文書管理とは？システムで業務効率化できる3つの理由と代表的サービス

文書管理とは

文書管理とは、文書が作成されてから保管、廃棄されるまでの一連のプロセスを管理することです。文書によっては3年、5年、7年といったように保管期間が定められており、その保管期間を守るため、そして紛失や盗難などのセキュリティリスクを防ぐために文書管理システムが利用されることがあります。

文書管理システムで業務効率化できる3つの理由

文書管理にシステムを用いると業務効率化につながる理由には次の3つがあります。それぞれ詳しく解説していきます。

• 文書のライフサイクル管理の簡略化
• ワークフローの簡略化
• 共同作業による業務効率化

1. 文書のライフサイクル管理の簡略化

文書にもライフサイクルがあるのはすでに浸透している考え方ですが、その管理を実際にできているか？と聞かれたら、自信を持って答えられる企業は少ないでしょう。紙文書でのライフサイクル管理は非常に煩雑なものであり、なかなか難しいのが現実なのです。

上記はドキュメントのライフサイクルと呼ばれているプロセスですが、「保管」から「保存」への過程でストップしている場合がほとんどです。

文書管理の「保管」と「保存」の違い

文書管理における「保管」は使用する文書を各課で管理すること、「保存」は使用しなくなった文書を保存年数に合わせて書庫で管理することを指します。

この「保管」から「保存」への仕分けができていないことで、各課に不要な文書が溜まり煩雑化の原因となっています。

しかし文書整理の時間を取れないのが実情で、煩雑化はさらに加速。最終的には目的の文書を探し出すために30分以上も時間を費やすなどの結果にもなりかねません。

仮に文書を探すために1日10分以上の時間をかけていると、年間トータルでまる5日間文書探しのために時間を消費したことになります。
※1日8時間労働、年間休日120日とした場合

文書管理システムで解決できること

文書管理システムでは文書作成時に保存期間などを定められ、期間が過ぎれば自動的に削除される機能が実装されている場合がほとんどです。そのため、面倒な「保存」と「保管」を簡単に行えます。

また、文書ファイルの移動がワンクリックで可能なので、時間をかけずに文書のライフサイクルを適切に保つ事ができます。このようにして、1日10分以上かかっている文書探しの時間を半分以下に抑えられ、それが年間で数日分の時間になり作業効率化が図れるのです。

文書管理を効率化させる方法についてはこちらの記事もご覧ください。

2. ワークフローの簡略化

一つの文書を作成してから承認を得るまでの流れは企業により異なりますが、意外にも複雑化してしまっている場合がほとんどです。数人の承認を得なければならないのもその原因の一つです。責任者が外出中で捕まらないときなど承認が得られず困ったという経験は誰にでもあるでしょう。

そのような問題を解決してくれるのが「ワークフロー機能」です。文書管理システムではほとんどのサービスにワークフロー機能が実装してあり、ワークフロー簡略化を実現します。

作成した文書をシステム上で配布し、責任者が文書の確認・承認を行います。特にクラウド型文書管理システムでは外出先からも文書を確認できるので、責任者が捕まらないといった事態も避けられます。ワークフローが簡略化されれば一つの業務が完結するまでの時間を大幅に短縮できるので、業務効率化につながります。

ワークフローに課題を抱えているのならば、ワークフローシステム導入も検討しましょう。

3. 共同作業による業務効率化

GoogleドライブやOneDriveをはじめオフィス文書をオンラインで共同作業できるサービスを活用している企業は多いですが、これが文書管理システムでできるとなると利便性は格段に上がります。

それを可能にするのが、クラウド型文書管理システムです。

クラウド型はオンラインで提供される文書管理システムを利用するサービスなので、GoogleドライブやOneDriveのように、他のユーザーと共同作業可能です。

ダウンロードしてシステム上に保管するという手間も省けます。Web会議での議事録作成や、プロジェクトスケジュールを変更するたびに配布する必要もないので業務効率化が図れるのです。

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業務効率化とは直接関係しませんが、セキュリティ面の強化も大きな利点の一つです。文書管理システムの導入により、文書の持ち出しや不正行為が無くなります。また、災害時にも文書の消失は心配ありません。

また、役職に合わせてアクセス権限や編集・閲覧履歴の権限を制限できるので、情報漏えいのリスクを最小限にすることも可能です。以下、おすすめの文書管理システムの紹介をしておきますので、サービスを検討している方は参考にしてみてください。

文書管理システムおすすめ紹介

業務効率化につながる、代表的な文書管理システムのおすすめを紹介します。文書管理システムをさらに比較したい方や、無料の文書管理システムを利用したい方は次の記事をチェックしてはいかがでしょうか。

また、こちらからは本記事で紹介している文書管理システムのサービス資料を無料でご覧になれます。より詳しくサービス単位で機能を確認したい方はダウンロードしてみてください。

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NotePMはWeb上に文書を上げられるのはもちろんのこと、見出しや太字を用いた文書作成、ファイルの中まで探せる全文検索など便利な機能がいっぱいです。さらにNotePM内のコメント機能でチャットができたり、ChatworkやSlackと連携して通知がつけられたりとコミュニケーション関連の機能もしっかり網羅されています。

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ChatworkやSlackについてはこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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文書管理システム最大のメリットである業務効率化。さまざまな理由から業務効率化が実現できる事がわかりますね。ユーザーはこれらのメリットをしっかりと把握したうえで活用すれば、文書管理システムのメリットを最大限に引き出す事ができます。

システムの導入を検討している方は、今回紹介したメリットを念頭に置き、業務効率化が図れる文書管理システムの導入を目指しましょう。

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