無料で使えるおすすめの電子帳票システム7選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

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電子帳票システムとは

電子帳票システムは、見積書・請求書・納品書などの帳票類を電子的に作成・管理・保存できるツールです。手作業による帳票処理を減らし、業務の効率化や法令対応を支援する仕組みとして、多くの企業で導入が進んでいます。帳票の自動作成や電子保存、タイムスタンプの付与など、経理業務のデジタル化に役立つ多彩な機能が搭載されています。

電子帳簿保存法・インボイス制度との関係

電子帳票システムは、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を目的として活用されることが増えています。電子帳簿保存法では、帳票データを電子保存する際に改ざん防止や真実性の確保が求められており、タイムスタンプや検索機能などの要件を満たす必要があります。

また、インボイス制度では適格請求書の発行・保存が義務づけられており、対応可能な電子帳票システムを導入することで、制度に沿った帳票発行や管理がスムーズに行えるでしょう。

利用できる帳票の種類・機能

電子帳票システムでは、請求書・見積書・納品書・領収書などの帳票をテンプレートに沿って簡単に作成できます。システムによっては、売上帳や発注書、支払通知書などもカバーしており、あらゆる業務文書のデジタル化が可能です。

また、帳票の作成・発行にとどまらず、電子送信、PDF出力、自動保存、共有リンクの発行、さらには承認ワークフローの構築まで、一連の業務を効率化できる機能を備えています。

中小企業・個人事業主にもおすすめの理由

コストや人員に制約のある中小企業や個人事業主にとっても、電子帳票システムは大きなメリットがあります。無料プランや低価格帯のツールが多数存在しており、初期費用をおさえて導入しやすい点が魅力です。

さらに、書類の印刷・郵送といった手間を省けるため、日々の業務負担を軽減し、経理・総務担当者の作業時間を削減できます。法令対応と業務効率化を同時に実現したい中小規模の事業者にとって、導入を検討する価値の高いツールといえるでしょう。

無料の電子帳票システムを選ぶときのポイント

無料の電子帳票システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているか確認する

電子帳票システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているか確認しましょう。電子帳簿保存法とは、国税関係書類を電子的に保存する際のルールや要件を定めた法律です。

インボイス制度とは、消費税の納付方法を変更する制度で、2023年10月から段階的に導入されます。これらの制度に対応している電子帳票システムは、タイムスタンプの付与やデータの暗号化などの機能が備わっています。税務上のトラブルを避けるためにも、最新の法令に準拠したシステムを選びましょう。

他のシステムとの連携ができるか確認する

電子帳票システムを選ぶ際は、他のシステムとの連携ができるか確認しましょう。たとえば、基幹システムや会計システムと連携できれば、データの一元管理や自動化が可能になります。また、クラウド型のサービスであれば、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。

他社との取引もオンライン上で完結させられます。自社が利用しているシステムと相性が良いかどうかチェックしましょう。

作成したい帳票の種類や形式に対応しているか確認する

電子帳票システムを選ぶ際は、作成したい帳票の種類や形式に対応しているかどうか確認してください。無料版には対応できる帳票の種類や形式に制限がかかっていることがほとんどです。

PDFやExcelなどの一般的な形式だけでなく、XMLやCSVなどの特殊な形式も出力したい場合は、それらに対応したツールを選ぶ必要があります。

無料で使えるおすすめの電子帳票システム7選

電子帳票システムの中から無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので電子帳票システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

SATSAVEは、電子帳簿保存法に対応したクラウド型の電子帳票システムです。見積書や請求書などの帳票を電子データとして作成・管理・送付できます。ワークフロー機能や組織管理機能なども備えており、経理業務の効率化を支援します。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
容量	500MBまで
容量追加	利用できません
ワークフロー機能	利用できません
組織管理機能	利用できません

無料で利用できる機能と制限

Misocaは、請求書・見積書・納品書を簡単に作成でき、まとめて管理ができる電子帳票システムです。freee、MFクラウド会計、弥生会計 Nextと連携して自動で経理が可能で、スマホアプリで請求書発行が可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
月間請求書作成	10通まで
メール・電話・チャットによるサポート	利用できません
見積書のFAX送信	利用できません
決済サービスの利用	利用できません
郵送機能	利用できません

無料で利用できる機能と制限

MakeLeapsは、クラウド上で書類の作成・承認・発送・入金管理までできる電子帳票システムです。見積書から請求書へのワンクリック変換や郵送代行・セキュア送信などの機能で、請求業務を効率化できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
取引先数	3社まで
ユーザーの上限	1人まで
対応書類	見積書・請求書のみ
承認フロー	利用できません

