製造業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題と事例

製造業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、書類の申請や承認、確認について一連の作業を電子化・効率化するサービスです。申請書類の作成機能や承認経路の設定、進捗状況の可視化機能などもあり、組織全体の業務効率化に役立ちます。

製造業界では、人手不足による労働環境の悪化が問題視されており、限られた労働力でいかに生産性を上げるか、多くの企業が試行錯誤している状況です。またDXの遅れも指摘されており、競争優位の確立のため、早急な業務自動化が求められます。

ワークフローシステムはこれらの課題の解決に有効であり、多くの製造企業にとって役立つ機能が数多く実装されているので、この機会に導入を検討してみましょう。

製造業界における稟議に関する課題

製造業界では、人手不足を背景とした労働環境の悪化に加えて、非効率な業務の存在や、作業フローの無駄が指摘されることも少なくありません。さらにDXの遅れも顕著であるため、ワークフローシステムによる改善が望まれます。

労働環境の悪化による従業員の過度な業務負担

製造業界では、少子高齢化による人手不足が進んでおり、長時間労働も慢性化している企業が多くあります。入職者が退職者に比べて少ない傾向にあるため、徐々に業務に従事する人員が減っているところもあり、既存従業員の承認・申請業務の負担は増しているのが現実です。

労働環境の悪化による業務負担により、心身に問題を抱える人材も出ているケースもあり、早急な対策が必要なケースはけっして少なくありません。

DXの顕著な遅れ

製造業界はDXの浸透が他業界に比べて遅い傾向にもあります。製造業界は定型業務や業務に用いる書類、それに伴う意思決定が多いため、DXによる業務自動化・効率化の影響が大きいです。

しかし、DXに積極的でない企業は珍しくないのも事実です。デジタル技術が台頭する前から事業を営んでいる中小企業も多く、経営層がDXの必要性を感じている場合はたしかに存在します。しかしながら、実際のところはDXを進めるためのハードルが高く、DX化にはいたっていない企業も多いです。

紙ベースの稟議システムがもたらす非効率性

DX化の遅れに伴い、多くの製造業企業ではいまだに紙ベースの稟議方法が主流となっています。この従来の方法は、書類の紛失リスク、承認プロセスの遅延、大量の保管スペースの必要性など、さまざまな問題を引き起こしています。

また、書類の受け渡しに伴う時間のロスや、手書きによる記入ミスなども頻繁に発生し、業務効率を著しく低下させている点も課題です。さらに、紙ベースのシステムでは過去の稟議内容の検索や分析が困難であり、データの有効活用ができないといった課題も抱えています。

複雑な承認プロセスによる意思決定の遅延

品質管理や安全基準に関する厳格な要件により、稟議の承認プロセスが必要以上に複雑化している傾向があるのも、製造業特有の課題です。

多段階の承認フローや、複数部門の合議が必要なケースも多く、一つの決裁に膨大な時間を要することがあります。この複雑なプロセスは、迅速な意思決定を妨げ、ビジネスチャンスの逸失や市場変化への対応の遅れを招くことが懸念されます。

製造業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

製造業界ではDXの遅れや、申請・承認フローの無駄・非効率といった問題こそありますが、ワークフローシステムを使えば解決できる可能性があります。これらの課題が解決できる理由を、ワークフローシステムの機能や詳細とともに解説します。

業務の自動化による労働環境改善と負担軽減

ワークフローシステムは、申請・承認プロセスを自動化できるため、業務負担を大幅に軽減可能です。反復的な作業や書類の作成・配布といった時間のかかる業務を自動化することで、従業員は本来の業務に集中できるようになります。

また、承認プロセスの可視化により、進捗状況が明確になり、不必要な問い合わせや確認作業が減少します。さらに、モバイル対応のシステムであれば、場所や時間を問わず処理が可能となり、柔軟な働き方の支援も可能です。

デジタル化の促進によるDX推進の加速

ワークフローシステムの導入は、製造業界におけるDX推進の重要な第一歩です。紙ベースの業務プロセスをデジタル化することで、従業員のデジタルリテラシーが向上し、他のデジタルツールの導入にも抵抗感が減少します。

また、データのデジタル化により、業務プロセスの分析や改善が容易になり、継続的な業務最適化が可能になります。

ネックとなりがちな導入ハードルについても、クラウドベースのシステムを選択することで、初期投資を抑えつつ最新のテクノロジーを活用可能です。中小企業でも容易に導入できるため、段階的かつ効果的なDX推進が実現できます。

ペーパーレス化による業務効率の飛躍的向上

ワークフローシステムの導入により、紙ベースだった稟議システムのデジタル化が可能です。これにより、書類の紛失リスクが解消され、保管スペースの問題も解決します。

さらにデジタル署名や電子印鑑の活用により、承認プロセスが迅速化され、遠隔地にいる承認者でも即時に対応できるようになります。また、過去の稟議内容をデータベース化されることで、検索や分析が容易です。

