NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 子会社の社員各々で独自のマニュアル作成をしていたので本社の意向が皆に伝わっておらず、情報の共有ができていなかった上、EXCELで検索が引っかかりづらく、検索に要する時間もかかっていた。 導入の決め手は検索の早さと使用勝手がよかったこと。マニュアル作成を本社で行ったことにより子会社との連携もよりよくなり、スムーズになった上、情報共有に対する意識が向上した。ツリー構造のフォルダでよくある質問をまとめファイルを開けば簡単に答えを検索できるようにしたことにより簡単な検索が可能になり、検索力も強力なので見つからない、というような問題もなくなった。

NotePMは情報共有と同時にコミュニケーションが取れるのが役に立っています。 プロジェクトを進行するにあたり、必要な情報を一カ所に集約することができ、チームのメンバーであれば誰もがNotePM上のフォルダにアクセスして必要な情報を確認したり、作業に必要なファイルをダウンロードすることができます。また、ドキュメントごとのコメント欄で情報やファイルに関するコミュニケーションがとれ、後から見直すこともできるので新たにプロジェクトに参加した人もコメント欄をみれば作業の流れやファイルの使い方を把握できます。 以前はメールやチャットを使って個々でやりとりしていたので、NotePMを使い始めて情報やファイルの共有が大幅に効率化できました。

導入前は、各チームごとに別の共有ソフトを使っていたので他のチームと情報共有する際にはメールや口頭だったのでミスや時間にラグ生じたり連携がうまく取れていないと感じていた。 導入後社内でツールを統一しフォルダ内でチーム分けしたことにより、正確に他のチームと情報共有が可能になり、仕事が滞らなくなった。リンク機能でマニュアルを繋ぐ事により繰り返されていた質問や問題点の解決方法も簡単に検索できるようになったのは業務の効率化実感している。コードブロックや強調メッセージ機能も使い勝手が良く見やすいので重宝している。何より使い勝手の良く見やすいツールはチーム間で積極的に使用する環境を作り誰もの仕事が円滑に行えるようになったというのが一番の効果ある。

弊社には複数の拠点があり、拠点ごとにデータの保存方法、使っているストレージが異なっていたため情報共有が容易ではなく、何度も確認連絡を入れる必要があったのですが、各情報の保存先をNotePMにひとまとめにしたことで、その都度確認連絡を入れなくてもパソコンやスマホからNotePMにアクセスすることで瞬時に確認できるようになりました。

NotePMを利用して感じている導入効果としては、これまでシェアされることが無かった細かなナレッジがシェアされるようになり、そういった細かなナレッジが意外にもさまざまな業務を進めていく上で役に立つということです。 それまでマニュアルを作る、もしくは編集できる人物というのはかなり限られていましたが、NotePMの導入により社員であれば誰でも、役職に関係なくナレッジをシェアできるようになりました。

作業手順書をオンライン化することによって、作業の不明点があった場合に即座にオンライン上で作業手順を確認することができ、全体的な作業の円滑化に加えて、不明点があった際の都度確認のコミュニケーションコストを削減することができました。

社員全員がマニュアルを作成できる環境ができたことで、業務中に気づいた効率的な作業方法や、頻発するトラブルの効率的な対処法といった業務上有益な情報をマニュアルという形で蓄積、共有でき、必要に応じて各業務で応用することで業務効率を向上できました。また、フィジカルなマニュアルでは会社にいないと閲覧することができませんでしたが、NotePMの導入以降はマニュアルをオンライン化できたことで自宅や出先でもマニュアルを閲覧できるようになりました。

紙ベースのマニュアルからNOTEPMを利用してオンラインマニュアルへ移行。OCR機能があったので紙のマニュアルを読み込んで簡単にオンライン化できた。 以前は新たな周知事項、作業手順ができるたびに紙で配布していたので、手間が掛かるうえにスタッフによっては紛失してしまうこともあったが、マニュアルをオンライン化できたことで印刷や配布作業が不要となり、紛失による作業手順のムラもなくなった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・NotePMを使い始める前は紙媒体のマニュアルのみだったので、社外にいる場合にマニュアルを確認できないという問題があったが、NotePMの導入により紙媒体のマニュアルを電子化することができ、自宅ではパソコンから、出先ではスマホからいつでもマニュアルを確認できるようになった。それによりアクシデントへの対応が分からない場合にいちいち会社へ電話を入れる必要が無くなり、対応力の向上、さらにコミュニケーションコストを大幅に低減することができた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ・紙媒体のマニュアルは物理的に数が限られているので他の人が閲覧している場合は順番を待つ必要があったが、オンラインマニュアルは一度に複数人が同じマニュアルを閲覧できるので順番待ちが不要となり、紛失の心配も無くなった。

