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2018-03-15

勤怠管理システムの導入事例 | 人事・労務・総務の担当者の負担がどう改善したのか

従来から行われている出勤・退勤時間や勤務・休暇状況を把握する従業員の勤怠管理は、人事・労務・総務などの各部署に大きな負担を強いる業務です。勤怠管理システムはこれをどのように改善して担当の負担を削減するのか、事例から紹介します。 ※初回公開日 2017/12/12
人事勤怠管理システム
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企業にとっての勤怠管理はセンシティブな問題でもあり、従来は効率化することが難しい領域だったともいえるでしょう。

しかし、パーク ハイアット 東京や日清食品のように、膨大な種類の勤務シフトが存在し、管理していく必要のある企業では、もはや手動で勤怠管理を行うことは担当部署の負担を考慮しても現実的ではありません。

多様な働き方や雇用形態が存在し、法令遵守やコーポレートガバナンスが重視される近年、勤怠管理はますます複雑化しており、その対応があらゆる企業で急がれています。

勤怠管理システムはそうした課題をどのように解決していくのか、事例の紹介からその有用性を解説していきます。

勤怠管理システムとは

従業員の出勤・退勤時間などの出社状況、欠勤状況、休暇状況などを正確に把握し、就業規則の遵守状況を管理することを勤怠管理といい、勤怠管理システムは、これに要する手間をできる限り軽減し、自動化するためのシステムです。

近年では、その導入ハードルの低さや手軽さから、クラウドベースの勤怠管理システムが主流になっており、コーポレートガバナンスの強化が可能なほか、業務効率の大幅アップにより担当者の負担軽減が期待でき、多くの企業の注目を集めています。

以下の記事では、勤怠管理についてより詳しく解説しています。

勤怠管理とは | 必要性や法律関係といった基礎知識を解説! | ボクシルマガジン
勤怠管理は給与計算やプロジェクト管理など、多くの管理業務に関係する重要な業務です。ですから勤怠管理の方法や必要性を...

具体的な勤怠管理の対象

勤怠管理は、企業が雇用契約を結ぶすべての従業員が対象となり、パートタイマーやアルバイトも含まれ、具体的には以下の項目を把握、管理していく必要があります。

  • 出勤・退勤時間
  • 勤務時間
  • 欠勤
  • 残業状況
  • 休日・有給休暇
  • 振替休日・代休

上記以外にも、勤務中に適切な休憩時間を取っているかなども対象とすべきです。

しかし、いずれにしてもこれらが適切に管理されず、把握されていないケースでは「残業代を含む給与支払いトラブル」に発展するリスクがあります。

それにともなう法令遵守やコーポレートガバナンス違反の可能性も大きくなります。

なぜ勤怠管理は負担が大きいのか

勤怠管理においては従来からタイムカードなどを利用していましたが、勤務時間の集計、休暇の取得状況、残業時間を含む給与計算など、そのほとんどは担当者による手作業で行われているのが現状でした。

しかし、多くの企業で働き方や雇用形態の多様化が進展したことにより、労務管理を含む作業は複雑化しており、担当する人事・労務・総務へかかる負担は、コア業務に集中できないレベルまで大きくなっていたのです。

勤怠管理システムが解決できる問題

勤怠管理システムを導入することによって、具体的にどのような問題を解決することができるのでしょうか。

打刻漏れや不正打刻

勤怠管理を複雑なものとしている大きな要因に、打刻漏れや不正打刻があり、担当者が本人に一つひとつ確認を行う必要がありました。

直行直帰時を含むさまざまな打刻方法が可能で、アラート機能も備えた勤怠管理システムであれば、リアルタイムでの修正も従来よりも簡単に行えます。

労働環境の整備

リアルタイムで従業員の勤務状況を把握できる勤怠管理システムを導入すれば、残業時間や休暇取得状況を把握することが容易になり、従業員の健康状態を考慮に入れた労働環境の整備が行いやすくなります。

法令遵守/コーポレートガバナンス

労働基準法などの法令遵守、コーポレートガバナンスが重要視されている現代では、適切な労務管理を実行していくことが企業に求められており、その基盤として勤怠管理システムが果たす役割が大きくなっています。

