【2022年】ワークフローシステム比較！おすすめ人気サービスの機能・料金・評判

▼BOXIL CHANNELにて動画でもおすすめのワークフローシステムを紹介しています。

ワークフローシステムとは

「ワークフローシステム」とは、ワークフローを従来の紙面や口頭を介したやりとりから電子化、システム化したものです。ワークフローを電子化するシステムは、ワークフローシステムや稟議システム、決裁システムと呼ばれ、近年はクラウド型のワークフローシステムが普及しています。

ワークフロー機能を充実させた単体システムとして確立しているものもあれば、グループウェアやERPの一部機能として搭載されているものもあります。

国が推奨している「働き方改革」にも有効であり、導入を検討している企業が多いシステムです。

中小企業向けワークフローシステムのシェア・市場規模について知りたい方は、次の記事をご覧ください。

そもそもワークフローとは？

ワークフローとは、業務の一連の流れを示したものを指します。「承認・決裁のフロー」ともいえるでしょう。備品購入や契約など、業務上発生する意思決定をあらかじめ定めたルールにのっとって処理する必要があり、そのルールを示すのがワークフローです。

広義では原料入荷から製品販売までのプロセス全体を指しますが、「承認・決裁のフロー」という意味のほうが広く使われているため、本記事では後者として定義します。

ワークフロー改善は業務効率化に役立つ

ワークフローは適宜改変していく必要があります。たとえば、人事異動があると決裁者が変わるため、氏名を修正しなければなりません。組織改編があれば経路変更が必要でしょう。さらに、無駄な承認ルートを省いたり、申請書のフォーマットを見直したりと、ワークフロー自体を定期的に見直すことで、業務を効率化できます。

しかし、紙やメールでのやり取りを続ける限り、小さな無駄が発生し続けます。逐一申請先が誰かを調べたり、決裁者が外出続きで書類が溜まってしまったり、輸送に時間がかかったり、保管に物理的なスペースをとられたり……課題に感じている方も多いのではないでしょうか。

これを解消するのが、システム導入によるワークフローの電子化です。

ボクシルおすすめワークフローシステム 【Sponsored】

承認Time	X-point Cloud
あらゆる社内文書の申請フォームをカスタマイズ ペーパーレス化に便利なオプション機能を用意	ノーコードで簡単に入力フォームを作成 ワンクリック承認でスピーディーな決裁を実現
無料トライアル：◯ 無料プラン：✕ 料金：3,300円／10ID（税抜）	無料トライアル：◯ 無料プラン：✕ 料金：500円／ユーザー数（税抜）
製品資料をDL	製品資料をDL

おすすめワークフローシステム比較

ボクシルおすすめの人気ワークフローシステムを紹介します。各サービスごとに料金や機能、アプリ対応の有無、評判・口コミをまとめているので、比較する際の参考にしてください。

rakumo ワークフロー - rakumo 株式会社

intra-mart ワークフロー - NTTデータ イントラマート

Streamline - 株式会社ミトリ

Findワークフロー - 株式会社東計電算

クラウドワークフローシステムMA-EYES - 株式会社ビーブレイクシステムズ

中小企業向けワークフローシステム比較

いきなりの大規模導入が難しい、あるいはスタートアップや小規模事業所で導入したい場合は、スモールスタートできるサービスがおすすめです。

初期費用が低めで最低利用人数が少なく、アカウント課金を基本形態とする中小企業向けワークフローシステムを紹介します。

J-MOTTOワークフロー - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

AppRemo - 株式会社システムエグゼ

業務デザイナー - 株式会社ユニオンシンク

大企業向けワークフローシステム比較

大企業では、関係部署や人数が多いため、フローが複雑になりがち。権限や承認者設定の自由度が高く、セキュリティの堅ろう性も担保できる、大規模導入におすすめのワークフローシステムを紹介します。

Jira Software - アトラシアン

Documal SaaS - 富士通四国インフォテック

AgileWorks - 株式会社エイトレッド

IT Workflows - ServiceNow

MAJOR FLOW Z FORM - パナソニック ネットソリューションズ株式会社

Ci*X Workflow - 株式会社電通国際情報サービス

ワークフロー機能を搭載したグループウェア

グループウェアとは、組織内でのスケジュールやタスクの共有、コミュニケーションを目的としたツールです。ワークフローシステムと親和性が高く、ワークフロー機能を搭載したグループウェアも多く存在します。総合的に社内のコラボレーションを促進したい企業におすすめです。