【導入前の課題】 以前は、各メンバーがExcelやWordで独自に作成した資料が散在し、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。そのため、新たなプロジェクトを開始する際、過去の事例やノウハウを十分に活用できず、手探りの状態から始めることが多くありました。 【導入後の効果】 NotePM導入後、すべての情報をNotePMに集約し、タグ付けや検索機能を活用することで、必要な情報に迅速にアクセスできるようになりました。例えば、過去のプロジェクトの成功事例や失敗事例を簡単に検索できるため、新たなプロジェクトの企画段階から、それらの知見を活かしてより良いソリューションを提案できるようになりました。

導入前は、各マニュアルが社内に点在していたり、取引先の情報が各担当場所にあったりするなど、何の情報がどこにあるのか分かりにくい状況だった。導入後は、マニュアルや取引先の情報を1つにまとめられ、知りたい情報をすぐに知ることができるようになった。なおかつペーパーレスであるため、場所も取らなくなり、会社としては大変助かっている。

問い合わせ対応に多くの時間を費やしており、顧客対応の際の保留時間も長くなりがちでした。このため、業務効率の低下や顧客満足度の低下が課題となっていました。導入後は、問い合わせは1日2～3件程度まで減少し、対応時間も大きく短縮され、必要な情報にすぐにアクセスできるようになったため、迅速な対応が可能になりました。

情報管理のためのツールのうち、今までで一番使いやすいツールでした。 ブラウザ上で入力できるため、ツールのインストールが不要なので、どの端末からでも編集できます。 ブラウザ上ですが、フォルダやファイルの移動もスムーズに行えます。 削除したくない情報はアーカイブすることにより、検索に表示されなくなるため、今必要な情報だけを簡単に見つけることができるようになりました。

具体的に新入社員のOJTでは、先輩社員が持っているノウハウを伝えることが重要です。しかし、これまで、そのノウハウが体系化されておらず、新入社員は先輩社員に都度質問する必要がありました。NotePMを導入してからは、業務マニュアルやFAQを整備し、新入社員が自ら必要な情報を学習できる環境を整えました。これにより、新入社員の独り立ちが早まり、先輩社員の負担も軽減されました。

【導入前の課題】 従来は、社内情報共有がメール中心で行われており、情報が散逸しやすく、必要な情報にたどり着くのが困難でした。また、リモートワークの増加に伴い、社員間のコミュニケーションが減少し、社内全体の連携が課題となっていました。 【導入後の効果】 NotePMを導入後、日報を毎日投稿することで、社員間のコミュニケーションが活発化しました。日々の業務の進捗や課題、アイデアなどを共有することで、相互理解が深まり、チームワークが向上しました。また、日報に蓄積された情報は、貴重な社内ナレッジとなり、新入社員の育成にも役立っています。

今年に入ってから新事業がスタートして以降、予想よりも残業が多くチーム内でも疲労感が漂い、労働法の観点からみてもそろそろ作業の中で何かしらを短縮して業務負担を軽減しなければいけないという課題がありました。 当初はNotePMの導入によって社内問い合わせを減らすというのがメインの目的でしたが、結果として最も短縮されたのが検索作業でした。 従来一日で二時間前後かかっていた検索作業を三十分以下に短縮でき、そのおかげで定時で帰れることが増えて上記の問題を解決できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 チームに海外スタッフが数名参加することになったものの、チーム内のメンバーで英語がネイティブレベルで喋れるものがおらず、オンボーディングに関して不安が大きかったが、すでに利用していたNotePMにマニュアルの自動翻訳機能があることを知り、海外スタッフの方が仕事について質問してきた時にNotePMを参照してもらうことができたのでつたない英語でも問題なくチームに参加してもらうことができた。