承認フローの最適化による意思決定の迅速化

ワークフローシステムは、複雑な承認プロセスを簡素化し、最適化する機能を備えています。条件分岐やパラレル承認など、柔軟な承認ルートの設定ができるだけでなく、案件の重要度や金額に応じて自動的に適切な承認者の割り当ても可能です。

また、承認者の不在時には代理承認者への自動転送機能により、プロセスの停滞を防ぎます。さらに、承認期限の設定や自動リマインド機能により、滞留案件を減少させ、全体的な処理速度の向上も可能です。

こうした複雑な承認プロセスのニーズに応えたワークフローシステムの機能により、意思決定のスピードが大幅に向上します。

製造業界におけるワークフローシステムの導入事例

製造業界でワークフローシステムを導入することによって成功した事例を、業務改善例とともに紹介します。社内環境と比較しつつ、ワークフローシステムをどのように活用すべきか考えてみましょう。

株式会社湖池屋

株式会社湖池屋では、これまで稟議をはじめとして、紙ベースでの業務運用が根付いており、申請から承認までの時間が長くかかっていました。さらに申請書類が乱立しており、現場に混乱を招いていたようです。

そこで「ジョブカンワークフロー」を導入したところ、承認にいたるまでの時間が圧倒的に削減され、内部統制も強化されました。

さらに他部門からの依頼にも対応しやすくなり、組織全体の生産性アップに成功しています。ベンダーの導入時の対応もよく、スムーズに運用をスタートできたと評価しています。

※出典：DONUTS「株式会社湖池屋｜導入事例｜ジョブカンワークフロー」（2024年7月5日閲覧）

株式会社東京ダイヤモンド工具製作所

株式会社東京ダイヤモンド工具製作所では、既存の管理システムの使い勝手が悪く、申請業務に手間と時間がかかっていました。そこで製造業界をはじめ、さまざまな分野の企業が利用している「X-point Cloud」の導入を決め、紙の帳票を20種類以上のデジタル化を実現しています。

結果として、システムのメンテナンスの手間が大幅に軽減されるとともに、従業員のデジタル化への意識が向上し、DXの土台を構築できました。

※出典：エイトレッド「株式会社東京ダイヤモンド工具製作所のワークフローシステム導入事例 | X-point Cloud」（2024年7月5日閲覧）

株式会社石垣

株式会社石垣では、これまで紙やEメール、各種システムによる作業など、申請にかかる業務が社内で分散している状態でした。とくに紙の稟議書がリモートワークの対応を難しくしており、申請業務の電子化が求められていたようです。

そこで代表的なワークフローシステムである「X-point Cloud」を導入したところ、申請業務を同システムに集約できました。さらに、ワークフローシステムの開発効率が向上したほか、コロナ禍でもスムーズな組織運営を実現しています。

※出典：エイトレッド「株式会社石垣のワークフローシステム導入事例 | X-point Cloud」（2024年7月5日閲覧）

おすすめワークフローシステムの比較表

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製造業界向けワークフローシステム7選比較

• パッケージ版とクラウド版を提供
• 簡単3ステップで思いどおりの帳票を作成
• 承認経路はパーツを並べるだけで完成

コラボフローは、専門知識がなくても簡単にフォーム作りができるワークフローシステムです。申請・承認業務をデジタル化し、誰でも修正や変更が手軽にできます。

APIや他の管理システムとの連携もスムーズで、販売管理や人事管理システム、工業・産業IoT、さらにクラウドERPといったサービスにいたるまで、まとめて運用できるのが魅力です。SAML認証によるシングルサインオンにも対応しています。

30日間の無料お試しが可能で、さらに操作手順や設定方法についてオンラインデモも受けられるので、初めてワークフローシステムを導入する企業も安心です。

• マウス移動とクリックだけの簡単操作
• 承認経路を柔軟に作成
• スマートフォンからも申請・承認可能

ジョブカンワークフローは、場所を選ばず申請や承認作業ができるワークフローシステムで、組織の意思決定の高速化が可能です。業界でもトップクラスの知名度を誇り、製造業界をはじめ、さまざまな分野で広く導入されています。

システムも使いやすさが追求されており、初心者でも初期設定や申請書の作成が簡単にできるため、ITスキルが高くない職場でも問題ありません。対応できる申請書の種類も幅広いだけでなく、承認経路も柔軟に設計が可能で、入力内容の自動制御で作業効率をアップできます。

