フローチャートとは？作成するメリット・書き方のポイント・業務プロセス見える化のコツ
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フローチャートとは
フローチャートとは、仕事の流れ・手順や処理などを示す図で日本語では「流れ図」といわれています。コンピューターのプログラミングや、作業管理に利用されることが一般的です。
作業やデータの流れおよび処理を図式化するとプロセスが視覚化されるため、フローチャートは作業内容の整理や正確な把握に役立ちます。
業務をフローチャートで示せば、問題点の把握とそれに対する効果的な改善策の立案が可能です。活用することで業務の生産性アップが期待できるでしょう。
フローチャート作成のメリット
フローチャートを作成することでのメリットを紹介します。
仕事内容や流れが明確になる
フローチャートを使って業務プロセスを見える化すると、わかりにくい作業の内容や流れが明確になるとともに、仕事の問題点が浮かびやすくなります。
顧客や業者に彼らとの取引プロセスをフローチャートで説明すると相手の理解が進み、取引の拡大につながることもあるでしょう。
つまり、フローチャートを上手く利用すれば、業務改善に役立ち、顧客や業者との取引をスムーズにさせ、業績アップにつながるメリットが得られるわけです。
業務の標準化や改善に役立つ
フローチャートを使って仕事の流れや処理を明らかにし整理することで、各作業者に張り付いていた仕事の仕方を顕在化できます。
作業者によって効率のよい方法や悪い方法をとったり、適切な方法や誤った方法をとったりする仕事の曖昧さをフローチャートや作成過程で発見できることもあります。
効率的な方法を取り入れ、誤った方法を防ぐ手立てをプロセスに加えれば大きな業務改善に結びつくこともあるでしょう。
作業の段取りが進み生産性・効率を上げる
フローチャートで適切な業務プロセスを示しておくと作業の準備がしやすくなります。
各作業の手順や流れを明らかにすると「次の仕事は何で、どの材料・部品がいつ必要か」といった点が明確になり、作業の段取りが進みやすくなります。
作業の段取りが進めば当然作業効率が高まり生産性向上へつながるわけです。
業務プロセス全体の把握でリスクを回避できる
フローチャートを使って業務プロセス全体を分析・把握すれば、各業務で発生しやすい小さな問題から経営上重要度の高い問題まで把握しやすくなります。
経営に大きな影響を与える問題を事前に把握して対策を打っておけば、予想外の危機で経営を混乱させなくて済むでしょう。
たとえば、作業の内容が曖昧なプロセスがあり、重要な書類を誤送してしまうようケースでは会社の信用が大きく傷つくことになります。
フローチャートを使ってプロセスを事前に把握し、誤送させない方法を取り入れると、信用を失うことはありません。つまり、フローチャートをリスク管理の手段のひとつとして利用できます。
フローチャートのデメリットと対策
フローチャートはメリットが多い反面、デメリットもいくつか存在しているのが現状です。中でも主なデメリットと、対策を紹介します。
作成に時間がかかる
フローチャートは関わる人が多く利用するため、統一されたルールや記号を守って作成する必要があります。
特に、部署をまたいで工程を整理する場合は関係者との確認作業が増え、完成までに時間がかかりやすい点がデメリットです。はじめから図を設計するとなると、工程の洗い出しやレイアウトの調整にも手間がかかってしまいます。
対策としては、あらかじめフォーマットやルールを用意する、テンプレートや専用ツールを活用することが有効です。最初から枠組みを整えておくことで、作業の手戻りを減らし、効率的に作成できます。
定期的な更新が必要
フローチャートは一度作ったら終わりではなく、業務内容の変化に合わせて更新を続けることが欠かせません。
更新が遅れると現場で実際の業務と食い違いが生じ、誤った手順で進めてしまうリスクがあります。また、更新作業に時間や承認プロセスがかかると、形骸化して活用されにくくなる点も注意が必要です。
対策としては、更新の担当者やフローを明確にすることが大切です。さらに、改定履歴を残し、クラウド上で共有して常に最新版が確認できるようにすることで、現場での混乱を防ぎやすくなります。
デメリットの解消にはツール活用がおすすめ
フローチャートの作成や更新には時間や労力がかかり、管理が難しい課題があります。このようなデメリットを解消するには、プロジェクト管理ツールを活用するのがおすすめです。
プロジェクト管理ツールとは、業務の流れやタスクをオンライン上で整理・共有できるツールのことです。タスクの進行状況を可視化したり、関係者全員が同じ画面を見ながら情報を共有できたりするため、フローチャートの作成や更新作業を効率的に進められます。
