今さら聞けないワークフローとは | 基本知識・規模別システム徹底比較【無料＆有料39選】

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ビジネスに身を置いている方ならほぼ日常化しているであろう「ワークフロー」ですが、そもそもワークフローとは何なのか、ふと疑問に思ったことはありませんか？

そもそも「ワークフロー」や「ワークフローシステム」とは何か？どのようなシステムで何ができるのかという基本的な情報をまとめました。さらに、ワークフローシステムのメリット・デメリットや、サービス比較まで紹介します。

ワークフローとは？意味・基本

まず、「ワークフロー」の定義は各関係者間の仕事や手続きの流れを表したものです。簡単な言葉で言い換えると「承認・決裁のフロー」といえるでしょう。

広義では原料の入荷から製品の販売まで一連のビジネスプロセス全体を指しますが、「承認・決裁のフロー」という意味のほうが広く使われていますし、ここでは後者として定義します。

BPMとの違い

ワークフローは、しばしばBPM（Business Process Management）と混同されがちですが、両者には明確な違いがあります。

BPMが指すビジネスプロセスとは、主に製造業における受注から出荷までの一連の業務であり、PDCAサイクルを回し業務改善を推進するのがBPMです。

「ワークフロー」は「承認・決裁フロー」、「BPM」は「業務改善のための管理」と考えれば、違いがわかりやすいでしょう。

ワークフローシステムとは

「ワークフローシステム」とは、ワークフローを従来の紙面や口頭を介したやりとりから電子化、システム化したものです。

近年注目されているワークフローシステムとは、単体システムとして確立しているものもあれば、グループウェアやERPの一部機能として包含されているものもあります。

おすすめワークフローシステムの比較

ボクシルでは、実際にサービスを利用した人の評価や口コミをまとめて比較できます。
気になったサービスを選んで比較してみてください。

1. お得に導入したい人へ！ボクシルでキャンペーン中のワークフローシステム

ボクシルでは、法人向けのサービスをどこよりもお得に使えるよう、キャンペーンを実施しています。下記のサービスの資料をボクシルでDLしていただくと、サービス導入時に特典を受けられます。まずはワークフローを使ってみたい、という方はぜひお申し込みください。

ジョブカンワークフロー

特典内容
2か月無料
※通常の30日間無料に加えて＋1か月無料

• 最短5分で導入可能
• 導入社数5,000社以上
• 初期費用無料、ユーザー数×250円で利用可能

ジョブカンワークフローは、クラウド勤怠管理システム ジョブカンの新サービスとして提供されている、あらゆる申請・承認業務を効率化してくれるワークフローシステムです。煩雑になりやすいこれらの業務を簡単にどこからでも行えます。

直感的な操作で使えるのでだれでも利用できますし、モバイル対応でどこからでも利用可能です。30日間無料で全機能が利用できるので、本利用前に使用感を確認できます。

2. 特におすすめのワークフローシステム

ひびきSm@rtDB

• ノンプログラミングで電子フロー化
• 1万人超の利用実績多数
• 豊富な標準機能により最短1か月導入

ひびきSm@rtDBは、大組織向けWebデータベース＆ワークフローシステムです。ノンプログラミングでブラウザ上にデータベースを作成でき、現場の業務システム内製化を素早く強力に推進します。1万人超の利用実績も多数あり、大きなリスクやコストを伴う組織改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。バリエーションに富んだノウハウと豊富な標準機能で最短1か月でのシステム導入が可能なため、組織全体の生産性を迅速に向上させます。

楽々WorkflowII（ワークフローツー）

• 簡単・スピーディな立ち上げ
• 大規模・長期運用でも安心
• いつでも、どこでも、誰からでも

楽々WorkflowIIは導入も利用もかんたんなワークフローシステムです。導入設計はブラウザでのかんたん設計でも、慣れたExcelでの設計でもできます。他部門にまたがるフローも容易に設計できるほか、外国語での表示、スマホ入力への対応など、大企業でも無理なく利用できるシステムになっています。

