文書管理の賢い方法は？ドキュメント・書類・ファイル管理のコツ

最終更新日：2024-12-10（記事の情報は現在から8日前のものです）

「あのファイルや文書どこにやったっけ…」誰しも1度は経験ありますよね。管理が上手い人がやっている、文書管理・書類管理のアナログ、デジタルどちらにも通用する賢い方法やポイント、コツを紹介します。

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文書管理とは

文書管理とは、作成した文書を管理することです。文書管理の目的は文書の所在や利用者を把握できる状態にし、より働きやすい環境作りにつなげることです。

文書管理では、紙や電子データで作成した文書を保存・保管・活用・廃棄などの段階に分けて管理します。すると、必要なデータを必要なときに取り出せるようになり、かつセキュリティが保たれた状況で管理できるようになります。近年はコンプライアンス強化のため、文書管理に注目している企業は少なくありません。

文書管理の重要性

文書管理は、組織の情報資産を適切に管理するために欠かせない重要な業務です。
この理由として、主に次の2つが挙げられます。

業務効率や生産性の向上
コンプライアンス強化

業務効率や生産性の向上

社内文書を適切に管理することで、組織全体の業務効率化につながります。

文書管理を行うことで、簡単に必要な文書を必要なときに見つけられるようになります。必要なときに情報を素早く見つけられるようになれば、文書を探すための時間を短縮化できるため、従業員はより重要な業務に時間を割けるようになるでしょう。また、情報共有もしやすくなるため、生産性アップにもつながるでしょう。

逆に、適切に文書管理を行える管理体制が整備できていないと、必要なときに必要な資料が見つけられなかったり情報共有がしにくかったりするため、業務効率や生産性の低下につながります。書類の紛失や誤処分などのリスクも高まるでしょう。このような非効率さやリスクを回避するためには、適切な文書管理が求められます。

コンプライアンス強化

適切な文書管理を行うことは、情報の漏えい・改ざん・紛失などのリスクマネジメントの観点からも重要です。

社内文書には、個人情報や機密情報なども含まれるため、適切に管理しなければ外部への流出による信用低下や、損害賠償の請求などのリスクにつながりかねません。また、顧客対応を記録した文書が適切に保管されていなければ、顧客とのトラブルが発生した際に説明責任を果たせなくなることで信用低下につながる恐れがあります。

情報漏えい・改ざん・紛失などへの対策やトラブル時の説明責任の改善にもつなげるためにも、適切に文書管理を行うことが重要です。

文書管理の課題

文書管理が企業にとって日常的に必要な業務である一方、さまざまな課題も生じます。主に次のような課題が考えられます。

文書の整理が追いつかない
ルールが浸透しない
必要な資料を探すのに手間がかかる
ルールが多すぎてわからない

文書が少ないうちであれば対処できますが、資料が膨大になり管理に複数の人が関係すると、ついつい文書管理が雑になることもあるでしょう。

そのため、文書や管理者の人数が増えないうちに管理体制を見直す必要があります。

文書管理が複雑化する原因

上記で挙げたような文書管理の課題は、なぜ起きるのでしょうか。主に2つの要因が考えられます。

細分化しすぎている

過度な細分化が文書管理の効率を下げてしまっていることがあります。

細分化すると文書の所在が明らかになるため、目的のファイルや文書を探す時間が削減されるように思うかもしれません。しかし文書管理では、細かく管理しようとすればするほど煩雑化し、管理しにくい状態になることがあります。

細分化しすぎると管理効率が下がる理由としては、次のようなものが挙げられます。

文書の保存場所を探すのに時間がかかる
場所の選定基準が曖昧になり文書が分散する
一覧性が下がる

そのためフォルダは細分化しすぎず、大まかなカテゴリー分けをしたフォルダに、関連ファイルや文書を保存するようにしましょう。のちほど詳しく紹介するように、たとえば営業職なら「顧客ごとにフォルダを分ける」程度の分類で実は十分です。

廃棄対象文書を把握していない

文書の廃棄ができていないのも、文書管理が複雑化する原因の一つです。管理スペースが取られるうえ、どこにどの文書があるのかわかりにくくなります。

企業で扱うことが多い法定保存文書には、法律で保存期間が決められています。保存期間を把握し、廃棄対象の文書は処分していきましょう。法定文書でなければ、1年間使わなかった文書は処分する・保存場所を見直すなどの対策を取るとよいでしょう。