• マスターデータベースや外部システム連携もワークフローに組み込める
• 申請用入力フォームや一覧表示をローコードで作成
• 一度作成したルートは別の帳票のルートとして利用可能

ArielAirOneは、現場のニーズに柔軟に対応可能なワークフローシステムを搭載したグループウェアです。複雑なビジネスプロセスに対応する「Flow Editor」を提供しているため、独自の条件分岐や承認ルートを設定できます。人事異動や組織再編があってもすぐに変更ができ、人事システム連携機能により代理承認や申請も可能です。

作成したワークフローを、グループウェア機能や開発ツールで構築したアプリケーションと関連付けられるため、業務申請依頼や稟議決裁などをスムーズに進められるでしょう。

• 低価格・簡単！desknet's NEOのスモール版
• 4,000社導入^※のノウハウ！充実のサポート体制
• 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

「J-MOTTO」は、ネオジャパン社開発のグループウェア「desknet's NEO」の容量を抑える代わりに月額料金を抑えたサービスです。

desknet's NEOと同様にスケジュールや設備予約、文書管理、プロジェクト管理など25の豊富なアプリケーションを利用できるため、特に中小企業におすすめです。

※J-MOTTO公式サイトより（2022年1月時点）

• 承認経路・テンプレート作成が項目選択のみで完結
• 過去の稟議書も簡単に探し出せる検索機能
• パッケージ版からクラウド版へ無料で移行可

サイボウズ Officeは、中小企業を筆頭に幅広く多くの会社に導入されてきたグループウェアで、ワークフロー機能が実装されています。承認経路やテンプレートの作成が、項目を選択するだけでできるので手間がかかりません。過去に作っていた稟議書が必要なときは簡単に探し出せる検索機能も付いています。また、現在パッケージ版を利用している方は無料でクラウド版に移行できます。

kintone - サイボウズ株式会社

• 自社の業務に合わせて、独自のワークフローを作成できる
• 承認ルート・作業者をマウス操作でカンタンに設定できる
• 未処理タスク一覧で自分が対応中の業務を見逃さない

kintone（キントーン）は、自社の業務に必要なシステムを、だれでもカンタンに作成できるクラウドサービスです。キントーンでは、「プロセス管理」というワークフロー機能を搭載しています。

申請・承認の作業が発生する業務で利用するシステムをキントーン上で作成し、作業ステータスや承認ルート・作業者の設定を「プロセス管理」機能で自由に行えます。自社の業務にあわせてシステムやワークフローを作成できるので、さまざまな場面で活用が可能です。

また、自分が作業者になっているタスクの一覧が表示されるため、承認・申請忘れを防止します。

• 業務アプリケーションの統合でワークフローを一体化
• データを活用し働き方を見える化
• セキュリティ面も安心して運用できる

TeamSpirit（チームスピリット）は、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型システムです。既存のERPシステム上にTeamSpiritをアドオンすることで、業務アプリケーションをWeb上で統合し、ワークフローを一体化します。

Webやモバイルから出退勤報告・管理や経費精算の申請から承認までのやり取りなどを完結できます。ワークフローの一体化で、従業員一人ひとりの活動データをリアルタイムに収集や分析し、従業員の生産性や内部統制の実行結果を可視化できます。高度な情報セキュリティの実現で安心して運用でき、業務の効率化や働き方改革の一助となるサービスです。

機能	詳細
導入形態	クラウド
プロジェクト管理	◯
文書管理	◯
帳票出力	◯
多言語対応	◯
連携サービス	Salesforceなど多種
無料プラン	なし
無料トライアル	30日間

料金プラン・価格

プラン名	初期費用	1ユーザー月額
TeamSpirit	150,000円	600円

評判・口コミ

• PC、タブレット、スマホなどでアクセスできる
• スケジュール管理、文書管理、社内SNS、メール、掲示板など多くの機能を利用可能
• Excelの稟議書ファイルなどをそのまま利用可能