WaWaFlow

• 2,000人以上にも対応しており、大企業でも安心
• プログラムの知識不要で申請フォーム簡単作成
• スマホから承認・決裁が可能

WaWaFlowは、2,000人以上での利用も可能な申請業務を大幅に改善できるワークフローです。プログラムの知識がなくても入力フォームを簡単に作成できます。
また、自由に承認ルートを作成でき、複雑な申請でも柔軟に対応できます。携帯電話からでも承認や決裁ができ、お知らせ機能も搭載しているので、スピーディーな業務を行えます。決裁データはCSVなど出力形式を自由に設定ができるので、再度入力することなく会計ソフトにインポートなどを行えます。

SmartFlow

• 1ユーザー300円、20ユーザーまでは無料、追加費用なしの低価格
• わかりやすい管理画面でだれでも簡単に利用可能
• スマートフォンからいつでもどこからでも申請可能

SmartFlowは1ユーザー300円、20ユーザーまで無料、追加費用なしで使える低価格のワークフローツールです。ドラッグ＆ドロップで簡単にテンプレートを作成できる、スマートフォンで申請・承認ができるなど、だれでも簡単にいつでもどこでも使えます。

ワークフローシステム Styleflow（スタイルフロー）

• プログラムの知識がなくても入力フォームを作成
• 直感的に承認ルートを作成できる
• 組織改編や人事異動に柔軟に対応

StyleflowはExcelやWordから申請フォームを簡単に作成できるクラウド型ワークフローシステムです。ExcelやWordを申請用のWebフォームに変換して運用するので簡単にフォームを作成できます。また複雑な承認ルートでも直感的な操作で作成でき、申請や承認は外出先からでも行えます。

ワークフローEX

• 従来のExcel・Wordファイルをそのまま利用可能
• 取引先ともメールで申請・承認業務を行える
• 複数の決裁ルートも簡単に設定できる

ワークフローEXは、申請承認データとしてExcel、Word、PowerPoint、PDFの稟議書・申請書を利用できます。メール連携オプションを利用することで、申請・承認業務をメールで行えるようになり、外出先からでもできるようになります。加えて取引先との申請・承認業務もメールで完結できます。

MAJOR FLOW Z FORM

• 専門知識不要の申請書作成ツールが標準搭載
• 手続きごとに必要な申請書がわかるイベント機能
• グループ会社での利用に最適

MAJOR FLOW Z FORM-ワークフローシステムはパナソニック ネットソリューションズが提供するワークフローシステムです。
フォーム作成ツールが常備されているほか、結婚や引っ越しの際など質問に答えるだけで必要な手続き・申請書がわかるイベント機能が搭載されています。
また組織間で異なる会計システムを利用している場合であっても問題なく利用できるため、グループ会社での利用に適しています。

kintone（キントーン）

• 自社の業務に合わせて、独自のワークフローを作成できる
• 承認ルート・作業者をマウス操作でカンタンに設定できる
• 未処理タスク一覧で自分が対応中の業務を見逃さない

kintoneは、自社の業務に必要なシステムを、だれでもカンタンに作成できるクラウドサービスです。キントーンでは、「プロセス管理」というワークフロー機能を搭載しています。

申請・承認の作業が発生する業務で利用するシステムをキントーン上で作成し、作業ステータスや承認ルート・作業者の設定を「プロセス管理」機能で自由に行えます。自社の業務にあわせてシステムやワークフローを作成できるので、さまざまな場面で活用が可能です。

また、自分が作業者になっているタスクの一覧が表示されるため、承認・申請忘れを防止します。

3. スモールスタートにおすすめのワークフローシステム

ワークフローは部署を跨いで手続きをするため、業務フローを大きく変えるサービスの一つです。
そこで、チームや部署単位といった小規模な導入を実施し、テストを行うことで、大きな業務フロー変革をスムーズに行えます。

また、スタートアップや、支店など小規模チームでワークフローを導入する際にも、必要なアカウント数のみの契約ができるためスモールスタートができるシステムは大変便利です。

collabo flow（コラボフロー）

• 専用ソフト・プログラミング不要
• WebとExcelでワークフローをかんたん作成
• 電子化のハードルも楽々クリア

collabo flowは、かんたん操作でだれでもすぐに運用できるのが特徴的なワークフローシステムです。ExcelをWebワークフローに変換して運用するので、パソコンに専用のソフトをインストールしたり、専用の申請フォームデザイナーツールの操作方法を覚える必要も、プログラミングも必要ありません。また、システムの大工事や、大規模な設備投資は必要なく、そのままの環境でワークフローを導入できます。数名からの利用も後々の横展開も自由自在です。