担当者の負担

従業員の給与に直結する勤怠管理はセンシティブなものであり、そのほとんどが手作業によって行われていたのは上述しましたが、勤怠管理システム導入によって、正確かつ大幅な効率化が可能となります。

担当者にかかっていた負担を大きく減らすことでコア業務への集中が可能となり、結果的に生産性向上が期待できます。

こうした問題を、勤怠管理システムは具体的にどう解決したのか、導入事例をもとに解説していきます。

CLOUZAでの導入事例

CLOUZA(クラウザ)

CLOUZAは、タブレット端末やパソコンでタイムレコーダー代わりに出退勤の打刻、さらに勤怠データの集計も行えるクラウドベースの勤怠管理サービスです。

無料のスマートフォンアプリをダウンロードすれば、従業員個人のスマートフォン(iPhone、Android)をタイムレコーダーとして活用することも可能であり、iPadでFeliCa対応のICカードを利用した打刻も可能です。

その月の打刻人数×200円、1人からでも利用可能という柔軟さとお手軽料金も魅力的です。

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事例:トラットリア・レ・サルデ

会社名:トラットリア・レ・サルデ業種:飲食
事業内容:イタリアンレストラン

課題:出勤簿の自己申告制度による膨大な集計時間が発生

従業員がさまざまなシフトで働くトラットリア・レ・サルデでは、スタッフが出勤簿に出退勤時間を記入して自己申告を行うという制度で勤怠管理を行っていたが、必然的に発生する記入漏れなどによる確認作業が多発し、徹夜で集計作業を行うことも珍しくなかった。

効果:リアルタイムで勤務状況が把握可能になり、集計作業が激減

若いスタッフが多かったため、タブレットでの勤怠管理システム導入がスムーズに浸透、リアルタイムで勤務時間を含む状況確認が可能となったため、集計時間がほとんど必要ない程度まで激減、コア業務に集中できる環境が整った。

事例:アセット不動産

会社名:アセット不動産業種:不動産
事業内容:不動産売買、不動産賃貸、コンサルティング、有料老人ホームの設置経営および管理業務

課題:東京支店開設にあたり、兼務でも可能な勤怠管理の実現

従来から勤怠管理に重点を置いていたアセット不動産は、大阪本社でタイムカードによる勤怠管理を行っていたが、集計作業に多くの時間を要しており、少人数の東京支店を開設するにあたって、兼務でも適切な勤怠管理が行えるシステムを模索していた。

効果:丸一日要していた集計作業がわずか数分に短縮

GPSを活用した直行直帰の打刻を含め、さまざまな打刻方法に対応するCLOUZAは、営業部員がほとんどだという同社にフィット、従来丸一日を要していた集計作業がわずか数分で完了するようになり、兼任でも充分に勤怠管理が行える環境が構築できた。

e-就業ASPでの導入事例

e-就業ASP

e-就業ASPは、勤怠管理をエクセルなどから安価で移行したい、複雑な勤務体系で一般的な勤怠管理ツールでは合わないといった企業にもカスタマイズで対応可能な、ASP型の勤怠管理システムです。

ICカード、タイムレコーダ、携帯電話、スマートフォン・タブレット・Web打刻など豊富な打刻機能を備えているほか、100種類以上の勤務パターンに対応し、職種や役職により変更できる残業アラートで残業を防ぐことも可能です。

メンテナンスやバージョンアップを気にすることなく運用することが可能であり、外資系企業にも英語への切替えで対応します。

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事例:日清食品

会社名:日清食品業種:食品
事業内容:即席麺などの製造および販売

課題:1時間刻みのシフトが存在する向上での勤怠管理効率化

国内各地に工場を持つ日清食品では、それぞれ1時間刻みのシフトが多数存在し、工場ごとに使用するExcelベースの勤務表が存在することから、勤怠の一元管理ができていなかった。
また、誤入力に対するアラート機能も持っておらず、膨大な集計時間を要していた。

効果:全従業員の勤怠を一元管理可能に、担当者の負担大幅削減

勤怠管理システム導入により本社を含むすべての従業員の勤怠を一元管理することが可能となり、勤怠チェック、集計、労務管理、給与計算が大幅に効率化され、それぞれの担当者負担が激減するという効果があった。