NI Collabo 360は、PC・スマホ・タブレットなどすべての端末から承認・申請業務を行えます。またワークフローシステムとしてだけではなく、スケジュール管理、文書管理、社内SNS、メール、掲示板など多くの機能を兼ね備えたグループウェアとして、低価格で利用可能です。また現在利用しているExcelの稟議書ファイルなどをそのまま利用可能なので、新しく作成する手間も省けます。

• 完全無料で利用可能
• 未処理・処理予定・処理済など申請書・稟議書のステータスを常に確認できる
• 従来の稟議書を簡単に再現できる

iQubeは、完全無料でも利用可能なグループウェアです。ワークフロー機能を使うことで従来の手作業や直接のコミュニケーションによる作業から、すべてをソフト上で完結できます。また従来の稟議書は簡単に同様形式で再現でき、稟議書や申請書のステータスの確認や、さまざまな条件を設定したワークフローの設計も簡単に行えます。

• クレカやチケットサービスとの連携で申請、精算業務を効率化
• カスタマイズ機能で独自の申請書を簡単に
• ERPシステムとの連携も可能で業務を効率化

皆伝！ワークフローは、経費精算・旅費精算を効率化できるシステムです。クレジットカードや交通系ICカード、チケット手配サービス、複合機などと連携しており、業務を効率的に行えます。申請書はカスタマイズ機能が実装されており、独自のフォームを簡単に作成できます。主要ERPシステムとの連携も可能で、業務をより効率的に行えます。

ワークフロー機能を搭載したクラウドERP

ERPとは、会計・人事・労務・販売・生産などの業務を一元管理するシステムです。業務を一元化することで、効率化や意思決定の迅速化を図れます。

ERP導入の目的にはデータの統合のほかに、業務フローの統合があります。ERPに組み込まれたワークフローは、複数の組織や業務フローをまたがって処理できるようになり、ムダな業務を削減できるというメリットがあります。

• 稟議申請から承認、会計処理までをクラウドで一元管理し効率化
• スマホで請求書を撮影するだけで簡単に申請できる
• 内部統制機能により上場準備企業も安心

クラウドERP freeeは、スタートアップから上場企業まで利用できるクラウドERPです。稟議申請から承認、会計処理までを一つのプラットフォームで行えるので、一元管理が可能となり業務効率化を実現できます。

稟議に紐づいている申請、承認、証憑、処理までのすべてをクラウドで一括管理が可能です。申請者はスマホで請求書や領収書を撮影するだけで、外出中でも簡単に申請ができます。承認者は、出先からスキマ時間で作業を簡単に行えるので、業務の滞りを解消。承認後の経理処理や書類管理もスムーズに行えます。

また、アクセス管理や権限管理、監査ログなど上場企業の内部統制にも対応しており、内部統制報告制度に対応した業務フローの構築が可能です。

• プロジェクトベースで収支・工数管理
• タイムリーな経営管理
• 市販の財務会計システムと連携

クラウドERP ZACはプロジェクト別の収支管理を中心としたERPです。販売管理、購買管理、在庫管理、勤怠管理、工数管理、経費管理の7つの管理機能を統合しています。

ワークフロー、電子申請承認機能を標準搭載しており、申請内容に応じたきめ細かな申請、承認経路を設定できます。「だれが」「いつ」「どの案件で」「どのような」承認をしたのか、といった申請・承認の履歴がすべて保存されるため、監査法人から証跡をもとめられた場合にも対応が可能です。

• 電子稟議・ワークフローで無駄な間接業務を削減
• プロジェクト型ビジネスに特化
• プロジェクト収支を可視化

Reforma PSA（レフォルマ ピーエスエー）は、クリエイティブ系ビジネスに特化したプロジェクト別の収支を可視化するクラウドERPです。販売管理、購買管理、勤怠・工数管理、経費管理の4つの管理機能を統合しています。

いつ、だれが、どのような承認を行ったのかをログ自動保存により、証跡管理ができます。申請者は自分の上げた稟議がどこまで承認されたかをいつでも確認可能です。

• ビジネスに必要な機能を1つのシステムに統合
• 独自のワークフローをかんたんに構築できる
• 業種業態を選ばない柔軟性

NetSuiteは、1つのシステムでERP・CRM・eコマースを統合しています。わかりやすいインターフェースなので、マウス操作とクリックだけで独自のワークフローを構築できます。

