勤怠管理システムの導入事例！人事・労務・総務担当者の負担をどのように改善したのか

企業にとっての勤怠管理はセンシティブな問題でもあり、従来は効率化することが難しい領域だったともいえるでしょう。

しかし、パークハイアット 東京や日清食品のように膨大な種類の勤務シフトが存在し、管理していく必要のある企業では、もはや手動で勤怠管理を行うことは担当部署の負担を考慮しても現実的ではありません。

多様な働き方や雇用形態が存在し、法令遵守やコーポレートガバナンスが重視される近年、勤怠管理はますます複雑化しており、その対応があらゆる企業で急がれています。

勤怠管理システムはそうした課題をどのように解決していくのか、事例の紹介からその有用性を解説していきます。

勤怠管理システムとは

従業員の出勤・退勤時間などの出社状況、欠勤状況、休暇状況などを正確に把握し、就業規則の遵守状況を管理することを勤怠管理といい、勤怠管理システムはこれに要する手間をできる限り軽減し、自動化するためのシステムです。

近年では、その導入ハードルの低さや手軽さから、クラウドベースの勤怠管理システムが主流になっており、コーポレートガバナンスの強化が可能なほか、業務効率の大幅アップにより担当者の負担軽減が期待でき、多くの企業の注目を集めています。

次の記事では、勤怠管理とは何かより詳しく解説しています。

今までの勤怠管理の課題

勤怠管理は、企業が雇用契約を結ぶすべての従業員が対象となり、パートタイマーやアルバイトも含まれ、具体的には次の項目を把握、管理していく必要があります。

• 出勤・退勤時間
• 勤務時間
• 欠勤
• 残業状況
• 休日・有給休暇
• 振替休日・代休

このような膨大なデータを取り扱うため、勤怠管理には集計・計算の煩雑さや、複雑なシフト作成などの課題がありました。

これらのデータが適切に管理されず、把握されていないケースでは「残業代を含む給与支払いトラブル」に発展するリスクがありました。そのため、法令遵守やコーポレートガバナンス違反の可能性が大きくなることも課題になります。

これらの勤怠管理に関する課題を勤怠管理システムは解決してくれます。

勤怠管理は負担が大きい理由

従来、勤怠管理はタイムカードを利用していました。そのため、勤務時間の集計、休暇の取得状況、残業時間を含む給与計算のほとんどは担当者が手作業で行っていました。

しかし、多くの企業で働き方や雇用形態の多様化が進展したことにより、労務管理を含む作業は複雑化しており、担当する人事・労務・総務へかかる負担は、コア業務に集中できないレベルまで大きくなっていた現状があります。

勤怠管理システムを導入する目的

勤怠管理システムを導入することによって、具体的にどのような問題を解決できるのでしょうか。

打刻漏れや不正打刻を防ぐ

勤怠管理を複雑なものとしている大きな要因に、打刻漏れや不正打刻があり、担当者が本人に一つひとつ確認を行う必要がありました。

直行直帰時を含むさまざまな打刻方法が可能で、アラート機能も備えた勤怠管理システムであれば、リアルタイムでの修正も従来よりも簡単に行えます。

労働環境の整備

リアルタイムで従業員の勤務状況を把握できる勤怠管理システムを導入すれば、残業時間や休暇取得状況を把握することが容易になり、従業員の健康状態を考慮に入れた労働環境の整備が行いやすくなります。

法令遵守／コーポレートガバナンス

労働基準法などの法令遵守、コーポレートガバナンスが重要視されている現代では、適切な労務管理を実行することが企業に求められており、その基盤として勤怠管理システムが果たす役割が大きくなっています。

担当者の負担を軽減

従業員の給与に直結する勤怠管理はセンシティブなものであり、そのほとんどが手作業によって行われていたのは上述しましたが、勤怠管理システム導入によって、正確かつ大幅な効率化が可能となります。

担当者にかかっていた負担を大きく減らすことでコア業務への集中が可能となり、結果的に生産性向上が期待できます。

飲食業界における勤怠管理システムの導入事例

「トラットリア・レ・サルデ」の勤怠管理システム導入事例を紹介します。

CLOUZAは、タブレット端末やパソコンでタイムレコーダー代わりに出退勤の打刻、さらに勤怠データの集計も行えるクラウドベースの勤怠管理サービスです。

無料のスマートフォンアプリをダウンロードすれば、従業員個人のスマートフォン（iPhone、Android）をタイムレコーダーとして活用でき、iPadでFeliCa対応のICカードを利用した打刻も可能です。

