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病院向け勤怠管理システム5選!選び方・おすすめサービス

記事の情報は2022-08-05時点のものです。
病院は勤務形態が多様で、不規則な対応も多いので勤怠管理が困難な業界の1つです。ただし、働き方改革関連法によって病院にも正確な勤怠管理が求められています。本記事では病院の勤怠管理の課題、システムを導入するメリットについて説明し、その選び方とおすすめのシステムを紹介します。

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医療機関の勤怠管理に関する課題

業界・業種によって勤怠管理に関する課題は微妙に異なります。医療機関の場合、勤怠管理に関して発生頻度が高いのは次の課題です。

  • 当直や夜勤が多く勤務時間の集計に手間がかかる
  • 残業時間や休憩時間など勤務状況の実態を把握しにくい
  • シフト作成や様式9への対応が難しい

それぞれの課題について詳しく説明します。

当直や夜勤が多く勤務時間の集計に手間がかかる

病院などの医療機関は勤務体制が複雑になりがちです。特に入院患者を受け入れている病院などは24時間営業しており、宿直や夜勤の発生、二交代制、三交代制での勤務もあり得ます。

こういった多様な勤務形態が存在する医療機関では勤怠の集計作業が煩雑化しやすく、給与計算は複雑化しやすい傾向にあります。

その結果として、給与計算担当者やシフト管理の担当者の負担が重くなり、バックオフィス業務の効率悪化につながるケースもあります。こういった複雑な作業をシステムを活用して効率化することによって、スムーズな病院運営が可能です。

残業時間や休憩時間など勤務状況の実態を把握しづらい

残業時間や休憩時間など勤務状況の実態を把握しにくいのも医療機関の勤怠管理の特徴です。ただでさえ、病院は勤務状況の把握をするのは難しく、患者の容態や緊急の手術などによってイレギュラーな勤務が発生するケースが多い傾向にあります。

また、手書きやExcel、タイムカードで勤怠管理を行っている病院は勤怠の記録自体が難しく、働くスタッフの手間になるので正確に記録されていないといったことも考えられます。

こういった状況は労務問題が発生した際に医療機関側が不利になるのはもちろんのこと、オーバーワークを見過ごしてしまって、スタッフの離職や組織の生産性低下につながるケースも想定されます。

シフト作成や様式9への対応が難しい

アナログな勤怠管理ではシフト作成や様式9への対応が難しいケースも考えられます。

医療機関の場合は「宿直は週1回」といった法令上の制限があり、この制限を満たしたうえでのシフト作成が必要です。よって、各スタッフからの休暇の要望などに加えて、法令上の制限も加味したうえで責任者はシフトを作成しなければなりません。

また、様式9の書類作成も必要です。「様式9」とは「入院基本料」や「特定入院料」の施設基準の届け出や日常管理のために提出しなければならない表のことを指します。

日勤と夜勤のそれぞれの時間数や遅刻・総体の時間数、申し送り時間数といった、さまざまな業務時間数を記録、計算しなければならないので、アナログに勤怠管理している医療機関が様式9を作成するのは非常に手間がかかります。

医療機関が勤怠管理システムを導入するメリット

医療機関が勤怠管理システムを導入するメリットは次の3つです。

  • 勤怠状況の集計を効率化できる
  • 労働時間を正確に把握できる
  • シフト作成や様式9の作成が簡単にできる

勤怠管理システムを導入することによって、医療機関のさまざまなバックオフィス業務の効率化が期待できます。それぞれのメリットについて詳しく説明します。

勤怠状況の集計を効率化できる

勤怠管理システムを活用することにより、勤怠状況の集計を効率化できます。

勤怠状況の集計を効率化することは、給与計算や有給管理といったバックオフィス業務を効率化させることにもつながります。特に紙の出勤簿やタイムカードを使っている医療機関の場合は、紙のデータをパソコン上のエクセルやシステムに転記してから必要な集計・分析作業をするケースも多いですが、このような作業はミスの温床になりますし時間もかかります。

システムを使って始めから勤怠をデジタルデータとして入力してもらい、システムを使って効率的に集計・分析することによって勤怠管理にかかるスタッフの負担はかなり軽減されます。

労働時間を正確に把握できる

労働時間を正確に把握できるのも勤怠管理システムを活用するメリットです。

外勤の職員であればスマートフォン経由で打刻することによって直行直帰が可能になり、働き方も柔軟になります。また、タイムカードや出勤簿と比較すると、システムでの打刻は改ざんが難しいので不正な申告を防ぐ効果も期待できます。

