NotePMの評判・口コミ

もともと別ツールで文書を管理していましたが、情報量が増えていく事でツール内がごちゃごちゃするようになり、情報へのアクセスに時間が掛かるようになってきていました。NotePMの導入後は初期のデータ移管作業に手間が掛かったものの、検索やフォルダツリーから簡単に見たい情報へ素早くアクセスできるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙媒体での情報周知はそれぞれのスタッフがちゃんと周知事項を確認しているか把握できず、後々になって周知事項を確認していないことで業務上のミスにつながる事例があったが、NotePMは各ページを誰が、いつ確認したかわかるので、確認していないスタッフがいれば履歴から把握して個別で早急に確認を促す事ができ、確認漏れによるミスの減少につながった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 業務手順のマニュアルを紙媒体からデジタル化したことで、以前より多くのスタッフがマニュアルや業務上のTipを共有してくれるようになった。

導入前の課題 WordやExcelでナレッジを管理していたため、最新版が分からず探しづらい、散在する問題があり、情報を探すのに毎回時間がかかっていました。 導入後の効果 notepmでナレッジを一元管理することで、「どこに情報がある？」という無駄なやり取りが大幅に減少しました。タグや検索機能も優れているため、必要な情報がすぐ見つかるようになり、作業時間が短縮しました。

従来は部署別のマニュアルだったので作成方法も異なり他部署の社員は内容もわからない状態で社内文書の保管場所も何処だかわからなくなったりと煩雑な業務になっていた為ナレッジ共有の面では全くできていなかった。リモートワークが導入されたことにより支障が出始め導入に至る。導入にあたりテンプレートで統一し、画像を追加し視覚的にも分かりやすいようにした。UML入力もできるのでエンジニアに使用しやすい。検索面はPDFの内容まで検索できる上全文検索が可能なので見つからないことがない。しかも早い。その他にコメント機能のおかげで社員同士のやり取りが多くなったことで社内に活気が満ち一体感のある職場になった。

社内において共有すべき有益なナレッジが属人化されているという問題に関して、NotePMの導入以降はそれぞれの社内が共有すべきと考えるナレッジに関して簡単にページを作成して投稿、社内で共有できるようになり、共有されたナレッジを応用して様々な業務効率を改善、ブラッシュアップする事ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内の情報共有にはビジネスチャットを使っていましたが、会話が進むとともにどんどん情報が流れてしまうので長期的な保管ができず、繰り返し情報をポストしなければいけなかったり、後から情報が見つけられないという問題がありましたが、NotePMの導入により情報を見つけやすく整理した状態で長期的に保管する事が可能となり、上記の問題を一挙に解決できました。

以前は他社のツールを使用していたが動作が重く検索してもヒットしづらかったりとあまり活用しておらず、その為連絡事項などメールや口頭になっていたが見逃す事も多々あった。御社に移行してからは検索力の高さで見つからないこともなくなり、今まで口頭や個人メールで行っていたこともこちらに投稿するようになったことで結果的にナレッジ蓄積、共有の場ということになり後から確認する場合にも非常に役に立っている。また社の方針で御社にプロジェクトなどの一元管理をするようになり他部署との連携も上手く取れるようになったことが個人的に喜ばしい。

【導入前の課題とサービスでの解決】 もともと紙媒体で扱っていたマニュアルや日報、各通達などデジタル化してNotePM上にアップして以降は、情報検索をする際にファイルを一枚一枚めくって探すスタイルからクラウド上でのワード検索になり、検索速度が格段と向上した。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 各情報を参照するために車内を歩き回ったり、各部署の担当に問い合わせをする必要がなくなった。

新入社員への教育稼働が多忙で自分のメインの仕事進める時間が無かったのですが、各研修の内容や口頭で伝えていたノウハウをNotePM上でノートにして公開した事で教育稼働の時間を低減でき、自分の仕事を進める時間を確保できました。ノートには画像や動画を載せる事ができるので、教える必要がある内容を視覚的にわかりやすく伝達できました。

お客様からの問い合わせ対応にて、回答を蓄積、共有したいと考えていましたが、チャットでは後から検索するのが大変ですし、クラウドストレージでは他のファイルと混ざってしまうことが懸念され、適したツールがありませんでした。NotePMは情報共有のためのツールなので、検索がしやすく、情報のが流れることもありませんし、カテゴリ分けがしやすいことでまさにピッタリでした。

