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2017-11-24

文書管理システム導入事例 | 電子化による省スペース化・コスト削減を実現するには

紙のドキュメントをデジタル化し、一元管理することによって情報共有を可能とする文書管理システムは、近年大きな変化が起こっています。その変化を導入事例とともにご紹介します。
文書管理
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文書管理システムを導入する目的、意味合いは時代とともに変化しています。

もはや単純な紙の文書のデジタル化による管理だけでは現代のビジネススタイルに対応できないといってもよいでしょう。

今やオンラインストレージとの連携が必要不可欠となった文書管理システムの現状を、導入事例の紹介と合わせて解説していきます。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書や画像などのコンピューターで作成されたファイルと紙から電子化されたファイルを保管し、管理するコンピューターシステムのことをいいます。

近年ではファイルの保管や管理のみならず、作成した文書などを企業内で共有し、いつでもどこでも利用できるようにすることで、業務効率化を狙いとした活用法も増えてきています。

文書管理について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

中堅・中小企業向け文書管理シェア・市場規模 | 注目ソリューション6選 | ボクシルマガジン
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文書の定義とは

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)によると、文書情報とは以下のように記載されています。

「組織が職務上作成し、または取得した文書、図書および電磁的記録」

従来の文書や書類、図面など紙で作成されたものにとどまらず、コンピューターで作成されたすべての情報も対象にしていることがわかります。

これを前提として、文書管理の目的を以下で説明します。

文書管理システムの目的

企業内では帳票や見積もり、請求書決算書などの、さまざまな文書を保管する必要があり、そのためのスペースやコストは必要不可欠でした。

帳票とは | 種類と目的・サービスの選び方も徹底解説 | ボクシルマガジン
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このため、紙の文書の電子化による省スペース化の実現と、コスト削減を目的とした文書管理システムが活用されてきましたが、ビジネススタイルの変化にともない、文書管理システムの持つ目的も多様化しています。

以下では文書管理の目的を4つ説明します。

省スペース化・コスト削減

紙媒体の文書をファイルとしてデジタル化して管理することでスペースとコストの無駄を省きます。
また、これによって仕事をスムーズに進めることを可能にします。

検索機能による業務効率化

デジタル化した文書を探すコストを削減するために、文書管理システムに検索機能を搭載し、生産性の向上、業務時間と人件費の無駄な損失を防ぎます。

情報共有による業務効率化

管理された文書を組織内で共有する事により、コピーやファイル送信などの手間をなくします。
また、これによりタブレットやスマートフォンから必要な情報を即座に利用できるので、効率的な業務を可能にします。

文書管理とオンラインストレージの関係

上記の項目で説明した内容からもわかるように、文書管理システムとオンラインストレージの関係は切っても切れない状態になっているといえます。

このため、両者の機能は進化しており、販売会社によっては両者の組み合わせを最適化する方向に向かっています。

このように活用法が常に模索されつづけ、変化がめまぐるしい文書管理システムですが、企業の最前線ではどのような使いこなしをしているのか、各システムの導入事例からご紹介していきます。

boxの導入事例

Boxは、ビジネス領域で世界的なシェアを誇る、容量無制限で利用可能な法人向けクラウドストレージサービスです。
グローバル展開が前提となっているため、日本語でのインターフェイスを搭載、直感的な操作を可能とする他、フォルダ単位でのアクセス権限設定などを行うことにより、強固なセキュリティとともにビジネスを円滑に進めることを可能としています。
また、マルチデバイスでの利用が可能なことはもちろん、シングルサインオンによる外部サービス連携機能や、100種類以上の拡張子に対応したプレビュー機能により、時間や場所を選ばないファイルへのアクセスが実現します。

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DeNAの導入事例

会社名:DeNA業種:サービス業
事業内容:ゲーム、エンターテインメント、eコマース、オートモーティブ、ヘルスケア、スポーツ他

課題:OSやデバイスを問わない情報共有基盤の模索

インターネットを活用した数々の業務を行うDeNAでは、スピード感が重視された経営を目指しており、世界各国のスタッフがリアルタイムで連携を行うためのOSやデバイスを問わない強固な情報共有基盤を模索していた。

効果:ファイル総数322万のうち外部との共有に62万アイテムを使用

社内で徹底的にファイル共有基盤としてのboxの使用を促したところ、ファイル総数322万アイテムの共有が実現、そのうち外部との共有に62万アイテムを使用できた。
また、Excelファイルなどをワンクリックするだけで閲覧・編集が可能になる「BoxEdit」が最大限活用されている。

東京理科大学の導入事例

東京理科大学私立大学

課題:グローバル化に向けたコラボレーション実現のツール模索

自校のグローバル化を目指す東京理科大学では、研究開発に関する情報を一元管理、資産化していくと同時に、研究者の雑事を軽減するために情報システム「VRE」の構築に取り組み始め、それを実現するための情報共有基盤を選定する必要があった。

効果:セキュリティを確保しながら研究が効率的に

専任の教職員すべてにboxアカウントを作成、運用をはじめたところ、強固なセキュリティによって情報が保護された状態のまま研究開発の効率化を達成
複数人での研究や、文書の加筆修正などが可能になった他、研究時の写真などをiPhoneで撮影、そのまま共有といった活用も行われている。

Dropbox Businessの導入事例

DropBox Businessは、全世界で5億人以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。
Microsoft Officeとの統合が可能なほか、Dropbox Paperを使用して簡単にドキュメントを作成、共有しつつツールを活用した管理が可能です。
また、削除したファイルと以前のバージョンの復元も簡単に行え、業務効率を大幅に向上させることができます。
実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。

