NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内において各情報を部署や個人が別々の方法で保存していたので、何か情報を参照しなければいけないとなった時にすぐ参照できず、最適な対応が取れないというのが解決すべき課題となっていました。 NotePMが導入され、社内の情報が集約された事でNotePMを見れば大半の情報は見つかるようになり、問い合わせやトラブルへ迅速に最適な対応が取れるようになりました。

各部署の有識者のノウハウを共有する場所としてNotePMが導入されました。これまで属人化されていたノウハウがNotePM上でオンラインマニュアルという形で共有されるようになってからさまざまな業務進行でノウハウを応用して有効活用できており、引き継ぎや研修でも使われています。

以前他のツールでマニュアル管理をしていたときはドキュメントの作成に若干のコーディングが必要だったことでコーディングのスキルが無いと一人では作成できず、結果としてマニュアルが作成されない事で社内の問い合わせが増えるという悪循環になっていたのですが、NotePMはコーディング不要で使えてドキュメントの作成がとても簡単で、導入移行3ヶ月でマニュアルの項目が50以上増えました。

以前からナレッジマネジメントツールを利用してさまざまなノウハウの蓄積を進めていたのですが、ノウハウが集まれば集まるほど各ページまでのアクセスに時間が掛かるようになり、検索機能が優れているというNotePMが導入されました。 確かに検索機能は記事の名前だけでなく全文検索や添付ファイル、画像の名前を検索できるため、誰でもすぐに目的の記事に辿り着けるようになりました。

NotePMの導入が進むに連れて、社員が自ずと何かあった時にNotePMを見るようになったことで、社内の不要な問い合わせを削減し、業務を効率化することができました。 また、各業務手順や申請方法をページ化して新入社員の研修でも利用できており、研修コストの削減に貢献しています。

こういったツールはそれまでにも利用していましたがNotePMは検索性に長けており、他のツールと比べて参照したい情報に辿り着くのが速いと感じます。長時間使っていると色々検索しているだけでどんどん時間が経ってしまうので検索性が優れている事で細かく時間を節約できています。

これまで引き継ぎようのマニュアルというものがなく、引き継ぎ後に新たな疑問が生じた場合でも担当が退職していて聞きようがないといったことがあったのですが、NotePMの導入以降は退職者に引き継ぎ情報をマニュアル化してもらっており、それによって担当者がいない場合でもスムーズに引き継ぎ情報を確認できるようになりました。

社内の情報管理はそれぞれ属人化されており、やり取りに段階を踏まなければならず効率が悪いと感じていましたが、NotePMの導入以降は共有フォルダですぐに情報を確認できるようになり工数を削減できました。 社外への情報共有も可能で、社内外の情報管理を一元化することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 チャットでの業務連絡が多く、毎朝、仕事前にチャットツールを開いて確認しており、特に週明けには週末からの連絡が溜まるので、見るだけで時間が掛かっていました。Note PMが導入され、業務連絡の周知がNotePM上で行われるようになってからは、毎朝チャットツールを開く必要がなくなり確認にかける時間を削減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMを使う前には異なる文書管理ツール(無料)を利用していたのだが、検索性が弱く、ページが増えてくるとそれを見つける作業に時間が掛かってしまうようになりました。その点NotePMならページ名、中身のテキスト、添付データ名とそのデータがwordやpdfであればさらにその中身のテキストまで検索範囲に指定でき、ほとんど一発でヒットするので検索に時間が掛からずイライラすることもなくなりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 誰でもノウハウを投稿できる場があることで、情報共有が活発化し、共有された情報をさまざまな業務で活用できています。

【導入前の課題】 チーム間でのコミュニケーション不足により、同じような課題を複数回解決する非効率がありました。 【導入後の効果】 全社での統一的なナレッジ管理が可能になり、情報の属人化が解消されました。 メンバー全員がアクセスし、必要な情報を検索できるので、コミュニケーション不足でも業務を効率的に回すことに成功しました。

自社内ではスタッフに年齢層、リテラシーに幅があり、オンラインマニュアルの導入はこれまで失敗した過去もあったので若干の心配がありました。 しかし、NotePMはUIの見た目が非常にわかりやすく、スマホからも簡単に操作できるため、年齢層やリテラシーの差に関係なく全ての社員がシチュエーションに合わせて便利に使っています。

これまで社内では口頭での教育がメインで、マニュアルは研修の時に数回目を通すくらいの存在だったことで、新たにマニュアルが作成されるということがなく、ナレッジの蓄積ができていなかったのですが、NotePMの導入により口頭で教育する事柄をマニュアル化し教育コストの低減ができたことに加えて、マニュアルを作る作業が簡素化されたことで新しいマニュアルが頻繁に作成されるようになり、ナレッジの蓄積を始めることができました。

