介護業向け勤怠管理システム5選！選び方・おすすめサービス

介護業界の勤怠管理に関する課題

介護業界と一口に言っても、業態や施設ごとに介護サービスの形態はバラバラで働き方も多岐にわたります。介護業界が抱える勤怠管理の代表的な課題は次の3つです。

• 多様な勤務形態で集計・シフト表作成に手間がかかる
• 直行直帰の勤怠管理を把握できない
• 残業時間や有給休暇の管理が難しい

上記のような課題を抱える介護業界で効率的に施設を運営するためには、クラウド型の勤怠管理システムの導入が必要です。

多様な勤務形態で集計・シフト表作成に手間がかかる

介護業界は他の業界と比較しても勤務形態によってシフトが変則的になりがちです。たとえば老人ホームの場合は24時間勤務となるので、夜勤・宿直が発生しますし、2交代や3交代、変形労働時間制のようにさまざまな勤務が発生します。

また、正社員、パート・アルバイト、派遣社員など雇用形態によって適用されるルールも異なるので、これらの情報を集約、シフト表を作成して、正しく勤務できているかをチェックするのには手間がかかります。

そのため施設のシフト表作成、勤怠管理はマネージャークラスにとって大きな負担となり、施設をより良くするために使うべき時間が圧迫されています。

直行直帰の勤怠管理を把握できない

直行直帰の勤怠管理を把握できないのも、介護業界が抱える勤怠管理の問題の一つです。訪問介護など事業所以外で勤務する業態の場合は、自己申告によって勤怠を管理しているケースもあり、正確な労働時間の把握が困難です。

直行直帰の勤怠管理を自己申告にしていることの問題点は2つで、オーバーワークが発生している従業員を放置してしまうかもしれない点と、不正な打刻を見逃してしまうかもしれない点です。

前者はメンバーの離職につながる可能性がありますし、後者は人件費の過大な支出、そこから発展してさらに大きな不正につながる可能性があります。

残業時間や有給休暇の管理が難しい

残業時間や有給休暇の管理が難しいのも介護業界が抱える問題です。オーバーワークはスタッフの離職、ひいては組織のパフォーマンスダウンにつながりますし、近年の働き方改革の風潮からは望ましくありません。

労働安全衛生法の改正により、労働時間に関する適正な把握が義務化されて、従業員の申告だけでは労使問題が発生したときに労務管理が不十分であったとみなされる可能性があります。

また、残業時間や有給管理をすること自体にも手間がかかり、労務管理をするマネージャークラスの労務問題が発生するといったことも考えられます。

よりいっそう厳格な残業時間や有給休暇の管理が求められるので、それに合わせて事業者は効率的な手法を模索しなければなりません。

介護業が勤怠管理システムを導入するメリット

介護業界が抱える勤怠管理の問題を解決するためには勤怠管理システムの導入が必要です。介護業が勤怠管理システムを導入するメリットは大きく分けて次の3つです。

• 勤務時間の集計やシフト作成を効率化できる
• 労働時間を正確に把握できる
• 人的ミスや不正を防げる

それぞれのメリットについて詳しく説明します。

勤務時間の集計やシフト作成を効率化できる

勤怠管理システムを活用すれば打刻データをリアルタイムで収集できます。

介護業の場合は、介護保険法で定められた一定の人員基準を満たすシフトにしなければならないといった制約があるので、シフト表作成の負担は重いです。勤怠管理システムの中には従業員からのシフト希望などをもとにシフト作成をサポートしたり、自動的にシフト表を作成してくれたりするシステムもあります。

また、打刻データがリアルタイムでデジタルデータとして集計できるので、紙のデータをエクセルなどに転記するといった作業が発生せず、従業員も場所と時間に関係なく出退勤の報告が可能です。

労働時間を正確に把握できる

紙やエクセルの出勤簿での勤怠管理の場合、訪問介護、外勤の職員は打刻のためだけに直行直帰が効率的でも事業所に出勤しなければなりません。

一方で勤怠管理システムを使えば、スマートフォンやアプリから、いつでも打刻できるので、訪問介護のような直行直帰が基本となる業態でも訪問先から打刻ができますし、GPS打刻機能を持ったシステムであれば場所も記録できます。

労働時間を正確に把握することは従業員をオーバーワークの危険から守ることはもちろん、労働安全衛生法に定められている従業員の正確な労働時間の把握をするといった効果もあります。

人的ミスや不正を防げる

紙やエクセルでの勤怠管理では、書き直したり、虚偽の申告を行ったりといったことが容易に行えます。勤怠管理システムの場合、打刻の情報はサーバーに格納されるので、後から書き直すことが難しいです。

GPS打刻機能があるシステムを使用すれば打刻した位置も記録されるので、自宅や通勤中に打刻をしても判明します。

また、人的ミスも削減できます。たとえば、タイムカードの記録をエクセルに転記したり、勤務時間を人間が集計したりといったように、人の手が介在するほどミスが発生しやすくなります。

勤怠管理システムを活用すればデータは自動的にデジタルデータ化されますし、集計もシステム側で行うので人的ミスを削減できます。

介護向け勤怠管理システムの選び方

介護事業所が勤怠管理システムを選ぶ際には次の3つのポイントを確認しておきましょう。

• 働き方改革関連の法律に対応しているか
• Web打刻・アプリ打刻に対応しているか
• シフト作成機能を搭載しているか

それぞれのポイントについて詳しく説明します。

働き方改革関連の法律に対応しているか

介護業は働き方改革観点の法律に対応した勤怠管理システムを選んでください。近年、労働関連法が改正されており、「労働時間の適正な把握」「時間外労働の上限規制の導入」、「年次有給休暇（年５日）の取得」といった新しい規制が次々と誕生しています。

