文書管理とは？目的や管理方法、代表的サービスを解説

文書管理とは

文書管理とは、文書が作成されてから保管、廃棄されるまでの一連のプロセスを管理することです。

文書によっては3年、5年、7年といったように保管期間が定められており、保管期間の管理も業務の一つです。くわえて、紛失や盗難のリスクに備える・作成した資料を使いやすくするなども文書管理の重要な目的となります。

文書管理の重要性

文書管理の目的は、セキュリティ対策がなされた環境下で書類・データを活用しやすくすることです。

文書管理を適切に行えていなければ、必要な資料を探すのに時間がかかってしまいます。また、最悪の場合には重要な書類を紛失したり、顧客情報を流失させてしまったり、事業の存続に関わる重大な失態を起こしかねません。

一方、文書管理をしっかりと行えば、必要な情報をすぐに見つけられ、業務効率が改善します。さらに、セキュリティリスクも低減できるため、文書管理を適切に行うことは重要です。

文書管理は一見して地味な業務のようにも思えますが、重要性・必要性の高い業務といえるでしょう。

文書の基本的な管理方法

文書を管理するための方法には、紙のファイリングと電子データのフォルダ管理の2種類があります。いずれの場合も、次の3つのポイントを押さえるのが大切です。

• 書類の機密度で分ける
• 使用頻度で分ける
• 検索性を高める

書類の機密度で分ける

機密度で書類を分け、適切な環境で管理しましょう。鍵のかけられる棚に収納したり、部屋を分けたり、セキュリティを重視した管理が必要になるケースもあります。電子媒体の場合、パスワードの設定やアクセス権限を制限しましょう。

機密度に応じてセキュリティを高め、不要になった書類を廃棄するように取り組めば、自然と情報漏えいのリスクを減らせます。

使用頻度で分ける

次に、使用頻度で書類の管理方法を変えましょう。使用頻度が高い書類は、取り出しやすい場所に置くことで利便性が上がります。

すぐに捨てる可能性が高い書類は、整理しやすい場所に置くようにしたり、出し入れしやすいクリアファイルで保管したり、使いやすさを意識して管理するとよいでしょう。

一方、めったに使わない書類は棚の奥や普段使わない部屋に配置することで、業務の邪魔になるのを防げます。電子ファイルの管理においても、使用頻度によって分類すると使いやすくなります。

検索性を高める

最後に、ファイリングする際は、書類の検索性を意識して整理しましょう。

どのファイルにどの資料が入っているか確認しやすい状態であれば、書類探しに費やす時間を削減できます。電子媒体であってもタイトルの付け方次第で、検索性は変化するので、必要な書類の場所がすぐにわかるように、整理するのが大切です。

効率的に文書管理を行うポイント

文書管理を効率的に行うための方法として、次の3つが挙げられます。

• ファイリングを行う
• 文書管理システムで書類をデータ化する

ファイリングを行う

文書を分類しファイリングすることで、効率的に文書管理ができ、必要な文書をすぐに見つけられるようになります。

ファイリングとは、フォルダーに文書を挟み、キャビネットに収納する作業のことです。ファイリングには、「バーティカル式」「バインダー式」「ボックス式」、3種類のやり方があります。

バーティカル式は、個別フォルダーに書類を挟み、ファイルボックスやキャビネット、引き出しなどに縦置きで保管する方法です。バインダー式は、書類に穴を開けてバインダーなどに綴じ込んで保管する方法となります。一方で、ボックス式は、個別フォルダーに書類を入れ、それをボックスに収納して文書を管理する方法です。

それぞれの方法には、いずれもメリット・デメリットがあるため、収納する場所に応じてどの方法で管理するか決めるとよいでしょう。

文書管理システムで書類をデータ化する

文書管理システムを導入して、紙文書をデータ化して保管することでも、文書管理を大きく効率化できます。

文書管理システムは、文書の作成から保管・廃棄まで一元管理できるシステムです。システムを使用すれば、WordやExcelで作成した電子文書だけでなく、紙文書をスキャンしてデータ化した文書も一元管理できます。紙文書はスキャナや複合機、スマートフォンのカメラを使って手軽にデータ化が可能です。

そのため、システムの導入によりペーパーレス化が実現し、紙文書の保管場所を用意する必要がなくなります。さらに、データ化により情報の分類や共有、検索が容易になり、作業効率が向上するメリットも得られます。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムとは、上述のように、文書管理を効率的に行うことを目的としたシステムです。文書管理システムを導入することによって、業務改善やセキュリティのリスクを軽減できます。

具体的には、次の5つのメリットがあります。

• 文書のライフサイクル管理がしやすくなる
• ワークフローの簡略化
• 共同作業による業務効率化
• セキュリティのリスクを軽減できる
• ペーパーレス化

文書のライフサイクル管理がしやすくなる

文書には次の図のようなライフサイクルがあります。しかし「適切に管理できているか？」と聞かれたら、自信を持って答えられる企業は少ないでしょう。紙文書でのライフサイクル管理は非常に煩雑なものであり、なかなか難しいのが現実です。

とくに上の図の「保存」でストップしているケースが多く、企業では大きな問題になりつつあります。

文書管理システムを導入すると、文書作成時に「保存期間は1年間」と決めておけば、1年後にファイルを自動で削除が可能です。このように文書管理システムを導入すれば、面倒な「保管」と「保存」を簡単に行えます。

