稟議書の書き方 - フォーマット6選｜例文・テンプレートですぐ使える

最終更新日：2023-12-06（記事の情報は現在から2日前のものです）

稟議書の書き方がわからない方必見。稟議書のテンプレートを目的別に紹介します。書き方のポイントや稟議書のメリット・デメリットなど、稟議を上げる前に把握したい情報をひとまとめにしました。決裁者にわかりやすく必要性を感じてもらえる稟議書を作成しましょう。

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稟議書は決裁者に申請してもらうために必要な書類です。決裁者からの承認が目的なので、決裁者が理解しやすく承認したくなるような書き方をしましょう。そんな稟議書の記入事項や書き方のポイントを解説します。すぐに利用できるテンプレート・ひな型もタイプ別に3種類紹介するので、ぜひ活用してください。

稟議の承認・決裁フローでこのようなお悩みはありませんか？

・稟議の申請・承認作業が多く、都度手間がかかる
・必要な承認者が多く、意思決定に時間がかかる
・稟議書のセキュリティや内部統制を強化したい
これらのお悩み解決にはワークフローシステムがおすすめです。

ワークフローシステムは、並列承認や複数承認などさまざまな承認形式に対応し、ファイル添付や入力規則の設定ができます。頻繁に発生する稟議をテンプレート化できるシステムもあるので、稟議が必要になることが多い企業は導入を検討してみましょう。

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稟議書とは

稟議書（りんぎしょ）とは、「伺い書」とも呼ばれ、会社や官公庁において承認を必要とする事項を申請し、決裁者に回す書類のことです。権限の低い人から順に、高い人へと向けて回すのが通例であり、企業規模が大きくなれば承認者は多くなります。金額や重要度にもよって承認者は異なり、社長に承認を求める場合もあります。

承認者の人数が増えるほど情報の正確性を保ったまま伝えるのは大変です。稟議を申し立てるだけでは、途中で内容にブレが生じる恐れもあります。そこで、稟議書として形にすることで申請内容のブレを予防。情報を正確に伝えるためには稟議書が必須といえるでしょう。

そもそも稟議とは何かを知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

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稟議書の役割

稟議書は、企業内の意思決定プロセスを効率化し、透明性を保つためのものです。新しい提案や意思決定が組織の目標や予算に適合することの確認など、個人では決められないものの会議を開くほどではない事項について承認を得たいとき、申請する内容を正確に伝えるため稟議書が必要になります。

稟議書の主な役割は次のとおりです。

情報の明確化

稟議書は、必要なアクションの詳細情報を整理し、承認者が状況を理解するために使われます。具体的には、申請するに至った背景や関連する財務データ、予想される影響などの情報です。

責任と承認の枠組みの提供

稟議書は、誰が意思決定を行うか、どのようなプロセスを経て決定が行われるかを明確にします。これにより、企業のガバナンスが強化され、個々の責任と組織全体の責任が明確になるでしょう。

ドキュメントとしての記録保持

稟議書は、提案されたアクションの公式記録として機能し、将来的に参照したり、監査やレビューの際に使用したりできます。

稟議書が必要となるケース

企業としての決定が必要なこととはいえ、すべての意思決定に対して稟議書が必要なわけではありません。主に稟議書が必要となる代表的なケースは次のとおりです。

他社との新しい契約や提携（契約稟議）
資本支出や重要な購入（購買稟議）
人事関連の決定、たとえば新しい採用や昇進（採用稟議）

稟議書を通すためには、提案の全体像を的確に伝え、重要性と緊急性を理解してもらう必要があります。そのためには、稟議書の書き方一つひとつが重要であり、事実にもとづいたデータの提示、明確かつ簡潔な表現、リスクと機会の均衡の取れた分析が不可欠です。

稟議書の書き方・項目

稟議書は申請者が作成し、承認者が書類に署名すれば承認が成立します。したがって、何を承認してほしいのかを伝えられる稟議書であることが重要です。稟議書にはさまざまなフォーマットがあるものの、稟議書として必ず記載しておかなければならない点に、次のようなものがあります。

