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文書管理とは?システムで業務効率化できる3つの理由と代表的サービス

最終更新日時:
記事の情報は2021-07-08時点のものです。
文書管理とは、作成した文書の保管から破棄までの一連のプロセスを管理することを言います。文書管理で業務効率化できる理由を解説し、ボクシルおすすめの文書管理システムを紹介します。

文書管理とは、文書のライフサイクルを管理することです。適切に管理できていなければ、業務効率が悪化するだけでなく、セキュリティリスクも伴います。この記事では、文書管理の重要性から適切に管理する方法まで幅広く解説します。

ぜひ参考にしてください。

文書管理とは

文書管理とは、文書が作成されてから保管、廃棄されるまでの一連のプロセスを管理することです。文書によっては3年、5年、7年といったように保管期間が定められています。

文書管理は、書類の保管期間を守ることはもちろん、紛失や盗難のリスクに備え、作成した資料を使いやすくすることを目的に行われます。

文書管理の重要性

文書管理が重要な理由は、業務効率とコンプライアンスに関わるためです。

文書管理を適切に行えていなければ、必要な資料を探すのに時間がかかってしまいます。また、最悪の場合、重要な書類を紛失したり、顧客情報を流失させてしまったり、企業の存続に関わる重大な失態を起こしかねません。

一方、文書管理をしっかりと行えば、必要な情報をすぐに見つけられ、業務効率が改善します。さらに、セキュリティリスクも低減できるため、文書管理を適切に行うことは重要です。

文書の基本的な管理方法

文書を管理するための方法には、紙のファイリングと電子データのフォルダ管理の2種類があります。いずれの場合も、次の3つのポイントを押さえるのが大切です。

  • 書類の機密度で分ける
  • 使用頻度で分ける
  • 検索性を高める

書類の機密度で分ける

まず、機密度の高い書類は、情報漏えいにつながるリスクを避けて管理しなければなりません。そのため、鍵のかけられる棚に収納したり、部屋を分けたり、セキュリティを重視した管理が必要です。電子媒体の場合、パスワードの設定やアクセス権限を制限しましょう。

機密度に応じてセキュリティを高め、不要になった書類を廃棄するように取り組めば、自然と情報漏えいのリスクを減らせます。

使用頻度で分ける

次に、使用頻度で書類の管理方法を変えましょう。使用頻度が高い書類は、取り出しやすい場所に置くことで、利便性が上がります。すぐに捨てる可能性が高い書類は、整理しやすい場所に置くようにしたり、出し入れしやすいクリアファイルで保管したり、使いやすさを意識して管理すると良いでしょう。

一方、めったに使わない書類は棚の奥や普段使わない部屋に配置することで、業務の邪魔になるのを防げます。電子ファイルの管理においても、使用頻度によって分類すると使いやすくなります。

検索性を高める

最後に、ファイリングする際は、書類の検索性を意識して整理しましょう。どのファイルにどの資料が入っているか確認しやすい状態であれば、書類探しに費やす時間を削減できます。電子媒体であってもタイトルの付け方次第で、検索性は変化するので、必要な書類の場所がすぐにわかるように、整理するのが大切です。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムとは、文書管理を効率的に行うことを目的としたシステムです。文書管理システムを導入することによって、業務改善やセキュリティのリスクを軽減できます。

具体的には、次の4つのメリットがあります。

  • 文書のライフサイクル管理の簡略化
  • ワークフローの簡略化
  • 共同作業による業務効率化
  • セキュリティのリスクを軽減できる

1. 文書のライフサイクル管理の簡略化

文書にもライフサイクルがあるのはすでに浸透している考え方ですが、「適切に管理できているか?」と聞かれたら、自信を持って答えられる企業は少ないでしょう。紙文書でのライフサイクル管理は非常に煩雑なものであり、なかなか難しいのが現実です。