業務上のさまざまなワークフローを常に分析することで反応性を向上させ、事業や組織の変化に合わせたビジネスプロセスや承認チェーンを迅速に調整します。

• 申請データを簡単入力
• 自由自在な承認ルート設定
• 申請・承認データが一目瞭然

らくらく申請WF.netは、紙の申請書に書くようなイメージで入力できるので、簡単に申請作業が行えます。自社の様式にあった申請書も作成でき、用途に応じた申請のフローを柔軟に設定可能です。どれが何の書類かわかるようにカテゴリー別の管理も可能なため、申請者と管理者のどちらの作業も効率化できます。
また、申請が行われると管理者にメールで通知され、管理画面では申請された経過時間ごとに色分けされるので承認の遅延を防ぎます。

時間の短縮や記載漏れを防げて正確なデータ作成ができます。申請書の電子化、オリジナルの書類作成・ライフイベント表示機能もあり提出種類も確認することなく、画面上ですぐに見つけられます。

POWER EGG 3.0 - ディサークル株式会社

POWER EGG 3.0は、グループウェア、汎用申請ワークフロー、Webデータベース、経費精算ワークフロー、CRMの5つの機能を備えた統合型コラボレーションツールです。

汎用申請ワークフローでは、ドラッグ＆ドロップにより、ノーコードで誰でも簡単に申請フォーム作成ができます。組織や役職などに応じた決裁ルートを自動で生成します。ミスを防ぐ入力補助機能や、組織の登録や変更を簡単に行える専用の管理ツールもあります。

機能	詳細
導入形態	オンプレミス、クラウド
プロジェクト管理	-
文書管理	◯
帳票出力	◯
多言語対応	オプション
連携サービス	◯
無料プラン	なし
無料トライアル	30日間

料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額/ユーザー
パブリッククラウド版	10,000円	550円

※料金は汎用申請ワークフローのみの場合

・最低契約期間は1年間
・最低契約数は30ユーザー、契約ロット数は10ユーザごと
・支払いは年間利用料の一括払い

ワークフローシステムの比較項目・選び方

ワークフローシステムを選ぶ際は次のポイントを確認しましょう。

• クラウド型かオンプレミス型か
• 操作性に優れているか、扱いが簡単か
• 自社に必要な機能が搭載されているか
• 自社の既存システムと連携可能か

自社に合わせて導入形態を選びましょう。サービスによっては無料プランや無料トライアルを行っている場合があるので、操作性を重視したいなら一度システムに触れておくことをおすすめします。

自社がワークフローシステムを導入する目的、解決したい課題に合わせて、必要な機能が搭載されているか確認しておきましょう。また、既存システムと連携できるかも重要なポイントです。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入し、紙やメールでのやり取りをやめ稟議を電子化するメリットには次のような点が挙げられます。

• 意思決定の迅速化
• 担当者が捕まらないを解消
• ペーパーレス化でコスト削減
• 盗難・紛失のリスクを軽減
• 承認ルート管理で内部統制強化

意思決定の迅速化

データでやり取りすることで、意思決定のスピードをあげられます。引き継ぎ時にシステム上で完結する承認・決裁業務は従来のワークフローよりも迅速に対応できるので、意思決定を早められます。

担当者が捕まらないを解消

承認・決裁を行う責任者の外出が多いと、なかなか責任者が掴まらず業務が進まないという問題がありました。

ワークフローシステムを導入すれば、外出先からも承認作業を行えます。多くはスマートフォンに対応しているためデバイスも問いません。もちろん申請も同様。ワークフロー関連業務のためにわざわざオフィスへ出向く必要がなくなります。

ペーパーレス化でコスト削減

電子化により、紙代、印刷代、郵送費などを削減できます。ファイリングや保管も不要。大幅なコストダウンが期待できます。

とはいえすべてを電子化できるわけではなく、領収書など経費精算に関わる書類は紙による原本保管が義務付けられています。反対に、政府が推進するペーパーレス化施策の兼ね合いで、電子化が求められる手続きもあります。法改正の動向には注意が欠かせません。