シフト作成や様式9の作成が簡単にできる

勤怠管理システムの導入でシフト作成や様式9の作成が簡単に行えます。シフトや様式9を作成するためには、勤怠を正確に把握することはもちろん、それらの集計・分析を効率的に行えた方が良いです。

紙の出勤簿やタイムカードのアナログデータからシフト表や様式9を完成させるには膨大な手間がかかります。また途中でミスをして不正確な書類が完成、後から修正をするといった手続きの発生確率も高まります。

勤怠管理システムを活用することで、データを迅速に集計・分析できる体制を整えられ、シフトや様式9の作成にかかる負担を軽減できます。

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医療機関向け勤怠管理システムの選び方

医療機関が勤怠管理システムを選ぶ際は、主に次の3つの基準について考慮する必要があります。

  • 夜勤や当直などの複雑な勤務形態に対応しているか
  • シフト作成機能を搭載しているか
  • 様式9に対応しているか

それぞれの選び方のポイントについて紹介します。

夜勤や当直などの複雑な勤務形態に対応しているか

医療機関は勤務体制が多様なことは医療機関が抱える課題の所で説明したとおりです。事務員は日中勤務、看護師は3交代勤務といったように職種によっても勤務体制のパターンが存在します。

よって、勤怠管理システムを導入する際にも夜勤や当直などの複雑な勤務形態に対応できる、複数の職種を登録できる勤怠管理システムの中から、各医療機関の目的に合ったシステムを選定するべきです。

また、導入の際にはそもそも各医療機関にどのような勤務パターンがあるのかを整理したうえで、導入しようとしているシステムで各医療機関の勤務パターンを網羅できるのか確認しておきましょう。

シフト作成機能を搭載しているか

シフト作成機能を搭載しているか否かも、医療機関が勤怠管理システムを選ぶ際の重要な要素の1つとなります。

医療機関の場合は、勤務パターンが複雑なことから全員の要望と、医療機関に求められる法的規制を満たしたシフト表を作成するには手間がかかります。勤怠管理システムにシフト作成機能が搭載されているシステムを活用すれば作成業務を省力化できます。

さらにシステムによっては、部門ごと、日にちごとなどさまざまな切り口でシフト表を閲覧できたり、シフト表をスタッフ間で共有したりといったことも可能です。また、リアルタイムで希望シフトや勤怠状況が反映されるので、急なシフト変更や人員の過不足に対しても対応しやすくなります。

様式9に対応しているか

医療機関の場合は、様式9に対応しているかも勤怠管理システムを選ぶ際の重要な要素の1つになります。

勤務表や勤怠管理情報がアナログに管理されていたり、別システムでの管理となっていたりすると様式9を作成するのに手間がかかります。

勤務表から看護配置の書き写しをするのは時間もかかりますし、シフト記号で書かれた勤務表から様式9を作成するための時間数に変換、転記するためには時間もかかりミスも発生しがちです。

こういった手間やミスを削減して効率的な書類作成業務を行うためにも、様式9の作成に対応した勤怠管理システムを導入した方がよいでしょう。

医療機関におすすめの勤怠管理システム5選

医療機関におすすめの勤怠管理システムを紹介します。機能や特徴を紹介しているので、サービスを比較する際の参考にしてください。

サービス名満足度初期費用月額固定費用月額従量課金無料プラン無料トライアル対応言語連携サービス勤怠データのエクスポート方法給与計算ソフト連携対応できる勤務形態スマホアプリ打刻WEB打刻GPS打刻ICカード打刻生体認証その他打刻方法シフト管理ワークフロー機能(有給申請・残業申請)アラート機能休暇管理・休暇付与方法36協定対応機能予実管理工数管理
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Slack打刻
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PCログイン/ログオフ打刻
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300円(税抜)〜
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30日間
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SmartHR
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オフィスステーション 労務
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メンタル天気予報コンケア
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Rakuten早トク給与
その他従業員サーベイや給与前払いシステムと連携
CSV形式
PDF形式
Excel形式
JDL IBEX 給与 net2
freee人事労務
マネーフォワード クラウド給与
給与奉行クラウド
PCAクラウド 給与
給与奉行
給料王
弥生給与
週・月・年の変形労働、フレックス勤務等様々な就業ルールにも対応
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WowTalk
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400円(税抜)〜
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タイ語
ベトナム語
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ジンジャー労務
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ジンジャー給与
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変形労働制
裁量労働時間制
管理監督者/特定高度専門業務・成果型労働制
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400円(税込)〜
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フレックス
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RICOH複合機打刻
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システムによっては無料プラン、フリートライアルが設定されているので、使い勝手を確認してからの導入も可能です。