管理部への社内問い合わせが多くややキャパオーバー気味になっており、申請関係や経費精算関係など会社組織に入ればだれもが一度は質問するような内容の問い合わせが重複しているのが目立っていました。 NotePMは社内で初めて導入された情報共有ツールで、最初はうまく運用できるか不安もありましたが、導入して1か月ほどである程度のマニュアルを準備することができ、申請関係や経費精算関係のマニュアルも充実したことで2か月目には管理部への問い合わせを約70％減することができました。

導入前の課題 経理部門では、各担当者がExcelファイルやメールで独自に情報を管理しており、業務の可視化が困難でした。また、退職や異動により、個人のノウハウが失われてしまうリスクも高まっていました。 導入後の効果 NotePMを導入し、経理業務に関する情報を一元管理することで、業務の透明性が大幅に向上しました。例えば、会計処理のフローチャートやよくある質問集をNotePMにまとめることで、誰でも同じ基準で業務を進められるようになりました。また、検索機能を活用することで、過去の情報も容易に探し出すことができ、業務効率が大幅に改善されました。

自分達の会社はフルリモートで、コミュニケーションは全てビジネスチャットを利用しておりナレッジの伝達に関してもチャット上で行っていました。 しかし利用しているチャットは機密保持の観点から一定期間が経つと自動でチャットの内容が削除される設定になっており、説明したナレッジも一定期間が経つと消えてしまうので、普段の会話はともかくナレッジだけでも長期的に蓄積したいという思いでNotePMが導入されました。 導入されてからは共有したいナレッジをまずはNotePMでマニュアル化し、伝えたい相手にマニュアルをURLで送付するというルールを作ったことで、これまで時間が経つと消えてしまっていたナレッジを自社独自のマニュアルとして蓄積することが可能となりました。

業務を進行するうえで複数のツールを組み合わせて利用しており、作業ごとに設定を変更する必要があるのですが、初心者には覚えるまでが難しく、事実自分もチームに入った当初は中々覚えられませんでした。最初は何回も同じ質問をしていたのですが、そのうちNotePMを見るようにと言われ、NotePMを確認してみたところ口頭でしていた質問とその答えがドキュメントとして保管されていたので、以降はNotePMを見ることで口頭での質問を9割方減らすことができました。

以前、社内でもキーパーソンと呼べる方が何の前触れも無くいきなり退職してしまい、その方が担当していたさまざまな業務の引き継ぎが全く行えずとても大変な思いをしたことがありました。 そんなことがあったので引き継ぎ情報を集約しておこうということになりNotePMが導入され、替えの利かない担当者に予め引き継ぎ情報をマニュアル化してアップロードしてもらうことで、急な退職があった場合にもNotePMを見ればスムーズに業務の引き継ぎができる準備を整えることができました。

この数年でゆっくりとですが事業を拡大することができ、喜びがある反面、社内では様々な問題が発生しました。その中でもオンボーディングコストの急増が大きく、初めての業務が増えたことでメンバーのオンボーディングに多大な労力が必要となり、コア業務の進捗に影響が出るまでになっていました。 NotePMを導入して、新たに増えた業務の手順、イレギュラーの対処法、また対処できない場合に連絡すべき担当をまとめて共有したことでオンボーディングコストを従来の約半分に減らすことができ、コア業務に影響が出ることがなくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来使っていたファイルサーバーでは検索で一つのファイルを見つけるのに平均して3分から5分ほど掛かり、1日で検索する回数が大体20回以上あるので、検索だけで毎日2時間前後を費やしていました。 NotePMの導入以降は検索機能の向上により、大体1分以内で探しているファイルを呼び出すことができるようになり、検索にかける時間を1日あたり30分以内まで削減することができました。

★導入前の課題 自分の部門では、長年蓄積された専門知識が、一部のベテラン社員に属人化していました。新人が業務を習得する際に、その知識にアクセスするのが難しく、育成に時間がかかっていることが課題となっていました。 ★導入後の効果 NotePMを導入し、部門の専門知識を体系的にまとめることで、これらの課題を解決することができました。例えば、複雑な業務フローを図や表を用いて分かりやすく説明したり、過去のプロジェクトの成功事例や失敗事例を共有したりしています。新人は、これらの情報を参考にしながら、効率的に業務を習得できるようになっています。