無料で利用できる機能と制限

OPTiM 電子帳簿保存は、AIによる解析により多くの取引情報の電子帳簿保存が可能なシステムです。インボイス制度にも対応していて、請求書や領収書・注文書など、さまざまな書類の取引情報を一元的に管理できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
年間アップロード上限	120(月間上限：10)
ユーザー作成上限数	無制限
ファイル容量制限	無制限
ファイル保存期間	6か月

Zoho Invoice ‐ ゾーホージャパン株式会社

無料で利用できる機能

ZohoInvoiceは、見積書や請求書などの帳票を電子データとして作成・管理・送付できる電子帳票システムです。ZohoCRMやZohoBooksなどのZoho関連サービスと連携できます。また、PayPalやStripeなどのオンライン決済サービスと連携して、即時に支払いを受け取れます。

詳しくは公式サイトを確認してください。

マネーフォワード クラウドBox ‐ 株式会社マネーフォワード

無料で利用できる機能

マネーフォワード クラウドBoxは、請求書や納品書、領収書などの帳票を電子化して作成・管理・送受信できる電子帳票システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、タイムスタンプを自動で付与したり、取引先名や日付、金額などで検索したりできます。

詳しくは公式サイトを確認してください。

楽楽電子保存 ‐ 株式会社ラクス

無料で利用できる機能と制限

楽楽電子保存は、電子請求書発行システム「楽楽明細」で受け取った電子請求書や領収書などの帳票を電子保存・一元管理できる電子帳票システムです。検索や訂正削除に関する要件などの改正電子帳簿保存法の要件にも対応しており、無料で利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
保存できる帳票	楽楽明細で受け取った電子帳票のみ

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料の電子帳票システムでよくある機能の制限をまとめました。

請求書発行数の制限

無料版では、請求書の送信件数に月10～100件程度の制限が設けられていることが多くあります。事業規模が小さく、取引先が数社程度なら無料版でも支障はないかもしれません。

事業規模の拡大や、取引先の増加が考えられる場合は、無料版での対応が将来的に難しくなります。その場合は、有料版に切り替える必要がありますが、データ移行や設定変更などの手間やコストがかかる可能性もあります。自分たちの現状と将来の見通しを考えて、最適なプランを選ぶようにしましょう。

データの保存期間の制限

無料の電子帳票システムでは、データの保存期間に1年以内などの制限が設けられていることがあります。

たとえば、電子帳簿保存法では、帳票の保存期間は7年と定められています。有料の電子帳票システムならば、データの保存期間を法令に準拠できるため安心して利用できるでしょう。

新しくできた法律や制度への対応の制限

電子帳票システムでは、新しくできた法律や制度への対応にも注目する必要があります。無料のサービスでは最新の制度には対応していないなど、制度への対応が不十分な場合があります。

法律で帳票の保存期間が設けられている場合もあるため、税務上の問題を避けるためには、制度の対応をしているかを確認することが重要です。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは対応できない場合があります。有料ツールを検討したほうが良いケースをまとめているので参考にしてみてください。

帳票のデザインやレイアウトを自社のものに合わせたい場合

無料の電子帳票システムでは、帳票のデザインやレイアウトを自由に変更できない場合があります。

たとえば、ロゴや色、フォントなどを自社のイメージに合わせることや帳票のサイズや余白を調整できない場合があります。有料版ではカスタマイズが可能であるため、印象の良い帳票を作成可能です。結果的に、取引先にも使用しやすいと感じてもらえるでしょう。

複数のデータソースを統合したい場合

無料の電子帳票システムでは、帳票に表示するデータを一つのソースからしか取得できない場合があります。

たとえば、顧客情報や商品情報、売上情報などが別々のデータベースやファイルに保存されている場合、それらを一つの帳票にまとめられないことがあります。
有料版では複数のデータソースを統合して、帳票に必要な情報を一括で表示可能です。

強いセキュリティやバックアップがほしい場合

無料の電子帳票システムでは、セキュリティやバックアップに関するサポートが十分ではない場合があります。たとえば、帳票に含まれる個人情報や機密情報が第三者に漏えいしたり、サーバーがダウンしたりするリスクが向上する場合があります。

有料版では、無料版よりもセキュリティやバックアップに関するサービスが充実している場合が多く、万が一のトラブルにも対応可能です。

サービスを比較しましょう

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