件名
概要
承認してほしい内容
目的
申請理由
メリット・デメリット

稟議書を作成する際は、ポイントを押さえた明快な申請事項の記載が必要です。一つの申請事項に対して一つの稟議書を作成し、申請事項を明確にしましょう。

件名

何を申請するのかについて書きましょう。最初に目につく件名は、短く具体的に書くのが重要です。どのような稟議書なのか、優先して承認すべきなのかなど、件名から判断してもらえます。承認してほしい稟議を後回しにされないよう、件名は端的に書きましょう。

概要

何について書いてある稟議書なのかわかるよう、簡潔かつ件名より詳しくまとめます。件名はタイトルを、概要は要約を想定すればイメージしやすいでしょう。稟議書は承認を得るだけではなく、承認が得られていることを社内の第三者にも認識させるためにも使われます。

承認してほしい内容

申請した内容のどこを承認してほしいのか記します。承認者が、何を判断すればいいのかを明確にするのに必要な項目です。承認ポイントが明確だと、承認者は余計な手間を負わずに済みます。誤解させないため、そして承認者の貴重な時間を必要以上に取らせないためにも記載しておきましょう。

目的

申請の目的を記します。何に使うのかを記すことで、申請の意図を承認者に伝えます。稟議書は、承認者が「この稟議の内容は承認が必要だ」と思うように書かなくてはなりません。

費用対効果

なぜ申請するのかを定量的に説明します。申請を正当化する客観的な根拠があれば、承認者も納得しやすいでしょう。稟議書本体へは簡潔に記載し、詳細説明や資料といった形で添付ファイルへまとめるのがおすすめです。

メリット・デメリット

会社にとってどのようなメリット・デメリットがあるのか記載しましょう。たとえばITシステムを導入するなら人件費や管理コストがどれだけ削減できるかといった、数字をあげて記載します。

デメリットを書くときは、メリットがデメリットを上回るようにしなくてはなりません。デメリットが解消できる道筋や、メリットの方が大きい根拠を合わせて示しましょう。根拠に使える資料としては他社事例や実験結果資料といったものが考えられます。

従業員が増えて稟議フローの構築を検討している担当者の方は、ワークフローシステムの導入を検討してみてください。

ワークフローシステムを導入すると、稟議に限らずさまざまな承認・決裁フローをシステム化でき、社外からも容易に承認・決裁が可能なため、迅速な意思決定ができます。

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稟議書を再提出する場合の書き方

稟議書の再提出が必要になった場合、なぜ稟議を却下されたのか理由を把握する必要があります。理由がわからない状態で新たに作成しても、再び却下される可能性が高いでしょう。

稟議書が却下されてしまう理由としては、次のようなものがあります。

申請の目的や背景が不明瞭
判断に必要なデータが不足している
リスクについての評価をしていない
関係者への事前確認が済んでいない
企業の理念や方向性にマッチしていない
書式に不備がある

承認してほしい内容が伝わらなかったのか、それとも必要性を感じなかったのか、この違いによって改善すべきポイントが決まります。また、改善すべきポイントがわからない場合は、1人で悩まずに、却下した承認者に理由を尋ねるのが確実でしょう。再提出の際には、承認者が最初に懸念を示したポイントがどのように改善されたのかを明確に説明することが重要です。

稟議書の再提出は、最初の提案を再度送るのではなく、却下の理由を真摯に受け止めて提案をより強固なものにする絶好の機会です。このプロセスを通じて、提案方法やコミュニケーションスキルを改善することにもつながるでしょう。

客観的な目線で自分が書いた稟議書を見ることも大切

稟議書を書いた経験が少ない場合、稟議書が一人よがりになっていることがあります。たとえば、言葉の意味を説明せずに承認者がわからない用語を使用している、自分がよいと思っていても承認者がわかるように説明していないといったケースがこれに該当します。

はじめのうちは先輩や上司などに、きちんと伝わる稟議書が書けているかをチェックしてもらうのもよいでしょう。メールやチャットでのやりとりよりも、対面や電話でのコミュニケーションの方が非言語的な情報を含められ、より多くの情報を得られるためおすすめです。

