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2016-03-10

勤怠管理システムの導入によるメリット・デメリット

勤怠管理システムのメリット・デメリットをご存知でしょうか?そんなメリット5つとデメリット2つ、さらにはオススメの勤怠管理システム、選び方などをまとめてみました。導入をお考えの方はぜひ検討してみてください。
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本記事で掲載している勤怠管理システムや、今回紹介しきれなかった勤怠管理システムの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひシステム選定の参考にしてみてください。

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勤怠管理システムのメリット・デメリットをまとめてみた!

皆さんは、勤怠管理システムの導入で得られるメリットは“業務効率化”だけだと思っていませんか?また、デメリットに関してしっかりと把握していますか?

もしも今後勤怠管理システムの導入を検討しているのであれば、メリット・デメリットの把握は必須です。ここでは、勤怠管理システムが持つメリット、そしてデメリットをまとめてみました。

1. 勤怠管理システムの5つのメリット

コスト削減

「なぜ勤怠管理システムで?」と思われるかもしれませんが、実はコスト削減は勤怠管理システムの大きなメリットです。
以下に例を出してみます。

A社従業員数200人の中堅企業であり、勤怠管理はタイムカードでの管理を行っている。
人事は月末になると全社員のタイムカードを手作業で集計しExcelの管理シートの入力、3人の人事を動員して完全に作業完了するために2日は費やしていた。
人事のそれぞれの月給は30万円で日割にすると1人あたり1万円、3人で2日かかる作業のコストは単純計算で6万円かっている。
そこでA社が勤怠管理システムを導入したところ、従業員200×300円で合計6万円のコストがかかるようになった。
一見タイムカードでの管理とコストは変わらないが、2日かかっていた集計作業が2時間で完了し労働生産性がアップ。
さらにタイムカード用の紙費用もカットできたので、結果的に無駄を省きコスト削減にもつながった。

これはほんと一例であり企業の環境によっても異なりますが、このように勤怠管理は従来にタイムカード管理に比べてコスト削減につなげることができるのです。

適切な労働時間管理

コンプライアンスが重視されている現代社会では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。
というのも年々労基署による目も厳しく、少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。
最悪の場合、臨検されブラック企業のレッテルを貼られる可能性もあるでしょう。

勤怠管理システムは通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。

さらに、既定の労働時間を超過しそうな従業員や休暇がしっかりと取れていない従業員がいた場合システムが警告してくれるので、管理漏れによる勧告を受けることもなくなります。

不正打刻防止

勤怠管理システムの打刻方法には静脈・指紋認証など生体認証システムを活用したものや、顔認証システムを活用したものがあります。
これならば本人以外の打刻は不可能なので、不正打刻を完全防止できるでしょう。

また「GPS打刻機能」では打刻と同時に位置情報も記録してくれるので、外回りの多い営業部での不正打刻防止が可能です。

業務効率アップ

勤怠管理システムにより作業効率がアップするのは何も人事だけではありません。

多くのサービスではスマホやガラケー専用のアプリケーションを提供しており、外出先からの打刻に対応しています。
つまり、出退勤打刻のためにいちいち出社・帰社したり翌日打刻修正依頼を出す必要もなくなります。

自分のデスクから打刻をすることもできるので、朝の忙しい時間に打刻機まで行く必要もないですね。

これらの業務効率化を総合して1日5分でも時間を短縮できれば、1年間で2.5日間も時間を短縮することができます。(1日8時間労働、年間休日120日の場合)

給与計算との連携

多くのサービスでは、システムにある管理データをCSV形式で給与管理システムをインポートすることが可能です。
つまり、勤怠管理から給与計算まで一連の作業で管理できるということ。

毎月末、勤怠管理・給与計算業務に追われている人事の方は経営者ならこれがどれだけ助かることが十分に理解できますね。

ただし、導入する勤怠管理システムによって連携可能な給与計算ソフトが異なるので選定の際は注意しましょう。

2. 勤怠管理システムの2つのデメリット

導入における問題

勤怠管理は一見して「導入は簡単そう」と思われがちなのですが、実は意外と失敗している企業が少なくありません。

というのも“基本的なポイントを押さえられていない”のが原因なので、サービス比較のポイントや導入時のポイントをしっかりと押さえていればそうそう失敗することはないでしょう。

