勤怠管理システム導入のメリット・デメリット | 適したサービスの選び方

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導入企業が増えている、勤怠管理システム。サービスの選定にあたってはメリット・デメリットを把握しておく必要があります。勤怠管理システム導入のメリット5つとデメリット2つ、さらにおすすめの勤怠管理システム、選び方などをまとめました。導入をお考えの方はぜひ検討してみてください。
人事勤怠管理システム

本記事で掲載している勤怠管理システムや、紹介しきれなかった勤怠管理システムの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひシステム選定の参考にしてみてください。

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勤怠管理システムのメリット・デメリットは?

皆さんは、勤怠管理システムの導入で得られるメリットは「業務効率化」だけだと思っていませんか?また、デメリットに関してしっかりと把握していますか?

もしも勤怠管理システムの導入を検討しているのであれば、メリット・デメリットの把握は必須です。この記事では、勤怠管理システムが持つメリット、そしてデメリットをまとめました。記事の後半では、自社に適したサービスの選び方やポイントも解説します。

勤怠管理システム導入5つのメリット

まずは、勤怠管理システム導入で生じる5つのメリットについて、解説します。

1. コスト削減

「なぜ勤怠管理システムで?」と思われるかもしれませんが、実はコスト削減は勤怠管理システムの大きなメリットです。以下に例を挙げます。

A社は従業員数200人の中堅企業であり、勤怠管理はタイムカードでの管理を行っている。人事は月末になると全社員のタイムカードを手作業で集計しExcelの管理シートの入力、3人の人事を動員して完全に作業完了するために2日は費やしていた。各人事担当の月給は30万円で日割にすると1人あたり1万円、3人で2日かかる作業のコストは単純計算で月6万円。

そこでA社が勤怠管理システムを導入したところ、従業員200人×300円で合計6万円のコストがかかるようになった。一見タイムカードで管理とコストは変わらないが、2日かかっていた集計作業が2時間で完了し労働生産性がアップ。さらにタイムカード用の紙費用もカットできたので、結果的に無駄を省きコスト削減にもつながった。

これはほんの一例であり、企業の環境によっても異なりますが、勤怠管理は従来のタイムカード管理に比べてコスト削減につながるのです。

2. 適切な労働時間管理

コンプライアンスが重視されている現代では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。

というのも、労基署による目も年々厳しくなり、少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。最悪の場合、臨検され“ブラック企業”のレッテルを貼られる可能性もあるでしょう。

勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。さらに、既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇をきちんと取れていない従業員がいた場合、システムが警告してくれるので、管理漏れによる勧告も避けられます。

3. 不正打刻防止

タイムカードによる打刻では、なりすまし(入れ替わり)や意図的に時間をずらした打刻といった、不正がおこりがち。

勤怠管理システムの打刻方法には、静脈・指紋認証などの生体認証を活用したものや、顔認証システムを活用したもの、交通系ICカードを活用したものなどがあります。本人以外の打刻は難しいので、不正打刻を完全防止できるでしょう。

またスマートフォンの位置情報を利用する「GPS打刻機能」があれば、打刻と同時に位置情報も記録するため、外回りの多い営業部でも「誰が・いつ・どこで」打刻したかを管理でき、不正打刻防止につながります。

4. 業務効率アップ

勤怠管理システムにより作業効率がアップするのは、人事だけではありません。

多くのクラウド勤怠管理システムではスマートフォン用のアプリケーションを用意しており、外出先などからの打刻に対応しています。直行や直帰が多くても出退勤打刻のために出社・帰社する必要がなく、翌日の打刻修正依頼も不要に。出社組でも自分のデスクで打刻できるため、毎日タイムレコーダーまで行く手間もなくなります。

これらの業務効率化を総合して、1日5分でも時間を短縮できれば、1年間で2.5日分も勤務時間を短縮できます。(1日8時間労働、年間休日120日の場合)

5. 給与計算システムなどとの連携

勤怠管理システム導入によるデータ化も、管理者にとっては大きなメリットです。

まず、タイムカードの記録をExcelにまとめてFAXで送信、といった手書きの管理業務がなくなります。勤怠管理システムでは、サーバー上にデータを蓄積。CSV形式でエクスポートできます。これを給与管理システムへアップすれば、勤怠管理から給与計算まで一連の作業を一元化できるのです。

