保険業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題と事例

保険業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、稟議をはじめとした書類の申請から、確認・承認までの流れを電子化できるシステムです。システム上で書類を作成できる機能に加えて、社員の書類申請から管理者による承認までのルートを任意に設計でき、申請漏れや処理遅れを通知できる機能なども実装されています。

保険業界では、コロナ禍を機にテレワークやリモートワークを導入する企業が増えている状況です。それに伴い、書類申請から承認までの流れで非効率な部分が発生していたり、作業の無駄が起こっていたりするケースも少なくありません。

そこで、ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までの流れを最適化できるので、テレワーク下での社員の業務生産性の向上にも役立つでしょう。ワークフローシステムの機能に関しては、こちらの記事でも解説しているので、参考にしてください。

保険業界におけるワークフローに関する課題

保険業界では、テレワークやリモートワークの増加やDXのニーズなどにより、ワークフローに関する課題を抱える企業が増えています。ペーパーレス化の必要性を含めて、保険業界の抱える課題を整理しておきましょう。

テレワークによる非効率な書類申請

保険業界では、テレワークやリモートワークを導入したことにより、稟議書をはじめとした書類の申請や、承認業務に問題を抱えている企業が増えています。顧客からの問い合わせに対して、在宅のスタッフが対応している企業も多く、勤怠管理とともに書類の取り扱いに難儀している企業もあります。

実際、職場に出向かなければ確認できない書類や、申請書類の共有に時間がかかるといったように、業務に非効率が生じているところもあり、社員間のコミュニケーションに課題を抱える企業も少なくありません。

ペーパーレス化の遅れも目立つ

保険業界は電子契約の導入をはじめ、積極的にペーパーレス化を進めている企業も目立ちます。しかし、いまだ紙ベースでの申請が必要な企業も珍しくありません。

顧客との保険契約が電子化される動きが活発化するなか、社員のパフォーマンスの向上を通じて売上を安定させるには、社内のペーパーレス化が欠かせない要素になりつつあります。代理契約や機密保持契約などもクラウド上で締結されるケースも増えているので、今後は契約業務をオンラインで完結できた方が管理が楽になるでしょう。

さらに、昨今は業界・業種に関わらずDXの推進が求められているので、積極的にデジタル技術の導入を検討し、社内でスムーズに運用できる体制の構築が求められます。

保険業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

保険業界ではワークフローシステムの導入をきっかけとして、ペーパーレス化やDXの推進が可能です。保険業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由について、具体的な機能を紹介しつつ簡単に解説します。

申請書類の電子化が可能

ワークフローシステムは、各種申請書類をシステム上で作成でき、申請・確認・承認までの流れを電子化できます。これまで紙ベースで書類を申請していた保険業界の企業は、一連の流れをシステム上で完結できるようになるため、一気にペーパーレス化を促進できるでしょう。

決済までのルートの設定やアラート機能などにより、記載ミスや申請漏れも防げるので、必要な書類を必要なタイミングで素早く決済できるようになります。稟議もスムーズに通せるようになるため、組織としての機動力も向上するでしょう。

作業の効率化による業務生産性の向上

ワークフローシステムによる申請の自動化で、社員の業務生産性も改善できます。

保険業界ではコロナ禍を機に、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えていますが、上記のように稟議をはじめとした書類の申請や承認がスムーズにいかず、非効率な状態で社員が仕事を続けている企業は少なくありません。

そこで、ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認・決済までの流れがすべてシステム上で完結できるので、社員がどこにいても素早く処理できるようになります。

書類にかかる仕事の無駄を削減できるので、コア業務に専念できる時間が増え、結果として社員の生産性の向上が可能になるでしょう。

保険業界におけるワークフローシステムの導入事例

保険業界におけるワークフローシステムの導入例を、業務改善例とともに紹介します。自社の状況と照らし合わせて、具体的にどういったシステムの活用が有効か考えてみましょう。

楽天生命保険株式会社

楽天生命保険株式会社では、これまで紙の申請書類の処理に膨大な時間がかかっていました。特に決済担当の社員が不在の場合、処理が遅れてしまい、業務にさまざまな支障が出ることもあったようです。

さらに社員の出張も多く、書類の申請までに時間が掛かっていたため、ワークフローシステム「ActionPassport」の導入を決断した経緯があります。

全国に10以上ある拠点で運用を始めたところ、申請から決裁までの滞留時間が10日から1日に短縮され、ペーパーレス化も実現できました。紙のレイアウトをそのまま電子化できるシステムであるため、社員も違和感なく利用できているようです。

※出典：株式会社イーネットソリューションズ「楽天生命保険株式会社様｜導入事例｜ActionPassport-業務の効率化を実現できるワークフローシステム」（2024年1月23日閲覧）

アイペット損害保険株式会社

アイペット損害保険株式会社では、組織として順調に成長を遂げる中で、社内ルールの整理が追いついておらず、紙による申請と電子申請が混在していました。また、システムに関する申請ルールが標準化されていなかったため、申請側も管理側も処理に手間を要していたようです。

そこで、保険会社としてのガバナンスの水準を満たすため、社内で運用中のシステムとの連携が可能なワークフローシステム「Gluegent Flow」の導入を決断しました。

その結果、社員からの問い合わせの時間や作業の手間が減り、適切な決済手続きを実現できたようです。さらにスムーズな情報連携が可能になり、社員の業務生産性が向上に成功しています。