盗難・紛失のリスクを軽減

完了したデータはサーバー上に保管されるため、盗難や紛失のリスクを軽減できます。非常時でオフィスへ立ち入れない場合も、遠隔アクセス可能。事業継承につながります。

ただし電子ファイルならではのリスクがあり、サイバー攻撃による流出の可能性がゼロとは言い切れ、また、ログインするためのIDとパスワードの管理が重要となります。従業員へのセキュリティ教育もしっかりと行いましょう。

承認ルート管理で内部統制強化

部署や内容によって承認ルートは異なります。ワークフローシステムの多くは、ルート設定や決裁権限をカスタマイズ可能。また申請時には、選択したフォーマットごとに申請ルートを自動で選択してくれるため、申請ごとに担当者を探す手間を省けます。

ワークフローシステムは「誰が、いつ、どのように関与したのか」を記録する役割も担います。管理者が進捗を把握できるようになり、ワークフロー全体を可視化できる点もメリット。偽装も難しくなるため、内部統制強化が必要な企業にもおすすめです。

ワークフローシステム導入時の注意点

ワークフローシステムの導入を検討する際は次のポイントに注意しましょう。

• ワークフローシステムで解決したい課題を整理する
• システムで自動化したいフローを決定する
• グループウェア・ERPの導入も検討する

まずはワークフローシステムを導入して解決したい課題を整理しましょう。改善したい業務の明確化が大切です。

次に改善したい業務内容の中で自動化するフローを決めます。ワークフローシステム導入前に、各業務のルールを設定しておくとよいです。

また、組織全体のワークフロー改善を目指すのであれば、グループウェアやERPの導入もおすすめです。搭載されている機能を比較して自社の課題に合ったツールを導入するとよいでしょう。

＞＞グループウェアおすすめ比較23選 | 人気ツールの機能と価格・評判
＞＞ERP徹底比較 - クラウド製品＆システムのおすすめ

クラウドワークフローシステムを比較する

こちらでは本記事で紹介した各クラウドワークフローシステムの機能と料金の比較表を掲載しています。スマホに対応しているか、報告書・議事録作成は可能かなどといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

クラウドワークフローシステムの機能を比較

サービスによって強みのある部分がだいぶ分散しています。どの機能が必要なのかをより明確にする事で、失敗のないワークフローの導入が実現するのでこの比較表を参考にして選んでください！

サービス名	スマホ対応	報告書・議事録作成	プロジェクト管理	帳票出力	掲示板
ジョブカンワークフロー	○	○	○	○	-
コラボフロー	○	○	-	○	○
承認Time	○	○	○	○	-
HUE Workflow	○	○	-	-	-
Create!Webフロー	○	○	×	○	×
Styleflow	○	○	○	○	-
Garoon	○	○	○	-	-
TeamSpirit	○	○	○	○	-
SmartDB	○	○	○	○	○
X-point Cloud	○	○	○	-	×
楽々WorkflowII	○	-	○	○	○
kickflow	○	○	-	○	-
WaWaFlow	○	○	-	-	-
SmartFlow	○	○	-	-	-
ワークフローEX	○	-	×	○	×
rakumo ワークフロー	○	-	-	○	-
intra-mart ワークフロー	○	○	○	○	-
ExchangeUSE	○	○	-	○	×
Streamline	○	-	-	○	×
Findワークフロー	-	-	-	○	×
クラウドワークフローシステムMA-EYES	-	-	-	○	×
Hachikin	○	-	○	○	-
ActionPassport	○	○	○	○	×
Gluegent Flow	-	×	×	○	○
J-MOTTOワークフロー	○	○	○	-	○
AppRemo	○	-	-	-	-
業務デザイナー	-	-	-	-	-
賢人ワークフロー	○	○	○	-	×
Questetra BPM Suite	○	-	○	○	○
Jira Software	○	○	○	○	○
Documal SaaS	○	○	○	○	-
AgileWorks	○	○	-	-	-
IT workflows	-	-	-	-	-
MAJOR FLOW Z FORM	○	-	-	-	-
Ci*X Workflow	-	-	-	-	-
皆伝！ワークフロー	-	-	×	○	×
Hi-PerBT ワークフロー	○	-	-	○	×
ArielAirOne	○	-	○	○	○
J-MOTTOワークフロー	○	○	○	○	○
サイボウズ Office	○	○	○	○	○
kintone	○	○	○	○	○
NI Collabo 360	○	○	○	○	○
iQube	○	○	×	×	○
クラウドERP freee	○	○	○	○	-
クラウドERP ZAC	○	○	○	○	-
Reforma PSA	○	○	○	○	-
NetSuite	○	○	○	○	-
らくらく申請WF	×	-	-	○	-
POWER EGG 3.0	○	-	-	○	○

