NotePMの評判・口コミ

導入前は、各マニュアルが社内に点在していたり、取引先の情報が各担当場所にあったりするなど、何の情報がどこにあるのか分かりにくい状況だった。導入後は、マニュアルや取引先の情報を1つにまとめられ、知りたい情報をすぐに知ることができるようになった。なおかつペーパーレスであるため、場所も取らなくなり、会社としては大変助かっている。

問い合わせ対応に多くの時間を費やしており、顧客対応の際の保留時間も長くなりがちでした。このため、業務効率の低下や顧客満足度の低下が課題となっていました。導入後は、問い合わせは1日2～3件程度まで減少し、対応時間も大きく短縮され、必要な情報にすぐにアクセスできるようになったため、迅速な対応が可能になりました。

情報管理のためのツールのうち、今までで一番使いやすいツールでした。 ブラウザ上で入力できるため、ツールのインストールが不要なので、どの端末からでも編集できます。 ブラウザ上ですが、フォルダやファイルの移動もスムーズに行えます。 削除したくない情報はアーカイブすることにより、検索に表示されなくなるため、今必要な情報だけを簡単に見つけることができるようになりました。

具体的に新入社員のOJTでは、先輩社員が持っているノウハウを伝えることが重要です。しかし、これまで、そのノウハウが体系化されておらず、新入社員は先輩社員に都度質問する必要がありました。NotePMを導入してからは、業務マニュアルやFAQを整備し、新入社員が自ら必要な情報を学習できる環境を整えました。これにより、新入社員の独り立ちが早まり、先輩社員の負担も軽減されました。

【導入前の課題】 従来は、社内情報共有がメール中心で行われており、情報が散逸しやすく、必要な情報にたどり着くのが困難でした。また、リモートワークの増加に伴い、社員間のコミュニケーションが減少し、社内全体の連携が課題となっていました。 【導入後の効果】 NotePMを導入後、日報を毎日投稿することで、社員間のコミュニケーションが活発化しました。日々の業務の進捗や課題、アイデアなどを共有することで、相互理解が深まり、チームワークが向上しました。また、日報に蓄積された情報は、貴重な社内ナレッジとなり、新入社員の育成にも役立っています。

今年に入ってから新事業がスタートして以降、予想よりも残業が多くチーム内でも疲労感が漂い、労働法の観点からみてもそろそろ作業の中で何かしらを短縮して業務負担を軽減しなければいけないという課題がありました。 当初はNotePMの導入によって社内問い合わせを減らすというのがメインの目的でしたが、結果として最も短縮されたのが検索作業でした。 従来一日で二時間前後かかっていた検索作業を三十分以下に短縮でき、そのおかげで定時で帰れることが増えて上記の問題を解決できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 チームに海外スタッフが数名参加することになったものの、チーム内のメンバーで英語がネイティブレベルで喋れるものがおらず、オンボーディングに関して不安が大きかったが、すでに利用していたNotePMにマニュアルの自動翻訳機能があることを知り、海外スタッフの方が仕事について質問してきた時にNotePMを参照してもらうことができたのでつたない英語でも問題なくチームに参加してもらうことができた。

管理部への社内問い合わせが多くややキャパオーバー気味になっており、申請関係や経費精算関係など会社組織に入ればだれもが一度は質問するような内容の問い合わせが重複しているのが目立っていました。 NotePMは社内で初めて導入された情報共有ツールで、最初はうまく運用できるか不安もありましたが、導入して1か月ほどである程度のマニュアルを準備することができ、申請関係や経費精算関係のマニュアルも充実したことで2か月目には管理部への問い合わせを約70％減することができました。

導入前の課題 経理部門では、各担当者がExcelファイルやメールで独自に情報を管理しており、業務の可視化が困難でした。また、退職や異動により、個人のノウハウが失われてしまうリスクも高まっていました。 導入後の効果 NotePMを導入し、経理業務に関する情報を一元管理することで、業務の透明性が大幅に向上しました。例えば、会計処理のフローチャートやよくある質問集をNotePMにまとめることで、誰でも同じ基準で業務を進められるようになりました。また、検索機能を活用することで、過去の情報も容易に探し出すことができ、業務効率が大幅に改善されました。

