中堅・中小企業向け文書管理シェア・市場規模 | 注目ソリューション4選

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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

文書管理システムとは

文書管理システムとは、コンピューターファイルといった電子文書や、紙の文書をデジタル化したものを保管し、管理するコンピューターシステムのことを指し、Document Management Systemの頭文字でDMSと呼ばれることもあります。

電子帳簿保存法の規制緩和や、マイナンバー導入に伴う情報量増加などを背景に、注目されているシステムだといえます。

DMSとECM

文書管理システム（DMS）と似たシステムにECM（Enterprise Contents Management）があります。

ECMは、Documentが中心となるDMSに対し、動画や画像、音声などのマルチメディアも管理に含めているという違いがあり、その特性からCRM／SFAなどの顧客管理システムやERP基幹システムと連携する場合が多くなっています。

文書管理の変遷

日本では長らく紙の書類や印鑑などが重視されてきたこともあり、従来から保管されている文書をデジタル化することがあまり進んでおらず、書庫にそのままといった状況も少なくないようです。

しかし時代とともに文書管理の概念や意義、その方法などは変化してきており、ビジネスの在り方とも密接な関係を持って変遷してきているといえるでしょう。

デジタル文書の保管庫

業務のデジタル化が進むにつれ、必然的にデジタル化された文書の量は増加していきます。

さらにそのデジタル文書がコピーを重ねることによって、その量は人間が管理できる量を超えてきます。

デスクトップに作成されたフォルダで管理されたそれらは、次第に「文書管理システム」へと進化を遂げ、キャビネットや検索エンジンなどの実装がされるようになります。

ペーパーレス推進

新しく作成される文書が管理され、省スペース化と効率化が実現すると、その効果を倉庫などに保管してある紙の文書に適用する流れが始まります。すなわちペーパーレス推進です。

紙の文書はデジタル化され、新たな文書と同様の管理がされるようになりますが、スキャンしたデータの検索効率をあげるため、全文検索や属性検索、目録管理が実装されるようになりました。

ペーパーレスに関しては次の記事でも解説しています。

リスクヘッジツール

2006年に日本版SOX法、内部統制報告制度が施行され、企業活動における「記録管理」と「説明責任」が求められるようになりました。

これに対応するために「文書管理システム」が有効であると判断され、あってはならない企業不祥事の際にかかるコストに対してのリスクヘッジツールとなったのです。

ビジネスプロセス改善ツール

その後のインフラ整備に伴い、従来オンプレミスのシステムで行っていたビジネスも、クラウド環境への移行が進み、時間と場所を選ばないビジネススタイルが確立しつつあります。

つまり営業の現場では、クライアントとの文書のやり取りが即座にできることが求められ、そのための機能をあわせ持つ文書管理システムが必須となってきているのです。

文書管理システムとオンラインストレージ

このように文書管理の概念が変化している中、従来は紙の文書をデジタル化して管理することに特化していたシステムも、ニーズに応じた進化をしていかざるを得ません。

必然的に文書管理システムといわれる製品のベンダーは、クラウド環境での管理とマルチデバイスによるアクセスを実現する方向に進み、逆にオンラインストレージベンダーは、効率的に文書を管理する機能の実装という方向に進むようになってきています。

文書管理システムの市場規模

ここまで解説してきたように、文書管理システム市場は従来からの製品やソリューションと、市場規模を拡大してきているオンラインストレージが競合する、混沌とした状況となっています。

ICT市場調査コンサルティングのMM総研によると、2022年度の国内の文書情報管理に関する市場規模は2882億円、2021年度比9.8％増と拡大しています。文書情報管理に関する市場規模は2025年度に3700億円を超える見込みとされています。

※出典：MM総研「『2023年 文書情報管理関連製品・サービスの市場動向調査』」（2025年4月16日閲覧）

中堅・中小企業のシェアや運用形態は？

ノークリサーチによると、国内の中堅・中小企業における文書管理/オンラインストレージ（クラウドストレージ）サービスの導入社数シェアのトップ3は「DocuWorks」（16.2％）、「Microsoft 365」（15.6％）、「eValue NS/V/Air」（12.4％）となっています。

※出典：ノークリサーチ「2024年 文書管理・オンラインストレージサービス市場が進むべき新たな成長段階」（2025年4月16日閲覧）

中堅・中小企業における文書管理・オンラインストレージサービス市場では、クラウド形態のシステム導入が進んでいるものの、さまざまな形態の製品・サービスが混在しています。

文書管理注目ソリューション4選

それでは、現代のビジネススタイルにも対応する文書管理ソリューションには、どのようなものが存在するのか、シェアランキングも考慮に入れつつ厳選して紹介します。

また、今回紹介しきれなかった文書管理システムの詳細は以下から無料でDLできます。導入を検討中の方はあわせてご覧ください。

クラウドサインは、契約業務をWebで完結できる電子契約サービスです。契約書類の作成から契約、書類管理、状況の可視化まで対応し、取引先は登録不要で利用できます。

締結書類は自動で保管されるほか、紙で締結した契約書も電子化して一元管理でき、解約通知期限といった情報に基づいたアラート設定も可能です。要求水準の高い金融業界で導入されており、人事系や売買系、業務委託など多様な契約に役立ちます。

Microsoft 365は、ビジネスで使い慣れたOfficeを中心に、グループウェアやメールボックスが一体になったオールインワンアプリケーションをクラウド環境で提供しています。

記事中でも紹介したシェアNo.1文書管理には、これに組み込まれたインテリジェント・イントラネットSharePointが活用されています。

One Driveと連携をとることにより、モバイルデバイスを使用して時間と場所を問わないアクセスとファイル共有を社内外で行うことを実現し、Officeを活用した文書作成が可能です。

Dropboxは、全世界で7億人以上が愛用するDropboxの法人向けクラウドストレージサービスです。

Microsoft Officeとの統合が可能であるほか、Dropbox Paperを使用してドキュメントを容易に作成・共有し、チームフォルダを活用した管理が可能です。

また、削除したファイルは以前のバージョンへ容易に復元でき、業務効率の大幅な向上が期待できます。長年の実績による信頼感も大きな要素であり、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも安心感を与えられます。

intra-martは、Office文書のフォルダ格納はもちろんのこと、業務の流れにおける文書の確認・編集・承認・通知配信・保管・廃棄といった一連のプロセスを管理できる文書管理システムです。

使いやすくわかりやすい操作性で、登録や参照が簡単にできます。また、管理された文書やフォルダへのアクセス権限設定も可能で、柔軟な運用を実現するほか、管理者は操作履歴を確認できるため、セキュリティ対策も強固だといえます。

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【関連記事】
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ビジネススタイルに最適な文書管理方法を

ビジネスに活用されるツールは時代とともに変遷し、進化を遂げていきます。特に現代のように変化の激しい市場経済においては、ツールの変遷と進化も加速しており、企業にはそうした状況への柔軟な対応が求められています。

ビジネスを展開していくうえで必要になるツールのクラウド移行が加速している現在、文書管理システムも例外ではないといえるでしょう。

しかし、すべてがクラウドで解決するという思考に陥ることも、また危険ではないでしょうか。

現状と将来を冷静に見通し、自社のビジネススタイルに最適なシステムを選択することが重要
だといえるでしょう。

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