クラウドワークフローシステムの料金・価格を比較

無料のものからそれなりの費用感を伴うものまでさまざまです。お試し期間を設けているものも多いので、気になるものがあればまずは試してみてはいかがでしょうか。

サービス名	初期費用	利用料	月額/ユーザー	無料お試し期間	無料プラン
ジョブカンワークフロー	0円	-	300円	○	×
コラボフロー	0円	-	500円	○	×
承認Time	0円	-	300円	○	×
HUE Workflow	0円	-	300円	○	×
Create!Webフロー	0円	-	500円	○	×
Styleflow	0円	-	300円	○	×
Garoon	0円	-	845円）	○	×
TeamSpirit	150,000円	-	600円	○	×
SmartDB	0円	-	800円	○	×
X-point Cloud	0円	-	500円	○	×
楽々WorkflowII	50,000円	10,000円	500円	×	×
kickflow	-	-	-	○	×
WaWaFlow	0円	2,500円	400円	○	×
SmartFlow	0円	-	460円	○	○
ワークフローEX	-	-	-	-	-
rakumo ワークフロー	0円	-	300円	○	×
intra-mart ワークフロー	-	-	-	-	-
ExchangeUSE	-	-	550円〜	×	×
Streamline	0円〜	-	300円〜	○	×
Findワークフロー	-	-	-	-	-
クラウドワークフローシステムMA-EYES	50,000円	15,000円〜	200円	○	×
Hachikin	-	980円~	-	○	×
ActionPassport	-	-	500円	×	×
Gluegent Flow	-	-	300円〜	-	×
J-MOTTOワークフロー	30,000円	-	200円	○	×
AppRemo	-	60,000円〜	-	○	×
業務デザイナー	-	-	-	-	-
賢人ワークフロー	-	-	-	-	-
Questetra BPM Suite	-	-	960円〜	○	×
Jira Software	0円	7.5ドル〜	○	○	○
Documal SaaS	300,000円	20,000円〜	-	×	-
AgileWorks	-	-	-	×	×
IT workflows	-	-	-	-	-
MAJOR FLOW Z FORM	50,000円	30,000円〜	-	○	-
Ci*X Workflow	-	-	-	-	-
皆伝！ワークフロー	-	-	-	-	-
Hi-PerBT ワークフロー	-	-	-	-	-
ArielAirOne	-	-	-	-	-
J-MOTTOワークフロー	0円	-	3,000円	○	×
サイボウズ Office	0円	-	500円	○	×
kintone	0円	-	780円〜	○	×
NI Collabo 360	50,000円	-	360円	○	×
iQube	-	-	400円〜	○	○
クラウドERP freee	-	1.980円〜	-	○	×
クラウドERP ZAC	○	○	-	-	×
Reforma PSA	0円	300円〜	-	○	×
NetSuite	-	-	-	-	-
らくらく申請WF	100,000円〜	-	300円	○	×
POWER EGG 3.0	10,000円	-	550円	○	-

ワークフローシステム導入で失敗しないために

【ワークフローシステムのまとめ】

• ワークフローとは「承認・決裁のフロー」のこと
• ワークフローシステムによる電子化で業務を効率化できる
• ワークフロー単体のシステムだけでなく、グループウェアやERPも機能を搭載している

ワークフローは業務効率化を図るためにもっとも身近な手段の一つ。ペーパーレス化の推進、内部統制の強化も実現します。

ワークフローシステムはサービスによって料金や機能が異なります。導入で失敗しないためにも事前の情報収集を念入りに行いましょう。さまざまなシステムを比較し、業務改善につなげてください。

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