自分達の会社はフルリモートで、コミュニケーションは全てビジネスチャットを利用しておりナレッジの伝達に関してもチャット上で行っていました。 しかし利用しているチャットは機密保持の観点から一定期間が経つと自動でチャットの内容が削除される設定になっており、説明したナレッジも一定期間が経つと消えてしまうので、普段の会話はともかくナレッジだけでも長期的に蓄積したいという思いでNotePMが導入されました。 導入されてからは共有したいナレッジをまずはNotePMでマニュアル化し、伝えたい相手にマニュアルをURLで送付するというルールを作ったことで、これまで時間が経つと消えてしまっていたナレッジを自社独自のマニュアルとして蓄積することが可能となりました。

業務を進行するうえで複数のツールを組み合わせて利用しており、作業ごとに設定を変更する必要があるのですが、初心者には覚えるまでが難しく、事実自分もチームに入った当初は中々覚えられませんでした。最初は何回も同じ質問をしていたのですが、そのうちNotePMを見るようにと言われ、NotePMを確認してみたところ口頭でしていた質問とその答えがドキュメントとして保管されていたので、以降はNotePMを見ることで口頭での質問を9割方減らすことができました。

以前、社内でもキーパーソンと呼べる方が何の前触れも無くいきなり退職してしまい、その方が担当していたさまざまな業務の引き継ぎが全く行えずとても大変な思いをしたことがありました。 そんなことがあったので引き継ぎ情報を集約しておこうということになりNotePMが導入され、替えの利かない担当者に予め引き継ぎ情報をマニュアル化してアップロードしてもらうことで、急な退職があった場合にもNotePMを見ればスムーズに業務の引き継ぎができる準備を整えることができました。

この数年でゆっくりとですが事業を拡大することができ、喜びがある反面、社内では様々な問題が発生しました。その中でもオンボーディングコストの急増が大きく、初めての業務が増えたことでメンバーのオンボーディングに多大な労力が必要となり、コア業務の進捗に影響が出るまでになっていました。 NotePMを導入して、新たに増えた業務の手順、イレギュラーの対処法、また対処できない場合に連絡すべき担当をまとめて共有したことでオンボーディングコストを従来の約半分に減らすことができ、コア業務に影響が出ることがなくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来使っていたファイルサーバーでは検索で一つのファイルを見つけるのに平均して3分から5分ほど掛かり、1日で検索する回数が大体20回以上あるので、検索だけで毎日2時間前後を費やしていました。 NotePMの導入以降は検索機能の向上により、大体1分以内で探しているファイルを呼び出すことができるようになり、検索にかける時間を1日あたり30分以内まで削減することができました。

★導入前の課題 自分の部門では、長年蓄積された専門知識が、一部のベテラン社員に属人化していました。新人が業務を習得する際に、その知識にアクセスするのが難しく、育成に時間がかかっていることが課題となっていました。 ★導入後の効果 NotePMを導入し、部門の専門知識を体系的にまとめることで、これらの課題を解決することができました。例えば、複雑な業務フローを図や表を用いて分かりやすく説明したり、過去のプロジェクトの成功事例や失敗事例を共有したりしています。新人は、これらの情報を参考にしながら、効率的に業務を習得できるようになっています。

新たなソフトウェアが導入された際など使い方に介して問い合わせが殺到しますが、はっきりいって同じような質問に同じような回答を繰り返すことになるので正直どうにかならないかなと考えていました。 そんな時にNotePMが導入され、社内で使うソフトウェアの使い方をマニュアル化して共有するようにしたところ、問い合わせ前にNotePMを見る流れが定着し、新たなソフトウェア導入時の問い合わせが激減したことで問い合わせ対応より生産性の高い作業を進める時間を作れました。