さらに、近年はサービス提供社どうしの提携が進み、勤怠管理システムと給与計算システム、経費精算システムなどと直接APIなどで連携できるようになりました。管理の一元化を重視するなら、提携サービスは必ずチェックしておきたいポイントです。

勤怠管理システムの2つのデメリット

1. 管理機能を扱いきれない場合がある

勤怠管理システムは「打刻をするだけのもの」と思われがちです。そのため、管理機能を詳しく調べずに導入し、失敗している企業が見られます。

勤怠管理システム導入のメリットは、正確な勤怠状況の把握にこそあります。管理画面の使い勝手や、集計時に適応できるフィルターの粒度、スマートフォンで使える機能などはシステムによってさまざまなので、無料トライアルをうまく活用し自社に合ったサービスを探すとよいでしょう。

無料の勤怠管理システムについては次の記事で詳しく紹介しています。永年無料で使えるシステムの多くは利用条件に制限があるので、きちんとした運用を目的とするなら、有料サービスの無料トライアルを検討するのも手です。

【無料】勤怠管理システム・ソフト8選 | トライアルありのクラウド型・アプリまで徹底比較 | ボクシルマガジン
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2. 経営層の理解が得づらい

勤怠管理システムを導入する際、業務効率化などのメリットで、人事担当が明るい顔をしていると思いきや、実際は違うようです。

勤怠管理システムは利益を生むものではないので、費用対効果が見えづらい側面があります。ときには経営層から「既存システムと何が違うのか?コストをかけてまで導入する必要はあるのか?」などの疑問が呈されるでしょう。他部署からは人事が楽をしたいだけなのではと思われてしまうことも。

そこで、導入を検討する際は、以下の点を明確にできるようサービスを比較、選定を進めましょう。

  • システムを導入する会社側のメリット
  • 従業員にとってのメリット
  • 具体的に、業務をどれだけ効率化できるか
  • システム導入前と導入後のコスト差

これらをきちんと説明できるようなサービスを検討したうえでプレゼンをして、理解を得るとよいでしょう。

注目の勤怠管理システム、サービス資料まとめ

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ボクシル編集部おすすめの勤怠管理システム

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、さまざまな働き方に対応し、働き方改革をサポートする勤怠管理システムです。

従業員の勤怠状況をリアルタイムに確認・集計できる、事業所や従業員の状況に応じて打刻方法を使い分けられるなど、クラウドシステムならではの機能で日々の煩雑な勤怠管理を楽にします。また、誤った勤怠登録へのアラートや労働時間の自動集計、有休の自動管理といった勤怠管理の自動化や、「マネーフォワード クラウド給与」との勤怠データ連携による給与計算でさらなる業務効率化を実現します。

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jinjer 勤怠

jinjer 勤怠

jinjerは、業界標準の機能を網羅した、簡単導入・簡単操作ができる勤怠管理システムです。iBeaconやGPSなど多彩な打刻機能を実装し、チャット機能も完備。業界初となる、管理側もマルチデバイスにフル対応していることで、専用端末がいらず、使いやすさを追求したサービスです。

また、多くの決済方法など機能も充実しており、管理・作業コストを軽減することで企業のパフォーマンス向上を実現します。
利用者を考え抜いた幅広いニーズへの対応は、業種や利用者の世代を問わず、高い満足度へとつながるはず!

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ミナジン就業管理は、人事労務のプロフェッショナル集団が開発した、コンプライアンスに強い勤怠管理システムです。

固定時間・変形労働時間・フレックスタイム・みなし労働時間・裁量労働など、あらゆる勤怠ルールに合わせた設定が可能です。残業時間の「罰則付き上限規制」、5日間の「有給休暇取得」の義務化にも既にシステム対応しており、36協定に基づいた時間外管理をリアルタイムで集計・アラート発信します。導入時に各社の勤務事情に合った運用・設定を人事のプロが提案してくれ、ヘルプデスクでは社会保険労務士や給与計算の実務経験者からのサポートが受けられます。

バイバイタイムカード

バイバイタイムカード

バイバイタイムカードは、独自のiPad + QRコードによるバーコード打刻をはじめ、スマートフォン + GPSやパソコンや携帯を使ったさまざまな打刻方法が用意されている、クラウドベースの勤怠管理システムです。