X-point（エクスポイント）

• 紙に書くような直感的なフォームで簡単に入力
• 多くのグループウェアとの連携が可能
• 料金プランが3つにわかれていて初期費用無料でも利用できる

X-pointは、従来どおりの紙に書くような直感的で簡単に必要事項をフォームに入力できます。会社によってデザイなどが変わってくる各書類ですが、編集する機能もついており、自社企画に合わせた書類をWeb上で再現できます。また多くのグループウェアと連携ができ、それらの一部の機能のように違和感なく利用できます。また料金プランは3つに分けられており、予算や使用頻度などさまざまな条件から最適なプランを選択できます。

Hachikin（ハチキン）

• 勤怠管理・経費精算・ワークフローを1つで完結
• 申請・承認・却下の際にコメントを付けられる
• 各種申請書はPDFとCSVでダウンロードできる

Hachikinは、勤怠管理・経費精算・ワークフローを1つで完結を1つのサービスで簡単に行えるワークフローシステムです。申請・承認・却下を簡単に行えるのはもちろんですが、それらの処理の際にコメントを付けられるので、なぜ通らなかったのか、通ったのかなどをすぐに共有可能です。また各種申請書はPDFとCSVでダウンロードできるので周辺サービスとの連携も可能です。

Streamline（ストリームライン）

• 直感的な操作で条件分岐・ルート変更が作成できる
• ドラッグ&ドロップで簡単に各種書式が作成できる
• グループウェアとの連携が標準機能として用意されている

Streamline（ストリームライン）は、直感的な操作で各種ワークフローの条件設定や途中変更を行えます。また、各種業務に必要になる書式はドラッグ&ドロップで簡単に作成が可能です。Google Apps for Work / Office 365との連携が標準サポートとして実装されており、それらのグループウェアにワークフローシステムを追加して作業を行えます。

rakumoワークフロー

• Google Appsとの連携でワークフローを視覚化
• 申請への承認・却下・差し戻しを行う際にコメントを付加可能
• 最短2日で利用開始できる

rakumoワークフローは、Google Appsとの連携によって、社内のワークフローを視覚化してくれます。
従来の書類や業務フローのデジタル化はもちろん、電子承認や電子稟議などさまざまなことをこれ1つで行えます。また申請への承認、却下、差し戻しを行う際に、コメントを付加でき、直接コミュニケーション取っているような感覚で業務を進められます。最短2日で利用開始できるようです。

ActionPassport（アクションパスポート）

• フォームエディタでExcelやWordの書類を簡単に再現できる
• 入力項目が自動計算や選択入力で、ミスが削減される
• 体験サイトですべての機能を試せる

ActionPassport（アクションパスポート）では、高性能なフォームエディタが搭載されており、そちらを利用してExcelやWordで従来利用していた書類の再現が簡単に行えます。また、申請の際にはそこで作成したフォームに、数値は自動計算、項目は選択式とミスが無くなる設計がされており、作業の効率化にもつながります。体験サイトですべての機能を試せます。

Gluegent Flow（グルージェント フロー）

• 多種多様なテンプレートを無料で利用可能
• Google Apps、Office 365との連携が可能

Gluegent Flowでは多種多様な業務に利用できるテンプレートが多く用意されていて、それらを無料で利用可能です。また、Google Apps、Office 365との連携が可能でより効率的に業務を行えます。

J-MOTTOワークフロー

• J-MOTTOグループウェアとシングルサインオンでの連携が可能
• 開発会社の提供している書類・書式サンプルとシステム上のサンプルを無料で利用可能

J-MOTTOワークフローは、J-MOTTOグループウェアとシングルサインオンでの連携が可能で、連携することでより効率的にさまざまな業務を行えます。またシステム開発会社のネオジャパンの提供している書式サンプルを無料で利用できるとともに、あらかじめ用意されているサンプルも利用できます。

