文書管理システムで業務効率化できる3つの理由と代表的サービス

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文書管理システム導入で業務効率化を実現

本記事では、文書管理システムでもっとも大きなメリットである、“業務効率化”の3つの理由を徹底解説していきます。記事の後半では文書管理システムに関する記事をまとめて紹介しています。こちらも参考にしてみてください！

本記事では、主に文書管理システムの業務効率化できる理由について解説していきますが、システム自体の紹介はあまりできません。システムの検討をご希望の方などは下の記事から、システムの比較をご覧ください。

1. 文書のライフサイクル管理の簡略化

文書にもライフサイクルがあるというのはすでに浸透している考え方ですが、その管理を実際にできているかと聞かれたら、自信を持って答えられる企業は少ないでしょう。紙文書でのライフサイクル管理は非常に煩雑なものであり、なかなか難しいのが現実なのです。

上記はドキュメントのライフサイクルと呼ばれているプロセスですが、「保管」から「保存」への過程でストップしている場合がほとんどです。

文書管理の「保管」と「保存」の違いを理解

文書管理における「保管」は、使用する文書を各課で管理すること「保存」は使用しなくなった文書を保存年数に合わせて書庫で管理することを指します。

この「保管」から「保存」への仕分けができていない事で、各課に不要な文書が溜まり煩雑化の原因となっています。しかし文書整理の時間がなかなかないのが実情で、煩雑化は加速。最終的には目的の文書を探し出すために30分以上も時間を費やすなどの結果にもなりかねません。

仮に文書を探すために1日10分以上の時間をかけていると、年間トータルでまる5日間文書探しのために時間を消費したことになります。
※1日8時間労働、年間休日120日とした場合

文書管理システムで解決できること

文書管理システムでは文書作成時に保存期間などを定められ、期間が過ぎれば自動的に削除される機能が実装されている場合がほとんどです。そのため、面倒な「保存」と「保管」を簡単に行えます。

また、文書ファイルの移動がワンクリックで可能なので、時間をかけずに文書のライフサイクルを適切に保つ事ができます。このようにして、1日10分以上かかっている文書探しの時間を半分以下に抑えられ、それが年間で数日分の時間になり作業効率化が図れるのです。

文書管理を効率化させる方法についてはこちらの記事もご覧ください。

2. ワークフローの簡略化

一つの文書を作成してから承認を得るまでの流れは企業により異なりますが、意外にも複雑化してしまっている場合がほとんどです。数人の承認を得なければならないのもその原因の一つです。責任者が外出中で捕まらないときなど承認が得られず困ったという経験は誰にでもあるでしょう。

そのような問題を解決してくれるのが「ワークフロー機能」です。文書管理システムではほとんどのサービスにワークフロー機能が実装してあり、ワークフロー簡略化を実現します。

作成した文書をシステム上で配布し、責任者が文書の確認・承認を行います。特にクラウド型文書管理システムでは外出先からも文書を確認できるので、責任者が捕まらないといった事態も避けられます。ワークフローが簡略化されれば一つの業務が完結するまでの時間を大幅に短縮できるので、業務効率化につながります。

3. 共同作業による業務効率化

GoogleドライブやOneDriveを始めオフィス文書をオンラインで共同作業できるサービスを活用している企業は多いですが、これが文書管理システムでできるとなると利便性は格段に上がります。

それを可能にするのが、クラウド型文書管理システムです。

クラウド型はオンラインで提供される文書管理システムを利用するサービスなので、GoogleドライブやOneDriveのように、他のユーザーと共同作業をする事が可能。保管する際にいちいちダウンロードしてシステム上に保管するという手間も省けます。Web会議での議事録作成や、プロジェクトスケジュールを変更するたびに配布する必要もないので業務効率化が図れるのです。

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業務効率化とは直接関係しませんが、セキュリティ面の強化も大きな利点の一つです。文書管理システムの導入により、文書の持ち出しや不正行為が無くなります。また、災害時にも文書の消失は心配ありません。

また、役職に合わせてアクセス権限や編集・閲覧履歴の権限を制限できるので、情報漏えいのリスクを最小限にすることも可能です。以下、おすすめの文書管理システムの紹介をしておきますので、サービスを検討している方は参考にしてみてください。

おすすめの文書管理システムサービス紹介

おすすめサービスとして、機能が充実しておりどなたにもおすすめのできるものを選んでみました。さらに詳しくサービスを知りたいという方は、以下の記事にて文書管理システムを徹底比較しましたので参考にしてみてください。

ひびきSm@rtDB

ひびきSm@rtDBは、大組織向けWebデータベース＆ワークフローシステムです。

ノンプログラミングでブラウザ上にデータベースを作成でき、現場の業務システム内製化を素早く強力に推進します。1万人超の利用実績も多数あり、大きなリスクやコストを伴う組織改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。バリエーションに富んだノウハウと豊富な標準機能で最短1か月でのシステム導入が可能なため、組織全体の生産性を迅速に向上させます。

内容	詳細
初期費用	-
月額費用	750円～
無料体験版	有

クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、紙の契約書類の面倒なスキャンからクラウドサイン（クラウド契約サービス）上への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるサービスです。