勤怠管理システムを選ぶ際には、上記のような労働法による規制に対応したシステムか否かをチェックしてください。

特に、「労働時間の適正な把握」に関しては手書きやエクセルの出勤簿で勤怠を記録していても厚生労働省や法律が規定している「客観的な記録」だとみなされません。労務管理において問題が発生した際にきちんと労働時間が記録されていなかったと認定され、事業所側が不利になる可能性も考えられます。

Web打刻・アプリ打刻に対応しているか

Web打刻・アプリ打刻に対応している勤怠管理システムであれば直行直帰の勤務体制でも遠隔で打刻ができますし、GPS打刻機能を使えば訪問介護、外勤職員がどこで打刻をしたのかも記録可能です。

システムを通じて打刻を記録することにより改ざんも難しくなるので、従業員の不正防止にもつながります。専用の端末を用意しなくても、既存のスマートフォンやタブレットにシステムをインストールして運用できるので、導入コストを抑えられます。

シフト作成機能を搭載しているか

介護業は、介護保険法で定める人員基準に則ったシフトを作成しなくてはならないので、シフト作成をサポートしてくる機能を搭載した勤怠管理システムを利用すべきです。

シフト作成機能には、人員不足自動判断機能、シフト共有機能、手動編集機能など、シフト管理に役立つ機能も搭載しているサービスもあります。

また、勤怠管理システムはシフト作成機能が搭載されているだけではなく、給与計算システムと連携して、シフト・勤怠管理のデータに基づいて素早く給料計算まで行えるサービスが多いです。

介護業界におすすめの勤怠管理システム5選

介護業界におすすめの勤怠管理システムを紹介します。無料プラン、無料トライアルが用意されているシステムもあるので、適宜現場に浸透しそうかテストしたうえで導入してください。

• 初期費用0円、月額200円から利用可能
• シフト管理に役立つ機能が豊富
• GPS打刻に対応

ジョブカン勤怠管理は、変形労働、フレックス、裁量労働などさまざまな勤務形態、所属施設、雇用形態ごとによって細かく設定を変えて運用できる勤怠管理システムです。さまざまな業態の施設を営んでいる事業者にも対応できます。

また、希望シフト反映機能、シフト自動作成機能、自動休暇付与、残日数管理機能といったシフト作成、管理に必要な機能も搭載されているので、管理者のシフト作成点管理にかける時間を削減可能です。

• さまざまな方法での打刻が可能
• 管理者権限機能で情報をコントロール
• 働き方改革関連法に沿った勤怠管理に対応

KING OF TIMEは、誰でも簡単に使えるようにインターフェースの工夫がされており、打刻方法も豊富な勤怠管理システムです。

共用パソコン、モバイルアプリ、ICカードリーダー、指紋・静脈認証、顔認証など施設の求める方法によって、さまざまなパターンの打刻方法が用意されています。ビジネスチャットや人事管理システム、給与計算ソフトなど外部のシステムと連携して使えるので、勤怠管理データをさまざまなバックオフィス業務の効率化に役立てられます。

• オンラインでシフト募集から管理まで対応
• 24時間365日問い合わせ可能な窓口あり
• 勤怠データをリアルタイムで自動収集

jinjer勤怠は、バックオオフィス向けのクラウド型業務システムを数多く開発しているjinjer社が提供している勤怠管理システムです。

シンプルでITが苦手なスタッフでも使用しやすく、法改正の内容は素早くシステムに反映されるので労務リスクを軽減できます。また、24時間365日問い合わせ可能な窓口があり、システムの導入から運用まで手厚いサポートがあります。

カイポケ- 株式会社エス・エム・エス

• 介護業に特化したシステム
• Money Forward クラウド勤怠をベースにしたシステム
• レセプト、業務効率化など各種介護事業所のニーズにも対応可能

カイポケは株式会社エス・エム・エスが提供している介護事業所に特化したシステムです。カイポケにはさまざまな機能が搭載されており、各業態のレセプトや業務を効率化するためのタブレットシステム、採用、給与計算などトータルで事業所の経営をサポートしています。

勤怠管理もその中の機能の1つで、マネーフォワード クラウド勤怠をベースにした勤怠管理が可能です。会計・給与・勤怠など全11サービスが情報連携しています。カイポケをベースに事業所の経営管理をすることにより、余計な転記による手間・ミスを削減できます。

かえる勤怠管理 介護 – 株式会社ITZ

• 30日間の無料トライアルあり
• 多様な雇用形態・職種の勤怠管理に対応
• 人数に関わらず定額で利用可能

かえる勤怠管理介護はITZ社が介護業向けに提供している勤怠管理システムです。事業所の人数に関わらず一拠点当たり月額7,500円から使用でき、初期費用は0円、ICカードも、タイムレコーダーもレンタルできます。

介護職・ケアマネジャーなどの多様な職種、常勤・非常勤、交代制や変形労働時間制といった、さまざまな勤務形態にも対応可能で、システムが打刻異常や残業オーバーを予測してくれます。

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より多くに勤怠管理システムから比較したい方は、こちらの記事を参考にしてくだい。

介護業向け勤怠管理システムで課題を解決

介護業は多様な勤務体制をそれぞれのルールどおりに管理しなければならない点と、さまざまな従業員の要望に合わせながらシフトを調整しなければならないといった課題があります。

また、近年働き方改革によって労働関連法律にさまざまな改正が加えられており、特に客観的に労働時間を把握するためにも紙やエクセルの出勤簿では不十分だとみなされる可能性が高まっています。

本記事を参考しながら法的な要件と目的に合った勤怠管理システムを選択してください。

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