上記はドキュメントのライフサイクルと呼ばれているプロセスですが、「保管」から「保存」への過程でストップしている場合がほとんどです。

文書管理の「保管」と「保存」の違い

文書管理における「保管」は使用する文書を各課で管理すること。「保存」は使用しなくなった文書を保存年数に合わせて書庫で管理することを指します。

この「保管」から「保存」への仕分けができなければ、各課に不要な文書が溜まり煩雑化の原因になります

しかし仕事が忙しく、文書整理の時間を取れないことが多いのではないでしょうか。その結果、書類が増え続け、最終的には目的の文書を探し出すために30分以上も時間を費やすといった事態になってしまうこともあります。

文書管理システムで解決できること

多くの文書管理システムは、保存期間に応じて文書を自動削除できます。

たとえば、文書作成時に「保存期間は1年間」と決めておけば、1年後にファイルを自動で削除できます。このように文書管理システムを導入すれば、面倒な「保管」と「保存」を簡単に行えます。

ファイルのライフサイクルを適切に管理するだけでも、1日に費やしている文書探しの時間を削減可能。1日10分だけだとしても、1年単位で見ると、数日にあたります。文書管理システムを導入すれば、文書探しに費やす時間を削減し、業務効率を改善できます。

文書管理を効率化させる方法についてはこちらの記事もご覧ください。

文書管理の賢い方法は?ドキュメント・書類・ファイル管理のコツ
「あのファイルや文書どこにやったっけ…」誰しも1度は経験ありますよね。管理が上手い人がやっている、文書管理・書類管...
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2. ワークフローの簡略化

文書管理システムを導入することで、書類承認までの流れを簡略化できます。文書を作成してから承認を得るまでの流れは企業により異なりますが、承認フローに問題を感じている方は多いのではないでしょうか。

たとえば、責任者不在により承認が得られなかったり、数人の承認が必要で手間取ったり、業務効率を下げてしまっているケースは少なくありません。

そのような問題を解決してくれるのが「ワークフロー機能」です。

ワークフロー機能では、作成した文書の承認フローを事前に設定可能。文書を作成すると、責任者全員に文書が配布され、確認・承認を促します。クラウド型文書管理システムであれば、外出先からも文書を確認できるので、責任者が捕まらないといった事態も避けられます。

ワークフローが簡略化されれば一つの業務が完結するまでの時間を大幅に短縮できるので、業務効率化につながります。

ワークフローに課題を抱えているのならば、ワークフローシステム導入も検討しましょう。

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ワークフローとは、業務の一連の流れを示した「承認・決裁フロー」のこと。ワークフローシステムを用いて電子化すれば、コ...
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3. 共同作業による業務効率化

GoogleドライブやOneDriveをはじめ、オフィス文書をオンラインで共同作業できるサービスは少なくありません。

文書管理システムによっては、それらのツールと同じように、文書管理システム内で文書の編集・共有・管理を一元管理できます。そのため、ファイルをダウンロードして文書を更新し、システムに再アップロードする手間が必要ありません。

Web会議での議事録作成や、プロジェクトスケジュールを変更するたびに配布する必要もないので業務効率が改善します。

4. セキュリティのリスクを軽減できる

セキュリティ面の強化も文書管理の大きな利点の一つです。

電子管理になることで、紙文書の不正持ち出しがなくなります。また、災害時に文書が消失する心配もありません。

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さらに、役職に合わせてアクセス権限を制限できるので、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。編集履歴の閲覧もできるため、書類改ざんといった不正行為の防止にもつながります。

文書管理システムを導入するときの注意点

文書管理システムは、導入によって文書管理が楽になる便利なツールです。

しかし、考えなしにシステムを導入するだけでは、状況は良くなりません。文書管理システムを導入するときは、次の3つに注意しましょう。

  • ルールを設計し、計画的に行う
  • 上司や部下と密なコミュニケーションを取る
  • 書類を分類する

ルールを設計し、計画的に行う

文書管理システムを導入する際、ルール設計は欠かせません。

文書管理システムを導入すれば、書類を素早く探せるメリットがあります。しかしファイル名や廃棄ルールを定めておかなければ、似たような書類がどんどん溜まってしまい、せっかくの検索機能が活かせません。

