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文書管理システムのメリットとは?不便を感じている人こそ要チェック

最終更新日時:
記事の情報は2021-12-03時点のものです。
文書管理の強い味方となるのが、「文書管理システム」です。導入することで日常の煩わしい作業が減り、より本業に集中できる「文書管理システム」についてメリットや導入する意味を解説します。

文書管理とは

文書管理とは、日々発生する書類を管理することを指します。ここでいう書類とは、履歴書や契約書など紙媒体のデータはもちろん、WordやExcelで作成した電子データも含みます

また、管理されている状態とは、ただ保管されているだけではなく、書類を適切に活用できる状態です。そのため適切に文書管理するためには、下記の要素を満たす必要があります。

  • 必要な書類をすぐに見つけられる
  • 不要な書類が存在しない
  • 必要な情報が必要な人物に共有されている
  • 機密情報にアクセスできる人物が限られている

つまり、文書管理とは、これらの状態を維持し、適切に書類を扱うことと覚えておきましょう。

文書管理における課題・不便な点

多くの場合、会社には独自の文書管理方法が存在します。そのため、「あんまり必要性は感じていない」「業務は円滑に進むし…」「今さら管理方法を変えるのは面倒くさい」「文書の整理がうまいので大丈夫」と思っている方も少なくないでしょう。

しかし、毎日の業務の中で、下記のような「ちょっとした不便さ」を感じることはありませんか。

  • 目的の文書を探すのに数分がかかる
  • 最新版がどれか判断に困ることがある
  • 文書に変更を加えたら全員に共有したいがその仕組みがない
  • 社員の異動があるとその人が持っていた書類の管理ができない
  • 書類を見られる人を限定したいが物理的な鍵を使うしかない

毎回「少し我慢すれば良いだけだ」と思うかもしれませんが、1年単位で見ると、膨大な時間を「ただの資料探し」に費やすことになってしまいます。もしそれらの時間を本業に充てられれば、会社の利益を伸ばすことも可能でしょう。

文書管理システムを導入すれば、上記のような問題がなくなります。ぜひ、文書管理システムを導入して「意味のない時間」を最小限にしてください。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書の作成から伝達・保存・保管・活用・廃棄までを一元管理するシステムのことです。

紙媒体によって文書を管理する場合、共有漏れによるトラブルや重要書類の紛失など、管理が行き届かない場合があります。また、電子データをフォルダで管理する場合も、整理しきれず必要な情報が探せなかったり、版を管理できなかったり、業務効率を下げる原因になってしまいます。

文書管理システムは電子媒体の書類はもちろん、紙媒体の書類もデータ化して保存可能です。そのため、必要な書類を紛失するリスクがなくなります。また、検索機能によって必要な情報をすぐに見つけられるため作業効率アップにもつながります。

文書管理システムを導入する目的

多くの場合、文書管理システムは次のような目的で導入されます。

文書管理システムの要件は目的によって異なります。そのため、文書管理システムを導入する場合は、目的にあったツールを選ぶようにしましょう。

文書管理システムの導入メリット

文書管理システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

  • 必要な書類を探す時間を大幅に削減できる
  • どこにいても文書にアクセスできる
  • バージョン管理機能があるものは、常に最新版を確認できる
  • データも紙も保存スペースを削減できる
  • 一元管理できるので、管理コストが削減できる
  • すぐにデータを共有できる
  • セキュリティを強固にできる

必要な書類を探す時間を大幅に削減できる

文書管理システムを導入するメリットとして、必要な書類を探すまでの時間を削減できる点があります。

紙媒体によって文書が管理されている場合、必要な書類を閲覧するためには、保存場所まで足を運ばなければなりません。そして保存場所に到着してからも、該当の書類を見つけるまでに時間がかかってしまいます。

また、電子データをUSBやファイルサーバーで管理している場合も、必要な情報を得るためには、データが保存されているサーバーにアクセスする必要があったり、必要なデータを持っている人に連絡しなければならなかったり、必要以上に時間がかかってしまいます。

文書管理システムを導入すれば、社内のすべてのファイルが共有されている状態になるため、担当者を探して書類の場所を聞く必要もありません。また、キーワードで検索すれば、必要な文書がすぐに見つかるため、検索時間を大幅に削減できます。

どこにいても文書にアクセスできる

また、文書管理システムを導入すれば、場所や時間を問わず必要な文書にアクセスできます。

必要な書類が紙媒体や社内のパソコンにしか入っていない場合、出先で資料を確認したくても、会社に戻るまで確認できません。その結果、ビジネスチャンスを逃してしまったり、社内の人間の手を煩わせてしまったり、悪い影響が出ることがあります。