30日間の無料お試し版が利用できるので、まずは使い勝手を確認してみましょう。

• パッケージ版とクラウド版を提供
• 申請文書ごとに承認経路を事前に複数設定可能
• Excelから画面作成

楽々WorkflowIIは、ワークフローを簡単・スピーディーに実現できる電子承認・電子決済システムです。オンプレミス版とクラウド版が利用可能で、環境にあわせてカスタマイズして利用ができます。

申請業務はスマートフォン・タブレット端末からも可能で、稟議書や経費精算はもちろん、旅費の精算にも対応しています。会計システムとスムーズに連携できるので、経理部門の業務効率化も同時に実現可能です。電子帳簿保存法にも問題なく対応できます。

• 連携したグループウェアの組織階層を自動反映
• 100種類以上^※の申請書テンプレートを活用可能
• ユーザー、組織、ロールで申請、承認の経路設計ができる

Gluegent Flowは、稟議の申請と確認・承認作業をシンプルな操作で効率化できる、クラウド型のワークフローシステムです。コピー＆ペーストと100種類以上^※のテンプレートにより、簡単に申請書が作成できます。

申請フォームや承認フローはノーコードで作成可能で、項目を選択して入力するだけで、経路を設定できる手軽さも人気の理由です。導入にあたっては、ベンダーが組織の状況をヒアリングし、最適な提案をしてくれるので、まずは気軽に相談してみましょう。

Google WorkspaceやMicrosoft 365の拡張アプリケーションとして導入できるほか、グループウェアなしで単体での利用も可能です。

※出典：サイオステクノロジー「Gluegent Flow 中堅・大企業で豊富な実績、業務の効率化を実現」（2024年7月5日閲覧）

• 使い慣れた書類デザインを電子化
• 検索や集計の機能も充実
• グループウェアと連携可能

X-point Cloudは、紙のような入力フォームを簡単に作成でき、申請・決済業務を電子化できるワークフローシステムです。国内シェアトップクラスのシステムで、製造業をはじめとして、さまざまな分野の企業に導入されています。

使いやすい管理画面とノーコードによる承認ルートの設定が特徴で、グループウェアをはじめとした外部システムとのスムーズな連携も可能です。さらに多彩な検索機能を備えており、必要な書類を簡単に参照できます。デモサイトや30日間の無料トライアル版も用意されています。

• 大企業でも安心できる数千人規模の大人数にも対応
• プログラミングの知識不要で申請フォーム簡単作成
• スマートフォンから申請・承認が可能

WaWaFlowは、複雑な承認ルートでも、条件分岐で対応できるクラウド型のワークフローシステムです。プログラムの知識が不要で、簡単に申請フォームが作成できます。

さらに決済完了データを一括でCSV出力でき、他のシステムとのスムーズな連携が可能です。とくに他のWaWaOfficeシリーズとは簡単に共同運用ができるので、すでに同シリーズを利用している場合は、追加で導入を検討するのもおすすめです。

大容量クラウドを採用しているため、数千人規模での利用にも対応できます。そのため、スタートアップから大企業まで、幅広く利用できる汎用性の高さも魅力です。無料体験の申し込みも可能なので、まずは機能性を確認してみましょう。

• 申請・承認処理以外の幅広い業務プロセス処理、既存システム連携にも対応
• 電子契約・電子サインサービスと連携
• ローコード開発による業務プロセスのデジタル化が可能

intra-martは、現場で素早く導入できるワークフローシステムです。ローコードでさまざまな業務改善ツールを、同一のプラットフォーム上で利用できます。

業務プロセスのデジタル化や自動化に関する機能も充実しており、システム同士の連携による生産性の大幅な改善も可能です。

オフィスワークをうまく電子化することで、意思決定のスピードは大きく向上します。intra-martではシステムの導入だけではなく、ユーザーのDXをトータルサポートするプランも利用できるため、まずはサービスベンダーに問い合わせをしてみましょう。

製造業界向けワークフローシステムで申請から承認までを効率化

ワークフローシステムは、申請・承認プロセスの自動化や業務の可視化ができます。製造業界で労働環境の悪化や非効率な業務フローに悩んでいる場合におすすめです。

さらに、ワークフローシステムでは業界問わずデータ分析機能や柔軟なカスタマイズ機能で継続的な業務最適化ができるメリットもあるため、長期的な業務効率化につながります。

製造業界向けワークフローシステムを導入する際には、品質管理や安全基準に関する特殊な承認フローに対応できる柔軟性や、生産管理システムとの連携機能が搭載されているか確認し、製造業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

ワークフローシステムシステムの詳細については、次の記事で紹介しています。機能をさらに詳しく知りたい場合は、参考にしてみてください。

また、製造業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。

• 製造業界向けグループウェア
• 製造業界向けプロジェクト管理ツール