別途、それぞれ「サービスの比較ポイント」「導入に失敗しないためのポイント」をまとめた記事もあるのでぜひ参考にしてください。

経営層の理解が得づらい

勤怠管理システムを導入する際、人事にとっては業務効率化などのメリットで明るい顔をしていると思いきや、実際は違うようです。

勤怠管理システムは利益を生むためのシステムではないため、はたからは費用対効果が見えづらいのです。
そのため時には経営層から「既存システムと何が違うんだ?コストをかけてまで導入する必要はあるのか?」などの疑問を向けられることもあります。
また従業員からは「人事が楽したいだけなんじゃないか?」という意見を持たれることも。

そのためプレッシャーを感じて導入が上手く進まないケースが珍しくないのです。

このような経営層や従業員に対しては、導入後の費用対効果を視覚化して明確に提示するのがもっとも有効的です。

  1. システムを導入することでどんなメリットがあるのか?
  2. 人事のどんな業務を効率化することができるのか?
  3. 従業員にとってはどんなメリットがあるのか?
  4. システム導入前と導入後のコスト差はいくらか?

など、理詰めでプレゼンしてしっかりと理解を得ることが重要です。

3. ボクシル編集部おすすめの勤怠管理システム

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、スマホ・PC・ICカードなど、打刻方法が豊富な勤怠管理システムです。「シフト管理」とあるように、飲食業界や小売業界はもちろん、福祉業界や一般企業(中規模~大手)にも最適なサービスと言えます。

これまでのアルバイトのシフトは、紙で提出し店長がそれをPCに打ち込んで管理するという形をとるところが多かったと思います。しかしこれからは、ジョブカンがあればスマホで簡単にシフトの提出をすることができます。

jinjer(ジンジャー)

jinjerは、業界標準の機能を網羅した、簡単導入・簡単操作ができる勤怠管理システムです。iBeaconやGPSなど多彩な打刻機能を実装し、チャット機能も完備。業界初となる、管理側もマルチデバイスにフル対応していることで、専用端末がいらず、使いやすさを追求したサービスです。

また、多くの決済方法など機能も充実しており、管理・作業コストを軽減することで企業のパフォーマンス向上を実現します。
利用者を考え抜いた幅広いニーズへの対応は、業種や利用者の世代を問わず、高い満足度へとつながるはず!

OBCの勤怠管理サービス

OBCの勤怠管理サービスは、「勘定奉行」で有名なOBCが提供するクラウド型勤怠管理システムです。「多様な働き方への対応」・「環境変化への対応」のような働き方改革を推進する要素があるので、自社で働き方改革を進めている企業にはぴったりです。

法改正などのルールにも対応し、自動で勤怠の情報は集約されてデータ化されるので、勤怠管理に関する業務が激減します。4000社以上の導入実績から、時短勤務やフレックスタイムなどにも柔軟に対応しているので、働き方を変えるサポートになるのではないでしょうか。

Zoho ピープル

Zohoピープルは、人事・勤怠・工数をクラウドで一元管理できるサービスです。Webやモバイルから勤怠を簡単に記録でき、勤務状況をいつでもどこでも確認できます。自社に合わせて設定を柔軟にカスタマイズすることも可能です。

クラウド上のフォームからシフト管理や休暇申請ができます。従業員自身が有給の残日数といった勤怠に関する情報を確認できるので、工数削減にもつながるサービスです。また勤怠管理だけでなく、人事や工数管理もできるサービスなので従業員の情報を一か所にまとめることができ、管理しやすいのが魅力です。

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また、勤怠管理システムについては、以下の記事で詳しく紹介しています。今回記載した勤怠管理システムのメリット・デメリットを参考に一度確認してみてください。

勤怠管理システム比較44選|基礎知識|クラウド|価格 | ボクシルマガジン
勤怠管理システムの特徴・機能・価格を徹底分析!計44サービスをカテゴリー別にまとめました。導入が初めての方に向けて...

4. 勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際のポイントとして、

  1. 自社に適した打刻方法があるか
  2. サポート体制はしっかりしているか
  3. 他サービスとの連携はできるか

といったポイントが挙げられます。

下記の勤怠管理システムの選び方ガイドでは、選ぶ際のポイントだけでなく、勤怠管理システムを導入するメリットやデメリットなどといった情報を掲載しています。
ぜひご覧ください。

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5.勤怠管理システムでより多くのメリットを得るためには

勤怠管理システムのデメリットは“システム自体のデメリット”というよりも“導入における課題”という色合いが濃いので、導入に成功すれば多くのメリットを享受することができます。

メリットはもちろん、デメリットもしっかりと把握したうえで導入に踏み込むことが大切ですね。

メリット・デメリットの把握、そして文中で紹介した「サービスの比較ポイント」と「導入に失敗しないためのポイント」にも意識を向け、勤怠管理システム導入を推進しましょう。

ボクシルとは

ボクシルでは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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