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INDOCHINOの導入事例

会社名:INDOCHINO業種:卸売業
事業内容:カスタムメイドのスーツ製作・販売

課題:世界25か国での共同作業が困難

バンクーバーに本社を持つカスタムメイドスーツメーカーINDOCHINOは、各国支店が本社とデザインコンテンツなどを共有して作業を行う際、複数のサーバに分散したデータを共有することに、膨大な時間と手間がかかるという課題があった。

結果:年間90日分の業務効率化・312%の投資利益率達成

各地に分散したデータをDropboxにより一元化、共有できた事で、現在ではプロジェクトデータ以外にも、製品開発、マーケティング、財務、人事部門にいたるまでの情報共有を行い、年間90日分の業務効率化、312%にもおよぶ投資利益率を達成。

電通の導入事例

会社名:電通業種:サービス業
事業内容:すべての広告・マーケティングサービス、およびコンテンツ・ビジネス

課題:情報共有にかかる大きなコスト

クライアントと情報共有するデータ量が数100GBにもおよぶ事がある電通では、物理的なデータ配送に頼っており、そのために生じるコストが月間数10万円になっていた。
また、配送のタイムラグを考慮した進行により、クオリティにも課題があった。

効果:コスト削減が実現しただけでなく、製作現場との共有も可能に

情報共有にDropboxを利用した事により、毎月のコストを大幅に低減できただけでなく、撮影などを行う制作スタッフとの情報共有がスムーズに行えるように。
これによって、確認作業が時間と場所を問わずに可能となり、大幅な生産性向上を実現。

NotePMの導入事例

NotePMは、ドキュメントの作成・保存・管理・共有を手軽に行う事のできる文書管理システムです。
Markdownに対応し、見出し・太文字などのテキスト装飾をかんたんに書ける高機能エディターで議事録、製品仕様書など、あらゆるドキュメントをWEB上で作成し、気軽に情報共有することが可能です。
ツリー構造になったフォルダ管理で、直感的な操作が可能な他、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイルも全文検索可能。
ハイライト表示、ワンクリック絞込みなど、便利な機能も充実しています。

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ソフツーの導入事例

会社名:ソフツー業種:通信業
事業内容:クラウド型コールセンターシステムサービス業、SIP/VOIP機器販売事業

課題:レスポンスに優れたナレッジ共有ツールの模索

カスタマー部門の拡充を行う予定だったソフツーでは、ナレッジ共有ツールを模索していたが、添付ファイルを含めた全文検索が可能な、簡単でレスポンスのいいツールが見つからなかった。

効果:営業所を含めた活用で全社での情報共有が実現

Markdownでの入力、全文検索という利点から、NotePMをカスタマーサポート用に導入したところ、その使いやすさと検索機能で本社だけでなく福岡営業所を含めた活用に拡大、距離の離れた営業所との情報共有が容易に。

DocuWorks + Working Folderの導入事例

DocuWorksは、電子文書と紙文書をひとつに統合することを可能にする文書管理ソフトウェアです。
紙文書をスキャンしたうえでOCRし、Excelファイルに出力などが可能な他、仮想的にデスクを再現したわかりやすいインターフェイスで管理された文書を、Working Folderと併用する事によりクラウドで管理、時間と場所を問わない活用を可能とします。
強力な検索機能と、専用ファイルに変換せずに管理できる柔軟性も併せ持っており、業務を快適に効率化します。

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ワイズ技研の事例

会社名:ワイズ技研業種:建設業
事業内容:地盤改良および補強、調査解析

課題:共同作業時の情報共有迅速化

地盤改良工事に豊富な実績を持つワイズ技研では、建設業界ならではの専門業者間共同作業が多く、FAXされた図面が深夜に届き、翌朝会社で確認してから業務に取りかかるといったロスがあり、効率的な情報共有と作業の迅速化が課題だった。

効果:DocuWorks + Working Folderの併用で現場確認が可能に

従来からDocuWorksで文書管理を行っていた同社では「ドキュメントトレイオプション連携」とともにクラウドストレージシステム「Working Folder」を導入。
現在ではFAXされた図面はリアルタイムでWorking Folderに保存され、スマートデバイスで確認、現場のコンビニでプリントが行えるようになり、情報共有と作業迅速化を達成。

ナイスケアの事例

会社名:ナイスケア業種:サービス業
事業内容:高齢者向け住宅・通所介護事業、障害福祉サービス事業

課題:介護報告や医師の診断を効率的に確認する方法を模索

老人ホームや介護施設を複数運営するナイスケアでは、施設が増えるに従い、従来の各所からFAXされる介護報告と医師の診断を電子化したうえでコンピューター上に保存し、それを施設長が確認する方式では対応ができなくなり、効率化が迫られていた。

効果:情報確認のための仕組み構築に成功、医師との情報共有も可能に

これを解決するため、新施設の開設を機にWorking Folderを導入、各施設ごとのフォルダを作成して管理した情報をiPadで確認するという仕組みを構築でき、素早い状況確認と共有が可能になった他、提携医師との情報共有も可能となり、充実したサービスを提供が実現。

発想次第で広がる文書管理システムの可能性

ビジネススタイルの変化とともにその意味合いも変化してきている文書管理ツールですが、どんなツールでも開発者の意図した使い方を超える活用法が存在します。

おそらく、オンラインストレージベンダーの方が予想の範囲を超えた使われ方をされたと感じたかもしれませんが、これはビジネススタイルにあわせた考え方次第で、どんなツールでもさまざまな活用ができるということの証拠といえるでしょう。

この記事を参考にして文書管理システムの新しい活用法を利用してみてはいかがでしょうか。

今回紹介したオンラインストレージや文書管理システムの詳細は以下からご覧になれます。

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