文書管理の賢い方法 | ドキュメント・書類・ファイル管理のコツ・おすすめソフト比較

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「文書管理の達人＝仕事できる人!?」

あなたの周りでも基本的に仕事ができる人というのは、思い返してみるとさまざまな管理に長けている人が多いのではないでしょうか。ファイルや文書管理が上手いというのもその中の一つでしょう。

ファイルや文書管理ができていないと目的の文書を探すのも一苦労であり、作業効率が低下してしまいますよね。もしも仕事がなかなかスムーズにいかないと感じたら文書管理方法から見直してみるのもアリかもしれません。

本記事では、作業効率UPのためにファイルや文書管理方法の基本から、文書管理が上手い人がやっているちょっとしたコツやポイントまで紹介します。紹介している方法はデジタル管理に視点を置いていますが、ペーパー式の管理方式にも適用できます。

基本的なファイル管理方法やちょっとした文書管理のコツ

「きっちり管理しているはずなのに…」やりづらさの原因はこれ！

「適切なファイル管理・文書管理方法をしている」
「きちんと管理してるから大丈夫なはず」

と、思っていてもなぜか管理のやりづらさを感じていませんか。実はその管理を自ら煩雑化してやりづらくしている場合があるんです。その原因はズバリ過度なフォルダの細分化です。ペーパーでの文書管理の場合は、管理する場所や格納ファイルの細分化のしすぎです。

フォルダの細分化は、所在を明確にし目的のファイルや文書を探すために必要な時間を削減する方法のように思えますし、もしかしたら読んでいるあなたも細分化して管理しているかもしれません。しかし、思い返してみると実際はあまりに細分化し過ぎて目的のファイルや文書にたどり着くまで逆に時間がかかってしまっている場合が多くなっています。

細分化しすぎると時間がかかる理由として、管理するボリュームが増加してくるとその分フォルダも増え続けることが挙げられます。管理するファイルや文書が少ないうちはまだいいですが、フォルダが増えすぎるとどのフォルダにどのファイルが保管されているのかがわからなくなり、結果的に目的のファイルを探すのに時間がかかってしまうという原因があります。

そのためフォルダは細分化し過ぎず、大まかなカテゴリー分けをした中に関連ファイルや文書をどんどん投げ込んでいきましょう。後ほど紹介しますが、たとえば営業職なら、取引ごとのフォルダに顧客ごとのフォルダを分ける程度の細分化で実は十分です。

フォルダを細分化せず〇〇〇〇を活用

「『フォルダは細分化し過ぎず、大まかなカテゴリー分けをした中に関連ファイルをどんどん投げ込む』って…じゃあ結局探すの面倒じゃん。」と思いましたか？

そう思った方は全文検索を一度試してみてください。もしかしたら世界が変わるかもしれません。最近では全文検索をしても時間がほとんどかからないので、目的の文書やファイルへすぐにアクセスできます。

こちらはデジタルでの管理でしか利用できないので、ペーパーでの文書管理に利用できないのがデメリットです。

ファイルの保存期間を設定する

放っておくとどんどんファイルや文書は増えていきますよね。これはデジタルでもペーパーでも当てはまると思います。

しかし、日々作成されていく各ファイルや文書で永年保存しておく必要のあるものはほぼないと思います。整理していて結局削除するものが多いですよね。顧客ごとに振りわけられたファイルの中にも、数年経てば破棄してもいいようなものばかりです。

保存期間を設定していない場合、必要なくなったものまで保存され続けるのは管理を煩雑化させる一因です。種類ごとに保存期間を定めれば、必要なくなった文書やファイルを溜め込むことなく、そして迷いなく破棄できますね。

必要のないファイルや文書は極力減らすことで文書管理をスムーズにできるようになります。

職種ごとに文書管理方法を変更

文書管理が上手くいっていない場合、フォルダの細分化のしすぎ、保存期間を設定していないこと以外に職種ごとの文書管理がしっかりとできていないことが原因として挙げられます。