なお、具体的な稟議書の書き方のポイントについては本記事の中でも紹介しているので確認してください。

稟議書の書き方やサンプル

稟議書をまっさらな状態から作成するのは、時間と手間がかかります。また、初めて作成する人にとっては記入例がなければ、どのように書けばいいのか検討もつかないでしょう。

そこで、稟議書の文例集やテンプレートを目的別に紹介します。

修理に関する稟議書
物品購入に関する稟議書
正社員登用に関する稟議書
融資に関する稟議書
システム導入に関する稟議書
契約締結に関する稟議書

これらのサンプルを参考に、伝わる稟議書を作成しましょう。

修理に関する稟議書の書き方やサンプル

数万円～数十万円かかる修理は、自身の判断で決めるのは難しいため、稟議を通す必要があります。

件名には、「〇〇（修理が必要な物）の修理依頼について」と記載します。たとえば、パソコンが故障したときの例文は下記のとおりです。

当社のパソコンが1台、電源を入れても立ち上がらず、業者に問い合わせたところ、原因は〇〇である可能性が高いとのこと。データのバックアップが終了していないファイルもあるので、下記の業者に修理とデータ復旧を依頼してよろしいか伺います。

書き方のポイントは、修理の必要性と緊急性、そして修理代にかかる見積金額を記載することです。テンプレートを参考に、修理に関する稟議書を作成しましょう。

物品購入に関する購買稟議書の書き方やサンプル

高額な物を購入する際は、1人の判断では決められないので、物品購入の稟議書が必要です。

稟議書の件名には、「〇〇部の（〇〇で使用する）〇〇購入について」と記載します。たとえば、タブレット端末を購入したいときの例文は下記のとおりです。

営業社員が商談の際に、持ち歩けるタブレット端末の購入を検討しています。提案に説得力をもたせるための資料をすべて持ち歩くことは困難です。しかし、タブレット端末なら1台ですべての資料を提示できます。商談の際、臨機応変に対応できるようになり、営業成果アップにつながるため、タブレット端末を購入してよろしいか伺います。

書き方のポイントは、必要性と緊急性、そして効果を明快にすることです。テンプレートを参考に、物品購入に関する稟議書を作成しましょう。

正社員登用に関する稟議書の書き方やサンプル

パートや派遣社員を正社員に登用する際に必要となる稟議書です。

稟議書の件名には、「派遣社員（パート）〇〇の正社員採用について」と記載します。正社員登用に関する稟議書の書き方のポイントは、採用理由や候補者がどのような人材なのかを忘れずに記すことです。学歴や職歴以外に、以前の働きぶりも記しておくと、どのような人材なのかイメージしやすくなるでしょう。

また、判断材料として賃金や労働条件も必要です。抜け漏れのないよう、気をつけてください。

融資に関する稟議書の書き方やサンプル

銀行から融資を受ける際に必要となる稟議書です。

稟議書の件名には、「〇〇銀行との金銭消費貸借契約締結について」と記載します。借入先と借入金額、返済期間、利息、担保差し入れ、連帯保証人などを簡潔に記すとよいでしょう。

金銭消費貸借契約締結は、財務の関係上、重要な決裁事項です。書き方のポイントとしては、今回の契約締結は「役員会で了承済み」「予算計画書の範囲内」を明快にすることです。

システム導入に関する稟議書の書き方やサンプル

新たにシステムを導入する際に必要となる稟議書です。

稟議書の件名には、「システム導入について」と記載します。導入することで何に役立つのか、どのようなメリットがあるのかを根拠とともに明確に記しましょう。システム導入は費用・コストがかかるため、確かなメリットがないと承認を得られない可能性があります。

また、書き方としては、よいことばかりだけでなくリスクも忘れずに記載しましょう。物事にデメリットは付きものです。リスクが記載されていないと違和感をもたれてしまう恐れがあります。

契約締結に関する稟議書の書き方やサンプル

新規事業者と契約締結する際に必要となる稟議書です。

稟議書の件名には、「〇〇社との新規取引承認について」と記載します。文例としては、なぜこの取引先が適切であると判断したのか、信用できる取引先なのか、契約するメリットを記すとよいでしょう。

