介護業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題と事例

介護業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、一般的には稟議書をはじめとした申請から、確認・承認のフローを自動化できるサービスを指し、近年は介護業界をはじめ、多くの業界で導入が進んでいます。

ワークフローシステムには申請書の作成のための入力フォームから、書類の確認・承認に至るルートの設定機能、承認依頼メールの送信機能などが実装されています。さらに、勤怠管理システムや経費精算システムなどと連携できる製品・サービスも多いので、書類に関わる社員の業務全般を効率化可能です。

なお、ワークフローシステムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

介護業界におけるペーパーレス化の課題

介護業界では多くの経営者がペーパーレス化の必要性を認識しているものの、慢性的な人手不足に陥っているところも多く、業務効率化の施策に時間をかけられないケースがよく見られます。まずは、介護業界のペーパーレス化に関する課題について整理してみましょう。

十分なペーパーレス化ができていない企業が多い

介護業界のペーパーレスに関する実態調査によると、介護関連の事業者の76.7%^※が社内のペーパーレス化の重要性を実感しています。しかし、8割もの企業が十分に対応できていないとしています。

その主な理由として人手不足が挙げられており、業界全体で慢性的に人材が不足気味であり、各種書類の申請から確認・承認の流れを、なかなか効率化できないと悩む企業が少なくありません。

さまざまな業務を兼任している社員が多く、全体の業務効率化に関する仕事になかなか着手できない実態があります。

※出典：paperlogic「【リサーチ】介護業界のペーパーレスに関する実態調査」（2024年1月23日閲覧）

DXの遅れも問題視されている

他の業界に比べて、DXが遅れ気味である点を問題視している事業者も多くいます。上記の調査においても、ペーパーレス化が進まない要因として、他業種と比べてDXが進んでいない点を指摘する人が目立ちます。実際、いまだ紙ベースで申請書の処理をしている企業は珍しくありません。

DXが遅々として進まない背景には、やはり組織全体の人手不足があり、さらに社員の長時間労働も慢性化している点も挙げられます。

差し迫った仕事に追われている社員が多く、なかなか全体の業務効率化に目が行かず、非効率な業務フローのまま運営されている組織は決して少なくないのが実態です。

介護業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

人手不足や社員の長時間労働などに起因して、介護業界の多くの企業がペーパーレス化やDXの遅れを問題視しています。そこでワークフローシステムを導入すれば、書類の申請・承認にかかる手間を削減し、社員の業務生産性を向上させられます。

申請業務の効率化で業務負担を軽減

ワークフローシステムでは、申請から確認・承認にかかる業務の電子化ができるため、既存社員の業務負担を軽減できます。書類の作成から承認までの流れにおいて多くの無駄を抱えている企業は多く、介護に関わる業務の忙しさから改善が進まないケースはよく見られます。

そこで、ワークフローシステムの書類作成機能や、承認ルートの設定機能などを活用し、システム上で書類をスムーズにやり取りできる体制を構築しましょう。社員の作業負担を軽減できるとともに、より重要な仕事に多くの時間を充てられるようになります。

社員の長時間労働や早期離職の防止にもつながる

既存社員に負担がかかりやすい介護業界では、社員の仕事へのモチベーションが低下し、早期離職につながるケースも珍しくありません。ワークフローシステムを導入すれば、上記のように書類の取り扱いに関する業務負担が軽減でき、無駄な紙の書類のやり取りを防ぎ、長時間労働の防止にもつながるでしょう。

また、人手不足の状況でも、既存の労働力で業務生産性が向上するため、多くの社員がコア業務に専念しやすくなります。ワークフローシステムをきっかけにDXを推進し、多くの社員が働きやすい環境を整備することで、優秀な人材に長く働いてもらえるようになるでしょう。

介護業界向けワークフローシステムの比較

コラボフローは、社内のワークフローの整備を通じて、業務プロセスを効率化できるクラウド型のワークフローシステムです。日常的に利用しているExcelからフォームをデザインでき、ブラウザ上でやり取りできるのが特徴で、承認経路も自由に設定できます。

申請時の自動条件分岐機能や、段階別の入力制御機能に加えて、承認段階で変更された情報に対応し、経路を自動的に変えられる機能などが実装されています。

申請を回しながら相談できる機能もあるので、できる限り申請から承認までのスピードを落とさず、スムーズに処理したい組織におすすめです。

介護を含む医療・福祉業界をはじめ、各種サービス業界や製造業界、教育関連の期間にも広く導入されています。承認経路を効率化できる機能が多く実装されているので、書類によって承認・決済担当者が頻繁に変わる場合に有効なシステムです。

Create!Webフローは、紙の申請書を体裁そのままに、電子化できるワークフローシステムです。申請から承認・決済までのフローをシステム上で完結できるようになるので、これからペーパーレスを実現したい組織におすすめです。

