無料のワークフローシステム比較12選 - フリーで使い続ける手法は？

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内の稟議や回覧を電子化して、効率的に申請・承認するためのシステムです。稟議システムや決裁システムとも呼ばれ、最近はテレワークに対応したクラウド型のワークフローシステムの導入が進んでいます。

ワークフローシステムを導入することで、業務の標準化やコンプライアンスの強化、ペーパーレス・リモートワークへの対応などさまざまなメリットが期待できます。

無料のワークフローシステムを利用するメリット

無料のワークフローシステムを利用するメリットは主に次のつです。

コストがかからない

無料のワークフローシステムを利用することで、初期費用や月額費用をかけずに稟議・決裁の電子化を進められます。導入・運用コストをほとんどかけられない状況であれば、無料の制限範囲でもシステム化の効果を実感できるでしょう。

導入のハードルが低い

クラウド型の無料ワークフローシステムであれば、アカウント登録をすることですぐにシステム利用を始められます。システムの設定や操作方法も直感的に設計されているものが多く、専門的な知識がなくても利用できます。

業務の効率化を試験運用できる

無料のワークフローシステムを利用することで、ワークフローシステムによる業務の効率化を試験できます。システムの操作性や機能を確認し業務にどのような効果があるかを評価したうえで本格導入に進むことで、システム導入の失敗を避けられます。

ワークフローシステムを無料で使う方法

ワークフローシステムを無料で使うには、次の3つの方法があります。

• ワークフローシステム・グループウェアの無料トライアルを利用する
• ワークフローシステム・グループウェアの無料プランを利用する
• オープンソース型ワークフローシステムを利用する
• Google フォームやスプレッドシートで自作する

ワークフローシステム・グループウェアの無料トライアルを利用する

ワークフローシステムの中には、1週間や1か月など無料トライアル期間を設けているサービスもあります。トライアル期間中は無料で利用できるため、システムの操作性や機能の充実度を確かめられます。

期間内は制限なく使用できるサービスもあれば、無料プランと同様に機能やユーザー数に制限がかけられているサービスもあります。トライアル後の継続利用を検討する際の判断材料として活用しましょう。

ワークフローシステム・グループウェアの無料プランを利用する

ワークフローシステム、あるいはワークフロー機能を搭載するグループウェアには無料プランを提供しているサービスがあります。無料プランでは、期間の制限がなく無料で使い続けられるものの、利用に制限がある場合が多いです。制限内容はサービスによって異なりますが、たとえば次のようなことが制限されます。

制限項目	制限例
ユーザー数	無料プランでは5ユーザーまで
申請フォーム数	申請フォームは10種類まで
申請・承認ルート設定	3ステップまでの承認まで、条件分岐非対応
データ保存期間	承認データの保存期間が1年間

また、無料プランでは有人サポートを受けられない場合が多いため、マニュアルやFAQを確認して自力で設定する必要があります。ワークフロー機能を搭載するグループウェアを利用する場合は、無料プランでワークフロー機能が利用できるかをチェックしましょう。

オープンソース型ワークフローシステムを利用する

ソースコードが公開されているオープンソース型のワークフローシステムを利用することで、無料でワークフローシステムを構築できます。オープンソースの基幹業務システム構築プラットフォームの中には、ワークフロー機能を備えているものもあります。

制限なく無料で利用できる一方で、サポートや保守サービスが提供されていない場合も多く、開発・運用コストが大きくかかります。

＞オープンソース型ワークフローシステムを詳しく見る

Google フォームやスプレッドシートで自作する

Google フォームやスプレッドシートを活用することで、シンプルなワークフローシステムを自作できます。Google フォームで申請フォームを作成し、回答をスプレッドシートに集約することで、申請内容の管理や承認状況の追跡が可能です。

高度な承認方法やルート設定は実装できませんが、単純な業務やシンプルなワークフローであれば対応できます。ただし、セキュリティ面での注意は必要です。アクセス権限の設定やデータの保護には十分に気をつけましょう。

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ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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無料のワークフローシステムが向いている企業

無料のワークフローシステムには何かしらの制限があるため、向いている企業・向いていない企業があります。

【無料トライアル】有料サービスを導入する前に使用感を試したい企業

ワークフローシステムの無料トライアルは、有料サービスを導入する前に使用感を試したい企業におすすめです。無料トライアルを利用することで、システムの全体的な機能や操作性を把握でき、有料プランへの移行を検討しやすくなります。

自社の申請書類や決裁方法にマッチするかどうかを事前に確認することで、自社に合わないシステムを避け、最適なワークフローシステムを選択できます。

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無料トライアルで使用感を試したい企業は、有料のワークフローシステムの選び方を押さえておきましょう。選び方や厳選おすすめサービスは、ワークフローシステム厳選比較・選び方記事で詳しく紹介しています。