ユーザー単価：200円〜
無料トライアルあり

4. 大規模導入におすすめのワークフローシステム

Cincom ECM（シンコム イーシーエム）

• 書類をDLすること無くブラウザ上ですべて閲覧可能
• 各担当者の作業進捗状況をいつでも確認できる
• 業務システムや他製品との連携でさまざまな業務を効率化できる

Cincom ECM（シンコム イーシーエム）では、ワークフロー上の書類をDLすることなくWebブラウザ上で閲覧でき、一手間が省けます。また、各作業の進捗状況はもちろんですが、加えて各担当者がどの程度作業が進んでいるのかを確認でき、両方の視点から効率的な管理を行えます。業務システムや他製品との連携が可能で、さまざまな業務をより効率的に行えるようになります。

賢人ワークフロー

• 修理・保守・点検管理に特化したワークフローシステム
• 作業手順や報告フォーマットを自由にカスタマイズできる
• 作業員管理・作業進捗管理を外出先からでも行える

賢人ワークフローは、中小から大企業までの修理・保守・点検管理に特化したワークフローシステムです。作業手順や報告フォーマットを自由にカスタマイズできるので、独自の規定などさまざまな条件を設定できます。また、作業員がちゃんと現場に着いているかの作業員の管理・作業がどのくらい進んでいるかの進捗管理を、外出先からでも常に行えるので、何かあったときに素早い対応が可能です。

Questetra BPM Suite（クエステトラ）

• 30分で業務アプリ（業務システム）を開発できる
• 業務データを参照・共有できる社内SNS機能を標準搭載
• 500種類以上の業務テンプレートを公開している

Questetra BPM Suiteは、プログラミング知識やシステム知識がなくても、30分で業務アプリ（業務システム）を開発できます。また標準搭載されている社内SNS機能を利用して業務データを参照したり、共有したりできます。さらに500種類以上の業務テンプレートをさまざまな状況に応じて公開しており、参考にして自社のワークフローを改善することもできます。

5. その他のワークフローシステム

Create!Webフロー

• 紙に入力するイメージで申請書を作成できる
• 承認ルートや案件の進捗を常に視覚的に確認できる
• グループウェアや文書管理システムとの連携が可能

Create!Webフローは、紙に入力するような感覚で申請書をWeb上で作成できます。また、承認ルートや案件の進捗を常に視覚的に確認できるので作業の効率化を図れるのとともに、情報共有にもつながります。多くのグループウェアや文書管理システムと連携しており、日常業務を効率化でき、他システムからのデータを元に自動申請なども行えます。

NXワークフロー eValueNS

• すぐに利用可能なテンプレートがサンプルと実用フォームの2種で用意されている
• 会計ソフトなどさまざまなクラウドサービスと連携できる
• ICカードとの連携で経費精算の手間を省略できる

NXワークフロー eValueNSは、NX会計などのクラウド会計ソフトやSuperStreamなど、さまざまなクラウドサービスとの連携が可能です。またすぐに利用可能な申請書類テンプレートが用意されており、申請書を変更・作成する際に便利です。またICカードと連携によって、経費精算の際に面倒な小口精算の手間を削減してくれます。

皆伝！ワークフロー

• クレカやチケットサービスとの連携で申請、精算業務を効率化
• カスタマイズ機能で独自の申請書を簡単に作成できる
• BIツールとの連携も可能で業務を効率化できる

皆伝！ワークフローは、経費精算・旅費精算を効率化できるシステムです。クレジットカードや交通系ICカード、チケット手配サービス、複合機などと連携しており、業務を効率的に行えます。また申請書はカスタマイズ機能が実装されており、独自のフォームを簡単に作成できます。またBIツールとの連携も可能で、業務をより効率的に行えます。

N-town ワークフロー

• 100種類の申請書類の雛形を利用可能
• Excel・Wordで利用している雛形をそのまま取り込める

N-town ワークフローは中堅・中小企業向けのワークフローシステムです。100種類の申請書類の雛形・テンプレートが用意されており、それらを無料で利用できます。また、これまでExcel、Wordで利用していた雛形をそのまま取り込めるので、書類のデザインなどの変更によるミスなども防げます。