そのため、ファイル名や廃棄ルール、保存場所などを統一しておく必要があります。

上司や部下と密なコミュニケーションを取る

文書管理システムを導入する際、上司や部下にシステムの導入について、しっかりと意識を擦り合わせておくことが大切です。

新しいシステムを導入したときに、一番問題となるのは、システムの使い方が浸透しないことです。

とくに上司の理解を得られていないと、上司が元のシステムに依存し、体制を切り替えられません。最悪の場合、導入した文書管理システムを解約する必要が出てくるため、事前にしっかりと意識を擦り合わせておきましょう。

書類を分類する

最後に、文書の分類もしておきましょう。文書によって、保存すべき期間や方法は異なります。

そのため、保存すべき年数や、機密性などで書類を分類する必要があります。また、保存媒体として、紙にすべき資料と電子化すべき資料を分けておきましょう。

システム導入前に資料を分けておかなければ、余分な資料まで移行させる手間が発生します。そのため、文書を分類してからシステム移行するようにしましょう。

文書管理システムおすすめ紹介

業務効率化につながる、代表的な文書管理システムのおすすめを紹介します。文書管理システムをさらに比較したい方や、無料の文書管理システムを利用したい方は次の記事をチェックしてください。

文書管理システム比較クラウド29選!契約書、マニュアルなど種類別の活用方法
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また、こちらからは本記事で紹介している文書管理システムのサービス資料を無料ダウンロードできます。より詳しくサービス単位で機能を確認したい方はダウンロードしてみてください。

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud
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  • フォーマットを変えずに紙文書を電子化
  • 稟議や承認の進捗が一目瞭然
  • ペーパーレス化でコスト削減

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績3,500社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

紙文書と同じような感覚で直感的に操作できるため、電子ツールに慣れていない人でも安心して利用できます。また紙文書のフォーマットを変更せずに電子化できるため、システム移行に伴う負担も最小限に抑えられます。

文書管理はもちろん、ワークフロー管理や勤怠管理などさまざまな課題を解決できるため、一つのシステムでバックオフィス業務を改善したい方に向いています。

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初期費用 0円
月額費用 500円×ユーザー数(税抜)
無料体験版 あり(30日間)

※出典:エイトレッド「事例・導入実績」(2022年1月17日閲覧)

WPS Cloud Pro - ワウテック株式会社

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  • 複数人で同時にファイルを編集可能
  • ピン留めやお気に入り登録でファイルに素早くアクセス
  • スマートフォンアプリに対応

WPS Cloud Proは、文書作成や表計算、PDF編集に対応したクラウド型オフィスです。ユーザー数×100GBのクラウドストレージを利用でき、DOCXやJPG、GIFファイルなど拡張子の異なるファイルの共同編集と一括管理に対応できます。

PDFの直接編集もでき、注釈やテキストハイライトなどを挿入可能。PDFをドキュメントや画像ファイルへ変換したり、ページを統合、分割したりできます。編集履歴をもとに、以前のバージョンへ復元もできます。

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月額費用 300円〜(税抜)/1ユーザー
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BtoBプラットフォーム 契約書 - 株式会社インフォマート

BtoBプラットフォーム 契約書
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  • シリーズ累計60万社の導入実績
  • 電子帳簿保存法に対応
  • 月額0円から利用可能

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書のペーパーレス化に特化したサービス。電子帳簿保存法に対応しているため、完全なペーパーレス化を実現できます。

最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保。取引先は無料で使えるため、スムーズな契約書交換が可能です。ワークフロー機能も搭載されているため、社内業務も見える化しやすく、リモートワークにも対応できます。

また、60万社のネットワークがあるため、取引先がBtoBプラットフォーム 契約書を利用している可能性が高く、対応工数の削減を期待できます。

内容 詳細
初期費用 要問い合わせ
月額費用 0円~
無料体験版 あり

※出典:インフォマート「BtoBプラットフォーム 契約書」(2022年1月17日閲覧)

SmartDB - 株式会社ドリーム・アーツ

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  • 大企業を中心に50万人以上が利用
  • ローコード開発のため現場中心にシステム導入可能
  • データ紛失対策や災害時復旧に対応

SmartDBは、ワークフローとWebデータベース機能を備えた業務プラットフォームです。​

大企業向けのサービスのため、大企業ならではの複雑な業務フローも簡略化できます。さらに、大きなリスクやコストを伴う改編も、柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現可能。