書類の作成から承認・決済に至るまでの基本機能に加えて、文書の保管・検索機能、承認ルートの設定や申請案件の管理機能なども備えています。

過去の申請書類やシステムデータを再利用する形で、デジタル化が可能なので、すでに書類の管理システムを導入している企業が、さらに効率化を目指すのにも役立つでしょう。

製造業からサービス業・IT・通信・金融・教育機関など、さまざまな業界・業種で導入されており、官公庁への導入事例もあります。介護業界でも問題なく運用が可能で、書類の取り扱いのみならず、社内の情報共有を強化したい企業も重宝するでしょう。

Questetra BPM Suiteは、ITスキルがなくても業務のワークフロー化が可能なシステムで、書類の受け渡しや処理工程の自動化が可能です。

基本となる書類の申請から承認を効率化できる機能をはじめ、ドラッグ&ドロップで設定を簡単にアレンジできる機能や、タスク管理に関する機能などが実装されています。業務フローを電子化したい企業はもちろん、社内チャットでコミュニケーションの活性化を図ることも可能です。

介護や医療業界をはじめ、自動車業界やIT業界、教育関連機関・NPO法人などにも広く導入されており、書類の取り扱いや、コミュニケーションにかかるコストを削減したい組織におすすめです。60日間の無料お試し版も利用できるので、まずは使い勝手を確認してみましょう。

X-point Cloudは、紙ベースの入力フォームをノーコードで作成でき、申請から承認までのプロセスを電子化できるワークフローシステムです。書類の作成・申請に関する機能はもちろん、承認ルートの設計から検索・集計に関する機能まで幅広く、外部システムとの連携機能も充実しています。

電子帳簿保存法に対応しており、1ユーザー500円（税抜）から利用できる手軽さも魅力です。事業規模に関わらず、介護・医療業界をはじめ、建設業界や不動産業界、さらに学校法人に至るまで広く導入されています。

誰でも簡単に使える管理画面なので、初めて管理システムを導入する企業にもおすすめです。30日間無料トライアルが利用できるほか、専任のトライアルチームによるサポートを受けられるのも安心できる要素です。まずは資料請求やデモ版の利用を検討してみましょう。

SmartFlowは、業界や事業規模を問わず利用できるワークフローシステムで、2週ごとに機能が追加されるのが特徴です。ユーザーの要望を取り入れる形でリリースされており、日本企業特有の稟議の通し方に対応しています。

申請から報告業務に関する基本機能をはじめ、文書管理台帳によるデータ管理や、外部システムとの連携機能が充実しています。

ファイルサーバーとの連携により、さまざまな書類を安全かつ効率的に管理できるのも特徴です。対応できる書類の種類が多く、各書類のテンプレートも豊富に用意されています。

自動車業界や小売業界、飲食店などにも導入されており、介護・医療業界でも問題なく運用が可能です。１ユーザー300円から手軽に利用できるので、まずはスモールスタートで様子を見て、徐々に運用範囲を拡大していくのもよいでしょう。

Gluegent Flowは、シンプルな操作性と使いやすさが魅力のクラウド型ワークフローシステムです。申請フォームの作成から承認フローの構築、帳票管理に関する機能などが実装されており、発注書や請求書などの自動生成機能も利用できます。

文書の作成ではWordやExcelをコピー＆ペーストする方法と、60種類以上のテンプレートをベースに作成する方法があります。稟議の申請から確認・承認までの流れをスムーズにしたい企業はもちろん、膨大な書類を整理し、ペーパーレス化を実現したい組織におすすめです。

医療関連の業界からサービス・IT・海運・不動産業と多くの業界で導入されており、成功事例が豊富にあります。電子契約システムや、Slackをはじめとしたビジネスコミュニケーションツールとの連携もできるので、合わせて運用することで、組織全体の業務パフォーマンスを向上できます。

AgileWorks - 株式会社エイトレッド

AgileWorksは、複雑な組織構造や業務フローにも、ノーコードで対応できるワークフローシステムです。

拡張性に優れており、組織改編や業務変更にスムーズに対応できるのが特徴で、ワークフローシステムとしての基本機能に加えて、グループウェアとの連携もできます。

さらに多彩な検索機能も備えており、必要な書類を素早く見つけられるだけではなく、検索結果を出力して連携済みのシステムで活用が可能です。特に、これから書類の申請から決済にかかるフローを設計したい企業や、組織改編が必要な企業などで役立つでしょう。

広告業界や建設業界、不動産業界など幅広く導入されており、教育機関への導入事例もあります。無料体験デモが利用できるので、まずは気軽に申請してみるとよいでしょう。

介護業界向けワークフローシステムで社員の業務負担を軽減しよう

稟議をはじめとした各種書類の作成から、申請・承認・決済に至るまでのルートを最適化できるワークフローシステムは、介護業界でも盛んに導入されはじめています。

ペーパーレス化に関する課題を抱えている企業も多くありますが、環境に合ったシステムを導入すれば、紙ベースの申請から脱却できるのに加えて、社員の労働生産性も向上するでしょう。

ワークフローシステムを導入する際には、料金プランや機能性に加えて、他のシステムとの連携性や拡張性にも目を向ける必要があります。システムを利用する社員のリテラシーに合わせて、使いやすい製品・サービスを選ぶことも大事です。

なお、介護業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。

• 介護業界向けグループウェア
• 介護業界向け勤怠管理システム