タスクの担当者や期限を設定できる機能も備わっているため、業務フローを常に最新の状態に保ちやすく、全体の生産性向上にもつながります。
フローチャートの型と種類
フローチャートで使用される図には、「始まり・終わり」を示すトラック形（端子）、「処理」を示す長方形（処理）、条件分岐を示す菱形（判断）などがあります。
フローチャートの記述方法には、主に次の6種類があります。
日本工業規格（JIS）
1970年から使用されている歴史ある形式で、情報処理の流れを記号と線で図解するものです。アルゴリズムを学ぶ際の基礎的なチャートとして広く活用されています。
図形の使い方に制約が少なく、自由に作図できる点が魅力です。シンプルな表現で初心者でも取り組みやすいでしょう。業務フローの代用としても利用可能ですが、本来は情報処理やアルゴリズム理解に適しており、学習用途に強みがあります。
BPMN形式
業務プロセスを明確に記述する国際標準的な記法で、Business Process Model & Notationの略称です。業務の役割分担や、顧客とのやり取りまで表現できます。
シンプルながら多様な表現が可能で、関係者全員が共通理解を持ちやすい点が特徴です。実行言語への変換もできるため、システム化にも対応できます。
組織横断の業務プロセス共有や、システム開発に直結するプロセス設計を進める際におすすめです。
データーフロー図
情報システムにおけるデータの流れを示す図で、プロセスを「バブル」として表現することからバブルチャートとも呼ばれます。
外部との関係性やデータの受け渡しを可視化できるため、情報システムの構造を理解しやすい点が特徴です。システム設計やデータ処理の分析に適しており、業務とシステムのつながりを整理したいときに有効です。
NOMA方式
工場の工程分析をもとに開発された手法で、簡単な記号と説明文を組み合わせて作成します。事務フローや業務改善に活用されます。
記号の種類が少なく、誰でも短時間で覚えられる点がメリットです。一方、図がシンプルである分、説明文を補うことが必要です。
初心者が関わるマニュアル作成や、改善活動の現場など、わかりやすさを重視するシーンに向いています。
産能大式
日本で最も歴史のある方式で、事務フローからシステム分析まで幅広く対応しています。細かい作業や手続きの流れを精緻に表現できるでしょう。
ルールや記号を覚える手間はかかる一方、習得すれば記号だけで正確に表現できます。効率的で誤解の少ないチャートが作成可能です。
複雑で細かい業務フローやシステム分析など、正確性や網羅性が求められるシーンに適しています。
業務フローチャート形式
特に厳格なルールがなく、読み手に合わせて柔軟に構成できる手法です。
一番シンプルな形では四角を線で結ぶだけで作成できます。ルールに縛られず、誰でも直感的に作成できる点が魅力です。日常的な業務の流れを簡易的に共有したい場合に最適です。
業務フローチャートの例
フローチャート書き方のポイント
フローチャートを描く際の重要な基本ルールが3つあります。
これは、JIS規格や独自のルールを使う場合でも共通する重要なポイントです。守られない場合は作業の流れや処理が第三者には理解しにくいものになるため注意しましょう。
- 作業（業務）フローの「最初」と「終了」を示す
- 処理の流れは、基本的に上から下へ、または左から右へ描く。逆行する流れがある場合は矢印を付ける（全部の処理の流れに矢印が付けられるケースもある）
- 線を交差させない
また、業務プロセスをフローチャートで描く場合、「誰」「いつ」「何を契機に」「どのようなケースに」、作業しているかを事前にまとめておく必要があります。
そのためには作業要領書や作業マニュアルなどでの分析だけでなく、業務担当者から作業内容を確認したり、作業を観察したりすることも重要です。
フローチャートを使って、第三者にもわかりやすいよう業務フローを「見える化」するためには、丁寧な作業分析が欠かせません。
フローチャートを活用して業務効率化しよう
フローチャートを活用すると仕事の流れや処理が明確になり、仕事の段取りがよくなり生産性の向上につながります。
また、フローチャートを作成する際に表面化しにくい作業内容を捉えてチャートへ反映させれば、大幅な業務改善も期待できるでしょう。
さらに経営上のリスクとなりやすいプロセスや業務を見出し、事前に対策を講じておけばリスクを回避しやすくなります。
このように、フローチャートを使って業務プロセスの見える化を進めれば、業務改善がしやすくなり業績アップも期待できるでしょう。
また、次の記事では比較的導入しやすいクラウド型のワークフローシステムを紹介しています。
クラウド型のサービスは導入のコストや手間が小さいので、ぜひ導入を検討してみてください。
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