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ワークフローとは | システムの機能・料金比較表【無料&有料39選】

最終更新日:
ワークフローとは、業務の一連の流れを示した「承認・決裁フロー」のこと。ワークフローシステムを用いて電子化すれば、コスト削減、意思決定のスピードアップといったメリットが得られます。基礎知識とともに、クラウドワークフローシステムを紹介。料金、機能比較表も掲載しています。

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ビジネスに身を置いている方ならほぼ日常化しているであろう「ワークフロー」ですが、そもそもワークフローとは何なのか、ふと疑問に思ったことはありませんか? ワークフローの意味や稟議と関連した基礎知識を解説するとともに、関連業務を効率化できるワークフローシステムを紹介します。

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ワークフローの基礎知識

そもそもワークフローとは?

そもそも「ワークフロー」とは、業務の一連の流れを示したものを指します。「承認・決裁のフロー」ともいえるでしょう。備品購入や契約など、業務上発生する意思決定をあらかじめ定めたルールにのっとって処理する必要があり、そのルールを示すのがワークフローです。

広義では原料入荷から製品販売までのプロセス全体を指しますが、「承認・決裁のフロー」という意味のほうが広く使われているため、本記事では後者として定義します。

ワークフロー改善は業務効率化に役立つ

ワークフローは適宜改変していく必要があります。たとえば、人事異動があると決裁者が変わるため、氏名を修正しなければなりません。組織改編があれば経路変更が必要でしょう。さらに、無駄な承認ルートを省いたり、申請書のフォーマットを見直したりと、ワークフロー自体を定期的に見直すことで、業務を効率化できます。

しかし、紙やメールでのやり取りを続ける限り、小さな無駄が発生し続けます。逐一申請先が誰かを調べたり、決裁者が外出続きで書類が溜まってしまったり、輸送に時間がかかったり、保管に物理的なスペースをとられたり……課題に感じている方も多いのではないでしょうか。

これを解消するのが、システム導入によるワークフローの電子化です。

ワークフローシステムで電子化するメリット

ワークフローを電子化するシステムは、ワークフローシステムや稟議システム、決裁システムと呼ばれ、近年はクラウド型のワークフローシステムが普及しています。

ワークフローシステムとは

「ワークフローシステム」とは、ワークフローを従来の紙面や口頭を介したやりとりから電子化、システム化したものです。稟議システム、あるいは決裁システムとも呼ばれることも。ワークフロー機能を充実させた単体システムとして確立しているものもあれば、グループウェアやERPの一部機能として搭載されているものもあります。

決裁を電子化するメリット

紙やメールでのやり取りをやめ稟議を電子化するメリットには次のような点が挙げられます。

(1)意思決定の迅速化

まずデータでやり取りすることで、意思決定のスピードをあげられます。引き継ぎ時

システム上で完結する承認・決裁業務は従来のワークフローよりも迅速に対応できるので、意思決定を早められます。

(2)“担当者が捕まらない”を解消

承認・決裁を行う責任者の外出が多いと、なかなか責任者が掴まらず業務が進まないという問題がありました。

ワークフローシステムを導入すれば、外出先からも承認作業を行えます。多くはスマートフォンに対応しているためデバイスも問いません。もちろん申請も同様。ワークフロー関連業務のためにわざわざオフィスへ出向く必要がなくなります。

(3)ペーパーレス化でコスト削減

電子化により、紙代、印刷代、郵送費などを削減できます。ファイリングや保管も不要。大幅なコストダウンが期待できます。

とはいえすべてを電子化できるわけではなく、領収書など経費精算に関わる書類は紙による原本保管が義務付けられています。反対に、政府が推進するペーパーレス化施策の兼ね合いで、電子化が求められる手続きもあります。法改正の動向には注意が欠かせません。

(4)盗難・紛失のリスクを軽減

完了したデータはサーバー上に保管されるため、盗難や紛失のリスクを軽減できます。非常時でオフィスへ立ち入れない場合も、遠隔アクセス可能。事業継承につながります。

ただし電子ファイルならではのリスクがあり、サイバー攻撃による流出の可能性がゼロとは言い切れ、また、ログインするためのIDとパスワードの管理が重要となります。従業員へのセキュリティ教育もしっかりと行いましょう。

(5)承認ルート管理で内部統制強化

部署や内容によって承認ルートは異なります。ワークフローシステムの多くは、ルート設定や決裁権限をカスタマイズ可能。また申請時には、選択したフォーマットごとに申請ルートを自動で選択してくれるため、申請ごとに担当者を探す手間を省けます。

