文書管理とは？システムで業務効率化できる3つの理由と代表的サービス

文書管理とは、文書のライフサイクルを管理することです。適切に管理できていなければ、業務効率が悪化するだけでなく、セキュリティリスクも伴います。この記事では、文書管理の重要性から適切に管理する方法まで幅広く解説します。

ぜひ参考にしてください。

文書管理とは

文書管理とは、文書が作成されてから保管、廃棄されるまでの一連のプロセスを管理することです。文書によっては3年、5年、7年といったように保管期間が定められています。

文書管理は、書類の保管期間を守ることはもちろん、紛失や盗難のリスクに備え、作成した資料を使いやすくすることを目的に行われます。

文書管理の重要性

文書管理が重要な理由は、業務効率とコンプライアンスに関わるためです。

文書管理を適切に行えていなければ、必要な資料を探すのに時間がかかってしまいます。また、最悪の場合、重要な書類を紛失したり、顧客情報を流失させてしまったり、企業の存続に関わる重大な失態を起こしかねません。

一方、文書管理をしっかりと行えば、必要な情報をすぐに見つけられ、業務効率が改善します。さらに、セキュリティリスクも低減できるため、文書管理を適切に行うことは重要です。

文書の基本的な管理方法

文書を管理するための方法には、紙のファイリングと電子データのフォルダ管理の2種類があります。いずれの場合も、次の3つのポイントを押さえるのが大切です。

• 書類の機密度で分ける
• 使用頻度で分ける
• 検索性を高める

書類の機密度で分ける

まず、機密度の高い書類は、情報漏えいにつながるリスクを避けて管理しなければなりません。そのため、鍵のかけられる棚に収納したり、部屋を分けたり、セキュリティを重視した管理が必要です。電子媒体の場合、パスワードの設定やアクセス権限を制限しましょう。

機密度に応じてセキュリティを高め、不要になった書類を廃棄するように取り組めば、自然と情報漏えいのリスクを減らせます。

使用頻度で分ける

次に、使用頻度で書類の管理方法を変えましょう。使用頻度が高い書類は、取り出しやすい場所に置くことで、利便性が上がります。すぐに捨てる可能性が高い書類は、整理しやすい場所に置くようにしたり、出し入れしやすいクリアファイルで保管したり、使いやすさを意識して管理すると良いでしょう。

一方、めったに使わない書類は棚の奥や普段使わない部屋に配置することで、業務の邪魔になるのを防げます。電子ファイルの管理においても、使用頻度によって分類すると使いやすくなります。

検索性を高める

最後に、ファイリングする際は、書類の検索性を意識して整理しましょう。どのファイルにどの資料が入っているか確認しやすい状態であれば、書類探しに費やす時間を削減できます。電子媒体であってもタイトルの付け方次第で、検索性は変化するので、必要な書類の場所がすぐにわかるように、整理するのが大切です。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムとは、文書管理を効率的に行うことを目的としたシステムです。文書管理システムを導入することによって、業務改善やセキュリティのリスクを軽減できます。

具体的には、次の4つのメリットがあります。

• 文書のライフサイクル管理の簡略化
• ワークフローの簡略化
• 共同作業による業務効率化
• セキュリティのリスクを軽減できる

1. 文書のライフサイクル管理の簡略化

文書にもライフサイクルがあるのはすでに浸透している考え方ですが、「適切に管理できているか？」と聞かれたら、自信を持って答えられる企業は少ないでしょう。紙文書でのライフサイクル管理は非常に煩雑なものであり、なかなか難しいのが現実です。

上記はドキュメントのライフサイクルと呼ばれているプロセスですが、「保管」から「保存」への過程でストップしている場合がほとんどです。

文書管理の「保管」と「保存」の違い

文書管理における「保管」は使用する文書を各課で管理すること。「保存」は使用しなくなった文書を保存年数に合わせて書庫で管理することを指します。

この「保管」から「保存」への仕分けができなければ、各課に不要な文書が溜まり煩雑化の原因になります。

しかし仕事が忙しく、文書整理の時間を取れないことが多いのではないでしょうか。その結果、書類が増え続け、最終的には目的の文書を探し出すために30分以上も時間を費やすといった事態になってしまうこともあります。

文書管理システムで解決できること

多くの文書管理システムは、保存期間に応じて文書を自動削除できます。

たとえば、文書作成時に「保存期間は1年間」と決めておけば、1年後にファイルを自動で削除できます。このように文書管理システムを導入すれば、面倒な「保管」と「保存」を簡単に行えます。