新規事業者との契約は、業績につながる重要な事項です。承認者はより慎重に判断するので、取引先の信用情報や契約するメリットはしっかり記しておきましょう。

稟議書のテンプレート

では、具体的な申請事項を例にあげ、稟議書の内容とひな形となる文例を紹介しましょう。

テンプレートがある会社もあり、また言い回しも慣習で決まっている場合があるので、表現は過去の事例を参考にしてください。最低限記載すべき内容に焦点をあてて紹介します。

他社との契約

A社との人材派遣契約について

標記につき、下記のとおりA社と人材派遣サービス契約を結びたく、お伺いします。

契約者：　xx社　（詳細会社情報添付）

契約内容：　契約期間、派遣労働者数、派遣労働者の仕事内容、契約金額、サービス内容に含まれるものなど。

契約理由：経理部社員Dの決算時期と重なる産休に伴い、経理の補佐業務を行うスタッフが必要です。契約するxx社は過去にも派遣の実績があり当社の事情を熟知しているため、新規のサービス会社を起用することによる新たな手続きや説明業務が省けることで、xx社との契約を申請いたします。

備品の購入

情報セキュリティマネジメントシステムの購入について

標記につき、下記のとおりシステムの購入をしたく、お伺いします。

対象製品：　　xxx

販売者：　xxx社

価格：　xxx円

価格に含まれるもの：　xxx

見積書比較：　（複数社の見積もり比較を添付）
購入理由：　今年に入って取引先が昨年比2倍となり、電子メールの交信が昨年の月平均xx通から先月はxxに増加しています。仕様書を添付したメールや、取引先の情報を含むメールが多く発信されている中、誤送信による会社の情報漏えい対策はとられていません。
このため、情報セキュリティマネジメントシステムの購入を数社から見積もりをとり検討した結果、xx社のものがコストパフォーマンスの面で優れていると判断し、購入を申請いたします。

接待や忘年会の用意

B社接待のための会食について

標記につき、下記のとおり会食を開催したく、お伺いします。

招待客：　　B社

招待者：　　xx部長xx様、xx課長xx様　合計2名

日時：　xx月xx日

接待場所：　レストランxx　夕食ご招待

接待者：　xx部xx

予算：　合計xx円以内

目的：　 3年前から取引を継続しているB社において、先月担当部長が、競合C社との関係が強いxx氏に交代となりました。xx氏との関係を築いてスムーズなコミュニケーションが図れるよう、顔合わせとして夕食会の設定が必要と考えます。

稟議書の英語での書き方

国際的なビジネスシーンでのコミュニケーションや、外資系企業での稟議書の提出など、英語で作成した稟議書（request for managerial decision）を必要とする状況が出てきます。英語で稟議書を書く際の基本ルールとポイントについて解説します。

英語での稟議書のフォーマット

稟議書の英語版では、日本語での稟議書と同様の情報を含める必要があるほか、表現方法に文化的な違いがあります。基本的なフォーマットと必要な情報、そして文化的なニュアンスを適切に表現するためのポイントを紹介します。

Title (件名)
Summary of the Proposal (提案の概要)
Reason for Proposal (提案の理由)
Expected Benefits (予想される利益)
Costs and Risks (コストとリスク)
Attachments (添付資料)

英語でのビジネスライティングのポイント

英語におけるビジネスコミュニケーションでは、明確かつ簡潔な表現が好まれます。稟議書も例外ではなく、ポイントを絞り、要領を得た内容で説得力をもたせる必要があります。次の点をとくに意識しましょう。

Clarity (明確性)
Conciseness (簡潔性)
Formality (公式さ)
Politeness (丁寧さ)

サンプルとテンプレートの活用

英語での稟議書作成には、サンプルやテンプレートを参考にすることが有効です。とくに初めて英語で稟議書を書く場合、標準的なフォーマットに従うことで、適切なビジネス文書を作成できます。基本的な英語の稟議書のサンプルとテンプレートを紹介します。

英語での稟議書

Global Marketing Campaign Funding Request

Subject: We propose an expansion of our marketing initiatives to enhance global presence and brand recognition, requiring additional funding and resources.