文書管理の方法

文書管理には次の2種類あります。媒体によって管理方法は異なるため、それぞれ順番に紹介します。

紙媒体の管理
電子媒体の管理

紙媒体の文書管理

紙媒体の文書管理のイメージ

紙媒体の文書管理は、基本的にファイルやボックスを使って行います。紙媒体の管理では、必要な書類をすぐに探せるように工夫することが大切です。そのためには、書類整理におけるルール作りが必要になります。

たとえば、「資料の内容で分類する」のか「クライアントごとに分類する」のか、状況によって適切な文書の分類方法は異なります。

必要な書類が索引や仕切りによりすぐに探せること
使用頻度が高い書類は手に取りやすい場所にあること

これら2つを意識してルール化しましょう。

また、情報によっては「社外秘」や「社内の一部の人間だけが閲覧すべき書類」があるはずです。閲覧者を限定しなければならない書類については、鍵を掛けてロッカーに収納したり、保管する部屋を分けたりするなど、情報が流出しないように注意しなければなりません。

電子媒体の文書管理

一般的に、電子資料の管理には次の2つのいずれかで行います。

フォルダ管理
文書管理システム

フォルダ管理による方法

フォルダ管理とは、パソコンのフォルダ機能を使ってドキュメントを管理する方法です。該当する資料を検索で探せるため、紙媒体の資料に比べて資料を探しやすいのがメリットです。

一方、似たようなタイトルの文書が多数ある場合、必要な資料を選べなかったり最新版がわからなかったりと、容易に複製できるゆえのデメリットもあります。また、フォルダの階層が細かすぎると新規資料を保存するときに保存場所がわからず、結果的に整理しずらくなります。

そのため、必要な情報をすぐに検索できるように、文書のタイトルの付け方をしっかりとルール化しておかなければなりません。文書の保存形式もWordファイルやPDFなど、あとで使いやすいようルール化しておくとよいでしょう。

文書管理システムを利用する方法

文書管理システムとは、資料を管理することに特化した専門ツールのことです。従来のフォルダより手間なく、効率的に資料を管理できます。文書管理システムについては、のちほど詳しく紹介します。

文書管理のコツ

文書管理がしにくいと感じた場合、次の6つを試してみてください。

マニュアルを作成・見直す
目的を周知する
管理する書類を明確にする
ファイルの保存期間を設定する
職種ごとに文書管理方法を変更
フォルダを細分化せず全文検索に頼る

マニュアルを作成・見直す

文書管理にあたってのマニュアルを作成し、たまに見直すようにしましょう。

文書管理のルールが明文化されていると参照しやすくなり、新しいスタッフが入ってきたときにも説明しやすくなります。また、書類が増えた・仕事内容に変更があったときなどは文書管理も見直し、マニュアルを修正するとよいでしょう。

目的を周知する

文書管理を適切に行うためには、従業員に対して目的をしっかりと伝えておくことが大切です。

日々の仕事に追われていると、「書類の1つくらい紛失するのは仕方ない」「保存場所わからなかったけど、聞くほどのものではない」と軽く考えてしまう方もいるでしょう。

しかし、文書管理が正しくできていなければ全体の生産性が下がるだけでなく、大切な資料の場所がわからなくなったり重要情報を流失させてしまったりと、取り返しのつかない事態に陥る可能性もあります。

何事も大切なのは小さなことの積み重ねです。そのため、目的やリスクを共有して、従業員一人ひとりに書類1枚の重みをしっかりと理解してもらうことが大切です。

管理する書類を明確にする

資料をとりあえず保管することだけが文書管理ではありません。作成した資料をただ保存するだけでは、保存場所や情報の更新など、保存のためのコストが膨大になります。

そこで大切なのが管理する書類を明確にすることです。書類によっては10年以上保存しなければならない資料もあるでしょう。一方で、長期間の保存は不要な書類もあるはずです。

すべての書類を保存しようとすると管理コストばかり増えてしまうため、不要な書類を廃棄するような仕組み作りが必要です。

ファイルの保存期間を設定する

次に、ファイルの保存期間を設定しておきましょう。

通常、作成した資料は必要な保存期間に関わらず、一旦すべて保存するのが一般的です。保存期間を設定しておかなければ、資料整理のタイミングで「これは削除してよいのか？」と、一つひとつ確認しなければならず、大変手間がかかります。