【無料プラン】増員予定があまりない小規模事業者

従業員が少なく増員予定があまりない企業には、無料プランのワークフローシステムがおすすめです。

無料プランのワークフローシステムは登録できる従業員数や承認ルート設定に制限があることが多いため、従業員数が多ければそもそも利用できない、あるいはシステムの恩恵をほとんど受けられません。また、規模の拡大を予定しているのであれば、すぐに制限人数に達してしまいます。

従業員数が多い企業や、従業員が少なくても増員計画がある企業は、有料プランのワークフローシステムのほうが自社の要望にあったサービスを選定できます。

無料トライアルのあるワークフローシステム比較4選

ワークフローシステムの中で、無料で使えるおすすめのツールを比較紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、ワークフローシステム選びの参考にしてみてください。

【特典比較表つき】『ワークフローシステムの資料14選』 はこちら⇒無料ダウンロード

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

【特典比較表つき】『ワークフローシステムの資料14選』 はこちら⇒無料ダウンロード

^{※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

ジョブカンワークフローは、有料版の機能を利用できる30日間の無料トライアルを実施しています。

トライアル期間終了後は一部機能の利用が制限されるものの、3件までのフォームの登録が可能です。また、データの保持期間は直近30日間のみ閲覧可能です。

ほかにも無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
登録フォーム	3件まで
ファイル添付機能	利用できません
データ保持期間	30日間のみ
乗換案内機能	利用できません
チャットサポート	利用できません
API連携	利用できません

サイボウズ Officeは「誰でもかんたんに使える」ことにこだわった設計が特徴のクラウド型グループウェアです。日本の中小企業の業務に合わせてスケジュール共有から承認ワークフローまで社内情報共有の機能をワンパッケージで提供しています。

すべての機能を30日間利用できる無料トライアルを提供しており、その期間も電話やメールでテクニカルサポートを受けられるのも特徴です。

eValue V Air ワークフローは、40種類以上の各種申請書フォームを標準搭載し、小口旅費精算や各種届出など社内ニーズの高い申請に対応できるワークフローシステムです。クラウド版とオンプレミス版の2種類で提供されており、料金はいずれも見積もり依頼が必要です。なお、30日間の無料体験版が提供されています。

Styleflowは、紙やExcel、Wordで運用してきた既存の申請・承認業務をそのまま電子化できる、クラウド型業務フロー効率化システムです。専門知識がなくとも、ノーコードで自社の承認ルールに合わせた複雑な承認ルートを自由に設定でき、スピードアップを実現します。

全機能を利用できる30日間の無料トライアルが用意されています。システム習熟度に応じた「さくっとコース」「じっくりコース」を選択しての検証や、申請書をそのまま電子化する機能、ノーコードで複雑な承認ルートを設定できるかなど、適合性を導入前に検証可能です。

無料プランのあるワークフローシステム比較6選

ワークフローEXは、Excelシートで申請フォームを作成でき、既存ファイルのスムーズな移行ができます。ユーザー数やフォーム数は無制限で、通知機能とオプション機能以外を利用できる無料プランも利用可能です。

ただし、無料プランではデータ保存期間が直近6か月間の制限があります。

GRIDYグループウェアは、ワークフロー機能を含む23個の機能を備えたグループウェアです。一般的なワークフローの機能をすべて備えており、ワークフロー以外の機能もすべて無料で利用できます。

ただし、無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
SFA/CRM	利用できません
スマートフォンアプリ	利用できません
CSVインポートでメンバー追加	追加できません
IPアドレス制限といった各種セキュリティオプション	申し込みできません
SSO機能	利用できません
アクションログ機能	利用できません
利用容量の確認および通知設定	利用できません
ストレージ容量	1GBまで
ファイル共有機能で扱うファイル容量	10MBまで
サポート	利用できません

GroupSessionは、ワークフローを含む豊富な機能が備わっているグループウェアです。

利用人数に制限はありませんが、無料版は10〜300人での利用を想定されています。300人を超える場合は有料版の「ZION」を検討しましょう。スマートフォンアプリを利用したい場合は、月額1ユーザー300円で利用できる「byCloudスマートプラン」を選択できます。

GroupSessionはデフォルトで用意されているすべての機能を無料プランで利用できますが、次の機能・関連ソフトの利用は有償オプションの申し込みが必要です。

• スマートフォン対応
• 通知
• リマインダー
• 運用サポート

AppRemoクラウド

AppRemoクラウドは、Excelで作成した申請書のままで使えるワークフローシステムです。無期限のFreeプランと30日間の無料トライアルを実施しています。

30日間の無料トライアル期間は、サンプルのユーザーデータや申請フォームが登録済みの環境になるため、申し込み直後から試運転できます。トライアル期間終了後は一部の機能制限はありますが、最大20人までであれば無期限のFreeプランを利用可能です。

ただし、Freeプランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
利用人数	20人まで
有効化可能フォーム※	10フォーム
ストレージ容量	5GB
添付ファイルの上限容量	1MB（1申請あたりの添付可能ファイル）
申請データ出力件数	1回あたり50件
セキュリティオプション	IP制御やクライアント証明の利用ができません

※有効化可能フォーム数は、登録可能なフォーム数の制限ではなく、同一タイミングで利用できるフォーム数の制限です。

Tec STORK.