情報共有にはクラウドメモ帳のような製品を使っていましたが、とにかく情報の整理がしづらく、ナレッジの蓄積がすすんでもそれを有効活用できていないような状態になってしまい、途中から情報共有をするツール自体がNotePMに変更されました。 NotePMはファイルを階層化して保存でき、関連性のあるファイルをツリー形式で並べられるので整理がしやすく、状況に応じて必要なファイルがパッと見つかるので蓄積される情報を無駄なく業務で活用できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来のオンラインマニュアル作成はコーディングが必要だったので必然的にコーディングの知識がない人はマニュアルが作成できない状況でしたが、NotePMはノーコードでマニュアルを作れるので今まで見るだけだった人も必要に応じてマニュアルを作成できるようになった。

業務中に起きやすいアクシデントに関しての処理方法や個人での対応可否をマニュアルにして共有しておくことでアクシデントが起きたときに個人で対処できる場合が増えて周りの人を巻き込むことが減りました。また個人で対処できない場合にも、対処できないということがはっきりわかることで迅速に担当者に相談して善処してもらえるようになりました。

社内では以前からナレッジの蓄積が推進されてきましたが、投稿することにプレッシャーを感じたり、投稿したとしても個人としてのプラスが無いことで、なかなかモチベーションが生まれず、結果的にはナレッジが蓄積されることなくツールそのものが忘れられてしまいました。 その点NotePMは投稿したマニュアルの中で人気ランキングや業務への貢献度を分析して発表できたり、マニュアルに対してコメントやリアクションで反応があることで投稿に対するモチベーションが生まれやすく、以前と比較して年間のナッレジ投稿数が300%以上増加しました。

これまで情報を共有するツールが画一化されておらず、チームやプロジェクトごとに異なるツールを使っていたことで、自分たちが管理している以外の情報を確認しようとすると担当者に複数回電話をかけなければならず、その度に面倒だなと思っていましたし、実際問題工数を増やす原因になっていました。 上層部の決定で社内の情報共有ツールがNotePMに画一化されてからは、各チームごとに公開する情報、公開しない情報を予め設定し、頻繁に要求される情報に関しては常に社内の誰もが確認できる状態を作ることで、確認作業が減り余剰とされていた工数を削減できました。

ひとつ前に利用していたナレッジ共有ツールは社内の人間のみ閲覧可能で、外部の人間に共有するような機能が無かったので、必要な時は上長に申請をしてナレッジ共有ツールからコピペ→ワードで改めてドキュメントを作成→メールで送付という一連の流れがあり、大変効率が悪いと感じていました。NotePMは外部共有機能が充実しており、外部の人間にアクセス権限を付与して限定的にNotePMに参加してもらったり、共有専用のリンクを発行してそのページのみを共有するという手段がとれることで情報の外部共有を大幅に効率化できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 電話での問い合わせをいただく際に、マニュアルを確認するために5分以上待たせてしまうことが多く、折り返し連絡になってしまうこともあり顧客から電話対応の質が悪いという苦情が入ることがありました。 NotePMを使い始めてからは電話対応しながらすぐに必要なマニュアルを参照できるので待ち時間を平均2分に短縮させることができ、折り返し連絡が必要となる案件も従来の80%削減できました。 顧客へのアンケートでも電話対応が素早いというお声をいただき導入効果を実感できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 フォルダツリーの階層機能をつかうことで検索性の向上を感じています。

社内で業務手順に関する認識が個人によって異なり、それによって各々の業務効率にバラつきが出たことで業務手順の均一化を目的としてNotePMが導入されました。 作業手順のマニュアルを作成してNotePMにアップして以降は既存の社員、新入社員にマニュアルの閲覧を義務付け、全ての業務手順をマニュアル通りに均一化することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMより前に使っていたツールはマニュアルの作成方法が複雑、インターフェースがとっつきにくいという理由でチームの中でも利用率が20％ほどとかなり低かったのですが、NotePMはこういったソフトを使ったことが無い人でも簡単にマニュアルを作成、共有することができ、閲覧やコメントの仕方も簡単なことで、NotePMに乗り換えてからはチーム内での利用率がほぼ100%となり情報共有のスピードと新鮮度が増しました。