ワークフローシステムは「誰が、いつ、どのように関与したのか」を記録する役割も担います。管理者が進捗を把握できるようになり、ワークフロー全体を可視化できる点もメリット。偽装も難しくなるため、内部統制強化が必要な企業にもおすすめです。

1. お得に導入したい人へ!キャンペーン中のワークフローシステム

ボクシルでは、法人向けのサービスをどこよりもお得に使えるようキャンペーンを実施しています。下記のサービスの資料をボクシルでダウンロードしていただくと、導入時に特典を受けられます。まずワークフローシステムを導入してみたいという方はぜひお申し込みください。

ジョブカンワークフロー - 株式会社Donuts

ジョブカンワークフロー- 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

特典内容
2か月無料
※通常の30日間無料に加えて+1か月無料

  • 最短5分で導入可能
  • 導入社数5,000社以上
  • 初期費用無料、ユーザー数×250円で利用可能

ジョブカンワークフローは、クラウド勤怠管理システム ジョブカンの新サービスとして提供されている、あらゆる申請・承認業務を効率化してくれるワークフローシステムです。煩雑になりやすいこれらの業務を簡単にどこからでも行えます。

直感的な操作で使えるのでだれでも利用できますし、モバイル対応でどこからでも利用可能です。30日間無料で全機能が利用できるので、本利用前に使用感を確認できます。

ユーザー単価:250円~
最低利用条件:5,000円
無料トライアルあり

2. 特におすすめのワークフローシステム

続いて、ボクシルが特におすすめするワークフローシステムを紹介します。いずれもクラウド型なので導入しやすく、かつ、カスタマイズ性が高い点がポイント。ワークフローに特化したサービスです。

おすすめワークフローシステムの比較

ボクシルでは、実際にサービスを利用した人の評価や口コミをまとめて比較できます。気になったサービスを選んで比較してみてください。

各サービスをより詳しく知りたい方は、次のボタンより資料をまとめてダウンロードしていただけます。

コラボフロー - 株式会社コラボスタイル

コラボフロー - 株式会社コラボスタイル 画像出典:コラボフロー公式サイト

  • 簡単3ステップで思い通りの帳票を作成
  • 充実のワークフロー機能
  • オプションで更に便利に使えるデータ連携

コラボフローは、インターネット環境とExcelがあれば、誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。

申請書のExcelファイルをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、懐の深いワークフローシステムを構築できます。

初期費用:0円
ユーザー単価:500円(税抜)/月
無料お試し期間あり

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワードクラウド経費公式サイト

  • 事前申請から立替経費、請求書や支払、仕訳まで一元管理
  • 多様な自動分岐ができる承認ルートを設定可能
  • さまざまなフォームを自由にカスタマイズ

マネーフォワード クラウド経費は、「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトのもと、開発された経費精算システムです。従来の経費申請機能に加え、部門やプロジェクト、申請金額により承認ルートが自動で分岐する機能を搭載。ワークフロー機能も充実しており、社内稟議や有給申請など幅広く活用できます。さらにマネーフォワードの各クラウドサービスと連携ができ、経費精算業務および会計業務の効率化が期待できます。

初期費用:0円
ユーザー単価:500円(税抜)/月
無料トライアルあり

Create!Web(クリエイトウェブ)フロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー - インフォテック株式会社 画像出典:Create!Webフロー公式サイト

  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

初期費用:0円
ユーザー単価:500円(税抜)/月
無料トライアルあり※クラウド版の場合

TeamSpirit(チームスピリット) - 株式会社チームスピリット

TeamSpirit(チームスピリット) - 株式会社チームスピリット 画像出典:TeamSpirit(チームスピリット)公式サイト

  • 業務アプリケーションの統合でワークフローを一体化
  • データを活用し働き方を見える化
  • セキュリティ面も安心して運用できる

TeamSpirit(チームスピリット)は、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型システムです。既存のERPシステム上にTeamSpiritをアドオンすることで、業務アプリケーションをWeb上で統合し、ワークフローを一体化します。マルチデバイス対応で、いつでもどこでも、Webやモバイルから出退勤報告・管理や経費精算の申請から承認までのやり取りなどを完結できます。ワークフローの一体化で、従業員一人ひとりの活動データをリアルタイムに収集や分析し、従業員の生産性や内部統制の実行結果を可視化できます。高度な情報セキュリティの実現で安心して運用でき、業務の効率化や働き方改革の一助となるサービスです。

