文書管理とは？目的や管理方法、代表的サービスを解説

文書管理とは

文書管理とは、社内で作成した文書の保管から破棄までの一連のプロセスを適正に管理することです。

文書管理の保存期間は、法令や業務上の必要性に基づいて設定されます。たとえば、会計帳簿は7年、労働者名簿は3年、契約書は10年など、法律で定められた期間があります。また、業務効率やリスク管理の観点から、企業が独自に保存期間を延長する場合もあります。これらの保管期間を適正に遵守し管理することも文書管理に含まれます。さらに、文書の紛失や盗難を防ぎ、作成された資料や書類を社内で効率的に利用できるようにすることも、文書管理の重要な目的です。

文書管理の必要性と目的

文書管理の主な目的は、セキュリティが確保された環境で、社内の書類やデータを効率的に活用できるようにすることです。文書管理が適切に行われていない場合、必要な資料を探すのに時間がかかるだけでなく、重要な書類の紛失や顧客情報の流出といった、事業の存続に影響をおよぼす可能性のある重大な問題が発生する可能性もあります。

文書管理の必要性と目的について、次の3つの観点から解説します。

• 業務の効率化
• 情報共有の促進
• コンプライアンスの強化

業務の効率化

文書管理は、情報を整理し、必要な文書や資料を迅速に検索できるようにすることで、業務の効率化を実現します。これにより、情報を探す時間が大幅に削減され、従業員はより重要なタスクに集中できるようになるでしょう。

また、文書の保管場所や分類を統一することで、文書の検索や整理にかかる手間も省けます。文書管理システムで、文書の紛失や改ざんを防止することで、業務にかかるリスクの低減も可能です。

情報共有の促進

適切な文書管理は、社内の情報共有を促進します。これにより、従業員は必要な情報に簡単にアクセスでき、より迅速な顧客サポートや効果的な意思決定が可能です。

また、文書の閲覧権限を適切に設定することで、必要なメンバーに必要な情報を迅速に共有できるほか、文書の検索性を高めれば必要な情報を簡単に見つけられるようになります。情報が一元化されることで、組織全体のナレッジが蓄積され、新たなアイデアや解決策が生まれることにもつながるでしょう。

コンプライアンスの強化

文書管理を適切に行うことは、法的要件や業界の規制を満たすために必要で、コンプライアンス強化につながります。これには、文書の保存期間の遵守やプライバシーの保護、データ保護などが含まれます。

文書管理のルールを明確にすることで、従業員の意識を高め、情報漏えいやプライバシーの侵害を防止可能です。文書管理システムは、これらのコンプライアンス要件を満たすためのプロセスと手順を提供します。

文書管理は一見して地味な業務のようにも思えますが、コンプライアンスやセキュリティのためには、重要性と必要性の高い業務といえるでしょう。

文書管理の基本的な方法

文書を管理するための方法には、紙のファイリングと電子データのフォルダ管理の2種類があります。いずれの場合も、次の3つのポイントを押さえるのが大切です。

• 書類の機密度で分ける
• 使用頻度で分ける
• 検索性を高める

書類の機密度で分ける

機密度で書類を分類し、適切な環境で管理しましょう。鍵のかけられる棚に収納したり、保管場所を分けたりするなど、セキュリティを重視した管理が必要になるケースもあります。電子媒体の場合、パスワードの設定やアクセス権限を制限しましょう。

機密度に応じてセキュリティを高め、不要になった書類を廃棄するように取り組めば、自然と情報漏えいのリスクを減らせます。

使用頻度で分ける

次に、使用頻度で書類の管理方法を変えましょう。使用頻度が高い書類は、取り出しやすい場所に置くことで利便性が上がります。

すぐに捨てる可能性が高い書類は、整理しやすい場所に置くようにしたり、出し入れしやすいクリアファイルで保管したり、使いやすさを意識して管理するとよいでしょう。

一方、めったに使わない書類は棚の奥や普段使わない倉庫に配置することで、業務の邪魔になるのを防げます。電子ファイルの管理においても、使用頻度を意識して分類すると使いやすくなります。