なぜなら、職種が変われば取り扱う文書も変わり、それに合わせて管理方法も変わるからです。管理方法の変更に対応していかなければ作業効率をUPできないのは当然ですよね。

職種ごとでの文書管理方法の効率化例は以下のとおりです。営業とフリーランスの方の例を掲載しています。

以上のように、文書管理方法は職種によってガラッと変わります。

「顧客との継続的な関係を築く営業職なのに取引ごとのフォルダを核にする」
「一つの取引で顧客との関係が完結する販売業で顧客ごとのフォルダを核にする」

営業の方はこの方法だと、目的の文書を探すことにかなりの時間を有するので作業効率が低下してしまうのは一目瞭然ですよね。
逆に、フリーランスの方は前述のように大カテゴリーに分けて全文検索を活用すればいいので、細かく細かくフォルダを細分化すると探すのに時間がかかってしまうので、やはり効率が悪くなってしまいます。ペーパーでの管理も同様です。

今一度自分の「職種に合った」文書管理方法を見直し、適切な管理方法かを考えてみるのがいいと思います。

効率を劇的に変化させるクラウド文書管理システム・ソフト

自分でルールを決めて文書管理をしても、「業務が忙しくて少し放っておいたらごちゃごちゃして結局管理できなくなった」という経験を一度はしたことがあるのではないでしょうか。

そこで、そんな悩みを解決するクラウド文書管理システム・ソフトを紹介します。ペーパーでの管理をしている方も、中にはスキャン機能があるシステムもあるので、煩雑な管理の現状を解消できるかもしれません。文書管理システムとは何か知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

クラウド型文書管理システムの比較

e-Pod Digital（イーポッドデジタル） - TAAS株式会社

画像出典：e-Pod Digital（イーポッドデジタル）公式サイト

e-Pod Digital（イーポッドデジタル）は、月額0円で利用可能な機密文書回収サービスです。回収ボックスに内蔵したディスプレイにデジタルサイネージ広告を表示することで、処理コストの無料化を実現。文書の処理方法には、もっとも再現性が低いといわれる溶解処理を採用。処理された段階で、溶解処理証明書が自動発行されます。

回収ボックスに内蔵したディスプレイやPCでは、溶解処理証明書の確認や管理、ダウンロード、文書の出荷依頼のほか、機密文書の排出量を数値で確認することも可能です。回収された機密文書は24時間365日、監視カメラ＋有人監視で管理。また、万が一に備えて情報漏えい保険を無料付帯しており、安心してサービスを利用できます。

BtoBプラットフォーム 契約書

画像出典：BtoBプラットフォーム 契約書公式サイト

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書のペーパーレス化に特化したサービス。 締結や管理を電子化できます。

最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保できます。また、50万社のネットワークがあるため、取引先がBtoBプラットフォーム 契約書を利用している可能性が高く対応工数の削減が期待できます。

welog（ウィーログ） - 株式会社トライバルメディアハウス

画像出典：welog（ウィーログ）公式サイト

welog（ウィーログ）は初期費用0円、月額料金300円から利用可能なドキュメント共有ツールです。日報や業務マニュアル、議事録などのドキュメントを記録、共有することで情報伝達を効率化し、ノウハウを蓄積させます。直感的に利用できるシンプルなテキストエディタのおかげで、業界業種を問わず文書を作成可能です。

同時編集機能やタスク管理、外部ユーザーへの共有機能など、円滑に情報共有するための機能を搭載。また、文書の更新や新規作成時にはSlackやChatworkでメンバーへ通知する機能もあります。

SmartDB（スマートDB） - 株式会社ドリーム・アーツ

画像出典：SmartDB公式サイト

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

Fleekdrive（フリークドライブ） - 株式会社Fleekdrive

画像出典：Fleekdrive公式サイト

Fleekdriveはファイルの保管・共有がドラッグ＆ドロップで簡単にできます。また、ファイル数、ファイル量ともに無制限となっており、とても利便性が高いです。古いファイルは自動で処理されるので、手間も省けます。また、社外スタッフとの共同作業やファイル配信も安全に行えます。