初期費用:150,000円~
ユーザー単価:600円(税抜)/月
無料トライアルあり:30日間

SmartDB(スマートDB) - 株式会社ドリーム・アーツ

SmartDB公式サイトスクリーンショット 画像出典:SmartDB公式サイト

  • ノンプログラミングでワークフローを電子化
  • 1万人以上の組織でも実績多数、大組織にフィット
  • 豊富な標準機能により最短1か月で導入可能

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

月額利用料:300,000円〜
初期費用:300,000円〜
無料トライアルあり

X-point Cloud(エクスポイントクラウド) - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド 画像出典:X-point Cloud公式サイト

  • 使い慣れた書類デザインを電子化
  • 検索や集計の機能も充実
  • グループウェア連携が可能

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績3,000社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

初期費用:140,000円(税抜)
ユーザー単価:500円(税抜)/月
無料お試し期間あり

楽々WorkflowII(ワークフローツー) - 住友電工情報システム株式会社

楽々WorkflowII(ワークフローツー) - 住友電工情報システム株式会社 画像出典:楽々WorkflowII(ワークフローツー)公式サイト

  • 簡単・スピーディな立ち上げ
  • 大規模・長期運用でも安心
  • いつでも、どこでも、誰からでも

楽々WorkflowIIは導入も利用もかんたんなワークフローシステムです。導入設計はブラウザでのかんたん設計でも、慣れたExcelでの設計でもできます。他部門にまたがるフローも容易に設計できるほか、外国語での表示、スマホ入力への対応など、大企業でも無理なく利用できるシステムになっています。

初期費用:10,000円(税抜)
ユーザー単価:500円(税抜)/月
無料お試し期間あり

WaWaFlow

  • 2,000人以上にも対応しており、大企業でも安心
  • プログラムの知識不要で申請フォーム簡単作成
  • スマホから承認・決裁が可能

WaWaFlowは、2,000人以上での利用も可能なワークフローシステムです。プログラムの知識がなくても入力フォームを簡単に作成できます。

また、自由に承認ルートを作成でき、複雑な申請でも柔軟に対応できます。携帯電話からでも承認や決裁ができ、お知らせ機能も搭載しているので、スピーディーな業務を行えます。決裁データはCSVなど出力形式を自由に設定ができるので、再度入力することなく会計ソフトにインポートなどを行えます。

初期費用:0円
ユーザー単価:400円/月
無料トライアルあり

SmartFlow

  • 1ユーザー300円、20ユーザーまでは無料、追加費用なしの低価格
  • わかりやすい管理画面でだれでも簡単に利用可能
  • スマートフォンからいつでもどこからでも申請可能

SmartFlowは1ユーザー300円、20ユーザーまで無料、追加費用なしで使える低価格のワークフローツールです。ドラッグ&ドロップで簡単にテンプレートを作成できる、スマートフォンで申請・承認ができるなど、だれでも簡単にいつでもどこでも使えます。

初期費用:0円
ユーザー単価:300円/月
無料お試し期間・無料プランあり

ワークフローシステム Styleflow(スタイルフロー)

  • プログラムの知識がなくても入力フォームを作成
  • 直感的に承認ルートを作成できる
  • 組織改編や人事異動に柔軟に対応

StyleflowはExcelやWordから申請フォームを簡単に作成できるクラウド型ワークフローシステムです。ExcelやWordを申請用のWebフォームに変換して運用するので簡単にフォームを作成できます。また複雑な承認ルートでも直感的な操作で作成でき、申請や承認は外出先からでも行えます。

初期費用:0円
ユーザー単価:300円(税抜)/月

ワークフローEX

  • 従来のExcel・Wordファイルをそのまま利用可能
  • 取引先ともメールで申請・承認業務を行える
  • 複数の決裁ルートも簡単に設定できる

ワークフローEXは、申請承認データとしてExcel、Word、PowerPoint、PDFの稟議書・申請書を利用できます。メール連携オプションを利用することで、申請・承認業務をメールで行えるようになり、外出先からでもできるようになります。加えて取引先との申請・承認業務もメールで完結できます。

MAJOR FLOW Z FORM

  • 専門知識不要の申請書作成ツールが標準搭載
  • 手続きごとに必要な申請書がわかるイベント機能
  • グループ会社での利用に最適

MAJOR FLOW Z FORM-ワークフローシステムはパナソニック ネットソリューションズが提供するワークフローシステムです。フォーム作成ツールが常備されているほか、結婚や引っ越しの際など質問に答えるだけで必要な手続き・申請書がわかるイベント機能が搭載されています。また組織間で異なる会計システムを利用している場合も問題なく利用できるため、グループ会社での利用に適しています。