Objective: To drive brand awareness and increase market share in key international markets through strategic marketing campaigns.

Required Funding: USD 1,000,000

Detailed Proposal:

- Expansion of digital marketing efforts, including targeted social media advertising in key markets such as Europe, Asia, and North America.

- Collaboration with internationally recognized influencers and brands to leverage their audience base.

- Development and promotion of multilingual content to cater to diverse demographics.

- Market research for understanding regional consumer preferences and effective message framing.

Expected Outcomes:

- Enhanced brand visibility and reputation across targeted international markets.

- Increased traffic to online platforms and growth in sales metrics.

- Strengthened relationships with global partners and stakeholders.

Rationale:

Considering the competitive global business landscape, it is imperative to adopt proactive marketing strategies. The proposed campaign is expected to bolster our international standing, providing a sustainable edge in the global market.

Your approval and support for this initiative are sought to commence the detailed planning and execution at the earliest.

日本語訳

グローバルマーケティングにおけるキャンペーン予算の申請

国際的な地位とブランド認知度を高めるためのマーケティング施策拡大を提案し、追加の予算とリソースを申請したく、お伺いします。

目的：　　戦略的マーケティングキャンペーンを通じて、主要な国際市場でのブランド認知度を高め、市場シェアを増加させる。

必要資金：　　1,000,000米ドル

詳細な提案：

ヨーロッパ、アジア、北アメリカなどの主要市場でのターゲットを絞ったソーシャルメディア広告含むデジタルマーケティング範囲の拡大。

国際的に認識されているインフルエンサーやブランドとのコラボレーションを通じて、彼らがもつファン層を活用します。

多様なデモグラフィックに対応する多言語コンテンツの開発およびプロモーション。

地域の消費者の好みや効果的なメッセージのフレーミングを理解するための市場調査。

予想される成果：

ターゲットとする国際市場におけるブランドの可視性と評判の向上。

オンラインプラットフォームへのトラフィック増加および販売指標の成長。

グローバルパートナーおよびステークホルダーとの関係強化。

根拠：

競争の激しいグローバルビジネスの環境を考慮に入れると、前向きなマーケティング戦略を採用することが不可欠です。提案されたキャンペーンは、国際的な立場を強化し、グローバルマーケットでの持続可能な優位性を提供すると予想されます。

このイニシアチブの詳細な計画および実行を早急に開始するために、さらなる予算とサポートを申請いたします。

稟議書を提出する流れ

稟議書の書き方を把握したところで、作成から提出するまでの流れについても把握しておきましょう。

一般的な稟議の流れは、次のとおりです。

1．申請者が稟議書を作成する（内容や目的などを簡潔かつわかりやすく明記します）
2．稟議書の番号を取得する（稟議書に番号を振って管理している企業では、番号を取得する必要があります）
3．承認者へ稟議書を提出する（権限の低い人から順番に回覧してもらい、承認を得ます）

稟議書の提出は、企業によって異なる場合があり、稟議書のフォーマットも企業によってまちまちです。また、中小企業やベンチャーでは小規模な投資であれば稟議書を作成せずとも検討が開始されることもあります。よって、一般論にこだわるのではなく、企業に合わせたやり方で提出すると、スムーズに回覧してもらえるでしょう。

「稟議の承認・決裁フローを簡潔にしたい」
「承認者への回覧に時間を要し意思決定が遅くなりがち」

上記のような課題がある場合は、ワークフローシステムの導入がおすすめです。

外出先からの承認作業も行えることで責任者が外出でつかまらないといった問題が解消され、さらにシステム上で完結するため意思決定の高速化が期待できます。

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稟議書を提出するメリット

稟議書を提出するメリットは、次の3つです。

承認に会議が不要
現場の声を反映させやすい
意思決定の方法が明確になる

メリットを把握することで、稟議書の必要性も見えてくるでしょう。作成する前にぜひチェックしてください。

承認に会議が不要

稟議書を提出することで、上長の承認を得なければいけない案件が紙1枚で完結できます。わざわざ会議を開かずに済むので、時間や人員コストを抑えられるでしょう。

とくに承認者が多く、複数の部署にまたがる場合、全員のスケジュールを押さえる必要があります。承認を得るまでに時間もかかるので、緊急性の高い案件ほど、稟議が適しているといえるでしょう。

