文書管理システムのメリットとは？機能やデメリットを解説

文書管理とは

文書管理とは、日々の業務で発生する書類を適切に管理することを指します。ここでいう書類とは、履歴書や契約書などの紙媒体はもちろん、WordやExcelで作成した電子データも含みます。

文書管理をするうえでの目標は、書類を適切に活用できる状態を保つことです。そのためには、下記の要素を満たす必要があります。

• 必要な書類をすぐに見つけられる
• 不要な書類が存在しない
• 必要な情報が必要なユーザーに共有されている
• 機密情報にアクセスできるユーザーが限られている

つまり、文書管理とは、これらの状態を維持して適切に書類を扱うことと覚えておきましょう。

文書管理における課題

文書管理における課題は、次のような「ちょっとした不便さ」を解消することです。

• 目的の文書を探すのに数分がかかる
• 最新版がどれか判断に困ることがある
• 文書に変更を加えても全員に共有する仕組みがない
• 社員の異動があると異動した人が持っていた書類の管理ができない
• 書類の閲覧が可能なユーザーを限定したいが物理的な鍵を使うしかない

多くの企業では、独自に文書管理方法を作り上げています。そのため「あまり必要性は感じていない」「業務は円滑に進むし、今さら管理方法を変えるのは面倒くさい」「文書の整理がうまいので大丈夫」と思っている方も少なくないでしょう。しかし一方で、「ちょっとした不便さ」を煩わしく感じることもあるはずです。

文書管理の目的

文書管理の目的は、文書を適切な方法で保管し、必要なときにいつでも取り出せるようにすることです。文書管理には、単に文書を保管するだけでなく、文書を取り出しやすくなるよう分類したり、不要な文書を廃棄したりといった作業が含まれます。

従来の文書管理では、不便さを感じることがあっても、毎回「少し我慢すればよいだけだ」と思うかもしれませんが、1年単位で見ると、膨大な時間を「ただの資料探し」に費やすことになります。もしそれらの時間を本業に充てられれば、利益を伸ばすことも可能でしょう。

文書管理システムを導入し一元的に文書管理を行えば、上記のような問題がなくなります。システム導入となるとハードルが高く感じられるかもしれませんが、文書管理システムは費用対効果の高い業務システムのひとつです。ぜひ、文書管理システムを導入して「意味のない時間」を最小限にしてください。

文書管理が重要視される理由

文書管理が重要視されている理由として、次の3つが挙げられます。

• 業務効率化
• 顧客満足度の向上
• コンプライアンス強化

業務効率化

文書管理を行うことで、業務効率化につながります。

企業では業務を行うために多くの文書を利用しますが、それらが適切に管理されていなければ、必要な文書の保管場所がわからず、すぐに見つけ出せなくなります。すると、文書を探すためだけに多くの時間や労力をかけなければいけません。

しかし、文書管理を適切に行えば、必要なデータをすぐに取り出せるようになります。これまで文書の検索やかけていた時間や手間を大幅に削減できるようになり、業務効率化につながるでしょう。また、文書を電子化してペーパーレス化を実現すれば、文書の作業や承認などにかかる時間も削減でき、さらなる効率化や組織全体の生産性アップにつなげられます。

顧客満足度の向上

文書管理を行い、文書を整理することで、顧客満足度の向上にもつながります。

文書管理が適切に行われていなければ、必要なときに情報をすぐに閲覧できないため、顧客からの問い合わせがあった際にすぐに回答できなかったり、正しい情報を伝えられなかったりする恐れがあります。

しかし、文書管理が適切に行われていれば、問い合わせ対応の際にすぐに必要な文書やデータを見つけられ、迅速に対応が可能です。スピーディーな対応が可能となるため、顧客を長時間待たせてしまうことがなくなり、サービスの品質向上や顧客満足度アップにつながります。それにより、評価や信用度を高められる効果も期待できるでしょう。

コンプライアンス強化

適切に文書管理を行うことは、コンプライアンス強化のためにも必要です。

社内文書の中には、個人情報や顧客リストなど、外部に流出させられない情報が含まれているものもあるでしょう。万が一、これらの情報が外部に流出すると、社会的信用の低下により事業の存続を危うくさせてしまう恐れがあります。そのため、適切な文書管理を行い、情報漏えいや改ざんなどのリスク回避につなげることが必要です。

