建設業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題と事例

建設業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、請求や承認などのプロセスを「見える化」して電子化するシステムです。ワークフローシステムには承認フォームの作成機能やフローの設計・定義に関する機能、申請書の作成機能などが実装されています。

建設業界では、人手不足と社員の長時間労働が課題として広く認識されています。少子高齢化の影響もありますが、業界全体でハードワークのイメージも広まっており、入職者がなかなか増えない状況でもあります。

長時間労働も慢性化しており、社員の労働生産性が低下している面もあるため、ワークフローシステムをはじめ、IT技術をうまく活用して労働生産性を上げる取り組みが求められます。ワークフローシステムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

建設業界における稟議に関係する課題と現状

建設業界では、人手不足の解消や長時間労働の是正などの課題を抱えており、限られたリソースでいかに生産性を上げるかが重要です。この機会に建設業界の課題を整理してみましょう。

人手不足による既存社員の業務負担が増大

建設業界では慢性的な人手不足に陥っている企業が多く、書類申請や承認などのデスクワークによって既存社員の負担が大きくなりがちで、モチベーションの低下や離職率の増加などが課題になっています。

また、業界全体で50代以上の人員が3割以上と既存社員の高齢化も問題で、今後さらに増えることは間違いありません。定年によりリタイアする人員も増加するため、早急に人手不足の解消と労働生産性の向上を実現する必要があります。

業務効率化による長時間労働の是正が必要

建設業界は長時間労働も問題で、社員の労働生産性の低下も招いており、DXによる業務改善が求められています。DXは近年、あらゆる業界で推進されており、建設業界も例外ではありません。

DXのやり方は企業によって異なりますが、ワークフローシステムをはじめとしたITツールにより、社員のパフォーマンスを向上させる方法も有効です。

ICT化による業務改善に乗り出す企業も多い

DXに関連して、ICT機器や最新のテクノロジーを業務工程に取り入れて、効率化を図る動きも活発です。ワークフローシステムの導入もその一環であり、建設業界における「i-construction」推進の一部として位置付ける企業もあります。

「i-construction」はICTの全面活用により、建設生産システムの生産性向上を図り、魅力のある建設現場を目指す取り組みとして、国土交通省が推進しています。

IT技術による建設業の生産性向上の施策であり、広義には社員のパフォーマンスを向上させるためワークフローの改善も含まれるでしょう。

※参考：国土交通省「i-Construction」（2023年10月20日閲覧）

建設業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

建設業界では、慢性的な人手不足や長時間労働に関する問題などがありますが、ワークフローシステムを使えば解決できる可能性があります。建設業の課題の解決のために、ワークフローシステムがどういった点で役立つか簡単に解説します。

ワークフローの見直しで承認業務を改善

ワークフローシステムでは、それまでの承認フローの見直しが可能です。フォームの設計、各種申請書の作成機能などが実装されているので、そういった業務に関わる社員の負担を軽減でき、業務プロセスの無駄を削減できます。

また、書類の作成から申請・確認・承認といった流れを電子化すれば、担当者が変わっても柔軟に対応できる点もメリットです。

作業の高速化とヒューマンエラーの削減

ワークフローシステムによる稟議電子化で、手作業によるミスも削減できます。申請から承認までの流れが電子化できるので、作業の高速化だけではなく戻り工数の発生も防げるでしょう。

稟議書をはじめとした申請書は、どの社員でも取り扱う可能性があるため、ITスキルが低めの人材は作業に手間取ったり、ケアレスミスを繰り返したりする可能性もあります。

社員のITリテラシーに関係なく、誰でも正しく申請・確認作業ができる体制を構築するには、ワークフローシステムによる作業の電子化が有効です。一連の作業を電子化すれば、フォーマットを利用するのでミスが起こりづらく、もし発生してもすぐに修正が可能です。

建設業界におけるワークフローシステムの導入事例

建設業界でワークフローシステムを導入している企業の導入事例を、業務改善例とともに紹介します。自社の環境に照らし合わせて、ワークフローシステムがどのように活用できるか考えてみましょう。

株式会社 池田建設

株式会社池田建設では、これまで使用していたシステムが申請処理のルート設定や、書類の検索性などに問題があり、運用コストも高さも悩みだったようです。

そこで、人気のワークフローシステム「ジョブカンワークフロー」に乗り換えたところ、豊富な機能でこれらの課題を解消でき、ペーパーレス化にも成功しました。さらに、Microsoft Teamsとの共同利用で、システムの運用コストも従来の半分以下に抑えられています。

※出典：DONUTS「株式会社 池田建設｜導入事例｜ジョブカンワークフロー」（2023年10月20日閲覧）

株式会社 高田工業所

株式会社高田工業所では、社内の業務生産性を向上するべく、紙による帳票の作成や決済・運用管理に関する業務の電子化と、内部統制の強化を検討していました。

環境に合ったシステムを探す中で、業界トップクラスの知名度を誇る「コラボフロー」の導入・運用を始めたところ、文書の所在確認やファイリングなどの作業が不要となり、決済の進捗がリアルタイムで把握できるようになりました。

さらにコロナ禍のテレワーク中でも、スムーズに資料の作成から決済、管理ができる体制が構築できたようです。

※出典：コラボスタイル「紙帳票の電子化による効果は、業務効率化・スピードアップにとどまらない！ 申請・決裁データの分析や内部統制強化など自社に合わせて活用 | ワークフローはコラボフロー」（2023年10月20日閲覧）

