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ファイリングのコツとは?仕事効率が劇的に上がる書類の保管方法

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書類が机の上に山積みになっていて、その中には必要のないものもありませんか?書類を分類することはもちろん、捨てることもファイリングにおいて大事だと言われています。仕事効率を上げるために、ファイリングの基本を紹介していきます。

書類の整理、できていますか?

机の上が書類で散らかっていませんか。多忙を極める社会人はつい書類が溜まりがちで、机の上が散らかってしまうのは仕方がないように思えます。

しかしながら、仕事がデキる人はファイリングが上手く、机の上は整理されていることが多いです

そこで、本記事ではファイリングの基本について紹介します。デキる人を目指してファイリングの基本を覚えましょう。

また、以下の記事では社内文書を簡単に電子化できるクラウド文書管理システムを紹介しています。ファイリングが面倒だと感じる方はペーパーレス化がおすすめです。クラウド型のサービスは導入のコストや手間が少ないので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ファイリングのコツ

ファイリングのコツは大まかに分けると、次の3点になります。

後回しにしない

書類を受け取ったら、まず必要なものかどうかを判断しましょう。後でファイルしようと思って放置しておくと、書類は知らずのうちに溜まってしまうものです。もし、自分の必要のないものだと判断したら迷わず捨てるようにしましょう。

ファイリングできないものでまとめる

まだ作成中の資料や必要かどうか判断ができないような資料は、ファイリングが困難です。このような資料や書類は未完成の資料用、捨てるか判断が難しいもの、といったようなファイルを用意します。

資料や書類を机の上に置きっぱなしにするのではなく、ファイリングできないものはできない物同士でまとめることで机の上が整理されます。

書類を捨てる

ファイリングという言葉からは矛盾に感じるかもしれませんが、ファイリングは「書類を捨てること」から始まります。自分に必要な書類かどうかを見極める判断力をつけていくこともファイリングといえるでしょう。

オフィスに限らず家庭でも、いつか使うときがあるかもしれないと思い、取ってある書類などが溜まっていませんか。その多くは捨てても問題ないものがほとんどであり、後から「捨てなきゃよかった」と後悔するものはないはずです。

必要のない書類のためにスペースを使うのは無駄です。必要なもの、要らないもの、ある程度の期間は必要なものに分けることがファイリングのポイントです。

大事なのは必要な書類の管理方法

コツ1.紙とパソコンを使いこなす

データ管理にはパソコンが必須ですが、データとしてパソコンに保存するよりも、紙の方が利用しやすい書類もあります。書類の保存方法を選別し、メールなどの添付されているデータをむやみにプリントアウトしないようにしましょう。

パソコンへのデータ保存はクリック数回で簡単にできるため、どんどん溜まってしまいがちです。こちらもファイリングと同様、必要のないものはすぐに削除しましょう。保存するデータはわかりやすいように、月別、案件別などのフォルダを作り整理することが重要です。

データとしてではなく紙のみで存在する書類もありますが、スキャンしてパソコンの中に保存できます。1年以上利用していない書類は必要のない可能性が高いです。

しかし、この処分の時期については職種により異なるので、いつ処分するかというルールを決めておくとよいでしょう。それでも処分の判断に迷うときには、上司の意見を聞いてみることです。

コツ2.重要度と時系列で分類

必要な書類を選別したら、次には重要度や時系列別など、仕事の内容により使いやすい名前をつけて書類を振り分けます。振り分け後にファイルし、机の引き出しの中のファイルボックスに保管しましょう。

冒頭でも記述しましたが、まだファイルしないで手元に置いておきたい書類、緊急性のある書類などもあると思います。これらの書類は中味が良く見えるクリアホルダーに入れておくのがベストです。

クリアホルダーは机の上のファイルボックスに入れて、作業状況がわかるように「未処理」「処理中」「処理済」などとラベルをつけて分類し、処理済の書類は適宜引き出しの中のファイルボックスに移します。

コツコツとファイリングをして仕事効率を上げよう

日ごろからファイリングが徹底していれば、書類探しに無駄な時間を費やすこともなく、必要な書類をサッと出せるため仕事の効率化につながります。書類を捨てるか捨てないか、どこにファイルするかという判断を先延ばしにしないで、できることはすぐに実行してみましょう。

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