3. スモールスタートにおすすめのワークフローシステム

いきなりの大規模導入が難しい、あるいはスタートアップや小規模事業所で導入したい場合は、スモールスタートできるサービスがおすすめです。

初期費用が低めで最低利用人数が少なく、アカウント課金を基本形態とするワークフローシステムを紹介します。

Hachikin(ハチキン)

  • 勤怠管理・経費精算・ワークフローを1つで完結
  • 申請・承認・却下の際にコメントを付けられる
  • 各種申請書はPDFとCSVでダウンロードできる

Hachikinは、勤怠管理・経費精算・ワークフローを1つで完結を1つのサービスで簡単に行えるワークフローシステムです。申請・承認・却下を簡単に行えるのはもちろんですが、それらの処理の際にコメントを付けられるので、なぜ通らなかったのか、通ったのかなどをすぐに共有可能です。また各種申請書はPDFとCSVでダウンロードできるので周辺サービスとの連携も可能です。

ユーザー単価:0円〜
最低利用条件:1アカウント

ActionPassport(アクションパスポート)

  • フォームエディタでExcelやWordの書類を簡単に再現できる
  • 入力項目が自動計算や選択入力で、ミスが削減される
  • 体験サイトですべての機能を試せる

ActionPassport(アクションパスポート)では、高性能なフォームエディタが搭載されており、そちらを利用してExcelやWordで従来利用していた書類の再現が簡単に行えます。また、申請の際にはそこで作成したフォームに、数値は自動計算、項目は選択式とミスが無くなる設計がされており、作業の効率化にもつながります。体験サイトですべての機能を試せます。

ユーザー単価:320円〜
初期費用:50,000円〜
最低利用条件:1アカウント

Gluegent Flow(グルージェント フロー)

  • 多種多様なテンプレートを無料で利用可能
  • Google Apps、Office 365との連携が可能

Gluegent Flowでは多種多様な業務に利用できるテンプレートが多く用意されていて、それらを無料で利用可能です。また、G Suite、Office 365との連携が可能でより効率的に業務を行えます。

ユーザー単価:300円〜
無料トライアルあり

Streamline(ストリームライン)

  • 直感的な操作で条件分岐・ルート変更が作成できる
  • ドラッグ&ドロップで簡単に各種書式が作成できる
  • グループウェアとの連携が標準機能として用意されている

Streamline(ストリームライン)は、直感的な操作で各種ワークフローの条件設定や途中変更を行えます。また、各種業務に必要になる書式はドラッグ&ドロップで簡単に作成が可能です。Google Apps for Work / Office 365との連携が標準サポートとして実装されており、それらのグループウェアにワークフローシステムを追加して作業を行えます。

ユーザー単価:300円〜
初期費用:5,000円
最低利用条件:12か月/1アカウント
無料トライアルあり

rakumoワークフロー

  • G Suiteとの連携でワークフローをスピーディーに
  • 申請への承認・却下・差し戻しを行う際にコメント付加可能
  • 最短2日で利用開始できる

rakumoワークフローは、G Suiteとの連携によって意思決定を迅速化。ワークフローを可視化します。また申請への承認、却下、差し戻しを行う際に、コメントを付加でき、直接コミュニケーション取っているような感覚で業務を進められます。最短2日で利用開始できるようです。

ユーザー単価:300円〜
最低利用条件:1年

4. 大規模導入におすすめのワークフローシステム

大企業では、関係部署や人数が多いため、フローが複雑になりがち。権限や承認者設定の自由度が高く、セキュリティの堅ろう性も担保できる、大規模導入におすすめのワークフローシステムを紹介します。

Cincom ECM(シンコム イーシーエム)

  • 書類をDLすること無くブラウザ上ですべて閲覧可能
  • 各担当者の作業進捗状況をいつでも確認できる
  • 業務システムや他製品との連携でさまざまな業務を効率化できる

Cincom ECM(シンコム イーシーエム)では、ワークフロー上の書類をDLすることなくWebブラウザ上で閲覧でき、一手間が省けます。また、各作業の進捗状況はもちろんですが、加えて各担当者がどの程度作業が進んでいるのかを確認でき、両方の視点から効率的な管理を行えます。業務システムや他製品との連携が可能で、さまざまな業務をより効率的に行えるようになります。

賢人ワークフロー

  • 修理・保守・点検管理に特化したワークフローシステム
  • 作業手順や報告フォーマットを自由にカスタマイズできる
  • 作業員管理・作業進捗管理を外出先からでも行える