※出典：サイオステクノロジー株式会社「ワークフロー 導入事例｜アイペット損害保険株式会社様｜Gluegent Flow」（2024年1月23日閲覧）

保険業界向けワークフローシステムの比較

ActionPassportは、中小企業向けのワークフローシステムで、基幹システムとの連携から文書管理まで、幅広く活用できます。Excelファイルを取り込んで効率的にフォームの作成が可能で、サービス環境は24時間体制で監視されているので、安心して文書のやり取りができます。

さまざまなパターンの申請フォームが選択でき、承認までの進捗状況をリアルタイムで確認が可能。さらにルート変更や再申請・督促などの機能や、保管文書の閲覧機能、申請案件の共有機能などが充実しています。モバイル対応もしているので、社員が外出先から自由に申請・承認作業をできるため、テレワーク下での利用にもおすすめです。

保険業界をはじめとして、IT業界や物流業界などでも利用されており、学校法人の導入事例もあります。申請業務の効率化を図りたい場合はもちろん、業務スピードを向上させたい場合や、コンプライアンスを充実させたい組織にもおすすめです。

Gluegent Flowは、シンプルな操作性と豊富なテンプレートで、誰にでも使いやすいワークフローシステムです。ExcelやWordをコピー&ペーストして申請書を作成でき、60種類以上のテンプレートも利用できます。

フォームの作成から承認経路の設計はもちろん、グループウェアと連携させて、アカウントの管理や一部処理の自動化にも対応できます。複数の通知機能で見落としを防止できるので、正確かつスピーディーな申請処理が可能です。

IT業界や金融業界・不動産業界など幅広く導入されており、保険業界での導入事例もあるので、参考にしつつ利用を検討してみるとよいでしょう。グループウェアのアカウントや組織管理機能と連携できるので、うまく活用すれば、システムの運用コストの削減も可能です。

Create!Webフローは、紙のワークフローをそのまま電子化できるシステムです。稟議書をはじめ総務や勤怠に関するものや、経費・出張費精算に関するものなど、さまざまな書類に対応しています。

申請や承認・決済にかかる基本機能に加えて、入力フォームの作成機能や承認ルートの設定、書類やユーザーの管理機能など、ワークフローの効率化に必要な機能が網羅されています。外部連携機能も充実しているので、すでに社内で管理システムを導入している企業は、連携による業務効率化を図れるでしょう。

保険業界から製造・サービス・IT・通信業界に至るまで、多くのユーザーに利用されています。導入にあたっては、サービスベンダーから丁寧なサポートを受けられるほか、体験・トライアルも利用可能です。まずは気軽に相談してみましょう。

X-point Cloudは、紙イメージの入力フォームを、ノーコードで実現できるワークフローシステムです。申請・決済業務をスムーズに電子化でき、システム管理の経験がない人でも、簡単に請求から承認までのフローを構築できます。

基本となる書類の作成・申請に関する機能をはじめ、多彩なデータ検索機能と集計機能を備えています。管理者の設定や権限の付与・管理に関するものに加えて、SharePointやGoogle Workspaceなど、グループウェアをはじめ、さまざまなクラウドサービスと連携が可能です。

導入事例も特に豊富で、保険業界をはじめ建設業界・流通業界・不動産業界など、さまざまな業界で広く利用されているシステムです。サービスベンダーへの個別相談や、デモサイトやトライアルの利用も可能なので、まずは機能性やサポート体制などを、詳しく確認してみましょう。

MAJOR FLOW Z FORMは「FormDesigner」の利用により、簡単に申請書の管理画面が作成できるシステムです。サンプルとなる申請書が豊富にあり、直感的な操作で入力フォームの作成と書類の申請ができます。

さらにマスタ参照やスクリプトを使った機能拡張も可能で、環境に合った承認・決済フローを設計できるのに加えて、業務ごとに書類を分類する機能や、申請書の検索機能なども実装されています。クラウド版とパッケージ版がリリースされており、環境に合った方を選べるのも魅力です。

シリーズを通して多くの企業に導入されており、業界・業種を問わず広く活用できるシステムです。無料トライアル版も利用できます。

稟議決裁さくらさん

稟議決裁さくらさんは、稟議書の申請をはじめとして、AIが承認フローの設定や、期日管理などをしてくれるワークフローシステムです。ChatGPTと連携し、紙のフォーマットを画像でアップロードするだけで電子化できるのが特徴で、効率的のペーパーレスを実現できます。

申請書類の処理に関する機能はもちろん、AIによるリマインド機能や日程調整・会議室予約などの機能が搭載されています。

さらに、稟議の進捗状況もAIが知らせてくれるので、確認の手間が省けるでしょう。別のシステムとの連携も可能で、うまく活用すれば組織全体の業務効率化を実現できます。

稟議決裁に関するサービスだけではなく、チャットボットや日程調整に関するものなので、AIを活用した多くのサービスが提供されており、さまざまな場所で導入されています。

保険業界向けワークフローシステムでペーパーレス化を実現しよう

稟議をはじめとした各種申請書の決済までの流れを効率化でき、組織のペーパーレス化に大きく貢献できるのが、ワークフローシステムです。申請書類の電子化だけではなく、外部サービスとの連携を通じて、社員の業務生産性の向上にも役立ちます。

ワークフローシステムを導入する際には、まず書類の作成・管理の状況をよく把握したうえで、必要な機能を洗い出すところから始めましょう。実装されている機能や料金プランに加えて、サービスベンダーのサポート体制なども考慮して、環境に合った製品・サービスを慎重に選択する必要があります。

なお、保険業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。

• 保険業界向け電子契約システム
• 保険業界向けチャットボット