ジョブカン勤怠管理 - 株式会社DONUTS

ジョブカン勤怠管理
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  • さまざまな勤務形態に柔軟に対応
  • シフト作成・管理をシステムがサポート
  • 働き方改革関連法に対応

ジョブカン勤怠管理は、初期費用0円、1ユーザーあたり200円から使用できる勤怠管理システムです。シフト作成・管理機能も豊富なので病院の複雑なシフト管理でも効率的にシフト表の作成が行えます。

カスタマイズ性も高くオリジナルの勤怠管理フォーマットを簡単に作成できるので、医療機関のニーズに合わせて柔軟な運用が可能です。他の経費精算、労務管理、ワークフローなどのジョブカンシリーズと連動すればバックオフィス業務を大幅に効率化できます。

KING OF TIME - 株式会社ヒューマンテクノロジーズ

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  • 豊富な打刻方法から選択可能
  • ISMS認証取得のセキュリティ体制
  • 勤務状況をリアルタイムで可視化

KING OF TIMEは、シンプルな操作性で日々の打刻をリアルタイムで確認できるクラウド型の勤怠管理システムです。セキュリティ面ではISMS認証を取得しています。

病院の複雑な勤務体制に対応するためにさまざまな就業ルールに対応できるのはもちろん、スケジュール・シフト管理、アラート機能といったさまざまな機能が搭載されています。働き方改革関連法に対応した設定なので労務リスクを軽減可能です。

ジンジャー勤怠 - jinjer株式会社

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  • 各種労働関連法規に対応したシステム
  • 予実管理でオーバーワークになりそうなスタッフを発見
  • システム導入から運用までサポート担当が伴走

jinjer勤怠は、各種労働関連法規の改正に合わせてシステムがアップデートされる勤怠管理システムです。労務に関する法的リスクを軽減できます。

予実管理機能も搭載されているので、オーバーワークになりそうな病院スタッフを早めに発見し、オーバーワークによる不調や離職を未然に防げます。アラート機能で有給取得が遅れている、残業時間が多い社員をシステムがアラートしてくれるので、労務管理のミスも防げます。

勤次郎Smart - 日通システム株式会社

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  • 企業と従業員の健康を守ることをコンセプトにしたシステム
  • シンプルながらも、カスタマイズ性が高い
  • ストレスチェック、医療診断情報などスタッフの健康に関しても記録

勤次郎Enterpriseは、企業と従業員の健康を守り生産性を向上させることをコンセプトに開発された勤怠管理システムです。ストレスチェックやワクチン接種管理といった、他の勤怠管理システムではあまり見られない機能も搭載しています。

指紋・静脈認証などセキュリティの信頼性が高い打刻方法にも対応しており、変形労働時間制やフレックスタイム制などさまざまな勤務形態にも対応可能です。スケジュール作成機能もあるのでシフト管理も効率化できます。

TimePro-VG – アマノ株式会社

  • オンプレミス、クラウドの両方に対応
  • 次に何をすべきかがわかるアラート機能
  • さまざまな働き方に対応可能

TimePro-VGは、クラウド型、オンプレミス型の両方に対応している勤怠管理システムです。

過重労働になりがちな医師の勤怠・労働時間を管理するために、上限時間を超えそうな職員を勤怠データの傾向から抽出してアラートしたり、宿日直の労働管理、実働時間と待機・研鑽時間などができたりするように機能な充実しています。


より多くに勤怠管理システムから比較したい方は、こちらの記事を参考にしてくだい。

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医療機関向け勤怠管理システムで課題を解決

医療機関には勤怠に関する特有の課題がありますが、働き方改革関連の法律改正が進む中で、多くの医療機関は勤怠管理の体制を変更することが求められています。

また勤怠管理システムを活用して勤怠情報を管理することは、スタッフのオーバーワークを未然に防ぐことにつながり、急なスタッフの求職や離職といったトラブルを抑制する効果も期待できます。

医療機関向けの勤怠管理システムを活用することにより、煩雑な勤怠管理、給与計算、様式9にまつわる書類作成業務を効率化できるので、生産性の高い病院作りにも貢献するでしょう。

本記事で紹介した選び方やおすすめのシステムを参考にしながら各医療機関に合った勤怠管理システムを選定してください。

【厳選】おすすめ勤怠管理システムをまとめてチェック!
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