賢人ワークフローは、中小から大企業までの修理・保守・点検管理に特化したワークフローシステムです。作業手順や報告フォーマットを自由にカスタマイズできるので、独自の規定などさまざまな条件を設定できます。また、作業員がちゃんと現場に着いているかの作業員の管理・作業がどのくらい進んでいるかの進捗管理を、外出先からでも常に行えるので、何かあったときに素早い対応が可能です。

Questetra BPM Suite(クエステトラ)

  • 30分で業務アプリ(業務システム)を開発できる
  • 業務データを参照・共有できる社内SNS機能を標準搭載
  • 500種類以上の業務テンプレートを公開している

Questetra BPM Suiteは、プログラミング知識やシステム知識がなくても、30分で業務アプリ(業務システム)を開発できます。また標準搭載されている社内SNS機能を利用して業務データを参照したり、共有したりできます。さらに500種類以上の業務テンプレートをさまざまな状況に応じて公開しており、参考にして自社のワークフローを改善することもできます。

5. その他のワークフローシステム

ほか、汎用性の高いワークフローシステムをまとめて紹介します。

皆伝!ワークフロー

  • クレカやチケットサービスとの連携で申請、精算業務を効率化
  • カスタマイズ機能で独自の申請書を簡単に作成できる
  • BIツールとの連携も可能で業務を効率化できる

皆伝!ワークフローは、経費精算・旅費精算を効率化できるシステムです。クレジットカードや交通系ICカード、チケット手配サービス、複合機などと連携しており、業務を効率的に行えます。また申請書はカスタマイズ機能が実装されており、独自のフォームを簡単に作成できます。またBIツールとの連携も可能で、業務をより効率的に行えます。

N-town ワークフロー

  • 100種類の申請書類の雛形を利用可能
  • Excel・Wordで利用している雛形をそのまま取り込める

N-town ワークフローは中堅・中小企業向けのワークフローシステムです。100種類の申請書類の雛形・テンプレートが用意されており、それらを無料で利用できます。また、これまでExcel、Wordで利用していた雛形をそのまま取り込めるので、書類のデザインなどの変更によるミスなども防げます。

EXPLANNER for SaaS ワークフロー

  • 申し込み後3日で利用開始できる
  • 多くのテンプレートやオプションが利用可能

EXPLANNER for SaaS ワークフローは、申し込みから3日で利用が開始できます。また、100種類にもおよぶ豊富な申請書類のテンプレートや雛形を利用可能ですし、多くのオプション機能も用意されているので、自社の必要な機能をカスタマイズしていけます。

Hi-PerBT ワークフロー

  • あらかじめ用意されている帳票を選択して作成業務を削減可能
  • スマホ・タブレットからも同じような作業が行える

Hi-PerBT ワークフローではあらかじめ52の総務系帳票が搭載されています。そのため新しく帳票を作成しなくても申請業務に移れ業務時間を削減できます。またPCで行える業務はすべてスマホやタブレットからも行え、外出先からでも空き時間を利用してさまざまな業務を行えます。

ワークフローシステム「業務デザイナー」

  • 外出先からでもアクセスできリアルタイムな情報の一元化が可能
  • 会計ソフト・生産管理・販売管理など複数のシステムと連携可能

ワークフローシステム「業務デザイナー」では、社内だけではなくて外出先からでも情報にアクセスでき、申請承認業務の効率化に加えて、リアルタイムで情報を一元管理可能です。また会計ソフト・生産管理システム・販売管理システムなどとの連携によってより効率的な業務を行えます。

eValue NS ワークフロー

  • 作成フォームで帳票の電子化も簡単に行える
  • 交通系ICカードとの連携で交通費精算も効率化

eValue NS ワークフローでは、帳票の電子化が簡単に行えます。独自の作成フォームもついており、それを利用して独自のフォームを簡単に作成できます。また、交通系ICカードとの連携によって経費精算の中でも煩雑で面倒な交通費精算を効率的に行えます。

LSクラウド・ウェア「ワークフロー+」

  • 入力した内容は自動で蓄積されデータベース化される
  • 処理ルートを自動判別し担当者への連絡メールを自動で送信

LSクラウド・ウェア「ワークフロー+」では申請書や稟議書を作成する際に入力したデータを、データベースとして蓄積しています。それらのデータをCSVとして出力して会計ソフトなどに取り込むことも可能です。また業務処理ルートの自動判別により、次の担当者へ引き継ぎメールを自動で送信するので、引き継ぎ忘れなどのミスが削減できます。

6. ワークフロー機能を搭載したグループウェア

グループウェアとは、組織内でのスケジュールやタスクの共有、コミュニケーションを目的としたツールです。ワークフローシステムと親和性が高く、ワークフロー機能を搭載したグループウェアも多く存在します。総合的に社内のコラボレーションを促進したい企業におすすめです。

