催促状の書き方 - 手紙＆メール別文例のテンプレート | 宛先や内容はどうする？

催促状とは？再確認してみよう！

催促状とは期限内に支払われるべき代金が支払われていないとき、また報告書などの提出物を受け取っていない時に、取引側相手にそれを促す書面のことを言います。

代金の支払いが滞っていたり、取引相手の報告書がなかなか届かないことはよくあることですが、なかなか口頭で促すことはしにくいですよね。きちんとした書面を作成し、送付、催促すれば直接言わなくても済みます。また、相手側も書面でわざわざ督促されたものに対し、それを無視することはできません。

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これで安心！催促状の書き方を手紙・メール別の書き方！

相手に何かしらを催促するにあたって、より確実で強制力を持った催促状ですが、手紙で送付する場合とメールで送る場合で若干書き方が異なります。以下では、その二つの場合について各々書き方を解説します。

催促状の書き方【手紙編】

STEP1：宛先・提出日・差出人を明記する！

相手先が会社の場合、会社名を宛先にするのが基本です。担当者とその上役が分かっている時はその方々を明記する場合もあります。催促状の一番上の左側に書きましょう。

例：宛先について
○○株式会社御中
○○部長　○○様
○○課長　○○様

催促状の提出日は必ず記載しましょう。先方から連絡を受けるとき、どの催促状のことなのか日付が書いてあった方が便利です。そしてこちらの会社名、担当部署、担当者とその上役の捺印も必要です。上役は一番左に捺印がくるようにします。これらは催促状の一番上の右側に書くようにしましょう。

例：提出日・差出人について
○○年○○月○○日
株式会社○○
上役の捺印・担当者の捺印

STEP２：表題・催促状の内容の書き方！

通常、送る相手は今後も取引の続く相手のはずです。あまり角の立たない表題にしましょう。もちろん催促状と明記するのは避けるべきです。

例：表題について
・報告書ご提出のお願い
・お支払のお願い　等

催促状の内容は、特に気をつけましょう。今後の関係を考慮して、相手を思いやる文面を一言添えましょう。

例：催促状の内容について
拝啓
平素～。

この度は～について未だ確認が取れずにおります。

今一度ご確認頂き、至急～して頂けないでしょうか。何かしらの手違いとは思いますが、宜しくお願い致します。

STEP３：相手先が入れ違いで送付したことを想定する！

相手先がこの催促状を送ったのと入れ違いに、目的の報告書や入金をしてくる場合も十分に考えられます。そういった場合も想定しておくことは大切です。前もって、侘びの一文を入れておきましょう。こういった心遣いが、今後も長く続くであろう取引先との関係を保つためには必要となってきます。

例：本文中の最後の締めの文章について
本状との行き違いの際には何卒ご容赦下さいませ。

催促状の書き方【メール編】

STEP1：メールの件名についての書き方！

手紙と異なり、メールには件名があります。この件名に関しては無礼がないように、ですが直接何についてのメールか分かる様にしなくてはなりません。断定的で分かりやすい表現が好ましいです。

例：メール件名について
・報告書の送付ご確認の程お願いします。
・請求書の入金の件、ご確認よろしくお願いいたします。
・【重要】○○製品送付の件について、ご確認お願いいたします。　等

STEP２：メールの文面についての書き方！

文面は手紙の場合と同じです。ここでは文例を上げておきます。

例：メール内容について
○○株式会社､営業部の○○です。
お世話になっています。

先日の請求書番号○○の件のご入金が
未だ、確認が取れないでおります。

お忙しいとは思いますが､〇月〇日までに
ご入金のほど宜しくお願い致します。

また、ご入金の際はご連絡、よろしくお願いいたします。

なお､本メールと行き違いでご入金頂いていた際には
ご容赦くださいませ。

取り急ぎ、ご連絡まで

知らないなんて言えない！文例付き催促状の書き方まとめ

文例付きで催促状の書き方をお伝えしてきましたが、難しくはなかったのではないでしょうか。これからも長く続くであろう相手先のことを考えると催促状は書きづらいと考えてしまいがちです。

しかし、相手の心象を考えて、伝えたいことを丁寧な文面で伝えれば難しいことは何もありません。

相手先が忘れて期日までに支払いや資料の送付等を行わないことはよくあること。電話だけで済ませるのではなく、文章として残る、手紙、メールで催促状を送るようにしましょう。

催促状の送付を自動化したいのであれば、債権管理システムがおすすめです。債権管理システムによって、催促状の送付にかかる工数を削減して、より重要な業務へ集中できる環境を整えましょう。

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