保育業界向け勤怠管理システムおすすめ比較！解決できる課題

勤怠管理システムとは、職員の出勤・退勤・休暇・残業などの勤務状況を記録・管理するシステムです。勤怠管理システムにはシフト作成・自動集計・労働時間上限通知などの機能があります。

保育園業界で活用できる勤怠管理システムの機能

保育園業界では、入退室管理・保護者連絡・園児情報管理などの機能によって、安全確保やコミュニケーションの向上ができたり、事務処理の効率化や負担軽減を解決できたりと、幅広く活用できるのが特徴です。

勤怠管理システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

保育業界における人材不足や過重労働の課題

保育業界では、勤怠管理やシフト調整などを行う必要があり、それにあたって人材不足や過重労働にまつわる課題が発生することもあります。

普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

勤怠管理の手間とミス

保育業界では、紙やExcelなどで勤怠管理を行っている場合が多く、多くの時間と手間を必要とすることがあります。

紙やExcelでの勤怠管理は、作業の透明性に欠けることが多く、勤務時間や残業時間が正確に記録されているかどうかに対する不信感が生じがちです。これがストレスになり、職場の士気や離職率に悪影響を与えることもあります。

また、入力ミスや計算ミスなどが発生すると、給与や社会保険などに影響が出てしまうこともあるでしょう。保育業界には正社員以外にも派遣社員や契約社員、パート、アルバイトなど幅広い雇用形態のスタッフが在籍していることも多く、勤怠管理や給与計算が複雑化しがちです。

シフト調整の困難さと不公平感

保育業界では、子どもの人数やイベント、季節によって変動するため、状況に応じてシフトを柔軟に変更する必要があります。しかし、シフト調整時にスタッフの希望や条件を考慮することが難しく、不公平感や不満を生んでしまう場合があるでしょう。

また、シフトの変更や連絡を円滑に行うことも困難で、業務効率やモチベーションに影響が出てしまう可能性もあります。

予期せぬ時間外労働の把握と管理の難しさ

保育士の仕事は、子どもの保護者が遅れて迎えに来た場合のように、予期せぬ時間外労働が発生することもあります。しかし、これらの時間を正確に把握し、適正に管理することは紙ベースの勤怠管理では困難です。

休憩時間の確保の難しさ

子どもの世話は常に注意と配慮を要するため、保育士は十分な休憩時間を確保できない場合があります。労働時間の中で休憩を適切に取るためのシステムがないと、保育士の疲労が蓄積し、ミスが発生しやすくなる可能性もあるでしょう。

保育業界の課題を勤怠管理システムで解決できる理由

保育業界では、「勤怠管理の手間とミス」「シフト調整の困難さと不公平感」など人材不足や過重労働に関する課題がありますが、勤怠管理システムを使えばそれらの課題も解決できます。

人材不足や過重労働の課題が解決できる理由を、勤怠管理システムの機能や詳細とともに説明します。

勤怠データの入力と集計を自動化できる

勤怠管理システムを導入すると、勤怠データの入力と集計を自動化できるため、保育園業界で起こりがちな勤怠管理の手間とミスといった課題を解決可能です。

勤怠データはスマートフォンやタブレットなどで簡単に打刻でき、データはクラウド上に保存されます。そのため、紙やExcelなどで管理する必要がなく、時間や手間がかかりません。また、入力ミスや計算ミスなども防止できます。

勤怠データは分析機能を使うとさらに活用でき、労働時間や残業時間などの傾向を把握可能です。また、申請や承認の機能もあり、有給休暇や休憩時間などの管理も簡単にできます。

もちろん、これらの入力や集計の自動化は紙やExcelでは対応が難しいため、勤怠管理システムを導入するメリットと言えるでしょう。

シフト作成が楽になる

勤怠管理システムを導入すると、希望シフトを提出してもらい、管理者がシフト表を作成できるため、保育園業界で起こりがちなシフト調整の手間と不公平感といった課題を解決できます。

希望シフトの提出・作成はシフト管理機能を使うとさらにスムーズに行え、残業時間の制限や自動集計などの機能も課題を解決するのに役立つのもメリットです。

急な時間外労働にも対応できる

勤怠管理システムは、残業や休日出勤といった急な時間外労働が発生した場合でも、即座に勤務状況を更新し、適切な手当を計算可能です。

たとえばクラウドベースのシステムを使用すると、スタッフは自分のスマートフォンから勤務時間の変更をリアルタイムで報告でき、管理者はこれらの更新を追跡して調整を行えます。不規則な勤務パターンや急な残業が生じても、それに応じた公平な報酬が保証されるでしょう。

給与面に限らず、必要な休暇が取れているかもリアルタイムで把握できるため、スタッフの過重労働を未然に防ぐことにもつながるのです。

休憩時間を臨機応変に調整できる

勤怠管理システムは、休憩時間の管理においても柔軟性を発揮します。

スタッフが必要に応じて休憩を取れるように、システムは休憩時間の記録と調整を簡単に行える機能を備えています。また、休憩が不足している場合にアラートを表示する機能もあるため、職員の健康とウェルビーイングが保護され、疲労によるミスが減少するでしょう。

