文書管理の賢い方法 | ドキュメント・書類・ファイル管理のコツ・おすすめソフト比較

最終更新日: 2020-07-10

「あのファイルや文書どこにやったっけ…」誰しも1度は経験ありますよね。管理が上手い人がやっている文書管理・書類管理の「賢い方法」や「ポイント」「コツ」を紹介します。アナログ、デジタルどちらにも通用します。

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「文書管理の達人＝仕事できる人!?」

あなたの周りでも基本的に仕事ができる人というのは、思い返してみるとさまざまな管理に長けている人が多いのではないでしょうか。ファイルや文書管理が上手いというのもその中の一つでしょう。

ファイルや文書管理ができていないと目的の文書を探すのも一苦労であり、作業効率が低下してしまいますよね。もしも仕事がなかなかスムーズにいかないと感じたら文書管理方法から見直してみるのもアリかもしれません。

本記事では、作業効率UPのためにファイルや文書管理方法の基本から、文書管理が上手い人がやっているちょっとしたコツやポイントまで紹介します。紹介している方法はデジタル管理に視点を置いていますが、ペーパー式の管理方式にも適用できます。

基本的なファイル管理方法やちょっとした文書管理のコツ

「きっちり管理しているはずなのに…」やりづらさの原因はこれ！

「適切なファイル管理・文書管理方法をしている」
「きちんと管理してるから大丈夫なはず」

と、思っていてもなぜか管理のやりづらさを感じていませんか。実はその管理を自ら煩雑化してやりづらくしている場合があるんです。その原因はズバリ過度なフォルダの細分化です。ペーパーでの文書管理の場合は、管理する場所や格納ファイルの細分化のしすぎです。

フォルダの細分化は、所在を明確にし目的のファイルや文書を探すために必要な時間を削減する方法のように思えますし、もしかしたら読んでいるあなたも細分化して管理しているかもしれません。しかし、思い返してみると実際はあまりに細分化し過ぎて目的のファイルや文書にたどり着くまで逆に時間がかかってしまっている場合が多くなっています。

細分化しすぎると時間がかかる理由として、管理するボリュームが増加してくるとその分フォルダも増え続けることが挙げられます。管理するファイルや文書が少ないうちはまだいいですが、フォルダが増えすぎるとどのフォルダにどのファイルが保管されているのかがわからなくなり、結果的に目的のファイルを探すのに時間がかかってしまうという原因があります。

そのためフォルダは細分化し過ぎず、大まかなカテゴリー分けをした中に関連ファイルや文書をどんどん投げ込んでいきましょう。後ほど紹介しますが、たとえば営業職なら、取引ごとのフォルダに顧客ごとのフォルダを分ける程度の細分化で実は十分です。

フォルダを細分化せず〇〇〇〇を活用

「『フォルダは細分化し過ぎず、大まかなカテゴリー分けをした中に関連ファイルをどんどん投げ込む』って…じゃあ結局探すの面倒じゃん。」と思いましたか？

そう思った方は全文検索を一度試してみてください。もしかしたら世界が変わるかもしれません。最近では全文検索をしても時間がほとんどかからないので、目的の文書やファイルへすぐにアクセスできます。

こちらはデジタルでの管理でしか利用できないので、ペーパーでの文書管理に利用できないのがデメリットです。

全文検索とは全文検索とは、複数のファイルや文書の中から、指定した文字列を検索すること。普段利用している文書内検索などと違って指定した文字列を含むものを一気に検索が可能。

ファイルの保存期間を設定する

放っておくとどんどんファイルや文書は増えていきますよね。これはデジタルでもペーパーでも当てはまると思います。

しかし、日々作成されていく各ファイルや文書で永年保存しておく必要のあるものはほぼないと思います。整理していて結局削除するものが多いですよね。顧客ごとに振りわけられたファイルの中にも、数年経てば破棄してもいいようなものばかりです。

保存期間を設定していない場合、必要なくなったものまで保存され続けるのは管理を煩雑化させる一因です。種類ごとに保存期間を定めれば、必要なくなった文書やファイルを溜め込むことなく、そして迷いなく破棄できますね。

必要のないファイルや文書は極力減らすことで文書管理をスムーズにできるようになります。

職種ごとに文書管理方法を変更

文書管理が上手くいっていない場合、フォルダの細分化のしすぎ、保存期間を設定していないこと以外に職種ごとの文書管理がしっかりとできていないことが原因として挙げられます。

なぜなら、職種が変われば取り扱う文書も変わり、それに合わせて管理方法も変わるからです。管理方法の変更に対応していかなければ作業効率をUPできないのは当然ですよね。

職種ごとでの文書管理方法の効率化例は以下のとおりです。営業とフリーランスの方の例を掲載しています。

【効率化方法例】営業☆顧客と何度も取引を行う継続的な関係場合
　・顧客名ごとにフォルダを作成
　・直下に取引ごとのフォルダを作成
☆一契約ごとに顧客との関係が完結する場合
　・商品の種類や取引の日付でフォルダを作成
　　(住宅販売や自動車販売など)

【効率化方法例】フリーランスとして仕事をする方・プロジェクトごとにフォルダを作成する

以上のように、文書管理方法は職種によってガラッと変わります。

「顧客との継続的な関係を築く営業職なのに取引ごとのフォルダを核にする」
「一つの取引で顧客との関係が完結する販売業で顧客ごとのフォルダを核にする」

営業の方はこの方法だと、目的の文書を探すことにかなりの時間を有するので作業効率が低下してしまうのは一目瞭然ですよね。
逆に、フリーランスの方は前述のように大カテゴリーに分けて全文検索を活用すればいいので、細かく細かくフォルダを細分化すると探すのに時間がかかってしまうので、やはり効率が悪くなってしまいます。ペーパーでの管理も同様です。

今一度自分の「職種に合った」文書管理方法を見直し、適切な管理方法かを考えてみるのがいいと思います。