現場の声を反映させやすい

稟議書を作成する発案者は、現場で働く社員がほとんどです。そのため、稟議に上がる案件は、現場で起きているトラブルや問題を解決するためのものばかり。現場の声が強く反映されているので、ポジションの高い人たちに直接訴えかけられます。

案件の内容によっては社長にまで、現場の声を届けられます。

意思決定の方法が明確になる

稟議の仕組みが整っていない企業であれば、現場の意見があったとしても、誰が改善する権限をもっているのか、どのように伝えればよいのかわからずに意思決定もできません。稟議制度を整えればこのような問題を解消、意思決定の方法を明確になり、現場は声を届けやすく、後から施策の功績・責任を分析しやすくなります。

稟議を通すために少なからず根回しは必要ですが、意思決定のルートが明確でない場合、根回しのために無駄に時間を取られる、誰に何をお願いしてよいのかわからないといった非効率な体制になります。

よって、稟議制度で意思決定の方法は明確にすべきです。

稟議書を提出するデメリット

稟議書を提出するデメリットは次の2つです。

作成する手間と時間
承認者の責任感が薄れる可能性

メリットだけでなくデメリットもあることをしっかり理解し、稟議を上げるようにしましょう。

作成する手間と時間

稟議を上げるために欠かせない稟議書は、作成するのに手間と時間がかかりやすいものです。とくに、初めて稟議書を作成する人や慣れていない人にとって、大きな負担となるでしょう。また、時間を取られることは生産性を低下させるだけではなく、ビジネススピードを失速させて、ビジネスチャンスを逃すことにもつながりかねません。

よって、稟議書を作成する際は、ポイントを押さえること、テンプレートを活用することで、手間と時間を軽減できます。

稟議書作成に苦手意識をもつと、稟議を上げること自体に抵抗を感じるものです。なるべく負担を軽減できるよう工夫してみてください。

承認者の責任感が薄れる可能性

稟議の承認は複数人で行うため、万が一トラブルが起きたとき、責任の所在が不明確になる可能性があります。1人から承認をもらう「決裁」とは違い、稟議は承認者の責任意識が甘くなりやすいデメリットをもちます。

問題が生じた場合の対処法や責任のおき方など、事前に決めておくとよいでしょう。

稟議書を書くポイント

稟議書は承認する側が簡単に内容を把握でき、かつ承認者以外も内容が確認できるようなものになっていなければなりません。そこで、次のポイントに注意して書きましょう。

内容を具体的に

申請内容は数値を用いて具体的に記載します。上長は予算や費用対効果にもとづいて、稟議の承認を決めることが大半です。そのため定量的にメリットを示すことでスピーディーかつ確実に承認してもらえるでしょう。たとえば次のような項目を数値化します。

数量
費用
管理コスト
期待される売上や利益

また、「具体的」には客観的であることも含まれています。稟議書の中で説明している効果や数値はどのような根拠にもとづいているかも明確にして、ひとりよがりの分析と結論ではないことを証明してください。

どの問題を解決するためか

承認者を説得するためには、課題を申請事項によって解決できると示すことが必要です。どのような課題を抱えておりどれくらいの損失を出しているのか算出するのがポイントとなります。

また、課題は現在進行形で起きているものだけでなく、将来発生する恐れがあることに言及してもかまいません。セキュリティシステムの導入申請は、導入しないことで情報漏えいが発生するリスクをもつ将来的な課題です。

また、このようなメリットだけではなく、デメリットがある場合はデメリットについてもきちんと稟議書で説明をすべきです。

根回しを事前に

承認者へ事前に根回しをしておくと稟議書がスムーズに承認されるでしょう。根回しといってもゴマをすったりこびへつらったりする必要はありません。承認者へ「〇〇についての稟議を上げておきます」のように伝えておくだけでもよいでしょう。

