Confluence

導入以前は議事録などがメンバーごとにバラバラのツール、形式、管理方法で保管されていて、情報共有ができていないかったのですが、Confluenceを活用することで、情報共有がスムーズになりました。

これまで、業務の遂行状況やなどが属人化されており、情報共有のために時間や工数が割かれている状況がありましたが、クラウド上で時間によらずいつでもアクセスできる場所に情報を格納することで、大枠の理解を個々人でできるようになり情報共有の観点で工数削減することができました。

担当が辞めてしまう際の引き継ぎに活用した。ただのマニュアルと異なり、変更点や変更履歴をそのまま保存したり、確認できるため情報の活用やアーカイブが非常に楽になった。

以前社内のノウハウを貯める際、Wordやパワポでまとめてノウハウを貯めていましたが、これだと保存場所を統一しないと属人化しやすいといったデメリットがありました。Confluenceを導入してからは、ファイルの属人化がほぼなくなり、困ったらConfluenceをみよう！と社内の共通言語になりました。

ベテランと新人がいたり、各プロジェクトが細分化されていて暗黙のうちに担当者が決まってしまっていたりする中で、業務やナレッジの属人化が進んでいました。これにより繁忙期のヘルプの際、ヘルプで助かる部分よりもヘルプ要員へのナレッジ共有に時間を取られ、思うように成果が上がらないことがありました。サービス導入により、各製品やプロジェクトによる知識の偏りをなくすことができたとともに、自分から情報を共有する姿勢がメンバー間で浸透しました。

主に開発案件における議事録作成やドキュメント管理に使用。参照したJIRAチケットと紐付けができるため、後から情報を掘り返す際に役立った。共同追記編集にも優れ、リリース時のチェックリストを多拠点間で同時に更新していったり、仕様書を書いてブラッシュアップしていったりとその可能性を感じた。

特に社内の事務手続きがスムーズになりました。情報がばらばらになっていたものを一元管理することで管理者側はもちろん、ユーザーも使いやすく社内のコミュニケーションも活性化されます。