EXPLANNER for SaaS ワークフロー

• 申し込み後3日で利用開始できる
• 多くのテンプレートやオプションが利用可能

EXPLANNER for SaaS ワークフローは、申し込みから3日で利用が開始できます。また、100種類にもおよぶ豊富な申請書類のテンプレートや雛形を利用可能ですし、多くのオプション機能も用意されているので、自社の必要な機能をカスタマイズしていけます。

ワークフローシステム「業務デザイナー」

• 外出先からでもアクセスできリアルタイムな情報の一元化が可能
• 会計ソフト・生産管理・販売管理など複数のシステムと連携可能

ワークフローシステム「業務デザイナー」では、社内だけではなくて外出先からでも情報にアクセスでき、申請承認業務の効率化に加えて、リアルタイムで情報を一元管理可能です。また会計ソフト・生産管理システム・販売管理システムなどとの連携によってより効率的な業務を行えます。

Hi-PerBT ワークフロー

• あらかじめ用意されている帳票を選択して作成業務を削減可能
• スマホ・タブレットからも同じような作業が行える

Hi-PerBT ワークフローではあらかじめ52の総務系帳票が搭載されています。そのため新しく帳票を作成しなくても申請業務に移れ業務時間を削減できます。またPCで行える業務はすべてスマホやタブレットからも行え、外出先からでも空き時間を利用してさまざまな業務を行えます。

LSクラウド・ウェア「ワークフロー＋」

• 入力した内容は自動で蓄積されデータベース化される
• 処理ルートを自動判別し担当者への連絡メールを自動で送信

LSクラウド・ウェア「ワークフロー＋」では申請書や稟議書を作成する際に入力したデータを、データベースとして蓄積しています。それらのデータをCSVとして出力して会計ソフトなどに取り込むことも可能です。また業務処理ルートの自動判別により、次の担当者へ引き継ぎメールを自動で送信するので、引き継ぎ忘れなどのミスが削減できます。

eValue NS ワークフロー

• 作成フォームで帳票の電子化も簡単に行える
• 交通系ICカードとの連携で交通費精算も効率化

eValue NS ワークフローでは、帳票の電子化が簡単に行えます。独自の作成フォームもついており、それを利用して独自のフォームを簡単に作成できます。また、交通系ICカードとの連携によって経費精算の中でも煩雑で面倒な交通費精算を効率的に行えます。

6. ワークフロー機能を搭載したグループウェア

グループウェアとは、組織内でのスケジュールやタスクなどの共有やコミュニケーションを目的としたツールです。

グループウェアとワークフローシステムは親和性が高く、グループウェアによってはワークフロー機能が搭載されているものもあります。

ワークフロー機能を搭載したグループウェアを紹介します。

サイボウズGaroon（ガルーン）

• 中堅・大規模組織向けのグループウェア機能を網羅
• PC、モバイルから申請の処理状況を常に確認可能
• 経費処理・稟議書申請・内部統制など幅広く1つのシステムで可能

Garoon（ガルーン）は、サイボウズの中堅・大規模組織向けのグループウェアです。Webブラウザ上から申請フォームを簡単に作成でき、経費処理や内部統制など幅広い業務に利用できます。PC、スマホ、タブレットなどさまざまな端末から申請を処理したり、承認状況を確認可能です。60以上のテンプレートが提供されているためすぐに使い始められます。ワークフローとしてだけでなく、スケジュールや掲示板などを搭載した全社グループウェアとしても利用可能です。

サイボウズOffice

• 承認経路・テンプレート作成が項目選択のみで完結
• 過去の稟議書も簡単に探し出せる検索機能
• パッケージ版からクラウド版へ無料で移行可

サイボウズOfficeは、中小企業を筆頭に幅広く多くの会社に導入されてきたグループウェアです。その中にワークフロー機能が実装されています。承認経路やテンプレートの作成が項目を選択するだけでできるので手間がかかりませんし、過去に作っていた稟議書が必要なときは簡単に探し出せる検索機能も付いています。また、現在パッケージ版を利用している方は無料でクラウド版に移行できます。