パソコンが置けない現場ではiPadによる操作が可能、交通や鉄道などでは絶対あってほしいアルコール測定器の連動もあり、しっかりとエビデンスをとれます。
また、0.02秒を記録するシステムのレスポンスタイムを持ち、ストレスフリーな勤怠管理が実現できます。

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リクナビHRTech 勤怠管理

リクナビHRTech 勤怠管理

リクナビHRTechは、従業員の勤怠情報をリアルタイムに一括管理できる勤怠管理システムです。

多様なワークスタイルに合わせて勤怠管理できるので、複数の雇用形態やルールがある企業でも同じシステムで一括管理できます。打刻方法を複数の中から選択できるのも魅力の1つ。クラウドで一括管理される勤怠情報は、CSVでエクスポートできるので勤怠管理工数やデータ連携工数の削減にもつながります。導入にあたって30日間の無料トライアル期間が設けられており、継続後も1人あたり月額300円と導入しやすい価格設定となっています。

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ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、スマホ・PC・ICカードなど、打刻方法が豊富な勤怠管理システムです。「シフト管理」とあるように、飲食業界や小売業界はもちろん、福祉業界や一般企業(中規模~大手)にも最適なサービスと言えます。

これまでのアルバイトのシフトは、紙で提出し店長がそれをPCに打ち込んで管理するという形をとるところが多かったと思います。しかしこれからは、ジョブカンがあれば、スマートフォンで簡単にシフトの提出ができます。

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Touch On Time(タッチオンタイム)

Touch On Time

Touch On Timeは、7,300社もの企業が利用し、勤怠管理システム市場でシェアNo.1を獲得している勤怠管理システムです。利用者数は51万人にもおよび、サービスの利用継続率は99%以上を誇ります。

利用料は月額300円(税別)/1人のみで、導入することで、勤怠管理の事務処理が楽になるだけでなく、 勤怠の見える化やコストダウンなどさまざまな効果が期待できます。

また、難しい導入から運用まで、万全の体制でしっかりサポートを行うため、勤怠管理システムの導入を考えているスタートアップ企業でも手軽に使えます。

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KING OF TIME for ビジネスプラス

KING OF TIME for ビジネスプラス

KING OF TIMEは、タイムレコーダーとして指紋認証、指静脈認証などの生体認証や、外出先でも打刻ができる携帯電話スマートフォンなど、多彩な種類の打刻手段を持つ勤怠管理システムです。

リアルタイムに勤務集計、残業状況、アラート、人件費の概算などの確認、管理が可能、集計されたデータはExcel、給与計算ソフトやシステムにCSVデータとして出力できます。ワークフロー機能やシフト管理機能により、正社員、派遣社員、契約社員、アルバイト、パートなど、さまざまなワークスタイルに合わせた勤怠管理が可能です。

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【安心と実績!奉行シリーズのOBC】 勤怠管理サービス

【安心と実績!奉行シリーズのOBC】 勤怠管理サービス

OBCの勤怠管理サービスは、「勘定奉行」で有名なOBCが提供するクラウド型勤怠管理システムです。「多様な働き方への対応」・「環境変化への対応」のような働き方改革を推進する要素があるので、自社で働き方改革を進めている企業にはぴったりです。

法改正などのルールにも対応し、自動で勤怠の情報は集約されてデータ化されるので、勤怠管理に関する業務が激減します。4000社以上の導入実績から、時短勤務やフレックスタイムなどにも柔軟に対応しているので、働き方を変えるサポートになるのではないでしょうか。

CLOUZAは、タブレット端末やパソコンでタイムレコーダー代わりに出退勤の打刻、さらに勤怠データの集計も行えるクラウドベースの勤怠管理サービスです。

無料のスマートフォンアプリをダウンロードすれば、従業員個人のスマートフォン(iPhone、Android)をタイムレコーダーとしても活用可能であり、iPadでFeliCa対応のICカードを利用した打刻も可能です。
月の打刻人数 x 200円、1人からでも利用可能という柔軟さとお手軽料金も魅力的です。