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 画像出典:J-MOTTO公式サイト

  • 低価格・簡単!desknet's NEOのスモール版
  • 4,000社導入のノウハウ!充実のサポート体制
  • 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

J-MOTTO」は、ネオジャパン社開発のグループウェア「desknet's NEO」の容量を抑える代わりに月額料金を抑えたサービスです。

desknet's NEOと同様にスケジュールや設備予約、文書管理、プロジェクト管理など25の豊富なアプリケーションを利用できるため、特に中小企業におすすめです。

価格:月額3,000円~(20ユーザーまで)
無料お試し期間:3か月間

サイボウズGaroon(ガルーン)

  • 中堅・大規模組織向けのグループウェア機能を網羅
  • PC、モバイルから申請の処理状況を常に確認可能
  • 経費処理・稟議書申請・内部統制など幅広く1つのシステムで可能

Garoon(ガルーン)は、サイボウズの中堅・大規模組織向けのグループウェアです。Webブラウザ上から申請フォームを簡単に作成でき、経費処理や内部統制など幅広い業務に利用できます。PC、スマホ、タブレットなどさまざまな端末から申請を処理したり、承認状況を確認可能です。60以上のテンプレートが提供されているためすぐに使い始められます。ワークフローとしてだけでなく、スケジュールや掲示板などを搭載した全社グループウェアとしても利用可能です。

ユーザー単価:800円〜
最低利用条件:1か月/10アカウント
無料トライアルあり

サイボウズOffice

  • 承認経路・テンプレート作成が項目選択のみで完結
  • 過去の稟議書も簡単に探し出せる検索機能
  • パッケージ版からクラウド版へ無料で移行可

サイボウズOfficeは、中小企業を筆頭に幅広く多くの会社に導入されてきたグループウェアです。その中にワークフロー機能が実装されています。承認経路やテンプレートの作成が項目を選択するだけでできるので手間がかかりませんし、過去に作っていた稟議書が必要なときは簡単に探し出せる検索機能も付いています。また、現在パッケージ版を利用している方は無料でクラウド版に移行できます。

ユーザー単価:500円~
最低利用条件:1か月/5アカウント
無料トライアルあり

kintone(キントーン)

  • 自社の業務に合わせて、独自のワークフローを作成できる
  • 承認ルート・作業者をマウス操作でカンタンに設定できる
  • 未処理タスク一覧で自分が対応中の業務を見逃さない

kintoneは、自社の業務に必要なシステムを、だれでもカンタンに作成できるクラウドサービスです。キントーンでは、「プロセス管理」というワークフロー機能を搭載しています。

申請・承認の作業が発生する業務で利用するシステムをキントーン上で作成し、作業ステータスや承認ルート・作業者の設定を「プロセス管理」機能で自由に行えます。自社の業務にあわせてシステムやワークフローを作成できるので、さまざまな場面で活用が可能です。

また、自分が作業者になっているタスクの一覧が表示されるため、承認・申請忘れを防止します。

ユーザー単価:780円~
最低利用条件:1か月/5アカウント
無料トライアルあり

NI Collabo 360(旧 NI Collabo Smart)

NI Collabo 360 画像出典:NI Collabo360公式サイト

  • PC、タブレット、スマホなどでいつでもどこからでもアクセスできる
  • スケジュール管理、文書管理、社内SNS、メール、掲示板など多くの機能を利用可能
  • Excelの稟議書ファイルなどをそのまま利用可能

NI Collabo 360は、PC・スマホ・タブレットなどすべての端末からいつでもどこからでも承認・申請業務を行えます。またワークフローシステムとしてだけではなく、スケジュール管理、文書管理、社内SNS、メール、掲示板など多くの機能を兼ね備えたグループウェアとして、低価格で利用可能です。また現在利用しているExcelの稟議書ファイルなどをそのまま利用可能なので、新しく作成する手間も省けます。

ユーザー単価:360円〜
最低利用条件:1アカウント
無料トライアルあり

iQube(アイキューブ)

  • 完全無料で利用可能
  • 未処理・処理予定・処理済など申請書・稟議書のステータスを常に確認できる
  • 従来の稟議書を簡単に再現できる

iQubeは、完全無料でも利用可能なグループウェアです。ワークフロー機能を使うことで従来の手作業や直接のコミュニケーションによる作業から、すべてをソフト上で完結できます。また従来の稟議書は簡単に同様形式で再現でき、稟議書や申請書のステータスの確認や、さまざまな条件を設定したワークフローの設計も簡単に行えます。