業務の過程で疑問が発生した場合に「誰に聞けばいいのかわからない」という状況に陥りやすく、疑問を解決できるまで予想以上に時間がかかってしまうことが多かったのですが、NotePMがあることで疑問がある時はとりあえずNotePMを確認するようになりました。各担当の連絡先もNotePMに保存してあるので、NotePMで疑問が解決できなかった場合でもすぐ適当な担当に連絡を入れることができます。

紙媒体のマニュアルを使っていた頃は、一度作られたマニュアルの内容が更新されるということはほぼ無く、時間が経ち、業務にも細かな変化が出るにつれてマニュアルとしての内容が十分ではなくなっていました。NotePMが導入されて以降は、パソコンやスマホから手間をかけずマニュアルを更新できるようになったため、内容に不備があれば積極的に更新されるようになりました。

従来のオンラインマニュアルは社内サーバーで共有されており、検索などができなかったため、マニュアルを見るときは多数の項目から目的のページを目視で順に探していく時間がありましたが、NotePMはワード検索ができるため目的のページを検索からすぐに呼び出すことが可能となり、無駄にページを探す時間を削減して作業効率を改善できました。

日報業務に活用しており、部署ごとによってデジタル、アナログで分かれていた日報管理をNotePMで一元管理して社内でも社外でも、パソコンもしくはスマホから日報を作成、提出できるようになりました。 日報が提出されるとあらかじめ設定した方法で通知が届くので目につきやすく確認漏れの低減にも効果が出ています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 仕事を進める上で誰もが様々な情報を色々な理由で確認しますが、その際に発生する問い合わせの数が予想以上に増えてしまい、問い合わせの対応担当の業務過多が問題となっていた。 NotePMの導入により、問い合わせる前にまずはNotePMを確認するようになったことで大体の問い合わせはそこで自己解決できるようになり、結果として問い合わせにエスカレーションしたものは対応履歴からマニュアルを作成することで問い合わせの全体数を常に最低限に抑えられている。

従来、紙媒体のマニュアルを使っており、担当者が管理していたため確認したくてもすぐに見られなかったり、確認したい項目がどこに保存してあるかといった情報が共有されておらず見つけられないと言う問題がありましたが、NotePMが導入されマニュアルがオンライン化されて以降は必要な時に私用のスマホやパソコンから素早くマニュアルを確認できるようになりました。

新たな業務を任されることになったが、その理由が担当者の急な退社で、担当者がいなくなっていたことで引き継ぎがほとんどできていない状態でした。そこで、NotePMを確認したところ、前任者による引き継ぎ要項のまとめマニュアルが見つかったことで、それを参照しながら引き継ぎを勧めることができました。

【導入前の課題】 部署ごとにマニュアル管理がバラバラで、異動時の情報不足が頻発。新入社員の育成にも時間がかかり、管理部への問い合わせが後を絶ちませんでした。 【導入後の効果】 全社ナレッジを一元化したことで、マニュアル検索が瞬時に可能に。新入社員は自ら情報を確認し、業務を進められるようになり、上司の負担も軽減。さらに「社員Wiki」で部署間の交流が活発化し、チームの一体感が向上しました。

以前はクラウドストレージを使ってオンラインマニュアルを構築していたのですが、マニュアルを整理する機能が乏しく、視認性が悪い、必要なページに辿り着けないといった課題がありました。 NotePMはカテゴリ別にマニュアルを整理し、項目の関連度に応じて階層を設定することも可能なので、膨大な量のデータを視認性の良い状態で保管できます。 マニュアルを探す時間を短縮できただけでなく、マニュアルが見つからないことによるストレスも無くなったのがありがたいです。

弊社では時期によって業務の内容が変わるため、その度に新入社員に向けて研修を行う必要があり、慢性的なリソース不足の中で研修コストの低下を目的としてNotePMが導入されました。各業務の内容を細かくマニュアル化しておくことで業務が変更するタイミングに各自マニュアルを確認してもらえるようになり、研修コストを平均して従来の6割ほど削減することができました。

・確認したいページが見つかりやすい 以前使っていた同系のツールは見たいページに辿り着くまでに時間を要したり、最終的に見つけられないといったことがあったが、NotePMは検索のヒット率が高く、確認したい情報をすぐ見つけることができる。 ・少ない工数で情報を蓄積できる さまざまな情報を一元管理でき、書類作成もできるため、作成→保管を同じプラットフォームで進められるのがわかりやすい。

やはり、新人教育においてそれぞれの新人にほとんど専属と言える教育担当が付く場合に、ノウハウが担当と新人の縦に共有されても新人同士の横に共有されず一子相伝のような形になっており改善の余地があると感じていました。NotePMを使って各担当から学んだノウハウを新人が自らマニュアル化して共有する習慣をつけたことで、縦だけでなく横でもノウハウを共有することができるようになり、情報共有の効率を改善できました。