文書管理システムを導入すれば、どのような場所からでも必要なファイルを閲覧可能。商談のために、使うかわからない重たい資料を持ち運ぶ必要もありません。

常に最新版を確認できる

電子ファイルを管理する場合、トラブルになりやすいのがファイルの最新版の管理です。

WordやExcelファイルを編集した場合、最新版を全員に共有し、各自に最新版を保存してもらう必要があります。しかし、複数人でファイルの更新作業を行っていると、最新版がどれかわからなくなってしまうこともあるでしょう。

文書管理システムであれば、全員が同じ最新版の書類にアクセスし、同時編集可能。そのため、最新版を探す必要はありません。

また、バージョン管理機能がある文書管理システムであれば、書類の期限切れや重複時に通知してくれるため、版の管理が容易です。

データも紙も保存スペースを削減できる

文書管理システムを導入することで、保存スペースを削減できます。

紙媒体で保存する場合、書類の印刷コストや書類を保管するための備品、書類保管スペースが必要です。また、電子媒体で保存する場合でも、自社サーバーを用意しなければならず、費用とスペースが必要です。

しかし、文書管理システムを導入すれば、これらのスペースが必要ありません。

一元管理できるので、管理コストが削減できる

文書管理システムは、書類を一元管理できる強みがあります。

書類をさまざまな方法で管理すると、場所代やサーバー代、セキュリティ対策など、コストが増えてしまいます。

また紙媒体やデータ媒体など、複数の場所に書類が存在していると、各種書類の状況を管理するためには、各媒体を確認しなければならず、コストがかかります。

文書管理システムでは、すべての書類を1つのシステムに統合できるため、無駄な費用がかかりません。また、メンテナンスも効率的にできるため、時間的な管理コストも削減できます。

すぐにデータを共有できる

文書管理システムを導入することで、データの即時共有が可能です。

通常、WordやExcelを更新した際、取引先や仕事仲間は最新版を送ってもらうまで状況の把握ができません。その結果、書類の確認までに時間がかかってしまいます。

しかし、文書管理システムによっては、リアルタイム同時閲覧・編集が可能です。そのため、書類が現在どのような状態にあるか、双方がすぐに把握できます。

このように文書管理システムを導入することで、データをすぐに共有できます。

セキュリティを強固にできる

文書管理システムを導入することで、セキュリティを強化できます。

一般的なファイルサーバーで管理する場合、セキュリティを維持するためには、フォルダにロックをかけるしかありません。しかし、パスワードは別途保管しなければならないため、情報漏えいのリスクが残ってしまいます。

一方、文書管理システムでは、閲覧権限を柔軟に設定可能。そのため、重要情報は必要な方だけが閲覧できる状態を作れます。

また自社サーバーによって管理する場合、技術的な盲点を突かれ、情報を抜かれてしまう可能性もあります。しかし、文書管理システムでは、サービス運営会社がハッキングに備えているため、情報漏えいのリスクを軽減できます。

文書管理システムのデメリットと注意点

文書管理システムを導入することで、得られるメリットは大きく、生産性の改善やセキュリティ対策などに効果を発揮します。

一方、文書管理システムにはデメリットが1つもないわけではありません。導入する際は、下記3つの注意点を覚えておきましょう。

  • コストが発生する
  • 書類のデータ化や移動に時間がかかる
  • 業務フローが変わる

コストが発生する

文書管理システムを導入すると、初期費用や月額費用が発生します。

会社規模が大きく、書類探しや管理にかける時間が膨大になってしまっている場合は、それ以上のメリットが得られるでしょう。

しかし管理する書類自体が少ない場合、効果に見合わないコストが発生してしまうこともあります。そのため、文書管理システムを導入する際は、会社の規模にあった料金プランを選びましょう。

書類のデータ化や移動に時間がかかる

また文書管理システムに必要な書類を移動させるための作業も発生します。とくに紙の書類を完全にデータ化する場合、移行に莫大な時間がかかってしまう可能性があります。

書類が膨大な場合、「移動させるべき書類と、現状維持すべきデータを仕分ける」「使用頻度の高い書類から移行する」など、本業に支障がでないよう注意しましょう。

業務フローが変わる

文書管理システムを導入することで、業務フローを変更しなければならない可能性もあります。

たとえば書類承認の流れに関しても、作成した書類をメールで添付するのか、文書管理システム上でコメントを入れるのか、新たにルールを作らなければなりません。

対策を考えておかなければ移動後にトラブルになってしまうため、変更が必要な業務フローを洗い出し、事前周知を必ず行っておきましょう。

文書管理システムのおすすめもチェックしよう

現在は、ビジネスのあらゆる分野でクラウドサービスが充実しています。もちろん、文書管理システムも。「場所や時間を問わずアクセス可能」「容量を気にしない」「検索が容易」などのメリットを存分に活かすためには、文書管理システムもクラウド化するのは必然とも言えます。

以下の記事で、おすすめのクラウド文書管理システムをまとめて紹介しているため、ぜひ導入の際の検討材料にしてください。費用もひと目でわかるようにまとめてありので、社内で検討するときに役に立つと思います。

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