その月の打刻人数×200円、1人からでも利用可能という柔軟さとお手軽料金も魅力的です。

課題：出勤簿の自己申告制度による膨大な集計時間が発生

従業員がさまざまなシフトで働くトラットリア・レ・サルデでは、スタッフが出勤簿に出退勤時間を記入して自己申告を行うという制度で勤怠管理を行っていたが、必然的に発生する記入漏れなどによる確認作業が多発し、徹夜で集計作業を行うことも珍しくなかった。

効果：リアルタイムで勤務状況が把握可能になり、集計作業が激減

若いスタッフが多かったため、タブレットでの勤怠管理システム導入がスムーズに浸透、リアルタイムで勤務時間を含む状況確認が可能となったため、集計時間がほとんど必要ない程度まで激減、コア業務に集中できる環境が整った。

小売業界における勤怠管理システムの導入事例

「サッポロビール」の勤怠管理システム導入事例を紹介します。

Touch On Timeは、24,000社以上もの企業が利用している勤怠管理システムです。難しい導入から運用まで、万全の体制でしっかりサポートを行うため、勤怠管理システムの導入を考えているスタートアップ企業でも手軽に使用できます。

課題：グループ会社の勤怠管理のミスが多発

サッポロビールグループ全体として、システム導入による業務の効率化という目標があり、勤怠管理についても同様にシステム化を推進していた。

しかし、国内外40程度のグループ会社があり、その中には、比較的小さい規模の会社も存在する。そのため、会社の規模によっては、未だ紙やEXCELによる勤怠管理を行っている会社もあり、手計算によるミスや、ダブル・トリプルチェックが必要になるといった課題があった。

効果：幅広い就業ルールに対応できた

グループ会社の店舗型の会社、運送会社というような多様な勤務形態にも対応した。PCを置くスペースがないような会社であっても、Touch On TimeレコーダーはPC不要で使用できるため、無事各現場の勤怠管理環境を整えられた。

加えて、以前から利用していた給与計算システムへの連携も、柔軟なデータ出力機能により問題なく対応できている。

Touch On Timeは、最小の導入期間と運用コストで、幅広い就業ルールに対応できる、非常にコストパフォーマンスの高いシステムであった。

サービス業における勤怠管理システムの導入事例

「パーク ハイアット 東京」の勤怠管理システム導入事例を紹介します。

勤労の獅子は、もっとも複雑と言われるホテルや病院などの24時間365日稼働環境で、複雑な勤怠管理運用に対応し進化してきた、クラウドベースの勤怠管理システムです。

ICカードや指静脈、Webスマートフォン打刻に対応していることはもちろん、複数回出勤、フレックス勤務や変形労働制、プロジェクト管理やテレワークにも対応、細かな条件分岐設定と四則演算が可能な拡張項目機能で、独自の数値カウントや手当計算を盛り込めます。

最適な勤怠運用の助言が得られるなど、専属のSEによるサポート体制も充実しています。

課題：1,000種類におよぶ勤務シフトを一元的に勤怠管理

24時間稼働のうえ、30以上の部署が存在し、さざまざな雇用形態を持つパーク ハイアット 東京では、1,000種類以上にもおよぶ勤務シフトを有しており、適切かつ一元的に管理可能な勤怠管理を行う必要性に迫られていた。

効果：人事部のストレス解消、リソースを採用や環境整備に集中

ホテルという刻一刻と状況の変化する勤怠状況をリアルタイムで管理可能になり、シフト割り当てや集計作業に多くの手間をかけていた人事部のストレスが解消された。
このことからリソースを優秀な人材採用や、職場環境の整備に集中させられました。

IT業界における勤怠管理システムの導入事例

ジョブカン勤怠管理は業界一の多機能性を誇る勤怠管理システムです。打刻方法は、スマホ・PC・タブレットはもちろん、ICカード、指静脈打刻とほぼすべての方法から選べ、「シフト管理」などの機能もとても充実しており、飲食業界や小売業界はもちろん、福祉業界や一般企業（中規模～大手）にも最適です。