検索性を高める

最後に、ファイリングする際は、書類の検索性を意識して整理しましょう。

どのファイルにどの資料が入っているか確認しやすい状態であれば、書類探しに費やす時間を削減できます。電子媒体であってもタイトルの付け方次第で、検索性は変化するので、必要な書類の場所がすぐにわかるように、整理するのが大切です。

効率的に文書管理を行うポイント

文書管理を効率的に行うための方法として、次の5つが挙げられます。

• ルールの策定
• 適切な方法で文書を分類する
• ファイリングを行う
• 不要な文書を取り除く
• 文書管理システムで書類をデータ化する

ルールの策定

文書管理を効率化するには、文書管理のルールやマニュアルの作成が必要です。

ルールを策定せずに文書を保存すると、どの文書がどこに保管されているのかを把握しにくくなるため、必要な文書をすぐに探し出せるよう、社内全体で文書管理のルールを決める必要があります。

ルールを作成する際には、下記の4項目について決めておきましょう。

• 保管・保存する文書の適用範囲（紙のみか・電子も含むかなど）
• 保管・保存の方法（保管場所や保管期限、ファイルの命名ルールなど）
• 廃棄のタイミングや方法など
• ルールを守らなかったときの対応

また、ルールを作成したら全体に周知し浸透させる必要があります。マニュアルを作成して配布すれば、ルールを全体で統一でき、情報共有もしやすくなるでしょう。

適切な方法で文書を分類する

文書を分類することで、情報が整理され管理の効率化につながります。

文書の分類方法としては、「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」「ハイブリッド式」の3つがあります。

ワリツケ式は総務のような文書の管理部門がルールを策定し、「大分類＞中分類＞小分類」とトップダウン式で分類する方法です。スピーディーに分類でき管理の統一性を保てるメリットがあるものの、実務とのギャップから形骸化する可能性があります。

ツミアゲ式は実務担当者がルールを作成し、小さな分類から順に文書を整理する方法です。実務担当者が分類するため、実務の実態に合わせやすいものの、担当者がすべての書類をチェックするため時間がかかります。

一方、ハイブリッド式は両者のよいところをあわせた方式で、大きな分類は全社で統一し細かい分類は各部署で分類するため、柔軟な対応が可能です。

ファイリングを行う

文書を分類しファイリングすることで、効率的に文書管理ができ、必要な文書をすぐに見つけられるようになります。

ファイリングとは、フォルダに文書を挟み、キャビネットに収納する作業のことです。ファイリングには、「バーティカル式」「バインダー式」「ボックス式」の3種類のやり方があります。

形式	やり方
バーティカル式	個別フォルダに書類を挟み、ファイルボックスやキャビネット、引き出しなどに縦置きで保管する方法
バインダー式	書類に穴を開けてバインダーに綴じ込んで保管する方法
ボックス式	個別フォルダに書類を入れ、それをボックスに収納して文書を管理する方法

それぞれの方法には、いずれもメリット・デメリットがあるため、収納する場所に応じてどの方法で管理するか決めるとよいでしょう。文書管理台帳を作成して、書類の内容と収納先フォルダを記載しておくのもおすすめです。

不要な文書を取り除く

社内になくていい文書が保管されていないか確認しましょう。たとえば、下記のような文章がないかを確認してください。

• 保存期間が経過して廃棄できる文書
• コピーした参考資料
• 現在は使わない以前の担当者の資料

このような不要な文書を廃棄したうえで、現状保有している文書を把握して管理するのがより効率的です。誤廃棄・誤削除のリスクを低減したい場合は、アーカイブ化できる文書管理システムを利用するのがおすすめです。

文書管理システムで書類を電子化する

文書管理システムを導入して、紙文書を電子化して保管することでも、文書管理を大きく効率化できます。

文書管理システムとは、文書の作成から保管・廃棄まで一元管理できるシステムです。文書管理システムを使用すれば、WordやExcelで作成した電子文書だけでなく、紙文書をスキャンしてデータ化した文書も一元管理できます。紙文書はスキャナや複合機、スマートフォンのカメラを使って手軽に電子化が可能です。