楽々Document Plus - 住友電工情報システム株式会社

画像出典：楽々Document Plus公式サイト

楽々Document Plusは、紙文書から電子データまでを一元管理し、さまざまな用途で利用できる文書管理システムです。業種や部門を問わず、文書管理をペーパーレス化し、業務効率化を実現します。たとえば、ファイルをドラック＆ドロップするだけで文書への添付が可能な点や、ラジオボタンなどの選択形式で入力できる機能など、さまざまな入力支援で文書登録の負担を軽減します。また、CVSファイルを利用し、複数のファイルの振り分けから登録までの自動化も可能です。高機能な全文検索エンジンと高速ビューアで、求める情報を瞬時に探し出せます。「曖昧検索」機能ではキーワードに一致しなくても文書を探すこともできます。さまざまなデバイスに対応しており、いつでもどこでも利用できるので、働き方改革の推進もサポートします。

クラウドサインSCAN - 弁護士ドットコム株式会社

画像出典：クラウドサインSCAN公式サイト

クラウドサインSCANは、紙の契約書類の面倒なスキャンからクラウドサイン（クラウド契約サービス）上への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるサービスです。

契約書をデータ化し、クラウドサイン上に取り込むことで、さまざまな条件での契約書検索、アラート機能を利用した更新日や解約日の自動通知など契約書管理の利便性向上が期待でき、ペーパレス化によるコスト削減と業務効率化を促進します。

X-point Cloud（エクスポイントクラウド） - 株式会社 エイトレッド

画像出典：X-point Cloud公式サイト

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績2,700社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

現在使用している紙の帳票フォーマットを変えずに運用できるので、移行や切り替えの負担を軽減できます。稟議書を電子化することで、現状の承認申請状況を簡単に把握できるので、承認スピードの向上が期待できます。また回付中の書類紛失を防げるうえ、検索性も上がります。

REXファイルファインダー

REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。
直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

セキュアSAMBA Pro

セキュアSAMBA Proは、Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して、運用する仕組みの「CDM」を採用している文書管理システムなので、セキュアに管理できるでしょう。

ファイルを強制的にファイルサーバーへ保管させることで運用負担が少なくなり、従来のファイルサーバとしての機能はもちろん、外部とのファイル共有が基本機能で使えます。高いセキュリティ機能と情報資産化がセットになっているため、個々のセキュリティサービスを導入・運用するよりも低価格で利用できます。

NotePM

NotePMはWEB上に文書を上げられるのはもちろんのこと、見出しや太字を用いた文書作成も行えます。もちろん、先ほど紹介した全文検索でファイルの中まで探せます。そのほかにも便利な機能がいっぱいです。

さらに、NotePM内のコメント機能でチャットができたり、ChatworkやSlackと連携して通知がつけられたりとコミュニケーション関連の機能もしっかり網羅されているので、文書を複数人で管理できるため、管理されている状態を維持しやすいですね。

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また、下記の記事で多くのクラウド文書管理システムを紹介しています。ペーパーをスキャンし、デジタル化して管理できるシステムもあるので、デジタルからの移行や「重要な書類だけでもデジタル化したい」という方はぜひチェックしてみてください。

文書管理を上手に行う方法まとめ

文書管理を上手に行う方法として、以下の4つを紹介しました。

• 過度なフォルダ細分化はやめる
• 全文検索を活用
• ファイルごとの保存期間を定める
• 作業効率をUPさせるために職種ごとの管理方法を徹底する

これらを意識して文書管理をすると、一日で数分の作業効率UP。これが年間を通して数時間の余裕を生みだすので、文書管理をキッチリと行い作業効率をUPさせましょう。

こちらの記事でも文書管理を失敗しないための対策を紹介しています。ぜひご覧ください。

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