また、文書の中には、法律によって保存義務があり、保管期間を定められているものがあります。保存期間を守らなければ、法的リスクが生じるほか、信頼の低下などの不利益につながる恐れがあります。そのため、適切な文書管理により、コンプライアンスを強化することが大切です。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書の作成から伝達・保存・保管・活用・廃棄までを一元管理するシステムのことです。

紙ベースで文書を管理する場合、共有漏れ・重要書類の紛失などのトラブルが発生します。また、電子データをフォルダで管理する場合も、整理しきれない・版の更新ミスといったトラブルから業務効率が下がりがちです。

文書管理システムは、電子データと紙の書類の両方を管理可能です。また、検索機能によって必要な情報をすぐに見つけられるため作業効率アップにもつながります。

文書管理システムのメリット

文書管理システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

• 必要な書類を探す時間の大幅な削減が可能になる
• どこにいても文書にアクセスできる
• バージョン管理機能があるものは、常に最新版を確認できる
• データも紙も保存スペースを削減できる
• 一元管理できるので、管理コストが削減できる
• すぐにデータを共有できる
• セキュリティを強固にできる

必要な書類を探す時間の大幅な削減が可能になる

文書管理システムを導入するメリットとして、必要な書類を探すまでの時間を削減できる点があります。

紙媒体によって文書が管理されている場合、必要な書類を閲覧するためには、保存場所まで足を運ばなければなりません。そして保存場所に到着してからも、該当の書類を見つけるまでに時間がかかってしまいます。

また、電子データをUSBやファイルサーバーで管理している場合も、必要な情報を得るためには、データが保存されているサーバーにアクセスする必要があります。必要なデータを持っている人に連絡しなければならないときは、さらに時間がかかってしまうでしょう。

文書管理システムを導入すれば、社内のすべてのファイルが共有されている状態になるため、担当者を探して書類の場所を聞く必要もありません。また、キーワードで検索すれば、必要な文書がすぐに見つかるため、検索時間を大幅に削減できます。

どこにいても文書にアクセスできる

また、文書管理システムを導入すれば、場所や時間を問わず必要な文書にアクセスできます。

必要な書類が紙媒体や社内のパソコンにしか入っていない場合、出先で資料を確認したくても、会社に戻るまで確認できません。結果として、ビジネスチャンスを逃してしまったり、社内の人間の手を煩わせてしまったり、悪い影響につながることがあります。

文書管理システムを導入すれば、テレワークや外出先からでも必要なファイルを閲覧可能です。商談のために、使うかどうかわからない重たい資料を持ち運ぶ必要もありません。

常に最新版を確認できる

電子ファイルを管理する場合、トラブルになりやすいのがファイルの最新版の管理です。

WordやExcelファイルを編集した場合、最新版を全員に共有し、各自に最新版を保存してもらう必要があります。しかし、複数人でファイルの更新作業を行っていると、最新版がどれかわからなくなることもありえます。

文書管理システムであれば、全員が同じ最新版の書類にアクセスし、同時編集可能です。そのため、最新版を探す必要はありません。

また、バージョン管理機能がある文書管理システムであれば、書類の期限切れや重複時に通知してくれるため、版の管理が容易です。

データも紙も保存スペースを削減できる

文書管理システムを導入することで、保存スペースを削減できます。

紙媒体で保存する場合、書類の印刷コストや書類を保管するための備品、書類保管スペースが必要です。また、電子媒体で保存する場合でも、サーバーを用意しなければならず、費用とスペースが必要です。

しかし、文書管理システムを導入すれば、これらのスペースが必要ありません。

一元管理できるので、管理コストが削減できる

文書管理システムは、書類を一元管理できるのが強みです。

書類をさまざまな方法で管理すると、場所代やサーバー代、セキュリティ対策など、コストが増えてしまいます。

また紙やデータといった資料が複数の場所に存在していると、各媒体ごとに確認する必要があるため、コストがかかります。

文書管理システムなら、すべての書類を1つのシステムに統合可能なので、ムダな費用がかかりません。また、メンテナンスも効率的にできるため、時間的な管理コストも削減できます。

