債権管理システムとは | 機能やメリット、選定ポイントを解説
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債権管理システムとは
債権管理システムは、売掛金や貸付金といった債権において発生から回収までのプロセスを一元管理するシステムです。入金消込や督促管理、債権残高の確認など、これまで手作業で行っていた煩雑な業務を効率化し、正確な債権管理を実現します。
債権管理の課題
近年、多くの企業が債権管理の課題を抱えています。債権管理システムを導入することでこれらの課題を解決できる可能性が高いでしょう。
人的ミスによる漏れや遅延の発生
従来の債権管理は、手作業で請求書発行や入金消込をしていました。しかし、この方法では、業務量が増えるにつれて担当者の負担が増大し、ヒューマンエラーによる漏れや遅延が発生しやすくなります。特に月末や期末といった業務が集中する時期には、ミスが起こりやすいです。
属人的な業務による引継ぎ困難
適切に債権管理をするには一定のスキルが必要なため、担当者が変更になった場合、引き継ぎに時間がかかる傾向にあります。また、担当者の退職や休職など、突発的な事態が発生した際に業務が滞りやすいです。
未回収債権の増加による資金繰りの悪化
督促漏れや遅延は、未回収債権の増加に直結します。未回収債権が増えると資金繰りが悪化し、事業への投資や運転資金の確保が困難になった結果、経営に影響を及ぼす可能性があります。
債権管理システムの主な機能
債権管理システムを導入することで何ができるようになるのか、主な機能を紹介します。
売掛金管理と入金消込
債権管理システムは、売掛債権の発生から回収までの流れをシステム上で一元管理します。入金状況をリアルタイムで確認できるため、未回収債権の早期発見にもつながります。
受取手形の顛末管理
受取手形において期日や支払状況を一元管理し、手形の紛失や盗難のリスクを軽減します。また、手形割引や裏書譲渡の処理もシステム上で行えます。
回収時期のアラート
支払期限が近づくと、システムがアラートを通知。アラートによって督促漏れを防ぎ、早期の債権回収を促します。また、延滞債権が発生した場合にも、担当者に通知してくれます。
書類作成
請求書や督促状の書類作成を自動化します。テンプレートを利用することで、書類を簡単に作成し入力ミスや漏れを防ぎます。郵送やメールでの送信もシステム上で完結。
債務管理
多くの債権管理システムでは、債務管理の機能も搭載しています。買掛金や未払金を整理し、支払期限の管理や支払状況の確認を効率化。債務超過や支払遅延のリスクを早期に把握し、適切な対応策を講じることで、健全な財務状況を維持します。
債権管理システムの導入メリット
債権管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。
未回収リスクの低減
債権管理システムは、債権の発生から回収までを一元管理することで、未回収債権の早期発見につなげます。また、過去の取引履歴や支払状況を分析することで、顧客ごとのリスク評価を行い、未回収リスクを抑制します。
人件費削減
債権管理システムは、入金消込や支払い督促といった手作業では工数のかかる業務を効率化します。これにより業務量が減少し担当者の負担を軽減。結果として人件費の削減につながります。
資金繰りの安定化
債権管理システムの導入により、未回収債権の早期発見が可能になりキャッシュフローが改善します。資金繰りが安定すればキャッシュを確保でき、新たな事業への投資や成長を促進する原動力となります。
債権管理システムの選定ポイント
債権管理システムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。
クラウド型かオンプレミス型か
債権管理システムは、クラウド型とオンプレミス型の2種類に大きく分かれます。クラウド型は、インターネット経由にて利用するタイプで、初期費用を抑えられ導入が容易です。一方、オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築するタイプで、カスタマイズ性が高くセキュリティの強度を自社でコントロールできます。要件や予算に合わせてクラウド型かオンプレミス型かを選びましょう。
必要な機能を網羅しているか
債権管理システムには、入金消込や督促管理をはじめとした多くの機能が搭載されています。債権管理の機能のみで問題ないのか、債務管理が必要か、そのほか会計業務まで効率化したいのかによって適切なシステムは異なります。最適化したい運用を洗い出し、そこに求められている機能を軸に選定を進めましょう。
既存システムとの連携
会計ソフトや販売管理システムなど、すでに利用しているシステムとの連携が可能か確認しましょう。データ連携がスムーズに行えることで、業務効率がさらに向上し、入力ミスを防げます。
拡張性
事業規模の拡大や業務内容の変化に合わせて、システムを柔軟に拡張できるか確認しましょう。カスタマイズ性が高いシステムを選ぶことで、ニーズに合わせた適切なシステムを構築できます。
サポート体制
システムの導入時や運用中に、疑問点やトラブルが発生した場合、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制が整っているか確認しましょう。電話やメールでのサポートだけでなく、訪問サポートやオンラインサポートなど、さまざまなサポート方法があると安心です。
費用対効果
初期費用や月額料金だけでなく、導入による業務効率化や未回収リスクの低減など、総合的な費用対効果を評価しましょう。高額なシステムであってもそのほか費用まで考慮した場合には安上がりになる可能性があります。
セキュリティ
顧客情報や取引情報を扱うため、セキュリティ対策が十分か確認しましょう。データの暗号化やアクセス権限の設定など、セキュリティ機能が充実しているシステムを選びます。
操作性
直感的に操作できるか、わかりやすいインターフェースであるか確認しましょう。実際にデモを体験して、使い勝手を確認することも大切です。
導入実績
自社と類似した企業にて導入実績があるか確認しましょう。同じような企業での導入実績があると、その企業の経験をふまえた適切なサポートをしてもらいやすいと考えられるためです。また、システムの具体的な活用方法をイメージするためにも、導入事例やユーザーの声をぜひ参考にしましょう。
債権管理システムで効率化と資金繰りの改善をしよう
債権管理システムは業務の効率化、未回収リスクの低減、資金繰りの改善を実現する強力なツールです。課題やニーズに合ったシステムを導入し、成長を加速させましょう。
債権管理システムを選ぶ際には、クラウド型とオンプレミス型のいずれか、ほしい機能を網羅しているか、既存のシステムと連携しやすいかなどをチェックしましょう。あわせて各サービスの口コミも見ておくと導入に失敗しにくいです。
