AI搭載型の文書管理システムで何ができる？従来型との違いやメリット、活用シーンを紹介
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AI搭載型の文書管理システムの特徴
文書管理システムとは、あらゆる形式の文書を一つのシステムに集約し、一元管理を実現できるツールです。単なる文書の保管だけでなく、検索や共有、バージョン管理など、文書管理の効率化につながる機能が搭載されています。
文書管理システムのなかにはAI技術を採用したものもあります。ただし、一概にAIといっても識別系AIと生成系AIに分かれ、それぞれ役割が異なるため課題や用途に合わせて適切な製品を選び分けることが重要です。
識別系AIは古くから存在する従来型の技術で、情報の整理や分類、抽出などを得意とします。一方の生成系AIは、学習したデータをもとに独自のテキストや画像、音声などのコンテンツを生み出せるのが特徴です。
文書管理システムにおけるAIの活用シーン
AIは方法次第でさまざまな活用が可能です。文書管理システムにおいても幅広い活用シーンが想定できるため、どのような場面でAIを利用するか、事前にイメージを膨らませておくと良いでしょう。
情報の自動仕分け
一つ目の活用方法は情報の自動仕分けです。文書管理システムに取り込んだデータを、任意の条件で自動的に分類できます。
たとえば、経費精算に関する文書を取り込む場合、該当するフォルダを作成してそのフォルダに格納するためのルールを作成します。すると、ルールに則って指定のフォルダに文書が保存される仕組みです。文書管理システムのなかにはフォルダを自動生成できる製品もあります。
自動仕分け機能の活用により、目視による確認やフォルダへの振り分けを行う必要がありません。従来の文書管理システムより作業効率の向上が見込めるでしょう。
AIを用いた文書検索
文書検索にAIを活用することで検索精度の向上が可能です。
従来の文書管理システムでは、文書内の単語や類語から必要な情報を探し出します。しかし、単語や類語のみでは、類似する単語を見逃したり、条件に合致していないと判断されたりする可能性があります。
一方、AIは自然言語処理技術により、単語や類語以外に前後の文脈や、言葉そのものの意味を汲み取れるのが特徴です。結果、文書の内容と検索語句を正確に読み取れるため、目的のデータを見つけやすくなります。
文書の要約
生成系AIを採用した文書管理システムでは、文書の要約が可能です。より正確にいえば、文書の内容をAIが読み取ったうえで、その要約テキストを新たに生成します。オリジナルコンテンツを生み出す生成系AIならではの技術なので、識別系AIにはできません。
要約機能は、研究データのような難解で複雑な文書を保管する際に役立ちます。長文であっても、指示次第で簡易的な文章にまとめてくれるため、内容を理解するまでの時間短縮につながります。
ルーティンワークの自動化
ルーティンワークを自動処理できるのもAIの特徴です。
方法としては、まずワークフローと呼ばれる構造図にタスクを登録します。タスクごとに開始条件や終了条件、トリガーなどを設定することで、あとは機械が自動的に作業を行ってくれます。機械が対処できない作業もありますが、ルーティンワークのような繰り返し発生するタスクはAIの得意分野です。
たとえば、「特定のフォルダに文書が追加された時点でAさんに通知を送る」といったタスクは、条件を設定しやすいシンプルな作業なので、AIでも問題なく対処できます。自動化の機能をうまく活用すれば、従業員の負担を減らし、より重要なタスクへと注力が可能です。
AI-OCR
AI-OCRとは、スキャナやカメラで文書を読み取れるOCRに、AI技術を組み合わせた製品やサービスです。AIの機械学習や自然言語処理の技術を用いることで、より高精度に文書を読み取れます。
たとえば、従来のOCRでは手書きの文書を読み取るのが困難でしたが、AI-OCRなら認識できる可能性が高まっています。認識精度が高まった結果、データ入力や確認の手間を抑えられるのがメリットです。
文書管理システムによっては、前述した自動仕分け機能と併用できる製品もあります。
AI搭載型の文書管理システムを導入するメリット
AI搭載型の文書管理システムを導入するメリットは次のとおりです。
- 文書管理にかける手間や時間を削減できる
- ヒューマンエラーを防ぎやすい
- より有益な情報を見つけやすい
文書管理にかける手間や時間を削減できる
一つ目のメリットは、文書管理の手間や時間を削減できる点です。
文書管理では、膨大な量の情報をシステムに取り込もうとするほど、多くの工数がかかります。ローカル環境からのインポートやデータ入力、情報の整理・分類など、文書管理にはやるべきことが数多く存在するためです。