すぐにデータを共有できる

文書管理システムを導入することで、データの即時共有が可能です。

通常、WordやExcelを更新した際、取引先や同僚は最新版を送ってもらうまで状況の把握ができません。結果として、書類の確認までに時間がかかってしまいます。

しかし、文書管理システムでは、リアルタイム同時閲覧・編集が可能です。そのため、書類が現在どのような状態にあるか、双方がすぐに把握できます。

このように文書管理システムを導入することで、データをすぐに共有できます。

セキュリティを強固にできる

文書管理システムを導入することで、セキュリティを強化できます。

一般的なファイルサーバーで管理する場合、セキュリティを維持するためには、フォルダにロックをかけるしかありません。しかし、パスワードは別途保管しなければならないため、情報漏えいのリスクが残ってしまいます。

一方、文書管理システムでは、閲覧権限を柔軟に設定可能です。そのため、重要情報は必要なユーザーだけが閲覧できる状態を作れます。

また自社サーバーによって管理する場合、技術的な盲点をつかれ、情報を抜かれてしまう可能性もあります。しかし、文書管理システムでは、サービス運営会社がハッキングに備えているため、情報漏えいのリスクを低減可能です。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムを導入することで、得られるメリットは大きく、生産性の改善やセキュリティ対策などに効果を発揮します。

システムの導入前に押さえておくべきデメリットは次の3つです。

• 導入や運用にコストがかかる
• ルールの設定や運用管理に時間がかかる
• 定期的なメンテナンスが必要となる

導入や運用にコストがかかる

文書管理システムの導入には必ずシステム導入のコストがかかります。さらに導入後はランニングコストも必要です。文書管理システムの機能や業務での使用方法を覚えるために、社内の教育コストもかかってきます。

文書管理システムを社内の業務に合わせて活用するには、導入時のシステム設定も大切な要素です。入力すべき内容、文書の保存方法や期間、業務のワークフローの構築など、設定するべき項目は多岐にわたります。

効率よい文書管理を行うためには、ある程度のコストが必要なことを念頭におき、導入の可否を検討しましょう。

ルールの設定や運用管理に時間がかかる

文書管理システムの導入に際しては、社内ルールを構築し、社員への周知が必要となります。使い方はもちろん、ルールやワークフローがわかりにくいとシステムを上手に活用できません。誰にでもわかりやすいワークフローを構築したり、作業マニュアルを作成したりするのは、手間と時間がかかります。

ルールやワークフローが完成しても、次は社員に教える必要があります。システムの導入をゴールと考えがちですが、円滑に運用できるようになるまでに、いくつもの段階が必要です。

運用方法については、しっかりしたサポートがついているシステムを導入すれば、相談してみるのも方法のひとつです。

定期的なメンテナンスが必要となる

運用を開始しても、ルールは状況に応じて変化します。運用している中で出てきた問題点や課題に対しては、運用ルールを定期的に見直して改善が必要です。

さらに、法改正やアップデートによる新機能の追加によって、文書管理システム自体に変更があるケースも考えられます。こういった場合も、ワークフローに合わせて柔軟にシステム機能のカスタマイズが必要です。

便利な文書管理システムですが、円滑に使用するにはこまめなメンテナンスがあってこそ、成り立っていることを覚えておきましょう。

文書管理システムの選び方

文書管理システムには数多くの種類があるため、システムを導入する際には、次の4つのポイントに注目し、最適なシステムを選定しましょう。

• 必要な機能が搭載されているか
• システムの形態
• セキュリティレベル
• マルチデバイスに対応しているか

必要な機能が搭載されているか

文書管理システムを導入する際には、まず文書の管理方法を洗い出し、それらを文書管理システムで実現できるかを確認しましょう。

文書の管理方法は、企業により異なります。「承認がないと書類の発行ができない」「機密文書の持ち出しや印刷を禁止している」「紙ベースで発行が必要な取引先もある」など、文書管理の方法はさまざまです。

そのため、文書管理システムの導入目的を明確にして、目的に合った機能のあるシステムを選定しましょう。文書管理システムは多くのサービスがあり、ワークフロー管理や全文検索、詳細なアクセス制限が可能なものなど、それぞれ機能が異なります。導入目的に合った機能を選ばなければ、期待する効果が得られなくなるため注意しましょう。