万が一厳しい稟議であったとしても、あらかじめ根回しすれば承認者が課題に感じている点や気にしている点を確認でき、稟議書の作成に活かせます。

予算編成済みだと伝える

すでに予算へ組んであるのならば明言すると、稟議はとおりやすいでしょう。当初計画されていた予算であれば、すでにある程度吟味されているはずなので、上長も悩まずに承認できます。

必要に応じて添付資料もつける

稟議書だけでは、提案の全貌がよくわからないといったケースはよく発生します。必要に応じて稟議書に加えて見積もり書やカタログ、図面などを添付してください。稟議書自体は社内で起案しないといけないかもしれませんが、添付資料の場合は取引先でも用意してもらえます。

稟議書における企業側の注意点

稟議書提出のハードルが高いと、現場から意見があがらず事業スピードは低下するかもしれません。よって稟議書については従業員が書き方を勉強するだけではなく、稟議書を提出しやすい環境になるよう企業側が整備できるとよいでしょう。稟議をスムーズにするポイントとしては次の点があげられます。

テンプレートを用意しておく

企業側は現場の担当者が稟議書を提出しやすいように、稟議書のテンプレートを充実させておきましょう。パターン別の稟議書テンプレートを用意することで、申請者は効率よく稟議を上げられ、承認担当者も同じフォーマットで内容を審査できるので意思決定のブレが少なくなります。

稟議書を溜め込まない

稟議書の数が多くなったり、プレイングマネージャーが承認の可否判断をしたりしていると、つい稟議書のチェックは後回しにされ判断が遅れるといった事態が発生しがちです。こういった事態を防ぐためには、日ごろから稟議書を素早くチェックするように管理職クラスへの教育が必要になります。

ただし早くても検討が甘いと、本来承認すべきでなかった稟議まで通してしまうかもしれないないので、あくまでも意思決定の精度は求められます。

明確なガイドラインの設定

稟議書の提出に関する明確なガイドラインを設定することが重要です。稟議書のフォーマットだけでなく、プロセス全体に関する次のような指針をあらかじめ決めておきましょう。

どのような情報を含めるべきか
どの部署が関与すべきか
どのような状況で追加情報が求められるか

明確なガイドラインがあれば、従業員は稟議書の作成時と提出時に迷いが少なくなり、企業全体の効率が向上するでしょう。

フィードバックの仕組みを整える

稟議書が却下された場合、提出者は何が問題だったのかを理解する必要があります。そのために、承認者が具体的なフィードバックを提供する体制が整っているとよいでしょう。この仕組みにより、従業員は再提出で改善点を反映でき、企業全体における意思決定プロセスの質が向上します。

承認フローの透明性を確保する

稟議書の承認フローに透明性をもたせ、どの段階にどの稟議書があるのかを追跡できるようにしておけるとよいでしょう。全従業員が承認フローを確認できれば、もし承認に遅延が発生していたとしても、承認者本人に直接状況を確認して効率的に業務を進められるようになります。

稟議書の電子化を検討する

紙ベースで稟議書を承認権者が回覧する場合もありますが、近年は電子申請にしている企業も増えてきました。いわゆる「ワークフローシステム」を活用すれば電子的に稟議書を作成、決裁できます。

紙の稟議書と同様に、フォーマットは自由に作成でき、テンプレとしての保存も可能です。また、それでいて紙の稟議書とは異なり物理的に稟議書を移動させる必要はないし承認の可否判断はスムーズに実施でき、自動的に稟議書を保存できます。

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よい稟議書で申請を通すために

稟議書の書き方次第で、承認の可否が決まってしまうこともあります。承認者が納得しやすく、承認したことを第三者にも正当化できるような内容にすることがポイントです。説得力のある稟議書の提示は上司の評価にもつながるので、ポイントを押さえた稟議書で実務能力をアピールしましょう。

稟議書を作成するときに気をつけるべきポイントをこれまで解説してきました。いずれにも共通するのは確実に承認されることと素早く承認されることです。とくに後者のスピードに関しては、稟議書のシステム構造からして外国の企業より後れを取りがちです。

極力わかりやすい稟議書を書きながらもどうすれば速く承認されるか考えながら書くとよいでしょう。次記事で紹介するワークフローシステムも、稟議書を高速で承認してもらうための対策となりうるはずです。

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