文書を保管するデータベースはノンプログラミングで実装できるため、ユーザー部門主導で業務システムの内製化を推進できます。

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月額費用 -
無料体験版 あり(30日間)

※出典:ドリーム・アーツ「大企業を業務デジタル化で“速く”する「SmartDB」」(2022年1月17日閲覧)

楽々Document Plus - 住友電工情報システム株式会社

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  • 文書の一元管理でペーパーレス化や業務効率化を実現
  • 万全のセキュリティで文書を正しく管理
  • スピーディーな全文検索&ワークフロー機能を搭載

楽々Document Plusは、社内のさまざまな文書を電子文書として一元管理できるシステムです。契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e-文書法への対応などが可能。また、アクセス制限やファイルのダウンロードの制御、持ち出し制御などのセキュリティ機能を備えているため、情報漏えいのリスクを適切に管理できます。

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OPTiM Contract - 株式会社オプティム

OPTiM Contract
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  • アップロードした契約書データから企業名やタイトルを抽出
  • 手書きやゴム印を使った契約書も読み取り可能
  • 稟議情報やシステム構成図などの書類を紐つけて管理

OPTiM Contractは、保有する契約書情報を一元管理できる文書管理システムです。取り込んだ契約書情報をもとに、AIがタイトルや契約企業名、契約終了日などを抽出し、台帳作成してくれるため、手入力作業を削減できます。

関連書類を契約書1件に最大10ファイルまで紐づけ管理でき、タグ検索や全文検索機能により必要な契約書データを検索可能です。契約更新が近づいた際は、担当者や管理者へ自動で通知してくれます。

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NotePM - 株式会社プロジェクト・モード

NotePM
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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  • 社内Wikiを作成可能
  • フォルダとタグで書類を管理可能
  • 編集履歴を自動保存

NotePMは、情報共有を円滑にする社内Wiki作成サービスです。

文書管理ツールとして必要な機能はもちろん、手順書作成や目標管理などさまざまな業務をサポートしてくれます。文書管理においては、フォルダリストでの管理の他に、全文検索やタグを使った管理にも対応。そのため、素早く必要な文書にアクセスできます。

さらに、NotePM内のコメント機能でチャットができたり、ChatworkSlackと連携して通知をつけられたり、コミュニケーション関連の機能も充実しています。

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初期費用 0円
月額費用 4,800円〜/8ユーザー(80GB)
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ChatworkSlackについてはこちらの記事も参考にしてみてください。

ChatworkとSlackどちらを採用すべき?2大チャットツールを徹底比較!
ビジネスチャットといえば「Chatwork」「Slack」が有名ですが、どちらを採用すべき? 機能、価格、特徴を徹...
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ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaS
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  • データのバックアップやセキュリティ対策に対応
  • 約1か月で導入可能
  • ファイルの持ち出しや印刷を制限

ASTRUX SaaSは、クラウド型の文書管理システムです。

データサーバーの運用やデータのバックアップ、セキュリティ対策はすべてサービス運営会社が行ってくれるため、保守の手間がかかりません。

また、PDFファイルの持ち出し制限やIPアドレス制限など、情報漏えいを防ぐための機能が充実しているのも特徴です。

ASTRUX SaaS公式サイトより(2022年7月時点)

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初期費用 110,000円~
月額費用 27,500円~(Webサービス)
46,750円~(アプリケーション)
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セキュアSAMBA pro - スターティアレイズ株式会社

セキュアSAMBA pro
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  • ランサムウェア感染のリスクを軽減
  • CDM技術により個人パソコンへのファイル保存を制限
  • ダウンロードリンクによる大容量ファイルの送信可能

セキュアSAMBA Proは、セキュリティに特化したファイルサーバーサービスです。CDM技術によって、OfficeやPDFなどのファイルを、強制的に一元管理します。個人用パソコンへのファイルダウンロードや画像のキャプチャ保存などを完全に防止できるため、情報漏えいのリスクを最小限に留められます。