ファイルのライフサイクルを適切に管理するだけでも、1日に費やしている文書探しの時間を削減可能です。1日10分だけだとしても、1年単位で見ると、数日にあたります。文書管理システムを導入すれば、文書探しに費やす時間を削減し、業務効率を改善できます。

文書管理を効率化させる方法についてはこちらの記事もご覧ください。

ワークフローの簡略化

文書管理システムを導入することで、書類承認までの流れを簡略化できます。

文書を作成してから承認を得るまでの流れは企業により異なりますが、承認フローに問題を感じている方が多いのではないでしょうか。たとえば、責任者不在により承認が得られなかったり、数人の承認が必要で手間取ったり、業務効率を下げてしまっているケースは少なくありません。

上記のような問題を解決してくれるのが「ワークフロー機能」です。

ワークフロー機能では、作成した文書の承認フローを事前に設定可能です。文書を作成すると、責任者全員に文書が配布され、確認・承認を促します。クラウド型文書管理システムであれば、外出先からも文書を確認できるので、責任者が捕まらないといった事態も避けられます。

ワークフローが簡略化されれば一つの業務が完結するまでの時間を大幅に短縮できるので、業務効率化が可能です。ワークフローに課題を抱えているのならば、ワークフローシステム導入も検討しましょう。

共同作業による業務効率化

Google ドライブやOneDriveをはじめ、オフィス文書をオンラインで共同作業できるサービスは少なくありません。

文書管理システムによっては、それらのツールと同じように、文書管理システム内で文書の編集・共有・管理を一元管理できます。そのため、ファイルをダウンロードして文書を更新し、システムに再アップロードする手間が必要ありません。

Web会議での議事録作成や、プロジェクトスケジュールを変更するたびに配布する必要もないので業務効率が改善します。

セキュリティのリスクを軽減できる

セキュリティ面の強化も文書管理の大きな利点の一つです。

電子管理になることで、紙文書の不正持ち出しがなくなります。また、災害時に文書が消失する心配もありません。

さらに、役職に合わせてアクセス権限を制限できるので、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。編集履歴の閲覧もできるため、書類改ざんといった不正行為の防止にもつながります。

ペーパーレス化

ペーパーレス化によるコストや保管スペースの削減も重要なポイントでしょう。紙代・印刷代・印刷機器のメンテナンス費用なども削減できます。とくに都心のオフィスでは書類の保管スペースでコストがかかっているケースも多々あります。保管スペース費がかさんでいるようであれば、システムの導入を検討するとよいでしょう。

文書管理システムを導入するときの注意点

文書管理システムは、導入によって文書管理が楽になる便利なツールです。

しかし、考えなしにシステムを導入するだけでは、状況は良くなりません。文書管理システムを導入するときは、次の4点に注意しましょう。

• ルールを設計し、計画的に行う
• 上司や部下と密なコミュニケーションを取る
• 書類を分類する
• 文書管理における「保管」と「保存」の違いを確認する

ルールを設計し、計画的に行う

文書管理システムを導入する際、ルール設計は欠かせません。

文書管理システムを導入すれば、書類を素早く探せるメリットがあります。しかしファイル名や廃棄ルールを定めておかなければ、似たような書類がどんどん溜まってしまい、せっかくの検索機能が活かせません。

そのため、ファイル名や廃棄ルール、保存場所などを統一しておく必要があります。

上司や部下と密なコミュニケーションを取る

文書管理システムを導入する際、上司や部下にシステムの導入について、しっかりと意識を擦り合わせておくことが大切です。

新しいシステムを導入したときに、一番問題となるのは、システムの使い方が浸透しないことです。

とくに上司の理解を得られていないと、上司が元のシステムに依存し、体制を切り替えられません。最悪の場合、導入した文書管理システムを解約する必要が出てくるため、事前にしっかりと意識を擦り合わせておきましょう。

書類を分類する

最後に、文書の分類もしておきましょう。文書によって、保存すべき期間や方法は異なります。

そのため、保存すべき年数や、機密性などで書類を分類する必要があります。また、保存媒体として、紙にすべき資料と電子化すべき資料を分けておきましょう。

システム導入前に資料を分けておかなければ、余分な資料まで移行させる手間が発生します。そのため、文書を分類してからシステム移行するようにしましょう。

文書管理における「保管」と「保存」の違いを確認する

文書管理における「保管」は使用する文書を各課で管理することです。「保存」は使用しなくなった文書を保存年数に合わせて書庫で管理することを指します。細かい点ですが、「保管」から「保存」への仕分けができなければ、各課に不要な文書が溜まり煩雑化の原因になります。

しかし仕事が忙しく、文書整理の時間を取れないことが多いのではないでしょうか。結果として、書類が増え続け、最終的には目的の文書を探し出すために30分以上も時間を費やすといった事態になることもあります。

文書管理において「保管」と「保存」は大きな違いがあります。気を付けて使うようにしましょう。

文書管理システムおすすめ紹介

業務効率化につながる、代表的な文書管理システムのおすすめを紹介します。文書管理システムをさらに比較したい方や、無料の文書管理システムを利用したい方は次の記事をチェックしてください。

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文書管理のまとめ

文書管理は、業務効率化とコンプライアンスのために適切に行うことが大切です。次の3つを踏まえて管理するようにしましょう。

• 書類の機密度で分ける
• 使用頻度で分ける
• 検索性を高める

また、文書管理システムを導入すれば、手間なく文書を管理できます。コスト以上のメリットがあるため、文書管理に課題を感じている方は、導入を検討してみてください。

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