ユーザー単価:0円~
最低利用条件:5アカウント~
※無料プランは10アカウントまで

POWER EGG 2.0(パワーエッグ)

  • 仕事プロセスと経費申請の2つに分かれている
  • 拡張性と連携性に強みがあり、自社要望に合わせてカスタマイズ可能

POWER EGG 2.0は仕事プロセスを見える化する汎用申請ワークフローと、経費申請の2つに機能が分かれています。オンラインデモが用意されています。またパワーエッグは機能の拡張や外部システムとの連携が容易に行えるとともに、アドオン開発も行えます。

7. ワークフロー機能を搭載したクラウドERP

ERPとは、会計・人事・労務・販売・生産などの業務を一元管理するシステムです。業務を一元化することで、効率化や意思決定の迅速化を図れます。

ERP導入の目的にはデータの統合のほかに、業務フローの統合があります。ERPに組み込まれたワークフローは、複数の組織や業務フローをまたがって処理できるようになり、ムダな業務を削減できるというメリットがあります。

クラウドERP freee

  • 稟議申請から承認、会計処理までをクラウドで一元管理し効率化
  • スマホで請求書を撮影するだけで簡単に申請できる
  • 内部統制機能により上場準備企業も安心

クラウドERP freeeは、スタートアップから上場企業まで利用できるクラウドERPです。稟議申請から承認、会計処理までを一つのプラットフォームで行えるので、一元管理が可能となり業務効率化を実現できます。

稟議に紐づいている申請、承認、証憑、処理までのすべてをクラウドで一括管理が可能です。申請者はスマホで請求書や領収書を撮影するだけで、外出中でも簡単に申請ができます。承認者は、出先からスキマ時間で作業を簡単に行えるので、業務の滞りを解消。承認後の経理処理や書類管理もスムーズに行えます。

また、アクセス管理や権限管理、監査ログなど上場企業の内部統制にも対応しており、内部統制報告制度に対応した業務フローの構築が可能です。

クラウドERP「ZAC」 - 株式会社オロ

クラウドERP ZAC - 株式会社オロ 画像出典:ZAC公式サイト

  • プロジェクトベースで収支・工数管理
  • タイムリーな経営管理
  • 市販の財務会計システムと連携

クラウドERP ZACはプロジェクト別の収支管理を中心としたERPです。販売管理、購買管理、在庫管理、勤怠管理、工数管理、経費管理の7つの管理機能を統合しています。

ワークフロー、電子申請承認機能を標準搭載しており、申請内容に応じたきめ細かな申請、承認経路を設定できます。「だれが」「いつ」「どの案件で」「どのような」承認をしたのか、といった申請・承認の履歴がすべて保存されるため、監査法人から証跡をもとめられた場合にも対応が可能です。

Reforma PSA(レフォルマ ピーエスエー) - 株式会社オロ

Reforma PSA(レフォルマ ピーエスエー) - 株式会社オロ 画像出典:Reforma PSA(レフォルマ ピーエスエー)公式サイト

  • 電子稟議・ワークフローで無駄な間接業務を削減
  • プロジェクト型ビジネスに特化
  • プロジェクト収支を可視化

Reforma PSA(レフォルマ ピーエスエー)は、プロジェクト別の収支を可視化するクラウドERPです。販売管理、購買管理、勤怠・工数管理、経費管理の4つの管理機能を統合しています。

いつ、だれが、どのような承認を行ったのかをログ自動保存により、証跡管理ができます。申請者は自分のあげた稟議がどこまで承認されたかをいつでも確認可能です。

NetSuite - Shearwater Japan

NetSuite - Shearwater Japan 画像出典:NetSuite公式サイト

  • ビジネスに必要な機能を1つのシステムに統合
  • 独自のワークフローをかんたんに構築できる
  • 業種業態を選ばない柔軟性

NetSuiteは、1つのシステムでERP・CRM・eコマースを提供しています。わかりやすいインターフェースなので、マウス操作とクリックだけで独自のワークフローを構築できます。

業務上のさまざまなフローを常に分析することで反応性を向上させ、事業や組織の変化に合わせたビジネスプロセスや承認チェーンを迅速に調整します。

らくらく申請WF.net

  • 申請データを簡単入力
  • 自由自在な承認ルート設定
  • 申請・承認データが一目瞭然

らくらく申請WF.netは、紙の申請書に書くようなイメージで入力できるので、簡単に申請作業が行えます。自社の様式にあった申請書も作成でき、用途に応じた申請のフローを柔軟に設定可能です。どれが何の書類かわかるようにカテゴリー別の管理も可能なため、申請者と管理者のどちらの作業も効率化できます。
また、申請が行われると管理者にメールで通知され、管理画面では申請された経過時間ごとに色分けされるので承認の遅延を防ぎます。