契約書をデータ化し、クラウドサイン上に取り込むことで、さまざまな条件での契約書検索、アラート機能を利用した更新日や解約日の自動通知など契約書管理の利便性向上が期待でき、ペーパレス化によるコスト削減と業務効率化を促進します。

内容	詳細
初期費用	要見積り
月額費用	要見積もり
無料体験版	-

BtoBプラットフォーム 契約書

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書の作成に加え電子契約も可能な契約書管理システムです。

最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保できます。また、20万社のネットワークがあるため、取引先がBtoBプラットフォーム 契約書を利用している可能性が高く対応工数の削減が期待できます。

内容	詳細
初期費用	200,000円～
月額費用	10,000円～
無料体験版	有

Fleekdrive

Fleekdriveはファイルの保管・共有がドラッグ＆ドロップで簡単にできます。また、ファイル数、ファイル量ともに無制限となっており、とても利便性が高いです。古いファイルは自動で処理されるので、手間も省けます。また、社外スタッフとの共同作業やファイル配信も安全に行えます。

内容	詳細
初期費用	0円
月額費用	500円～／1ユーザー（50GB）
無料体験版	有（30日間）

PrimeLibrary

PrimeLibraryは、社内のファイルを整理・管理・活用するためのクラウド型サービスです。

約2,500もの法人向けサービスを扱うソフトバンクが、自社ファイル管理の課題を解決すべく自社開発し、利用者の声を反映して改修を重ねて誰もが利用しやすい機能を実装しました。「掲載申請ツール」を利用すると、大量のファイルもルール通りのファイル名や格納先で掲載可能なので、管理・活用をスムーズに行えます。

内容	詳細
初期費用	30,000円
月額費用	118,000円～
無料体験版	有

セキュアSAMBA Pro

セキュアSAMBA Proは、Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して、運用する仕組みの「CDM」を採用している文書管理システムです。

社内の情報漏えい防止やランサムウェアなどの外部攻撃対策に特化しており、ファイルを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して運用できる「CDM」の仕組みを採用しているため、柔軟な働き方・業務効率化にも役立つでしょう。

内容	詳細
初期費用	100,000円
月額費用	50,000円〜
無料体験版	有

NotePM

NotePMはWeb上に文書を上げられるのはもちろんのこと、見出しや太字を用いた文書作成、ファイルの中まで探せる全文検索など便利な機能がいっぱいです。さらにNotePM内のコメント機能でチャットができたり、ChatworkやSlackと連携して通知がつけられたりとコミュニケーション関連の機能もしっかり網羅されています。

内容	詳細
初期費用	-
月額費用	1,000円／3ユーザー（5GB）
無料体験版	有（30日間）

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ChatworkやSlackについてはこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

REXファイルファインダー

REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。 直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

内容	詳細
初期費用	-
月額費用	-
無料体験版	有

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaSにおいて、サーバ機の運用管理、データのバックアップ、利用状況に応じたシステム増強、セキュリティ対策、OSのアップデートなどのシステム管理は必要ありません。データセンターで確実にデータを管理します。

内容	詳細
初期費用	100,000円～
月額費用	25,000円～（Webサービス） 42,500円～（アプリケーション）
無料体験版	無

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文書管理システム最大のメリットである業務効率化。さまざまな理由から業務効率化が実現できる事がわかりますね。ユーザーはこれらのメリットをしっかりと把握したうえで活用すれば、文書管理システムのメリットを最大限に引き出す事ができます。

システムの導入を検討している方は、今回紹介したメリットを念頭に置き、業務効率化が図れる文書管理システムの導入を目指しましょう。

【番外編】文書管理に関連する記事集

文書管理システムの概要

そもそも文書管理システムって何？まずは詳しく知りたい！という方のために、文書管理システムのメリットやデメリットついてこちらで説明しています。よくわからない、ECMとの違いも説明しています！

文書管理システムの比較

「紙文書の証跡を管理したい」「事務処理を効率化したい」「文書の不正利用や情報漏えいを防ぎたい」「必要な情報を早く安全に取り出したい」などといった要望・お悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

実際、紙の文書はどんどん増えるので、取捨選択を手早く行わなければなりませんし、量が多くなってくるとかさばってきて必要な書類を探すのも大変ですよね... そんなお悩みをお持ちの方に朗報です！！大量の文書に関する悩みを解決してくれる文書管理システムを紹介・徹底比較しています！

文書管理システムの導入に失敗しない対策

紙文書のペーパーレス化により削減できる作業時間は1日およそ10分。1年間に換算すると5日にもなります。そんなペーパレス化を図るための文書管理システムのニーズは年々高まっており、すでに国内にある半数近くの企業では導入が進んでいます。

しかし、実は多くの企業で文書管理システム導入の取り組みが円滑に進んでいないというのが現状です。なぜ、紙文書を電子化するだけなのに導入が難しいのか？

文書管理システムを導入しても取り組みが円滑に進まない理由を紹介していきます。すでに導入している企業は改善をするために、そしてまだ導入していない企業は導入に失敗しないためにぜひ参考にしてください。

ボクシルとは

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