Tec STORK.は、既存の業務システムとのデータ連携による実用的な拡張機能が特徴的なライセンスフリーのグループウェアです。ワークフローに加えて、掲示板や文書ライブラリ、会計システム、人事給与システムといった幅広い機能を兼ね備えています。

monday.comは、プロジェクト管理から営業まで幅広い業務に対応するプラットフォームです。

無料プランでは、最大2ユーザーまで利用でき、すべての作業やデータを整理できるボードを最大3つまで作成可能です。リアルタイムでのチーム共同作業が可能な無制限のドキュメント機能や、多様な業務に対応する200以上のテンプレート、ボードを柔軟に構築できる8種類のカラムタイプも利用できます。iOSおよびAndroidアプリも提供されており、スマートフォンでアクセスし、業務の進捗を確認できます。

オープンソース型のワークフローシステム比較2選

Exment

Exmentはオープンソース型のソフトウェアです。ライセンス版の場合は、完全無料での利用が可能です。ワークフローをはじめとする基本機能が搭載されており、ユーザー数の制限や機能制限はありません。

Exmentはオープンソース型のソフトウェアなので、すべての機能を無料プランで利用できますが、次のサポート利用には有償オプションの申し込みが必要です。

有償オプション	詳細
保守サポート	Exmentのインストール方法や、設定方法、操作方法、更新方法、問題発生時の対応など、個別お問い合わせの対応をするプラン。
導入支援	導入における環境構築やデータ移行、操作方法のレクチャーなどをするプラン。
機能改善・独自カスタマイズ	機能改善や独自プラグインの追加開発をするプラン。

SHIRASAGI

SHIRASAGIは、ワークフローを含むすべての機能を無料で利用できるオープンソースソフトウェアです。すべての機能を無料プランで利用できますが、次のサポート利用には有償オプションの申し込みが必要です。

有償オプション	詳細
運用サポート	設定や操作、不具合への質問に対応をするプラン。
講習会サービス	シラサギの講師が来社またはオンラインで、概要説明やレクチャーなどをするプラン。
業務代行サービス	シラサギのインストールや初期設定、バージョンアップを代行するプラン。

有料ワークフローシステムを検討するべきケース

無料のワークフローシステムは、小規模な組織や簡単な承認業務には適しています。しかし、組織の成長や業務の複雑化に伴い、有料システムの導入を検討する必要がでてくる場合もあります。有料のワークフローシステムを検討するべきケースについて紹介します。

• 増員計画がある
• 複雑な承認フローが必要
• 申請数が多い・必要な添付ファイルが多い
• カスタマイズや外部システム連携が必要

増員計画がある

事業拡大にともない増員計画がある場合、有料のワークフローシステムの導入を検討しましょう。無料プランでは、利用可能なユーザー数を制限されている場合が多いため、一定数以上のユーザーが利用する場合はすぐに有料プランへの移行が必要になってしまうからです。

複雑な承認フローが必要

組織の業務プロセスが複雑で多段階の承認や条件付きの承認フローが必要になる場合は、有料ワークフローシステムの導入を検討しましょう。無料プランでは承認方法や承認ルートの設定を制限されている場合が多いため、複雑な承認フローには対応が難しいからです。

申請数が多い・必要な添付ファイルが多い

承認データをシステムで補完したい場合、申請数や添付ファイルが多いとストレージの容量不足になる可能性があります。有料のワークフローシステムであってもストレージは無制限ではありませんが、無料のものよりはストレージ容量は多いことが一般的です。

カスタマイズや外部システム連携が必要

組織固有の要件にあわせてワークフローシステムをカスタマイズしたり、外部システムと連携したりする必要がある場合も、有料のワークフローシステムを検討しましょう。無料プランでは、カスタマイズ機能やAPI連携機能を制限されている場合が多いため、組織の要件にあわせた調整が難しくなります。

ワークフローシステムを比較するならBOXIL

無料のワークフローシステムは、業務効率化やお試し利用といったメリットがありますが、選定する際は次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 必要な機能が揃っているか
• 利用できる申請書テンプレートや申請回数はどれくらいか
• ストレージ容量と保存期間はどれくらいか
• 登録可能なユーザー数は何人か
• サポート体制はあるか
• 将来的な有料プランへの移行もしやすいか

サービス比較を負担に感じているのであれば、BOXILでのサービス資料請求がおすすめです。BOXILならサービス提供会社が作成した紹介資料をまとめて入手できます。

＼ 稟議や社内提案にも使える！／