そのため、書類を保存する際は保存期間を設定し、ファイルの見やすいところに書き込んでおくとよいでしょう。種類ごとに保存期間を定めておけば、必要なくなった文書やファイルを溜め込むことなく、破棄できるようになるはずです。

必要のないファイルや文書は極力減らすことで、文書管理をスムーズにできるようになります。

職種ごとに文書管理方法を変更

文書管理がうまくいっていない場合、「過度な細分化」と「保存期間を設定していないこと」以外に、職種ごとの文書管理がしっかりとできていないことが原因として挙げられます。

なぜなら、職種が変われば取り扱う文書も変わり、それに合わせて管理方法も変わるためです。管理方法の変更に対応していかなければ作業効率はアップできません。

職種ごとでの文書管理方法の効率化例は次のとおりです。営業とフリーランスの方の例を掲載しています。

【効率化方法例】営業☆顧客と何度も取引を行う継続的な関係場合
　・顧客名ごとにフォルダを作成
　・直下に取引ごとのフォルダを作成
☆一契約ごとに顧客との関係が完結する場合
　・商品の種類や取引の日付でフォルダを作成
　　（住宅販売や自動車販売など）

【効率化方法例】フリーランスとして仕事をする方・プロジェクトごとにフォルダを作成する

このように、文書管理方法は職種によってガラッと変わります。

「顧客との継続的な関係を築く営業職なのに取引ごとのフォルダを核にする」
「一つの取引で顧客との関係が完結する販売業で顧客ごとのフォルダを核にする」

顧客との継続的な関係を築くような営業の場合、取引ごとに資料をまとめてしまうと、クライアント関連の資料を探すのに時間がかかってしまいます。そのため、同一クライアント関連の書類が多く発生する業種においては、クライントごとにフォルダを分けたほうがよいでしょう。

逆に、取引完結型のフリーランスの場合、顧客ごとにフォルダを分けてしまうと、分類のためだけに時間を浪費してしまう結果になりかねません。そのため、同一クライアントとの書類が少ない業種の場合、分類は最小限にとどめ、全文検索に頼ったほうが効率的です。

このように、「職種に合った」方法を採用することで、文書管理は快適になります。

フォルダを細分化せず全文検索に頼る

フォルダを細かく分けすぎず、全文検索に頼ったほうが書類は素早く探せます。全文検索とは、文書のタイトルや内容から指定したキーワードを検索することです。全文検索を使うことで、時間をかけず目的の文書やファイルにアクセスできます。

こちらはデジタルでの管理でしか利用できませんが、ファルダ管理が快適になるため、ぜひ試してみてください。

全文検索とは全文検索とは、複数のファイルや文書の中から、指定した文字列を検索すること。普段利用している文書内検索と違って指定した文字列が含まれるものを一気に検索が可能。

文書管理をするうえでの注意点

文書管理や書類の整理を行う際には、次の点に注意が必要です。

法定保存期間を把握する
保管と保存の違いを理解する

法定保存期間を把握する

社内文書の中には、法律によって保存期間を定められた書類があることに注意しましょう。

たとえば、人事部門で扱う書類であれば、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」「源泉徴収簿」などは7年間の保存期間が定められています。また、雇用保険、健康保険・厚生年金保険に関する書類は2年間の保存が求められるといったように、書類の種類によって異なる保存期間が定められている点に注意が必要です。

また、その他にも法律で定められていないものの、定款や就業規則のように永年保存が望ましいとされている書類もあります。そのため、どのような書類をどのくらい保存しておかなければいけないのかをあわせて把握したうえで、適切な管理方法を検討する必要があります。

保管と保存の違いを理解する

文書管理において、保管と保存は意味が異なる点にも注意が必要です。

保管は「閲覧頻度が高い文書をすぐに取り出せるよう管理すること」を指すのに対し、保存は「閲覧頻度の低い文書を適切に管理すること」を指します。つまり、日常業務でよく使用する文書を活用しやすいように管理するのが保管、法律で保存期間が定められている文書を倉庫やキャビネットで管理するのが保存です。

作成したばかりの文書はよく使用される可能性が高いものの、1年程度経過すると使用頻度が下がるため、期限を設けて保管から保存へと移行することもあります。この場合、保存期間を決定し、期限までに使用しない文書は、処分することも必要です。文書を処分しなければ、書類が増え続けスペースを圧迫したり、外部に流出したりする恐れもあるため、期限が過ぎたら適切に処分するようにしましょう。