時間の短縮や記載漏れを防げて正確なデータ作成ができます。申請書の電子化、オリジナルの書類作成・ライフイベント表示機能もあり提出種類も確認することなく、画面上ですぐに見つけられます。

無料トライアルあり

クラウドワークフローシステムの機能・価格比較表

こちらでは本記事で紹介した各クラウドワークフローシステムの機能と料金の比較表を掲載しています。スマホに対応しているか、報告書・議事録作成は可能かなどといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

クラウドワークフローシステムの機能比較表

サービスによって強みのある部分がだいぶ分散しています。どの機能が必要なのかをより明確にする事で、失敗のないワークフローの導入が実現するのでこの比較表を参考にして選んでください!

サービス名 スマホ対応 報告書・議事録作成 プロジェクト管理 帳票出力 掲示板
ジョブカンワークフロー -
WaWaFlow - - -
SmartFlow - -
らくらく申請WF.net × - - -
Styleflow -
ワークフローEX - × ×
kintone
collabo flow - -
X-point Cloud - ×
サイボウズOffice -
サイボウズガルーン
NI Collabo 360 - -
Hachikin - - - -
Streamline ○(報告書のみ) × -
rakumoワークフロー × - ×(別でrakumoボードというアプリあり)
iQube × ×
ActionPassport - ×
Gluegent Flow - × ×
J-MOTTOワークフロー - -
Cincom ECM - - - - -
賢人ワークフロー - - ×
Questetra BPM Suite -
Create!Webフロー ○(報告書のみ) × ×
楽々WorkflowII - ○(オプション)
皆伝!ワークフロー - - × ×
N-town ワークフロー ○(報告書のみ) × - ×
EXPLANNER for SaaS ワークフロー - ×
POWER EGG 2.0 -
業務デザイナー ○(報告書のみ) × ×
Hi-PerBT ワークフロー - - - ×
LSクラウド・ウェア「ワークフロー+」 ○(議事録のみ) × × ×
eValue NS ワークフロー × -

クラウドワークフローシステムの価格比較表

無料のものからそれなりの費用感を伴うものまでさまざまです。お試し期間を設けているものも多いので、気になるものがあればまずは試してみてはいかがでしょうか。

サービス名 初期費用 利用料 月額/ユーザー 無料お試し期間 無料プラン
ジョブカンワークフロー 0円 - 250円~
WaWaFlow - - 400円(税抜) ×
SmartFlow 0円 - 300円
らくらく申請WF.net - 0円 0円 - -
Styleflow 0円 - 300円~ ×
ワークフローEX - - - - -
kintone 0円 - 780円(税抜) ×
collabo flow 50,000円 - 500円~ ×
X-point Cloud 140,000円 - 500円 ×
サイボウズOffice 0円 - 500円 ×
サイボウズガルーン 0円 - 845円(税抜) ×
NI Collabo 360 0円 - 360円 ×
Hachikin - 月額3,800円~ -
Streamline 5,000円~ - 300円~ ×
rakumoワークフロー - - 300円 - ×
iQube - - 400円~ ×
ActionPassport 50,000円 - 420円~ × ×
Gluegent Flow - - 300円(税抜) - ×
J-MOTTOワークフロー - - 2,000円(税抜) ×
Cincom ECM - - - - -
賢人ワークフロー - - - - -
Questetra BPM Suite - - 1,200円(税抜) -
Create!Webフロー - 年額12,000円~ - -
楽々WorkflowII 50,000円(税抜) 10,000円/月(税抜) 500円(税抜) × ×
皆伝!ワークフロー - - - - -
N-town ワークフロー - - 400円(税抜) - -
EXPLANNER for SaaS ワークフロー - - 400円 - -
POWER EGG 2.0 - - - - -
業務デザイナー - - - - -
Hi-PerBT ワークフロー - - - - -
LSクラウド・ウェア「ワークフロー+」 - - - -
eValue NS ワークフロー - - - -

まとめ

  • ワークフローとは「承認・決裁のフロー」のこと
  • ワークフローシステムによる電子化で業務を効率化できる
  • ワークフロー単体のシステムだけでなく、グループウェアやERPも機能を搭載している

ワークフローは業務効率化を図るためにもっとも身近な手段の一つ。ペーパーレス化の推進、内部統制の強化も実現します。さまざまなシステムを比較し、業務改善につなげてください。

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