そのため、文書管理システムの導入によりペーパーレス化が実現し、紙文書の保管場所を用意する必要がなくなります。さらに、文書の電子化により情報の分類や共有、検索が容易になり、作業効率が大きく向上するメリットも得られるでしょう。

また、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムなら、電子帳簿保存法の電子保存義務化にも対応可能です。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムとは、上述のように、文書管理を効率的に行うことを目的としたシステムです。文書管理システムを導入することによって、業務改善やセキュリティのリスクを軽減できます。

文書管理システムには具体的に、次の6つのメリットがあります。

• 文書のライフサイクル管理がしやすくなる
• ワークフローの迅速化
• 共同作業による業務効率化
• 版管理のミスを防げる
• セキュリティのリスクを軽減できる
• ペーパーレス化

文書のライフサイクル管理がしやすくなる

文書には次の図のようなライフサイクルがあります。しかし「適切に管理できているか？」と聞かれたら、自信を持って答えられる企業や組織は少ないでしょう。紙文書でのライフサイクル管理は非常に煩雑なものであり、適切な管理は難しいのが現実です。

とくに上の図の「保存」でストップしているケースが多く、企業では大きな問題になりつつあります。

文書管理システムを導入すると、文書作成時に「保存期間は1年間」と決めておけば、1年後にファイルを自動で削除可能です。このように文書管理システムを導入すれば、面倒な「保管」と「保存」を簡単に行えます。

ファイルのライフサイクルを適切に管理するだけでも、1日に費やしている文書探しの時間を削減可能です。1日10分だけだとしても、1年単位で見ると、数日にあたります。文書管理システムを導入すれば、文書探しに費やす時間を削減し、業務効率を改善可能です。

文書管理における「保管」と「保存」の違いについては、後述します。

文書管理を効率化させる方法についてはこちらの記事もご覧ください。

ワークフローの迅速化

文書管理システムを導入することで、書類承認までの流れを迅速化できます。

文書を作成してから承認を得るまでの流れは企業により異なりますが、承認フローに問題を感じている組織が多いのではないでしょうか。たとえば、責任者不在により承認が得られなかったり、数人の承認が必要で手間取ったり、業務効率を下げてしまっているケースは少なくありません。

上記のような問題を解決してくれるのが、文書管理システムの「ワークフロー機能」です。

ワークフロー機能では、作成した文書の承認フローを事前に設定可能です。文書を作成すると、責任者全員に文書が配布され、確認・承認を促します。クラウド型文書管理システムであれば、外出先からも文書を確認できるので、責任者が捕まらないといった事態も避けられます。

ワークフローが迅速化されれば、一つの業務が完結するまでの時間を大幅に短縮できるので、業務効率化が可能です。ワークフローに課題を抱えているのならば、ワークフローシステムの導入も検討してみましょう。

共同作業による業務効率化

Google ドライブやOneDriveをはじめ、ビジネス文書をオンラインで共同作業できるサービスは少なくありません。

文書管理システムによっては、それらのツールと同じように、文書管理システム内で文書の編集・共有・管理を一元管理できます。そのため、ファイルをダウンロードして文書を更新し、システムに再アップロードする手間が必要ありません。

Web会議での議事録作成や、プロジェクトスケジュールを変更するたびに配布する必要もないので業務効率が改善します。

版管理のミスを防げる

文書管理システムは、文書がどのように変更されたかを自動的に追跡し、バージョン履歴を保持します。各変更や修正箇所が記録され、誰がいつ行ったのかわかるため、異なるバージョン間での変更点を正確に把握でき、ミスを防げます。

また、新しいバージョンの文書を公開する前に、承認プロセスを設定可能です。これにより、文書の変更が関係者によって審査され、承認されるまでは公開されないので、不適切な変更が文書に反映されるのを防止できます。

文書管理システムには、文書に重要な変更があった場合に関係者に通知やアラートを送る機能があります。ユーザーは版の変更や更新にすぐに気づけるため、誤ったバージョンの使用ミスを防げるでしょう。

