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2017-07-26

顛末書の書き方とは | 社外向けの書き方・文例・注意点

顛末書は、問題が起きたとき一部始終を上司に報告し、今後同様の問題が再発しないようにするための改善策やアクションプランなどを記述する書類です。今回は、この顛末書の書き方のポイントを紹介します。
顛末書
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顛末書は、問題が起きたとき一部始終を上司に報告し、なぜ問題が起こったか、そして今後同じ問題が再発しないようにするためにどうすべきかなどを記述する書類です。

顛末書はなぜ問題が起こったかを報告する目的のため、多くの場合社内にむけた書類という印象があるかもしれません。しかし、顛末書は社内のみならず問題によって、社外にも送る場合もあります。その時に慌てなくてもいいように、今回は顛末書の基礎から社外へ送る際の文例などを紹介します。

顛末書とは

顛末書とは、ビジネスにおいて自分が不始末や不祥事などを起こした際、会社に提出する書類を指します。

内容には、なぜ問題が発生したなどを詳細に記述する必要があり、問題発生前の状況から発生後までの一部始終を一言一句間違えることがないように記載します。

そして、発生したトラブルが二度と起きないよう、問題を起こした張本人が今後どのような対策を講じれば良いのかという再発防止策についても書かなければなりません。

顛末書は問題が起こった経緯や背景を整理し、その後の対応までを順序立てて書きます。さらに、発生した問題を社内で共有することで、他の社員が再発しないよう取り組む絶好の機会になります。

顛末書に記載する基本的内容

顛末書を記載するときは、隅々まで事細かに記述し、上司や管理職の方に提出する必要があります。顛末書が正確に書かれていないと、上司や管理職の方が問題の詳細を把握できず、適切な判断などが下せなくなりますので注意が必要です。

顛末書の基本要素は、一般的な文章と同じく以下の「5W1H」を押さえることです。

  • When:いつ(発生した日)
  • Where:どこで(発生した場所)
  • Who:誰が(発生させた人物)
  • What:何を(内容)
  • Why:なぜ(発生した原因)
  • How:どのように(経過・状況・程度)

これらの基本を押さえ、発生した問題の事実を淡々と記載しましょう。

顛末書と始末書の違いとは

「顛末書って始末書とは何が違うの?」と思う方は多いと思います。どちらも、問題が起こった際に、その内容と今後の対策について記述して上司や管理職へ提出するという意味合いは同じです。

顛末書と始末書の違いはどこにあるのでしょうか。始末書は、問題やミスの内容を伝えるとともに「反省しています」という反省文の意味合いが強いです。

一方、顛末書は発生した問題の詳細を淡々と記載し、発生した原因から再発防止策まで詳細に記載するため報告書としての意味合いが強いです。

顛末書と始末書の違いについて、詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

顛末書と始末書の違い|書類の目的・書き方 | ボクシルマガジン
「顛末書」と「始末書」はどのような違いがあるのでしょうか?どちらも問題が起こった際に書く書類という点では同じですが...

顛末書の書き方

顛末書の書き方:3つの注意点

顛末書の書き方において、注意したいことは以下の3点です。

  • 事実を隠蔽しないこと
  • 問題に至った経緯を詳細に記述すること
  • 反省の色が見えること

自分のミスは今後の昇進・昇格の際に足枷となるため、できれば報告せずに隠し通しておきたいところです。しかし、事実を隠したり詳細な経緯を記述しなければ、取引先との間で意見の不一致が発生し、さらに深刻化する可能性があります。

また、事実を淡々と書いただけで反省の色が見えないという顛末書もよくありません。これらの注意点を頭に入れて顛末書を書きましょう。

顛末書において構成は大切です。顛末書の書き方として、先ほど紹介した「5W1H」のほかに「構成」「具体的要素」を押さえておきましょう。

はじめに、「どのような問題があったか」を箇条書きで示します。つぎに、その後問題の詳細な内容を記述。「結果としてどのようになったか」まで具体的に記載しましょう。

最後の締めとして今後、どのように取り組み、どうすれば再発できるかを記述すればOKです。5W1Hを厳守し、なおかつ構成・具体的要素を押さえて顛末書を書きましょう。

社外へ出す顛末書の書き方・文例

このたび、A社に納品した商品に関してミスがあり、お客様、そして社内の皆様に多大なご迷惑をお掛けし誠に申し訳ございませんでした。ご要望した商品数と異なった経緯につきまして調査した結果、発生原因が判明しましたのでご報告差し上げます。

(1)平成○○年○月○日、弊社A部の○○がお電話にて貴社のご担当者である○○様より承りした商品と一緒に追加発注の旨を確認。弊社担当者に確認することなく○○が承諾。

(2)○○が、弊社担当者である○○へ追加発注の旨を伝達。しかし追加発注の商品の在庫がございませんので対応できないという連絡を受けたが、○○はその後、2週間の出張のため、貴社の担当者へと連絡するのを忘れていた。

(3)○○が貴社へ連絡したと思った担当部署は、以前承った納品数のまま貴社へ納品。

(4)納品後、貴社の担当者が納品数確認致しましたところ、ご要望の納品数でないことに気づき、今回の事態が発覚しました。部署間での連絡漏れ・確認不足を防ぐために、確認メールや発注内容を担当者のみならず、関係者・管理者にも送るように致します。形として残すことで、伝達不足・確認不足を防ぎ、今後このようなことがないよう徹底します。

社外向けの顛末書の書き方をマスターしましょう

一番いいのは、顛末書を提出するような問題を起こさないことです。しかし、いつどのような問題が起こるのかは分かりません。

顛末書は、社内のみならず社外にも提出するケースがあります。起こった問題を整理し、顛末書をスマートに記述することで、社内外の信頼を取り戻せるかもしれません。皆さんも、顛末書の書き方、特に社外への書き方はどのようにすれば良いのかをきちんと理解しましょう。

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