以前は業務に有益なノウハウを共有したくても適したツールが無く、また紙媒体にして配布するのは難しい状況だったのですが、NotePMが導入された事でそういったノウハウを気軽に投稿、共有する環境ができました。プラン25を利用しており、投稿可能なユーザーは25人なので、様々な角度からのノウハウが集まることが大きなメリットであると感じています。

マニュアルをはじめとする様々な情報をデジタル化したことで、書類をワード検索で探せるようになったことが大きなメリットに感じており、従来はファイルを一枚一枚めくって確認していたところ、今では検索窓から検索をかけたらすぐに情報を確認できるようになり、検索工数を大幅に短縮できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は日本語でしか表示できないツールを利用しており、日本語の読めない外国人スタッフが使えないというのが課題でしたが、NotePMならインターフェースの言語を切り替えられることで日本語の読めないスタッフでも問題なく利用できます。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 社内の情報共有が円滑化されたことで業務上のミスが減り生産性を向上することができました。

従来はマニュアルも特になく、部署により異なる方法をとっていたのでわからないことがあると聞きに行くかメールをするかで返答待ちはしばしばで業務が滞ることも多かった。更に引き継ぎに関して退職後に問題が出てくるという具合で、全社でナレッジを蓄積、共有できる場を検討していた。　導入後は誰に聞けばいいのかわからない、検索に引っかからないということがなくなり円滑に業務が遂行するようになった。テンプレートで形式を統一、ファイル形式も選ばない、自動下書き保存、ツリー構造で整理も容易と作成を簡単にする要素が多い。同時編集もできる。ただmarkdown式に慣れてないと初めは難しい。検索力は全文検索、PDFやExcelの中身も検索できる、そして動作も軽い。ナレッジ蓄積の場でもあるしタイムラインで他の部署の業務状況が可視化し業務に対するモチベーションが向上したと思う。いいね！機能は普段話すことのない上司とも距離を縮める嬉しい機能。

【導入前の課題とサービスでの解決】 引き継ぎ時に前任者がすでに退社している場合でも、NotePM上に引き継ぎ情報がまとめられていることでスムーズに引き継ぎを進めることができるようになりました。 また、これまでオープンになっていなかった社内有識者のノウハウをマニュアル化しておくことで新人教育のレベルを引き上げることができました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 NotePMのおかげで口頭伝達であったり、関係性の近い社員同士でしか共有できていなかった様々なノウハウを社内でシームレスに共有できるようになりました。

導入前は他のツールを使用していてナレッジ共有の場はあったものの浸透しておらず、その結果わからないことはメールで確認、返答待ち、という流れが通常になっていたが人により異なる返答、また部署内の業務は属人化しやすいなど課題は多くあった。 導入にあたり特に重視した点は社員の積極性をあげる要素があるかどうか。アンケートの結果、検索性の良さや作成の容易さが主な点になっていることに気付き御社をトライアルで体験後導入が決定した。ドキュメント作成面、使い慣れたExcelは勿論のことテンプレートが豊富で容易に作成可能。markdown式、画像添付、添付するファイル形式も選ばないと容易に作成できる要素が揃っている。検索面、全文検索にPDF内まで検索可能という強力さで他の社員頼りの業務ではなくなった。その他グループで共同編集できるので部署を超えた業務がスムーズに行えるようになった。機能も重要だが社員の積極性を高める要素の強いツールが結果として受け入れられワークフローを円滑にした。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMの導入以前に使っていたツールは、共有した情報を誰が確認しているのか、誰が未確認なのか把握できなかったが、NotePMはページごとに閲覧したアカウントを確認できることで未確認のアカウントに適切に確認をお願いできるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 部署ごとに管理していた社内情報をNotePMに集約できたので、情報確認のための都度連絡を省略できました。

【導入前の課題】 社内の情報共有が属人的で、必要な資料を探すのに時間がかかることが多かった。 属人化されたマニュアルの作成手順があり、他者が介入しづらかった 【導入後の効果】 基本テンプレートからマニュアル作成することで、属人化しないマニュアル作成ができた。 カテゴリ分けやタグ付けにより、整理された状態でナレッジを蓄積でき、マニュアル検索がスムーズになった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 コア業務が忙しいと紙媒体の業務マニュアルを新規作成、更新する作業はなかなか行えず、業務内容に変更があってもマニュアルは以前のままといったことがよくあったのですが、NotePMならパソコンやスマホで空き時間にサクッとマニュアルを作成したり更新できることで、常に最新の業務内容に合わせたマニュアルを共有できるようになりました。