NIコラボ Smart

• PC、タブレット、スマホなどでいつでもどこからでもアクセスできる
• スケジュール管理、文書管理、社内SNS、メール、掲示板など多くの機能を利用可能
• Excelの稟議書ファイルなどをそのまま利用可能

NIコラボ Smartは、PC・スマホ・タブレットなどすべての端末からいつでもどこからでも承認・申請業務を行えます。またワークフローシステムとしてだけではなく、スケジュール管理、文書管理、社内SNS、メール、掲示板など多くの機能を兼ね備えたグループウェアとして、低価格で利用可能です。また現在利用しているExcelの稟議書ファイルなどをそのまま利用可能なので、新しく作成する手間も省けます。

iQube（アイキューブ）

• 完全無料で利用可能
• 未処理・処理予定・処理済など申請書・稟議書のステータスを常に確認できる
• 従来の稟議書を簡単に再現できる

iQubeは、完全無料でも利用可能なグループウェアです。ワークフロー機能を使うことで従来の手作業や直接のコミュニケーションによる作業から、すべてをソフト上で完結できます。また従来の稟議書は簡単に同様形式で再現でき、稟議書や申請書のステータスの確認や、さまざまな条件を設定したワークフローの設計も簡単に行えます。

POWER EGG 2.0（パワーエッグ）

• 仕事プロセスと経費申請の2つに分かれている
• 拡張性と連携性に強みがあり、自社要望に合わせてカスタマイズ可能

POWER EGG 2.0は仕事プロセスを見える化する汎用申請ワークフローと、経費申請の2つに機能が分かれています。オンラインデモが用意されています。またパワーエッグは機能の拡張や外部システムとの連携が容易に行えるとともに、アドオン開発も行えます。

7. ワークフロー機能を搭載したクラウドERP

ERPとは、会計・人事・労務・販売・生産などの業務を一元管理するシステムです。業務を一元化することで、効率化や意思決定の迅速化を図れます。

ERP導入の目的にはデータの統合のほかに、業務フローの統合があります。ERPに組み込まれたワークフローは、複数の組織や業務フローをまたがって処理できるようになり、ムダな業務を削減できるというメリットがあります。

ここでは、ワークフロー機能を搭載しているクラウドERPを紹介します。

クラウドERP freee

• 稟議申請から承認、会計処理までをクラウドで一元管理し効率化
• スマホで請求書を撮影するだけで簡単に申請できる
• 内部統制機能により上場準備企業も安心

クラウドERP freeeは、スタートアップから上場企業まで利用できるクラウドERPです。稟議申請から承認、会計処理までを一つのプラットフォームで行えるので、一元管理が可能となり業務効率化を実現できます。

稟議に紐づいている申請、承認、証憑、処理までのすべてをクラウドで一括管理が可能です。申請者はスマホで請求書や領収書を撮影するだけで、外出中でも簡単に申請ができます。承認者は、出先からスキマ時間で作業を簡単に行えるので、業務の滞りを解消。承認後の経理処理や書類管理もスムーズに行えます。

また、アクセス管理や権限管理、監査ログなど上場企業の内部統制にも対応しており、内部統制報告制度に対応した業務フローの構築が可能です。

クラウドERP ZAC

• プロジェクトベースで収支・工数管理
• タイムリーな経営管理
• 市販の財務会計システムと連携

クラウドERP ZACはプロジェクト別の収支管理を中心としたERPです。販売管理、購買管理、在庫管理、勤怠管理、工数管理、経費管理の7つの管理機能を統合しています。

ワークフロー、電子申請承認機能を標準搭載しており、申請内容に応じたきめ細かな申請、承認経路を設定できます。「だれが」「いつ」「どの案件で」「どのような」承認をしたのか、といった申請・承認の履歴がすべて保存されるため、監査法人から証跡をもとめられた場合にも対応が可能です。

Reforma PSA（レフォルマ ピーエスエー）

• 電子稟議・ワークフローで無駄な間接業務を削減
• プロジェクト型ビジネスに特化
• プロジェクト収支を可視化

Reforma PSA（レフォルマ ピーエスエー）は、プロジェクト別の収支を可視化するクラウドERPです。販売管理、購買管理、勤怠・工数管理、経費管理の4つの管理機能を統合しています。

