無料で使えるおすすめのワークフローシステム8選！ツールの特徴と選ぶ際のポイント

無料のワークフローシステムを選ぶときのポイント

無料のワークフローシステムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

必要な機能が揃っているかを確認する

ワークフローシステムを選ぶ際は、必要な機能が揃っているか確認してください。無料版では利用できる機能に制限がかかっていることがほとんどです。気になっているツールに必要な機能が揃っているか必ずチェックしましょう。

機能	詳細
申請フォームの作成	テンプレートを活用しワークフローをすばやく構築できる
承認ルートの作成・分岐設定	申請時の金額や入力項目により承認ルートの作成と分岐の設定ができる
承認・決裁と状況確認	システム上で申請・決裁と申請状況の把握ができる
入力内容の制御	選択式やラジオボタンなど、入力内容を制御することにより、情報の回収漏れの防止や不要な差し戻し作業の削減ができる
英語対応	ワンクリックで画面上やメールの内容を英語で対応できる
スマートフォン対応	スマートフォンからの申請・承認ができる
操作ログの履歴確認	操作ログから履歴の確認ができる
IPアドレス制限	ワークフローにアクセス可能なIPアドレスを制限できる

利用可能な申請書テンプレートの件数と、申請回数を確認する

無料で利用できるワークフローシステムは、多くの場合利用可能な申請書テンプレートの件数と、申請回数に制限があります。

たとえば、SmartFlowではひと月に可能な申請書テンプレート件数は5件、申請回数は会社単位での合計が月に30件までです。

システムを導入する際には、自社が1か月に申請する申請書テンプレートの件数と申請回数を把握しておく必要があります。

ストレージ容量と保存期間を確認する

利用可能なストレージ容量と、データの保存期間に制限があるため、ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の規模に合っているかどうかも大事なポイントです。

また、データ保存の補償がなかったり、1か月以上ログインしなければ利用停止になったりする場合があるため注意が必要です。

おすすめワークフローシステムの比較表

無料で使えるおすすめのワークフローシステム8選

ワークフローの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているのでワークフロー選びの参考にしてみてください。

ジョブカンワークフローは有料版のすべての機能を利用できる30日間の無料トライアルを実施しています。

トライアル期間終了後は一部機能の利用が制限されるものの、3件までのフォームの登録が可能です。また、データの保持期間は直近30日間のみ閲覧可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
登録フォーム	3件まで
ファイル添付機能	利用できません
データ保持期間	30日間のみ
乗換案内機能	利用できません
チャットサポート	利用できません
API連携	利用できません

SmartFlowは、有料版のすべてのプランと機能が利用できる30日間の無料トライアルを実施しています。トライアル期間終了後は、一部機能の利用が制限されますが、最大20人までは無料で利用できます。

申請書テンプレートの件数は5件、1か月の申請回数は会社単位で合計30件です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
利用人数	20人まで
申請書テンプレート	5件まで
申請件数	30件/月
ストレージ容量	1GB
承認経路のテンプレート作成	利用できません
全申請書一覧の閲覧	利用できません
手順の差し戻し機能	利用できません
User IDでユーザーを作成する	利用できません
二段階認証機能	利用できません
DocuSignとOneDriveの統合	利用できません
Lineworks SSOと通知機能	利用できません
Webhook機能	利用できません
レポート機能	利用できません
サポート	チャットボット・機能記事の閲覧が可能

GRIDYグループウェアは、ワークフローを含む23個の機能を備えたグループウェアです。一般的なワークフローの機能をすべて備えており、ワークフロー以外の機能もすべて無料で利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
スマートフォンアプリ	利用できません
CSVインポートでメンバー追加	追加できません
IPアドレス制限などの各種セキュリティオプション	申し込みできません
SSO機能	利用できません
アクションログ機能	利用できません
利用容量の確認および通知設定	利用できません
ストレージ容量	1GBまで
ファイル共有機能で扱うファイル容量	10MBまで
サポート	利用できません

iQubeは、ワークフローを含む15個の機能を備えたグループウェアです。

iQubeは1か月間の無料トライアルを実施しており、有料プランと同様のサービスを全機能試せます。トライアル期間終了後は、一部の機能は制限されますが、引き続き無料で利用できます。

無料プランでは、1か月以上ログインしていない場合にプラン利用を停止されるため注意しましょう。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
利用人数	10IDまで
ストレージ容量	上限30MB
コンテンツ	登録数個別機能ごとに100個ずつ
サポート	利用できません

GroupSessionは、ワークフローを含む豊富な機能を備えたグループウェアです。

利用人数に制限はありませんが、無料版は10〜300人での利用を想定しています。300人を超える場合は有料版の検討をおすすめします。

AppRemoクラウド

AppRemoクラウドは30日間の無料トライアルを実施しています。

30日間の無料トライアル期間は、サンプルのユーザーデータや申請フォームが登録済みの環境になるため、申し込み直後から試せます。トライアル期間終了後は一部の機能制限はありますが、最大20人までは引き続き無料で利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
利用人数	20人まで
有効申請フォーム数	10フォーム
ストレージ容量	2GB
添付ファイルの上限容量	1MB（1申請あたりの添付可能ファイル）
申請データ出力件数	1回あたり50件
セキュリティオプション	IP制御やクライアント証明の利用ができません

Exment

Exmentはオープンソース型のソフトウェアです。ライセンス版の場合は、完全無料での利用が可能です。

ワークフローなどの基本機能が充実しており、ユーザー数の制限や機能制限はありません。しかし、サポートを受けられない点には注意しましょう。

SHIRASAGI

SHIRASAGIは、ワークフローを含むすべての機能を無料で利用できるオープンソース型のソフトウェアです。申請・承認作業の電子化など業務効率が大幅に向上します。

情報セキュリティマネジメントISO27001の認証を取得しているため、セキュリティ面の信頼性が高いサービスです。

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

無料と有料の違いは？よくある機能制限

無料のワークフローシステムでよくある機能の制限をまとめました。

利用人数と登録フォーム数の制限

ほとんどのワークフローシステムの無料プランは、利用人数に制限があります。一方で、グループウェアの一部で利用できるサービスや、オープンソース型のサービスでは、利用人数が無制限であることが多いです。

勤怠管理表などの申請は従業員が行うため、従業員が多い企業では人数制限により利用できなくなる場合があります。

また、登録フォーム数にも制限があり、会社の規模に合わせて選ぶ必要があります。

データの容量と保存の制限

無料トライアルや無料プランの多くは、データの保存ができません。また、データの保存期間に制限がかかるため、長期的な利用には適していません。

サポートの制限

無料版の多くは、サポートが受けられません。サポートが受けられる場合でも、ヘルプページのみなど制限があります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうが良いケースをまとめているので参考にしてみてください。

利用人数が20人を超える場合

従業員数が約20人を超える企業では、無料プランでは人数制限により利用できなくなる可能性があります。今後、事業拡大の見込みがある場合は、有料ツールの導入を検討することをおすすめします。

容量と添付ファイルの利用制限をなくしたい場合

容量を無制限で利用したい場合は有料ツールがおすすめです。有料ツールでは、ファイル添付を容量制限なく利用できます。

承認階層が多いなど承認フローが複雑な場合

申請・承認・回覧などの承認フローは、関係部署や従業員数が多いほど複雑です。

複数人の承認（合議）や並列承認が組み合わせて発生したり、稟議内容を複数人に回覧してもらう必要があったりします。

そのため、企業規模が大きい場合には、柔軟な対応が可能な有料ツールをおすすめします。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。