セキュリティのリスクを軽減できる

セキュリティ面の強化も文書管理システムの大きなメリットの一つです。

文書が電子管理になることで、紙文書の不正持ち出しがなくなります。また、災害時に文書が消失する心配もありません。

さらに、役職に合わせてアクセス権限を制限できるので、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。編集履歴の閲覧もできるため、書類改ざんといった不正行為の防止にもつながります。

ペーパーレス化

文書管理システム導入によるペーパーレス化で、コストや保管スペースを削減できるのも重要なポイントです。紙代・印刷代・印刷機器のメンテナンス費用も削減できます。とくに都心のオフィスでは書類の保管スペースでコストがかかっているケースも多々あります。保管スペース費用がかさんでいるようであれば、文書管理システムの導入を検討するとよいでしょう。

文書管理システムを導入するときの注意点

文書管理システムは、導入によって文書管理が楽になる便利なツールです。

しかし、無計画にシステムを導入するだけでは、状況はよくなりません。文書管理システムを導入するときは、次の4点に注意しましょう。

• ルールを設計し計画的に導入する
• 上司や部下と密なコミュニケーションを取る
• 書類を分類する
• 文書管理における「保管」と「保存」の違いを確認する

ルールを設計し計画的に導入する

文書管理システムを導入する際、ルール設計は欠かせません。

文書管理システムを導入すれば、書類を素早く探せるメリットがあります。しかしファイル名や廃棄ルールを定めておかなければ、似たような書類がどんどん溜まってしまい、せっかくの検索機能が活かせません。

そのため、ファイル名や廃棄ルール、保存場所などを明確にしておく必要があります。

上司や部下と密なコミュニケーションを取る

文書管理システムを導入する際、上司や部下にシステムの導入について、しっかりと意識を擦り合わせておくことが大切です。

新しいシステムを導入したときに、一番問題となるのは、システムの使い方が浸透しないことです。

とくに上司の理解を得られていないと、上司が元のシステムに依存し、体制を切り替えられません。最悪の場合、導入した文書管理システムを解約する必要が出てくるため、事前にしっかりと意識を擦り合わせておきましょう。

書類を分類する

最後に、文書の分類もしておきましょう。文書によって、保存すべき期間や方法は異なります。

そのため、保存すべき年数や、機密性などで書類を分類する必要があります。また、保存媒体として、紙にすべきか電子化すべきかを分けておきましょう。

システム導入前に文書を分けておかなければ、余分な文書まで電子化する手間が発生します。そのため、文書を分類してから文書管理システムを導入するようにしましょう。

文書管理における「保管」と「保存」の違いを確認する

文書管理における「保管」は使用する文書を各課で管理することです。「保存」は使用しなくなった文書を、法令や規定で定められた保存年数に合わせて書庫で管理することを指します。細かい点ですが、「保管」から「保存」への仕分けができなければ、各課に不要な文書が溜まり煩雑化の原因になります。

しかし業務で忙しく、文書整理の時間を取れないことが多いのではないでしょうか。結果として、書類が増え続け、最終的には目的の文書を探し出すために30分以上も時間を費やすといった事態になることもあります。

文書管理において「保管」と「保存」には大きな違いがあります。この点を意識して文書管理を合理化しましょう。

文書管理システムの選び方

文書管理システムを選定する際は、次のポイントに注意して選ぶようにするとよいでしょう。

• 目的に合った機能があるか
• オンプレミス型かクラウド型か
• 法令や各種制度への対応
• 操作性
• セキュリティ
• サポート体制

目的に合った文書管理システムを導入できれば、これまで時間がかかっていた作業を短時間で終わらせ、情報流出リスクを低減できるため、コスト以上のメリットが得られるはずです。

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文書管理の必要性を理解してコンプライアンス強化を

文書管理は、業務効率化とコンプライアンスのために適切に行うことが重要です。次の3つを踏まえて管理するようにしましょう。

• 書類の機密度で分ける
• 使用頻度で分ける
• 検索性を高める

また、文書管理システムを導入すれば、手間なく安全に文書を管理できます。コスト以上のメリットがあるため、文書管理に課題を感じている方は、導入を検討してみてください。

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