もちろんスマートデバイスにも対応、ブラウザですべての管理が完結する手軽さで多くの企業が導入しており、「ワークフロー」「経費精算」「採用管理」「労務管理」のジョブカンシリーズとの連携で、あらゆる企業の生産性向上に寄与します。

次の記事では、ジョブカンシリーズについて詳しく解説しています。

課題：従業員の労働時間を、より正しく管理・ケアする必要があった

会社の今後の成長を考えると、労働時間の正しい管理と従業員の労働時間のケアが重要であった。そのため、就業規則が変更されたタイミングで別のシステムを導入した。

しかし、使いやすさや必要な情報が引き出せない点、バグが発生したことから、社会保険労務士に相談しジョブカン勤怠管理を導入した。

効果：処理速度が以前の5倍となった

処理速度が以前の5倍くらい速くなり、社員の勤怠管理を効率化かつ楽にすることに成功した。
また、現場の従業員にとっても使いやすいシステムなので、ストレスが減った。

おすすめの勤怠管理システム6選

勤怠管理システムの導入事例では紹介しきれなかったサービスを4選紹介します。

多くの導入事例で業務効率化が実現しており、担当部署の負担削減が達成されていることがわかります。ポイントは、すべての従業員がスムーズに利用できる簡単さにあるといえます。導入すべきおすすめの勤怠管理システムを厳選して紹介します。各サービス詳細ページからは導入している企業の一例も確認できるので、あわせて確認してみてください。

jinjer勤怠管理は、簡単導入・簡単操作できるクラウドベースの勤怠管理システムで、2020年10月時点で13,000社以上に導入されています。

iBeacon／GPS／チャット連携など、多彩な打刻機能を実装。専用端末が不要なうえ、多彩な打刻申請も搭載。管理画面のスマホ対応といった機能も充実しており、管理・作業コストを軽減することで企業のパフォーマンス向上を実現します。

また、シフト管理もチャットで提出可能となっており、メンバーから提出されたシフトが管理画面に即反映され、人件費も日次で閲覧可能です。

• サービスの機能や特徴を詳しく知りたい方は「資料を無料DL」
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jinjer勤怠の詳細はこちら

KING OF TIMEは、2020年12月時点で24,000社以上に導入されています。打刻方法はICカードやパスワード認証、生体認証や最先端のカメレオンコードまで多種多様な打刻方法に対応した勤怠管理アプリです。オフィスでの打刻はもちろん、直行直帰や在宅勤務での打刻にも使いやすいシステムなので、あらゆる働き方に対応できます。

• 交通系ICカードで勤怠管理と交通費精算ができる
• 月額200円／ユーザーで利用可能
• コスト1／10も可能

kincone（キンコン）は、出退勤管理が自動ができる勤怠管理システムです。勤怠管理と交通費精算が交通系ICカード（Suica/PASMOなど）で自動的に打刻・精算される手軽さが特徴となります。また、Googleカレンダー・チャットワークなど既存システムと連携できる使い勝手の良さも人気の理由です。

バイバイタイムカードは、独自のiPad + QRコードによるバーコード打刻をはじめ、スマートフォン + GPSやパソコンや携帯を使ったさまざまな打刻方法が用意されている、クラウドベースの勤怠管理システムです。

パソコンが置けない現場ではiPadによる操作が可能、交通や鉄道などでは絶対あってほしいアルコール測定器とのの連動もあり、しっかりとエビデンスをとれます。

また、0.02秒を記録するシステムのレスポンスタイムを持ち、ストレスフリーな勤怠管理が実現できます。

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次の記事では、紹介したもの以外の勤怠管理システムも紹介しているので、ぜひご覧ください。

また、無料の勤怠管理システムについて知りたい方は、次の記事をご覧ください。

勤怠管理システムで担当の負担軽減と適切な労務管理を実現

従来の勤怠管理は人手で行う作業が多く、担当に過度な負担を与えているばかりでなく、人為的ミスを排除することも難しいものでした。

しかし、勤怠管理システムによって多角的な面で勤怠に関する課題を解決でき、大幅な効率化が見込めるほか、担当の負担軽減によってミスを減らし、そのリソースをより有意義な業務に割り当てが可能です。

それによって従業員の適切な労務管理も実現でき、パフォーマンス向上によって生産性を高めることも可能でしょう。

勤怠にまつわる課題を抱えている企業は、一刻も早く勤怠管理システムを導入することをおすすめします。

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