いつ、だれが、どのような承認を行ったのかをログ自動保存により、証跡管理ができます。申請者は自分のあげた稟議がどこまで承認されたかをいつでも確認可能です。

NetSuite

• ビジネスに必要な機能を1つのシステムに統合
• 独自のワークフローをかんたんに構築できる
• 業種業態を選ばない柔軟性

NetSuiteは、1つのシステムでERP・CRM・eコマースを提供しています。わかりやすいインターフェースなので、マウス操作とクリックだけで独自のワークフローを構築できます。

業務上のさまざまなフローを常に分析することで反応性を向上させ、事業や組織の変化に合わせたビジネスプロセスや承認チェーンを迅速に調整します。

らくらく申請WF.net

• 申請データを簡単入力
• 自由自在な承認ルート設定
• 申請・承認データが一目瞭然

らくらく申請WF.netは、紙の申請書に書くようなイメージで入力できるので、簡単に申請作業が行えます。自社の様式にあった申請書も作成でき、用途に応じた申請のフローを柔軟に設定可能です。どれが何の書類かわかるようにカテゴリー別の管理も可能なため、申請者と管理者のどちらの作業も効率化できます。
また、申請が行われると管理者にメールで通知され、管理画面では申請された経過時間ごとに色分けされるので承認の遅延を防ぎます。

時間の短縮や記載漏れを防げて正確なデータ作成ができます。申請書の電子化、オリジナルの書類作成・ライフイベント表示機能もあり提出種類も確認することなく、画面上ですぐに見つけられます。

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ワークフローシステムのメリット・デメリット

ワークフローシステムのメリット

意思決定の迅速化

システム上で完結する承認・決裁業務は従来のワークフローよりも迅速に対応できるので、意思決定を早められます。

責任者が掴まらないを解消

承認・決裁を行う責任者が外出の多い職場だと、なかなか責任者が掴まらず業務が進まないという問題がありました。
ワークフローシステムの導入で外出先からも書類の承認・決裁を行えるので問題解消となります。

ペーパーレス化

システム上で承認・決裁業務が可能なので、ペーパーレス化によるコストダウンが期待できます。

紛失のリスクがなくなる

ペーパーレス化されシステム上に保管されている書類は紛失のリスクがありません。

部門ごとにフローを設定できる

多くのワークフローシステムでは部門ごとに「どんなルートを通って承認・決裁を得るか？」を設定できるので全社的に利用できるシステムです。

いくつかのメリット中でも「外出先から承認・決裁業務ができる」を特に強く感じている企業が多いようです。

ちなみにこのメリットはクラウド型（インターネット経由で利用できるシステム）で提供されているワークフローシステムに限定されます。

ワークフローシステムのデメリット

すべてがペーパーレス化されるわけではない

ワークフローシステムでもペーパーレス化できる書類とできない書類があります。
たとえば、領収書など経費精算に使用するための種類は原本で管理しなけらばならないためペーパーレス化できません。

このデメリットを理解せずに導入失敗する企業が多いので注意が必要です。

承認・決裁フローが固定化する

承認・決裁フローを固定化するのはワークフローシステムがもつ本来のコンセプトなのですが、これがデメリットとなることも。

発展途上の企業や人員の変動が激しい環境では都度設定を変更しなくてはならないので、しっかりと整備されたワークフローを構築する必要があります。

セキュリティリスク

システムへのログインは各々のIDとパスワードによって行われるので一見セキュリティ性は高いと感じます。

しかし社員の中にはセキュリティ意識が低い者も存在し、IDとパスワードの管理が行き届いていないこもと多いので流出して不正にアクセスされる可能性があるのです。
ワークフローシステム導入と同時にセキュリティ対策もしっかりと取っておく必要があるでしょう。

デメリットはいずれにしろしっかりと対処しておけば問題のないものばかりです。
ワークフローシステムを導入するのであれば、メリットだけでなくデメリットもしっかりと把握しておく必要があります。