株式会社 加藤建設

株式会社加藤建設では、全国の拠点で利用していた紙の帳票を標準化し、一元管理する必要性を感じていました。さらに、既存システムの機能制約により電子化も妨げられていたほか、社内にアナログ文化も根付いており、その点もDXの推進が遅れていた要因だったようです。

そこで、3,500社以上の導入実績を誇る「X-point Cloud」の導入に踏み切ったところ、紙の帳票がスムーズに電子化でき、申請業務にかかる時間を50％程度、削減できました。各種申請書もまとめて電子化できるようになり、現在も業務のデジタル化を積極的に推進しています。

※出典： エイトレッド「株式会社加藤建設のワークフローシステム導入事例 | X-point Cloud」（2023年10月20日閲覧）

建設業界向けワークフローシステムの比較

ジョブカンワークフローは、誰にでも使いやすい設計のクラウド型ワークフローシステムで、申請書の作成から承認までの流れを効率化できます。業界でもトップクラスの知名度を誇り、建設業界をはじめ、さまざまな分野で導入が進んでいます。

スマートフォンからの申請・承認にも対応しているほか、あらゆる申請書の取り扱いが可能で、承認経路を柔軟に設計することで入力内容も自動制御が可能です。導入から運用までもスムーズで、最短即日に運用を始められるのも魅力です。

30日間の無料お試しができるので、まずは操作性を確認してみましょう。

コラボフローは、申請・承認作業をデジタル化し、意思決定の迅速化を実現できるワークフローシステムです。社内の業務プロセスの無駄を削減し、紙での運用をなくすことでコストカットを実現できます。

さらに専門知識がなくてもExcel形式でフォームが簡単に作成でき、誰でも修正や変更が可能です。APIや他のサービスとの連携機能も多く、組織全体の業務フローの最適化に役立つでしょう。30日間の無料お試し版をはじめ、オンラインデモやお試しハンズオンの利用もできます。

Create!Webフローは、紙ベースのワークフローをそのままデジタル化できるシステムで、あらゆる業務シーンに対応できます。製造業界はもちろん、ITやサービス業・通信・教育・官公庁に至るまで、さまざまな分野で導入されています。

過去の申請や他のシステムのデータを再利用することで、スムーズに起票が可能で、設定したルートを自動で回付できるのが特徴です。ペーパーレスの推進により、オフィスの省スペース化やセキュリティリスクの低減、テレワークの推進にも役立つでしょう。

さらに入力の負荷や人為的なミスを軽減し、回覧にかかるコストを削減するとともに、意思決定のスピードアップを実現できます。

Gluegent Flowは、稟議の申請から確認、承認を迅速化できるクラウド型ワークフローシステムです。パソコンとスマートフォンのどの端末からでも操作が可能で、申請フォームや承認経路を自由に設計できます。

ExcelやWordをコピー＆ペーストしたり、60種類以上あるテンプレートを利用したりすることで、簡単に申請書を作成可能です。

いずれもノーコードで誰にでも使いやすいので、初めてワークフローシステムを導入する企業におすすめです。導入にあたってはベンダーの担当者が環境を確認し、最適な提案をしてもらえます。

styleflowは、申請承認業務の無駄を削減し、業務フローを最適化できるワークフローシステムです。

申請・承認・決裁にかかる業務を簡単にスピードアップでき、生産性の向上に寄与します。豊富な機能と使いやすい設計で導入を進めやすく、事業規模にかかわらず運用しやすいのが特徴です。

既存のExcelやWordを引き継ぐ形でそのまま使用できるのも魅力で、業務に応じて複雑な承認ルートも自由に設計できます。

X-point Cloudは、紙イメージの申請フォームをノーコードで実現できるクラウド型のワークフローシステムです。申請・決済業務の電子化を実現でき、システム管理の経験がない人でも、運用環境の構築が可能です。

また、既存の申請書を見た目どおりに電子化できるのが特徴で、そのまま使用できる豊富なテンプレートが1,000種類以上あります。各種クラウドサービスやグループウェアなど、外部のシステムとスムーズに連携できるのも魅力です。検索機能や集計機能も充実しています。

建設業界向けワークフローシステムで申請業務を効率化

建設業界向けのワークフローシステムを紹介しました。建設業界は人手不足の企業が多く、長時間労働をはじめ、既存社員の業務負担が大きくなりがちです。

一方で、国土交通省が推進している「i-Construction」をはじめとした取り組みが注目されており、DXに注力し始めるところも増えています。

ワークフローシステムは稟議の効率化に役立ち、一人ひとりの社員の労働生産性の向上に寄与します。DXのきっかけ作りとしても活用できるので、この機会に導入を考えてみましょう。

なお、システムを選ぶ際には、機能性や操作性に加えて、他のシステムとの連携性などもチェックすることが大事です。環境に合ったシステムならば運用がしやすく、業務の改善もしやすいので、現場の意見をよく聞いたうえで、慎重に導入する製品・サービスを検討しましょう。

また、建設業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。こちらもチェックしてみましょう。

• 建設業界向けグループウェア
• 建設業界向け勤怠管理システム