事例:プリンストン

会社名:プリンストン業種:製造・販売
事業内容:IT機器・システム関連の製造・輸入・販売

課題:勤怠処理ルール、法令遵守、労働環境に係る課題

勤怠の届出を紙で行い、本社総務が手作業で処理を行っていたプリンストンでは、有給残などの労働状況の共有ができない、60時間を基準とした残業計算に膨大な時間がかかる、従業員の健康にまつわる状況把握が難しい、という課題を持っていた。

効果:すべての課題を解決、総務の負担が激減

さまざまな条件をパラメーター調整で行え、多様な打刻に対応できたことにより、すべての課題を解決し、膨大な手作業を必要としていた総務の負担を大幅に減らすことが可能となった。
また、勤怠状況を保存・共有できたことから、記録保持という二次的な効果も表れている。

事例:八千代産業

会社名:八千代産業業種:商社
事業内容:機械部品、精密機械、電気・電子部品の総合商社

課題:人海戦術が必要な集計作業、人為的ミスの多発

アジア各地に4つの拠点を持つ八千代産業では、タイムカードを利用した勤怠管理を基本に、本社ですべての集計業務を行っており、人海戦術が必要な程、多くの負担が総務にかかっていたほか、人為的ミスが多発していた。

効果:業務効率の大幅アップで総務の負担が激減

勤怠状況がリアルタイムで共有され、業務効率が大幅にあがったことにより、人為的ミスの排除が可能となったほか、2人体制で行っていたチェック作業が不要になり、集計と給与データ作成時間を大幅に削減、総務への負担を激減させることができた。

勤労の獅子での導入事例

勤労の獅子

勤労の獅子は、もっとも複雑と言われるホテルや病院などの24時間365日稼働環境で、複雑な勤怠管理運用に対応し進化してきた、クラウドベースの勤怠管理システムです。

ICカードや指静脈、Webスマートフォン打刻に対応していることはもちろん、複数回出勤、フレックス勤務や変形労働制、プロジェクト管理テレワークにも対応、細かな条件分岐設定と四則演算が可能な拡張項目機能で、独自の数値カウントや手当計算を盛り込むことができます。

最適な勤怠運用の助言が得られるなど、専属のSEによるサポート体制も充実しています。

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事例:パーク ハイアット 東京

会社名:パーク ハイアット 東京業種:サービス
事業内容:ホテルの運営およびその他関連する事業

課題:1,000種類におよぶ勤務シフトを一元的に勤怠管理

24時間稼働のうえ、30以上の部署が存在し、さざまざな雇用形態を持つパーク ハイアット 東京では、1,000種類以上にもおよぶ勤務シフトを有しており、適切かつ一元的に管理可能な勤怠管理を行う必要性に迫られていた。

効果:人事部のストレス解消、リソースを採用や環境整備に集中

ホテルという刻一刻と状況の変化する勤怠状況をリアルタイムで管理することが可能に、シフト割り当てや集計作業に多くの手間をかけていた人事部のストレスが解消された。
このことからリソースを優秀な人材採用や、職場環境の整備に集中させることができている。

おすすめの勤怠管理システム6選

多くの導入事例で業務効率化が実現しており、担当部署の負担削減が達成されていることがわかります。

ポイントは、すべての従業員がスムーズに利用できる簡単さにあるといえますが、以下、導入すべきおすすめの勤怠管理システムを厳選して紹介します。

また、今回紹介するサービスや、紹介しきれなかったサービスについては以下から詳細をご覧になれます。

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follow スマートタッチ

follow スマートタッチは、スマートフォンやSuica・PASMO・nanaco・WAONなどの多様な種類のICカードでの打刻が可能な勤怠管理システムです。

打刻時には写真を撮影するためカードの貸し借りや不正打刻を防止、外出先から旅費申請やGPS位置情報を記録する打刻が可能なため無駄な帰社を減らし、営業の実稼働をアップさせるだけでなく、月締めの滞りを解消することもできます。

また、有休などの各種休暇の申請・承認が簡単で、計画的な取得を促しつつペーパーレスな管理を実現、ボタンひとつでCSV/PDFでの出力も可能です。

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follow(SaaS版)

follow SaaSは、工数管理も可能なクラウド型勤務管理サービスです。
勤怠と工数を1つのシステムで管理するため、申請者のシステムへの二重投入や、管理者の申請漏れチェックが不要で、運用時にコストの無駄が出ないことが特長です。