導入前は業務に関するノウハウ、各部署におけるマニュアル、その他議事録などが部署ごとの管理であった為属人化しており情報共有に関する意識も低く、増え続ける情報、ファイルの管理は煩雑になっており、また活用もできていなかった。 社内フローを円滑にする上でまず情報共有ツールの見直しが始まり社員が使用しやすい、参加しやすいことを前提に複数のツールのトライアルをした。notePMの導入の決め手は検索力の高さが他のツールに比べ秀でていた為。またテンプレートが社内報、日報、議事録、電話対応マニュアルなどと多くあり一元管理に適していた。動画の埋め込みもできるので（携帯から撮影した）文字に起こしていた時に比べ業務も迅速になり社員の理解力も上がった。コミュニケーションを活発化させる機能があり今までは個人でメールしていたところを全てnotePM上で行え属人化もなくなり、コメント、いいね機能は手軽に使えるから好評。見た目にも色別で変更がわかるなど視覚的にわかりやすいようになっている。権限設定も柔軟にできるのでグループごとに作成し共有などとにかく使用勝手が良い。無制限ツリー構造はファイルをまとめるのに便利。

導入前はナレッジ共有、マニュアルに対する意識が低く情報の集約ができておらず、更新もしばらくしていない状態であった為、必要な情報は他の部署に確認のメールをすることが多かった。その為業務遂行に関して時間を要することが多かった。トライアルでマニュアル作成を実施。ステップガイドを参照にテンプレートで容易に作成できた。フォルダ階層が無限にできるという他にない機能もあり管理面、ユーザー面共に使用勝手が良い。アップロードにファイルを選ばないので手間も省け他のツールと比較して断然早い。検索面、ファイルはもちろんPDF内のファイルまで検索できるという高機能で見つからないがなくなった。 他に、変更、編集後の自動更新で常に最新の情報を載せれ、お知らせ通知機能で周知が容易になった。また閲覧記録もわかる。デバイスはモバイルも可能だが作成はパソコンからの方が良い。エクスポートインポートも容易。社全体で言うと、検索力の高さから積極的に利用するようになり、また投稿も容易なのでコミュニケーションが活発になりナレッジ共有への意識も変わった。

属人化しているナレッジのマニュアル化は、会社としては非常に有益ですが、社員側からすると自分の頭に入っているナレッジをわざわざマニュアル化するという作業自体が負担であるとも言えるので、自発的にマニュアルを作成してくれる社員は少ないのが現状でした。 NotePMならマニュアル化されたページにいいねをつけたり、感謝のコメントを書き込めるほか、ページを見た人がわかる、閲覧数をランキング形式で表示できるなど、ナレッジをマニュアル化することで会社への貢献度を感じやすいためモチベーションが生まれやすく、NotePMの導入以降は積極的にマニュアルを投稿してくれる社員が増えました。

導入前は各店舗で独自のツールを使用しており店舗により異なるマニュアルで店舗格差があり、また店舗同士の知識、ノウハウの共有はできておらず、またスタッフも情報共有の重要性の認識は低かったと感じていた。 導入後、各店舗のマニュアルを参考に新しいマニュアルを作成、統一化を図り、また誰でも情報投稿ができるようになった為（以前は主任のみだった）スタッフ達が自発的に投稿し始めて意欲にもつながったと感じている。画面も見やすく検索もしやすい使い勝手の良さはパソコンが苦手なスタッフへのハードルをも下げ情報共有しやすい環境作りが実現。作成面、テンプレートが多く、下書き機能もあり容易に作成できた。ツリー構造でフォルダ管理も容易。情報共有状況、更新情報が履歴として残り状況把握ができるのも便利。結果、各店舗の格差がなくなった他、情報共有がしやすくなったことでノウハウを均一化できた。

自分が新人だった頃はこういったオンラインマニュアルが無く、作業方法がわからないがいちいち質問で上司を煩わせるのも気が引け、独自の判断で進めてしまい結果的にミスにつながるというパターンがありましたが、今ではNotePMがあり、基本的なマニュアルから多種多様なトラブルの対処法、作業を早く進めるためのノウハウまで様々なTipが共有されているので、導入によって新人のミスを大幅に減らすことができました。

以前はチャット、メールを使い、個人間、もしくはグループ内で情報共有をしていたので、共有した情報は時間が経つにつれてスレッドやメールボックスの奥に埋もれてしまい、あとから探すのも面倒ですし、蓄積されるということがありませんでした。 NotePMを利用し始めてからは蓄積する価値があると判断した情報に関しては全てNotePM上に残すようにしたことで、時間が経っても埋もれてしまうことがなく、価値のある情報を蓄積、活用できるようになりました。