また、事前に登録したアプリケーション以外は、サーバーにアクセスできない「ホワイトリスト形式」を採用しているため、ランサムウェアといった外部からの攻撃にも対処可能。セキュリティを重視してファイルサーバーを選びたい方に向いています。

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Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive

Fleekdrive
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  • AWSを基盤とした強固なセキュリティ
  • 柔軟な権限設定が可能
  • ダウンロード不要の動画再生に対応

Fleekdriveは、企業向けのオンラインストレージです。国内外からのアクセスはもちろん、共同編集も可能。アクセス権限を柔軟に設定できるためセキュリティも心配ありません。

さらに動画ファイルはダウンロード不要で再生できるため、動画コンテンツの活用も快適です。古いファイルの自動削除にも対応しているため、業務効率化にも役立ちます。

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クラウドサイン SCAN - 弁護士ドットコム株式会社

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  • 紙のスキャンからデータ入力まで代行
  • アラート機能による契約期間を自動通知
  • 書類内容を検索可能

クラウドサインSCANは、契約書の電子化を実現する文書管理サービスです。紙媒体の契約書をデータ化することで、契約書のタイトルや内容による書類の検索を可能にします。

アラート機能を活用すれば、契約更新日や終了日を自動で通知可能。重要な書類の更新漏れを防げます。

さらに、契約書の電子化で面倒な紙文書のスキャンからデータ入力までをクラウドサインSCANが代行してくれるため、移行の手間もかかりません。

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welog - Tribal Media House, Inc.

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  • シンプルな操作性およびデザイン性
  • 議事録やマニュアルを業界業種問わず簡単に作成
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welog(ウィーログ)は、情報共有の活性化を促す文書管理システムです。文書の記録・共有・活用に特化したサービスのため、操作がシンプルでわかりやすいのが特徴。直感的に操作できるだけでなく、専任スタッフによるサポートも充実しているため、初めて文書管理システムを使う人でも、安心して利用できます。

Chatwork、Slackと連携することで、文書の作成や更新時にメンバーへの自動通知も可能。同時編集もできるため、作業効率改善につながります。初期費用・月額費用0円から使い始められるため、使用感を確かめてから導入できます。

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e-Pod Digital - TAAS株式会社

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  • 機密文書の処理や管理を効率化
  • 月額料金無料で機密文書を安全に処理
  • 万全の管理体制と情報漏えい保険

e-Pod Digital(イーポッドデジタル)は、月額料金無料の機密文書回収サービスです。回収ボックスに内蔵したディスプレイに、デジタルサイネージ広告を表示することで、処理コストの無料化を実現。文書の処理は溶解処理を採用しているため、安全に機密文書を廃棄できます。

回収された機密文書は、専用管理区域にて24時間365日、監視カメラおよび有人監視で管理されるため安心です。また、万が一に備え、情報漏えい保険が無料付帯されています。

処理文書の管理から集荷依頼までWeb上で完結するため、効率的かつ安全に機密文書を破棄したい場合に役立ちます。

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初期費用 55,000円(税込)
月額費用 0円(スタンダード版 Wi-Fiモデル)
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REXファイルファインダー - 寿精版印刷株式会社

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  • 検索結果をサムネイルで確認可能
  • 純国産の検索エンジン
  • 80万件のデータを約1/1,000秒で検索できる検索スピード

REXファイルファインダーは、視覚的にファイルを探せる高速全文検索システムです。検索したファイルは、サムネイルで表示されるため必要なファイルに素早くアクセス可能。

原本にアクセスすることなく、全ページを閲覧できるためファイル内容の確認も容易です。ファイルサーバーだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとしても活用できます。

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※出典:寿精板印刷「REX-File・Finder」(2022年1月17日閲覧)


文書管理のまとめ

文書管理は、業務効率化とコンプライアンスのために適切に行うことが大切です。次の3つを踏まえて管理するようにしましょう。

  • 書類の機密度で分ける
  • 使用頻度で分ける
  • 検索性を高める

また、文書管理システムを導入すれば、手間なく文書を管理できます。コスト以上のメリットがあるため、文書管理に課題を感じている方は、導入を検討してみてください。

BOXILとは

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