また、実際に働いた時間をもとに、正確な工数管理ができるため、分析の精度は非常に高くなり、最大5階層までメニュー化できるなど、柔軟できめ細かい分析が可能です。

データはCSV形式でいつでも出力でき、エクセルなどの編集も容易で、原価管理や生産管理、工数分析など経営指標への活用も可能です。

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ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、直感的に操作できるUI/UXを持ち、業界トップクラスの機能数と多彩な打刻方法により、あらゆる業界、企業規模に対応可能なクラウドベースの勤怠管理システムです。

もちろんスマートデバイスにも対応、ブラウザですべての管理が完結する手軽さで多くの企業が導入しており、「ワークフロー」「経費精算」「採用管理」「労務管理」のジョブカンシリーズとの連携で、あらゆる企業の生産性向上に寄与します。

また、クラウドベースならではの低料金を実現し、運用までの手間がかからないばかりか、機能制限版なら無料で利用することも可能です。

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以下の記事では、ジョブカンシリーズについて詳しく解説しています。

「ジョブカン」シリーズの導入実績が2万社突破、サービス提供開始から約7年半で | ボクシルマガジン
Donutsは10月31日、同社の提供するクラウド型バックオフィス支援システム「ジョブカン」シリーズの導入実績が2...

バイバイタイムカード

バイバイタイムカードは、独自のiPad + QRコードによるバーコード打刻をはじめ、スマートフォン + GPSやパソコンや携帯を使ったさまざまな打刻方法が用意されている、クラウドベースの勤怠管理システムです。

パソコンが置けない現場ではiPadによる操作が可能、交通や鉄道などでは絶対あってほしいアルコール測定器とのの連動もあり、しっかりとエビデンスをとることができます。

また、0.02秒を記録するシステムのレスポンスタイムを持ち、ストレスフリーな勤怠管理が実現できます。

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jinjer 勤怠

jinjer[勤怠管理]は、簡単導入・簡単操作できるクラウドベースの勤怠管理システムです。

iBeacon/GPS/チャット連携など、多彩な打刻機能を実装、専用端末が不要なうえ、多彩な打刻申請、管理画面のスマホ対応、多くの決済方法などの機能も充実しており、管理・作業コストを軽減することで、企業のパフォーマンス向上を実現します。

また、シフト管理もチャットで提出可能となっており、メンバーから提出されたシフトが管理画面に即反映され、人件費も日次で閲覧することが可能です。

Gulf CSM 勤怠管理

Gulf CSM 勤怠管理は、出退勤管理、就業管理、労務管理のほか、シフト・ワークスケジュール管理、給与システム連携、アラート・レコメンド機能なども標準で装備し、企業の勤怠労務管理をワンストップでバックアップする勤怠管理システムです。

指紋や静脈など生体固有の情報を利用した生体認証装置を使うことで、正確な打刻を実現可能なほか、正社員と契約社員で所定時間や残業計算ルールが異なる場合でも、雇用形態ごとに就業ルールを設定できます。

また、労働基準法で社会保険条件を満たすとアラート表示されるなど、労務管理にも最適です。

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以下の記事では、今回紹介したもの以外の勤怠管理システムも紹介しておりますので、ぜひご覧ください。

勤怠管理システム比較43選 | クラウド | 価格・特徴 | 基礎知識も | ボクシルマガジン
勤怠管理システムの特徴・機能・価格を徹底分析!計43サービスをカテゴリー別にまとめました。導入が初めての方に向けて...

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勤怠管理システムで担当の負担軽減と適切な労務管理を実現

従来の勤怠管理は人手で行う作業が多く、担当に過度な負担を与えているばかりでなく、それにともなう人為的ミスを排除することも難しいものでした。

しかし、勤怠管理システムによって多角的な面で勤怠に関する課題を解決することが可能となり、大幅な効率化が見込めるほか、担当の負担軽減によってミスを減らし、そのリソースをより有意義な業務に割り当てることが可能です。

それによって従業員の適切な労務管理も実現でき、パフォーマンス向上によって生産性を高めることも可能でしょう。

勤怠にまつわる課題を抱えている企業は、一刻も早く勤怠管理システムを導入することをおすすめします。

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