さらに、休憩時間の適切な計画と記録は、労働基準法や働き方改革のような法令遵守を確実にし、健全な運営の支援につなげるためにも必要です。

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保育園業界向け勤怠管理システムおすすめ比較

保育業界に特化した勤怠管理システムや保育園にて導入されている勤怠管理システムを紹介します。導入するシステム選びの参考にしてください。

• 豊富な機能であらゆる勤務形態や就業規則に対応
• アプリ完全対応でスマホから簡単に操作可能
• 生体認証打刻機能や第三者認証、暗号化監視体制など万全のセキュリティ体制

ジンジャー勤怠は、パートの希望シフトを反映させた自動シフト作成ができる勤怠管理システムです。

系列保育所の勤怠情報を一元管理や正確な残業時間を把握する機能が搭載されており、保育士の負担軽減や離職率低下を実現できます。

ルクミー -ユニファ株式会社

ルクミーは、保育園のシフト作成や勤怠管理をデジタル化できる勤怠管理システムです。

シフト提出・作成・周知・変更や打刻・集計・給与計算の機能が搭載されており、保育士の労働時間や残業時間を正確に把握できます。

Hoic（ホイック） -株式会社エクシオジャパン

Hoic（ホイック）は、保育園ICT化業務支援管理システムです。職員の勤怠管理やシフト管理を行えます。また、園児・職員の管理や保護者との連絡など、保育園運営に欠かせない機能を利用可能です。

保育士の書類業務を減らし、子どもたちと向き合う時間を増やすことで保育の質の向上を実現します。

WEL-KIDS（ウェルキッズ） -株式会社ウェルキッズ

WEL-KIDS（ウェルキッズ）は、保育園･幼稚園･認定こども園･学童の現場をより働きやすい環境に改善するシステムです。

勤怠管理システムやシフト作成、勤務表、休暇管理だけでなく、保護者との連絡や園児情報の集計、登降園管理など保育園や幼稚園の運営においてあらゆる場面で役立つ機能が満載です。

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特徴ごとにおすすめ勤怠管理システムをまとめました。それぞれの項目でサービスを比較したい方は、次のリンクから記事をご覧ください。

特徴から勤怠管理システムを比較する
英語対応の勤怠管理システム	無料の勤怠管理システム	アプリ対応の勤怠管理システム
小規模向け勤怠管理システム	中小企業向け勤怠管理システム	シフト管理できる勤怠管理システム
給与計算ソフト連携可能な勤怠管理システム	建設業向け勤怠管理システム	派遣会社向け勤怠管理システム
病院向け勤怠管理システム	介護業向け勤怠管理システム	利用料金が安い勤怠管理システム

勤怠管理システム導入時の注意点

勤怠管理システムを導入する際の注意点を、保育業界ならではのポイントやよくある失敗、デメリットなどの観点から解説します。

保育の現場特有の勤務パターンへの適応

保育業界ではシフトが非常に変動しやすく、突発的な変更が多い特徴をもちます。そのため、勤怠管理システムはこのような柔軟なシフト調整に対応できるかを確認する必要があるでしょう。また、短時間勤務やパートタイム勤務など、多様な勤務形態に適応できるかも重要です。

保護者とのコミュニケーション機能

保育業界では、保護者とのコミュニケーションも業務の一環です。勤怠管理システムに保護者と連絡を取るための機能があると、保育士の負担を減らせます。たとえば、保育士が突然休むことになった場合に、システムを通じて保護者に迅速に連絡を取れるかどうかといった内容確認がポイントです。

法令遵守の確認

保育業界は労働法規や児童福祉法など、特定の法律にもとづいて運営されています。勤怠管理システムはこれらの法規に準拠している必要があります。たとえば、労働時間の上限や休憩時間の規定など、システムがこれらの法令を遵守しているかどうかを検証する必要があるでしょう。

データプライバシーとセキュリティの確保

勤怠管理システムにはスタッフの個人情報が含まれているため、データプライバシーとセキュリティの確保は非常に重要です。導入前にシステムのセキュリティ対策を確認し、データが適切に暗号化されているか、そして不正アクセスから保護されているかを検証しましょう。

導入におけるスタッフへのサポート

新しいシステムを導入する際は、スタッフへの十分なトレーニングとサポートが必要です。使用方法を理解してもらうためのマニュアルや研修などを用意し、初期段階での質問や問題に対応できるサポート体制を整えましょう。

システムの柔軟性と拡張性

保育業界のニーズは変わる可能性があるため、勤怠管理システムは柔軟で拡張可能であることが望ましいです。将来的に規模が拡大した場合や追加の機能が必要になった際に、システムが対応できるかを確認しましょう。

既存システムとの互換性

勤怠管理システムを既存の人事システムや給与計算システムと統合できるかどうかも重要な点です。システム間の互換性が低いと、データの二重入力やミスが生じる原因となります。

保育業界向け勤怠管理システムで効率化しよう

勤怠管理システムは、出退勤管理やシフト作成ができるサービスです。保育業界が抱える人手不足や残業の課題の解決に役立ちます。

また、年次有給休暇の自動付与や勤怠ルールの設定変更などの機能で法令遵守できるメリットもあるため、リスク回避につながります。

保育業界向け勤怠管理システムを導入する際には、シフト管理機能や休暇管理機能が搭載されているか確認し、保育業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

また、保育業界では勤怠管理システムに関連して、入退室管理システムや保護者連絡システムなどのサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。

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