ファイルのライフサイクルを適切に管理するだけでも、1日に費やしている文書探しの時間を削減可能。1日10分だけだとしても、1年単位で見ると、数日にあたります。文書管理システムを導入すれば、文書探しに費やす時間を削減し、業務効率を改善できます。

文書管理を効率化させる方法についてはこちらの記事もご覧ください。

2. ワークフローの簡略化

文書管理システムを導入することで、書類承認までの流れを簡略化できます。文書を作成してから承認を得るまでの流れは企業により異なりますが、承認フローに問題を感じている方は多いのではないでしょうか。

たとえば、責任者不在により承認が得られなかったり、数人の承認が必要で手間取ったり、業務効率を下げてしまっているケースは少なくありません。

そのような問題を解決してくれるのが「ワークフロー機能」です。

ワークフロー機能では、作成した文書の承認フローを事前に設定可能。文書を作成すると、責任者全員に文書が配布され、確認・承認を促します。クラウド型文書管理システムであれば、外出先からも文書を確認できるので、責任者が捕まらないといった事態も避けられます。

ワークフローが簡略化されれば一つの業務が完結するまでの時間を大幅に短縮できるので、業務効率化につながります。

ワークフローに課題を抱えているのならば、ワークフローシステム導入も検討しましょう。

3. 共同作業による業務効率化

GoogleドライブやOneDriveをはじめ、オフィス文書をオンラインで共同作業できるサービスは少なくありません。

文書管理システムによっては、それらのツールと同じように、文書管理システム内で文書の編集・共有・管理を一元管理できます。そのため、ファイルをダウンロードして文書を更新し、システムに再アップロードする手間が必要ありません。

Web会議での議事録作成や、プロジェクトスケジュールを変更するたびに配布する必要もないので業務効率が改善します。

4. セキュリティのリスクを軽減できる

セキュリティ面の強化も文書管理の大きな利点の一つです。

電子管理になることで、紙文書の不正持ち出しがなくなります。また、災害時に文書が消失する心配もありません。

さらに、役職に合わせてアクセス権限を制限できるので、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。編集履歴の閲覧もできるため、書類改ざんといった不正行為の防止にもつながります。

文書管理システムを導入するときの注意点

文書管理システムは、導入によって文書管理が楽になる便利なツールです。

しかし、考えなしにシステムを導入するだけでは、状況は良くなりません。文書管理システムを導入するときは、次の3つに注意しましょう。

• ルールを設計し、計画的に行う
• 上司や部下と密なコミュニケーションを取る
• 書類を分類する

ルールを設計し、計画的に行う

文書管理システムを導入する際、ルール設計は欠かせません。

文書管理システムを導入すれば、書類を素早く探せるメリットがあります。しかしファイル名や廃棄ルールを定めておかなければ、似たような書類がどんどん溜まってしまい、せっかくの検索機能が活かせません。

そのため、ファイル名や廃棄ルール、保存場所などを統一しておく必要があります。

上司や部下と密なコミュニケーションを取る

文書管理システムを導入する際、上司や部下にシステムの導入について、しっかりと意識を擦り合わせておくことが大切です。

新しいシステムを導入したときに、一番問題となるのは、システムの使い方が浸透しないことです。

とくに上司の理解を得られていないと、上司が元のシステムに依存し、体制を切り替えられません。最悪の場合、導入した文書管理システムを解約する必要が出てくるため、事前にしっかりと意識を擦り合わせておきましょう。

書類を分類する

最後に、文書の分類もしておきましょう。文書によって、保存すべき期間や方法は異なります。

そのため、保存すべき年数や、機密性などで書類を分類する必要があります。また、保存媒体として、紙にすべき資料と電子化すべき資料を分けておきましょう。

システム導入前に資料を分けておかなければ、余分な資料まで移行させる手間が発生します。そのため、文書を分類してからシステム移行するようにしましょう。

文書管理システムおすすめ紹介

業務効率化につながる、代表的な文書管理システムのおすすめを紹介します。文書管理システムをさらに比較したい方や、無料の文書管理システムを利用したい方は次の記事をチェックしてください。

また、こちらからは本記事で紹介している文書管理システムのサービス資料を無料ダウンロードできます。より詳しくサービス単位で機能を確認したい方はダウンロードしてみてください。

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文書管理のまとめ

文書管理は、業務効率化とコンプライアンスのために適切に行うことが大切です。次の3つを踏まえて管理するようにしましょう。

• 書類の機密度で分ける
• 使用頻度で分ける
• 検索性を高める

また、文書管理システムを導入すれば、手間なく文書を管理できます。コスト以上のメリットがあるため、文書管理に課題を感じている方は、導入を検討してみてください。

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