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最後に、今回の要点をまとめておきます。

• ワークフローとは「承認・決裁のフロー」のこと
• 「ワークフローシステム」は効率化した「ワークフロー」のこと
• ワークフローシステム導入にはメリット・デメリットが存在する

ワークフローは企業において業務効率化を図るためにもっとも身近な手段でもあるので、体制の整備とシステムの導入をおすすめします。

クラウドワークフローシステムの機能・価格比較表

こちらでは本記事で紹介した各クラウドワークフローシステムの機能と料金の比較表を掲載しています。スマホに対応しているか、報告書・議事録作成は可能かなどといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

クラウドワークフローシステムの機能比較表

サービスによって強みのある部分がだいぶ分散しています。どの機能が必要なのかをより明確にする事で、失敗のないワークフローの導入が実現するのでこの比較表を参考にして選んでください！

サービス名	スマホ対応	報告書・議事録作成	プロジェクト管理	帳票出力	掲示板
ジョブカンワークフロー	○	○	○	○	-
WaWaFlow	○	○	-	-	-
SmartFlow	○	○	-	○	-
らくらく申請WF.net	×	-	-	○	-
Styleflow	○	○	○	○	-
ワークフローEX	○	-	×	○	×
kintone	○	○	○	○	○
collabo flow	○	-	-	○	○
X-point	○	○	○	-	×
サイボウズOffice	○	○	○	-	○
サイボウズガルーン	○	○	○	○	○
NIコラボ スマート	○	-	○	-	-
Hachikin	○	-	-	-	-
Streamline	○	○（報告書のみ）	×	○	-
rakumoワークフロー	○	×	○	-	×（別でrakumoボードというアプリあり）
iQube	○	○	×	×	○
ActionPassport	○	○	-	○	×
Gluegent Flow	-	×	×	○	○
J-MOTTOワークフロー	○	-	○	-	○
Cincom ECM	-	-	-	-	-
賢人ワークフロー	○	-	○	-	×
Questetra BPM Suite	○	-	○	○	○
Create!Webフロー	○	○（報告書のみ）	×	○	×
NXワークフロー eValueNS	○	-	×	×	×
楽々WorkflowII	○	-	○	○（オプション）	○
皆伝！ワークフロー	-	-	×	○	×
N-town ワークフロー	○	○（報告書のみ）	×	-	×
EXPLANNER for SaaS ワークフロー	○	○	-	○	×
POWER EGG 2.0	○	-	○	○	○
業務デザイナー	○	○（報告書のみ）	×	×	○
Hi-PerBT ワークフロー	○	-	-	-	×
LSクラウド・ウェア「ワークフロー＋」	○	○（議事録のみ）	×	×	×
eValue NS ワークフロー	○	×	○	-	○

クラウドワークフローシステムの価格比較表

無料のものからそれなりの費用感を伴うものまでさまざまです。お試し期間を設けているものも多いので、気になるものがあればまずは試してみてはいかがでしょうか。

サービス名	初期費用	利用料	月額/ユーザー	無料お試し期間	無料プラン
ジョブカンワークフロー	0円	-	250円～	○	○
WaWaFlow	-	-	400円（税抜）	○	×
SmartFlow	0円	-	300円	○	○
らくらく申請WF.net	-	0円	0円	-	-
Styleflow	0円	-	300円~	○	×
ワークフローEX	-	-	-	-	-
kintone	0円	-	780円（税抜）	○	×
collabo flow	50,000円	-	500円~	○	×
X-point	200,000円	-	500円	○	×
サイボウズOffice	0円	-	500円	○	×
サイボウズガルーン	0円	-	845円（税抜）	○	×
NIコラボ スマート	0円	-	400円	○	×
Hachikin	-	月額3,800円~	-	○	○
Streamline	5,000円~	-	300円~	○	×
rakumoワークフロー	-	-	300円	-	×
iQube	-	-	400円~	○	×
ActionPassport	50,000円	-	420円~	×	×
Gluegent Flow	-	-	300円（税抜）	-	×
J-MOTTOワークフロー	-	-	2,000円（税抜）	○	×
Cincom ECM	-	-	-	-	-
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