文書管理システムには、主に次の機能が搭載されています。

機能	特徴
文書検索機能	文書を単語やタグなどで検索できる機能。保存されているすべての文書を一気に確認できるので業務効率が高まります。
バージョン管理機能	作成した文書のバージョンを管理する機能。最新データはもちろん、それまでのバージョンを確認できるので、どのように更新・修正されていったのか履歴を確認しやすくなります。
セキュリティ機能	文書へのアクセス制限や情報漏えい対策を行う機能。文書ごとにアクセスできるユーザーを制限したり、パスワードをかけたりすることで、よりセキュリティの高い文書管理ができるようになります。
保管期間の確認	決算報告書や会計関連文書には法律で定められた保管期間があります。文書管理システムで保管期間を設定しておけば、保管期間を過ぎて処分対象になった文書がどれかすぐに把握できます。
ワークフロー機能	文書の承認や稟議などにかかわるワークフローを設定できる機能です。どこまで承認されているのか・誰がチェックするべきなのかなどをシステムで確認できるので、業務効率化につながります。

システムの形態

文書管理システムの形態には、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があるため、適した形態を選びましょう。

オンプレミス型は自社サーバーでシステムを運用するタイプのシステムです。高額な初期費用や、保守管理のコストがかかるものの、セキュリティを担保でき、カスタマイズ性に優れているのがメリットです。

一方で、クラウド型はシステムを提供する会社のサーバーを利用して文書管理を行うため、初期費用が安く社内での保守管理も不要ですが、セキュリティリスクやカスタマイズ性の低さが懸念されます。

そのため、たとえば「機密文書を扱う場合にはオンプレミス型」「コストを抑えてスモールスタートで導入したい場合はクラウド型」など、目的に応じて適したシステムを選びましょう。

セキュリティレベル

セキュリティ対策が十分に行われているかどうかも、システムの選定に重要なポイントです。

文書管理では顧客情報のように重要な文書を扱うこともあるため、セキュリティ面は重視する必要があります。外部流出・不正アクセスによる情報漏えいや紛失などのリスクを低減するために、システムのセキュリティレベルを確認しましょう。

たとえば、「役職や部署単位で詳細なアクセス権限を設けられるか」「アクセス履歴・ログの確認が可能か」など、どのようなセキュリティ対策が施されているのかを確認し、安全なサービスを選定しましょう。

また、システム障害やトラブルが起こったときのために、運用後のサポート体制も確認が必要です。サポートの範囲や対応時間、対応方法などを確認し、迅速に対応してもらえるサービスを選定しましょう。

マルチデバイスに対応しているか

外出先でも文書を使用したい場合には、マルチデバイスで利用できるかどうかも重要です。

マルチデバイスに対応していれば、パソコン・スマートフォン・タブレットと、さまざまな端末から文書の閲覧や編集などが可能です。インターネット環境があれば、外出先やリモートワークなど場所を問わず文書の利用が可能になるため、業務効率化や意思決定などの迅速化につながります。

スマートフォンアプリに対応しているシステムなら、簡単にアクセスできるため、活用してもらいやすくなるでしょう。

文書管理システムを導入するときの注意点

文書管理システムを導入する際は、下記2つの注意点をふまえて検討するようにしましょう。

• コストに見合った効果があるかを考える
• 書類のデータ化や移動に時間がかかる

コストに見合った効果があるかを考える

文書管理システムを導入すると、初期費用や月額費用が発生します。

会社規模が大きく、書類探しや管理にかける時間が膨大な場合は、それ以上のメリットが得られるでしょう。

しかし管理する書類自体が少ない場合、費用対効果に見合わなくなる可能性があります。そのため、文書管理システムを導入する際は、規模にあった料金プランを選びましょう。

書類のデータ化や移行に時間がかかる

また、文書管理システムに必要な書類を移行させるための作業も発生します。とくに紙の書類を完全にデータ化する場合、移行に莫大な時間をかけなければいけなくなる可能性があります。

書類が膨大な場合、「移行させるべき書類と、現状維持すべきデータを仕分ける」「使用頻度の高い書類から移行する」など、本業に支障が出ないよう注意しましょう。

文書管理システムのおすすめサービスもチェックしよう

現在は、ビジネスの多くの分野でクラウドサービスが充実しています。もちろん、文書管理システムも例外ではありません。「場所や時間を問わずアクセス可能」「容量を気にしない」「検索が容易」といったメリットを最大限に活かすためには、文書管理システムもクラウド化するのは必然とも言えます。

次の記事では、おすすめのクラウド文書管理システムをまとめて紹介しているので、ぜひ導入の際の比較検討材料にしてください。費用もひと目でわかるようにまとめてあるので、社内で検討するときにきっと役に立つはずです。

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