアウトが異なると、情報共有やデータ分析の妨げになります。また、システム連携の際にも、フォーマットの違いが問題となり、スムーズな連携ができない場合もあるでしょう。

大企業が電子帳票システムを導入するメリット

大企業が電子帳票システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• 帳票作成・配信・管理の自動化による業務効率の向上とミスの防止
• 帳票の作成・配信・管理の効率化と品質向上
• 電子帳簿保存法の要件を満たすことで税務調査の対応がスムーズになる

帳票作成・配信・管理の自動化による業務効率の向上とミスの防止

電子帳票システムを導入することで、帳票の作成や承認、配信、保管といった一連の業務プロセスを自動化できます。これにより、手作業によるミスや漏れを防ぎ、業務効率の大幅な向上が可能です。また、システム上で帳票のステータスをリアルタイムで確認できるため、進捗管理も容易になります。

帳票の作成・配信・管理の効率化と品質向上

電子帳票システムでは、テンプレートを利用して帳票作成が簡単にできるため、作成時間の短縮やフォーマットの統一が可能です。また、システム上で帳票データを一元管理できるため、検索性や参照性が向上し、必要な情報を素早く入手できます。さらに、電子署名やタイムスタンプなどの機能を活用することで、帳票の信頼性とセキュリティを確保できます。

電子帳簿保存法の要件を満たすことで税務調査の対応がスムーズになる

電子帳票システムは、電子帳簿保存法の要件を満たすための機能を備えているため、税務調査の際に必要な帳票をスムーズに提示可能です。これにより、税務調査の準備にかかる時間や手間を削減し、法令遵守を徹底できます。また、電子帳票システムの導入によりコンプライアンス意識向上にも貢献します。

大企業が電子帳票システムを選定する際のポイント

大企業が電子帳票システムを選定する際の、代表的なポイントについて解説します。

帳票管理の現状や課題を把握する

電子帳票システムを導入する前に、まず帳票管理の現状を把握することが重要です。具体的には、次のような項目を明確にしましょう。

• どのような種類の帳票がどれくらいの量作成されているのか
• どのようなプロセスで帳票が作成・承認・保管されているのか
• 現状の帳票管理においてどのような課題を抱えているのか など

これらの情報をもとに、自社にとって必要な機能や要件を洗い出し、システム選定の基準としてください。

帳票データの量や処理速度に対応できるシステムを選ぶ

大企業では、膨大な量の帳票データを扱うことが一般的です。そのため、大量のデータをスムーズに処理できるシステムを選ぶ必要があります。帳票データの量や種類、処理速度などを考慮し、自社の規模や業務内容に合ったシステムを選定することが重要です。また、将来的なデータ量の増加にも対応できる拡張性も考慮しておくと良いでしょう。

既存の業務システムや関連部署との連携ができるシステムを選ぶ

電子帳票システムは、他の業務システムや関連部署との連携がスムーズに行えることが重要です。たとえば、基幹システムや会計システムとの連携ができれば、データの二重入力や転記ミスを防ぎ、業務効率をさらに向上させられます。また、営業部門や人事部門などの関連部署との連携も考慮し、全社的な情報共有や業務効率化を実現できるシステムを選ぶことが大切です。

大企業におすすめの電子帳票システム12選

大企業におすすめの電子帳票システムを紹介します。

楽楽明細は、請求書や納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行し、自動で取引先まで届けるクラウド型の電子請求書発行システムです。楽楽明細は次のような特徴があります。

• 導入実績8,000社突破し、電子請求書発行システム シェアNo.1
• 郵送代だけでなく、紙代や印刷代などのコストを約70万円削減できるほか、請求書発行にかかる時間も96%も削減
• 上場企業から中小企業にまで幅広く選ばれる、契約継続率99%の安心サービス

Bill Oneとは、あらゆる請求書をオンラインで受け取り、企業全体の請求書業務を加速するインボイス管理サービスです。Bill Oneは次のような特徴があります。

• 請求書を受け取った現場社員の支払い申請から上長の承認、経理部門による仕訳作成まで対応可能
• これまでに1,000回以上の機能改善を実施し、請求書業務のさらなる効率化のために進化し続ける
• Bill Oneを使って法改正の対応を進めることで、請求書にまつわる業務負荷を大幅に削減

TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の要件を満たしあらゆる国税関係書類を保存するクラウド文書管理システムです。TOKIUM電子帳簿保存は、次のような特徴があります。

• アカウント数・データ容量が無制限に利用できる
• 各書類同士の紐づけ・相互確認ができる
• タイムスタンプは電子帳簿保存法に対応しJIIMA認証も取得済み

マネーフォワード クラウドインボイスは、電子帳簿保存法にも対応し請求書の受領・送付業務を効率化する領収書受領システムです。マネーフォワード クラウドインボイスは、次のような特徴があります。

• すべての請求書を一括受領、オンラインで一元管理できる
• OCR・オペレーター入力で作業を自動化し正確性を高められる
• 柔軟な帳票レイアウト設定が可能でスムーズに導入できる

帳票クラウドサービス SVF Cloudは、複雑な帳票フォームを簡単に設計し、安定的に業務運用する総合帳票基盤ソリューションです。SVF Cloudは、次のような特徴があります。

• 多様なプリンターに標準対応し環境問わずさまざまなシステムで利用できる
• グローバル対応やRFID出力への対応など多様化する業務環境に対応している
• 電子ファイル形式で帳票を出力することで、帳票の長期保管ができる

@Tovasとは、注文書などの帳票を電子ファイル、FAX、郵送で届ける電子帳票配信システムです。@Tovasは次のような特徴があります。

• 全データの通信をSSLによる暗号化とウイルスチェックを実施し、高度なセキュリティ環境を実現
• 100年以上にわたるコクヨの思いと帳票業務に関するノウハウを結晶させたサービス
• 専任の担当者が帳票業務に関わる悩みをヒアリングし、抱えている業務課題や現状の運用方法に合わせた最適な利用プランを提供してもらえる

freee支出管理 受取請求書は、請求書の収集や電子保管などをAIが処理するクラウド請求書処理サービスです。freee支出管理 受取請求書は、次のような特徴があります。

• 請求書を取り込むだけで、電子帳簿保存法に沿って電子保管できる
• 書類アップロード専用サイトで各種書類を簡単に受取れる
• インボイス制度の保管義務に対応し、安全なクラウドサーバに10年間保管できる

i-Reporterは、紙の現場帳票を電子化し、業務課題を解決する現場帳票システムです。i-Reporterは、次のような特徴があります。

• 導入社数3,800社以上、国内シェアNo.1
• 使い慣れた紙帳票のレイアウトをそのまま電子帳票へ移行できる
• 電子帳票入力のための豊富なデジタルインプットでミスなく入力できる

カミナシは、帳票を電子化して管理業務を効率化するクラウドシステムです。カミナシは、次のような特徴があります。

• シンプルな画面操作で現場のチェックをモバイル端末ひとつで完結
• 9言語に対応した活躍できる現場作りのサポート
• 記録したデータをフォーマットに出力し各種報告書を自動作成できる

KANNAは、現場作業がメインとなる業界において、現場の進捗状況を管理・共有し生産性を高められる施工管理アプリです。KANNAは、次のような特徴があります。

• 最新情報をすぐに共有でき現場情報をミスなく共有
• 工事状況をシェアし移動をコスト大幅削減
• 柔軟なカスタム性でオリジナル機能の開発ができる

XC-Gateは、Excel帳票をWEB画面に変換し、現場で直接入力・登録できる現場帳票電子化ソリューションです。XC-Gateは、次のような特徴があります。

• Excelで項目の追加、レイアウト変更など電子帳票を自由に作成できる
• Webアプリなので、タブレット、スマートフォン、パソコンなどさまざまなデバイスに対応
• システム連携をシームレスに行い、現場のデータ入力、参照など作業コストを削減

freee請求書は、帳票発行機能に特化した電子請求書発行サービスです。freee請求書は、次のような特徴があります。

• 請求書のダウンロード履歴が一目で確認でき確認漏れによる未入金リスクを減らせる
• 40種類以上のテンプレートの中から選択でき、自由フォーマットにも対応している
• インボイス制度に対応した適格請求書の発行ができる

サービス選びは比較して検討しよう

タレントマネジメントシステムを選ぶ際に重要なのは「自社の状況に合った機能が備わっているか」他システムとの連携、運用コストなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミなども見ておくとよいでしょう。