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アールシフト

アールシフト

アールシフトは小売業、サービス業で多店舗展開をされている企業向けのクラウドシフト管理サービスです。

月間シフト表、作業割当表、レジ割当表を高精度で自動作成し、店舗の生産性を向上させます。また、POSシステムや勤怠システムとの連携機能、欠員募集機能、MH管理機能、客数予測機能など豊富なオプションがあるので自社に合わせた導入が可能です。売上に合わせた人時管理が簡単に実現でき、効率的な人数配分が可能です。

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Zoho ピープル

Zoho ピープル

Zohoピープルは、人事・勤怠・工数をクラウドで一元管理できるサービスです。Webやモバイルから勤怠を簡単に記録でき、勤務状況をいつでもどこでも確認できます。自社に合わせて設定を柔軟にカスタマイズ可能です。

クラウド上のフォームからシフト管理や休暇申請ができます。従業員自身が有給の残日数といった勤怠に関する情報を確認できるので、工数削減にもつながるサービスです。また勤怠管理だけでなく、人事や工数管理もできるサービスなので従業員の情報を一か所にまとめられ、管理しやすいのが魅力です。

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kincone(キンコン)

  • 交通系ICカードで勤怠管理と交通費精算ができる
  • 月額200円/ユーザーで利用可能
  • コスト1/10も可能

kincone(キンコン)は出退勤管理が自動ができる勤怠管理システムです。勤怠管理と交通費精算が交通系ICカード(Suica/PASMOなど)で自動的に打刻・精算される手軽さが特徴となります。また、Googleカレンダー・チャットワークなど既存システムと連携できる使い勝手の良さも人気の理由です。

ACTIVE SOLUTION TA


ACTIVE SOLUTION TAは、複雑化するルールやダイバーシティに柔軟に対応する、イージーオーダー型勤怠管理システムです。

ICカードやPC打刻はもちろん、生体認証やスマートデバイス、職場に応じて固有PCログインや、共有PCでの打刻などを選択可能です。労働時間の集計に、法定休日を含む・含まないなどのしきい値も設定可能、コンプライアンスを強化する仕組みも万全です。

TIME-3X(タイムスリーテン)


TIME-3Xは、過剰労働を抑制すべく、従業員が自身で健康管理のできるポータル画面を備えた勤怠管理システムです。

コンプライアンス強化に必要な客観的な時間管理を実現しつつ、スマートフォンやICカードなど、さまざまな打刻方法にも対応。シフト設定を容易にすることで担当者の負担を軽減するだけでなく、急な変更にも柔軟に対応可能です。

勤之助


勤之助は、ICカード認証、スマートデバイス、PCなどで時間と場所を問わない打刻が可能なSaaS型勤怠管理システムです。
1ユーザー月額300円という低価格ながら、ワンクリックで英語版に変更できるグローバル対応、インターネットで勤務状況を確認でき、計算・集計を自動で行うため、人的ミスを削減し、作業工数の大幅減が期待できます。

CLOUZA(クラウザ)

CLOUZA

また、勤怠管理システムについては、以下の記事で詳しく紹介しています。今回記載した勤怠管理システムのメリット・デメリットを参考に一度確認してみてください。

勤怠管理システムの価格・機能を徹底比較 - カテゴリー別おすすめ44選 | ボクシルマガジン
【最新】リモートワーク、フレックス制、時短勤務など働き方の多様になる現代に必須のクラウド型勤怠管理システム。ボクシ...

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際のポイントとして、

  1. 自社に適した打刻方法があるか
  2. サポート体制はしっかりしているか
  3. 他サービスとの連携はできるか

といったポイントが挙げられます。

下記の勤怠管理システムの選び方ガイドでは、選ぶ際のポイントだけでなく、勤怠管理システムを導入するメリットやデメリットなどといった情報を掲載しています。ぜひご覧ください。

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勤怠管理システムでより多くのメリットを得るためには

勤怠管理システムのデメリットは「システム自体のデメリット」というよりも「導入における課題」という色合いが濃いので、導入に成功すれば多くのメリットを享受できます。メリットはもちろん、デメリットもしっかりと把握したうえで導入に踏み込むことが大切です。

メリット・デメリットの把握、そして文中で紹介した「サービスの比較ポイント」と「導入に失敗しないためのポイント」にも意識を向け、勤怠管理システム導入を推進しましょう。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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勤怠管理システム
選び方ガイド
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企業情報未登録、株式会社NTTドコモ、株式会社マネーフォワード、株式会社ミナジン
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