AIであれば作業の自動化や簡略化が可能です。結果として手作業の割合が減少するため、余った時間をコア業務に割り当てることで、業務効率化だけでなく生産性向上にも寄与します。
ヒューマンエラーを防ぎやすい
ヒューマンエラーを防ぎやすいのもメリットの一つです。
人が手作業で文書管理を行う際は、ミスが起こりやすい傾向にあります。データ入力時のタイプミスや記載漏れ、格納場所の誤り、報告漏れなどは最たる例です。
AI搭載型の文書管理システムであれば、上記のようなミスや漏れを最小限に抑えられます。基本的にAIはプログラムどおりに稼働するため、指示内容に誤りがなければミスを犯しません。だからといってAIを過信しすぎるのは考えものですが、人間と機械がうまく協力することで、ヒューマンエラーの予防につながります。
より有益な情報を見つけやすい
AI搭載型の文書管理システムを活用すると、検索時に有益な情報を発見しやすくなります。
AIは、取り込んだデータから内容や法則性を分析する機械学習の技術を備えています。機械学習の仕組みを活用すれば、検索ユーザーの属性や行動傾向をもとに、興味のありそうな情報の提案が可能です。
ユーザーからすると、検索した情報以外に有益な情報を見つけられる可能性があります。
文書管理システムを導入する一般的なメリットに関しては、こちらの記事でさらに詳しく解説しています。
AI搭載型の文書管理システムを導入する際の注意点
さまざまなメリットがあるAI搭載型の文書管理システムですが、次のような点には注意が必要です。
- 導入時や運用中のコストが増える可能性がある
- 出力結果が必ずしも正しいとは限らない
- 作業内容がブラックボックス化しやすい
- 高度な知識や技術が求められる場合がある
AI技術を活用する前に必要な対策を立てておくと良いでしょう。
導入時や運用中のコストが増える可能性がある
AI搭載型の文書管理システムを利用する場合、導入コストや運用コストが高額になる可能性があります。従来の文書管理システムに比べてAI搭載型の製品は、機能やできることが増えるケースが多いためです。
そのため、AIのなかでも本当に必要な機能のみを絞り込みましょう。また、AI以外の機能のなかでも不要なものがないか、入念に検討することも大切です。不要な機能を取り除いて製品選びをすることで、適正価格の文書管理システムを選択できます。
出力結果が必ずしも正しいとは限らない
誤出力を起こす可能性がある点にも注意が必要です。識別系AIの場合、正しいプログラムを入力すれば、基本的にミスは犯しません。しかし、生成系AIは機械そのものがいちからコンテンツを作り出すため、抜け漏れや誤謬が起こり得ます。
AIを活用する際は、機械への過度な信用は禁物です。出力結果が必ずしも正しいとは限らないことを踏まえ、人による目視チェックやダブルチェックを心がけることが大切です。
作業内容がブラックボックス化しやすい
AIの作業内容は後から振り返るのが難しく、ブラックボックスに陥りがちです。仮に正確な出力結果が得られない場合、そもそもの学習データに問題があるのか、それとも指示内容に誤りがあったのかなどを、把握するのが難しい傾向にあります。だからこそAIの得意分野と苦手分野を正確に把握することが重要です。
ただし、最近ではAIのブラックボックス問題を解消できるよう、ソリューションの開発が徐々に進んでいます。そのため、技術の発展とともに、問題解決につながる可能性も考えられるでしょう。
高度な知識や技術が求められる場合がある
利用するシステムによっては、高度な知識や技術が求められる場合があります。
たとえば、学習済みAIの認識精度が低い場合、自社の要件を満たせるよう、社内で独自のシステムを開発するケースも珍しくありません。そのためには機械学習やディープラーニング、AutoML（機械学習の自動化）などへの知見が必要です。
企業によっては新たに専門人材を採用したり、システム開発会社に依頼したりすることもあるでしょう。つまり、文書管理システムの導入・運用コスト以外にも費用が発生するため、綿密なスケジュールと予算を設定することが重要です。
AI技術をうまく採り入れて文書管理の効率性を高めよう
文書管理システムは、幅広い形式の文書を一元管理できる便利なツールですが、保管するデータの量やシステムの規模によっては、かえって大きな手間がかかることもあります。そのため、作業の自動化や簡略化が可能なAI技術を活用するのがおすすめです。
AI搭載型の文書管理システムは、情報の自動仕分けや高度な検索、ルーティンワークの自動化などに対応しており、業務効率化や生産性向上に大きな効果を発揮します。ただし、コストの増加や出力結果の誤りなど、いくつか注意すべきポイントも存在します。メリットとデメリットを踏まえたうえで、どのようなAIが自社に向いているのかを判断してみてください。
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