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勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット | 導入する目的とは?

最終更新日時:
記事の情報は2021-10-18時点のものです。
勤怠管理システムの導入で得られるメリットには「業務効率化」「コスト削減」「不正打刻防止」などの効果があります。本記事では、勤怠管理システムのメリットやデメリットを解説し、おすすめのサービスも紹介します。ぜひ導入検討する際の参考にしてください。

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、社員の出退勤の時間を管理できるシステムです。ICカードや生体認証システムを使うことで、入力や報告の手間を省き、正確な勤怠管理が可能になります。

また多くのサービスは、勤怠管理に関する法改正が合った際に、法律を厳守した管理の仕方にアップデートされます。

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勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムの導入で得られるメリットは次のとおりです。

  • コスト削減
  • 適切な労働時間管理
  • 不正打刻防止
  • 業務効率アップ
  • 給与計算システムや経費精算システムとの連携
  • 支社やリモート勤務の管理を効率化

コスト削減

勤怠管理システム導入で得られるメリットとしてコスト削減の効果は大きいです。以下に例を挙げます。

A社は従業員数200人の中堅企業であり、勤怠管理はタイムカードでの管理を行っている。人事は月末になると全社員のタイムカードを手作業で集計しExcelの管理シートの入力、3人の人事を動員して完全に作業完了するために2日は費やしていた。各人事担当の月給は30万円で日割にすると1人あたり1万円、3人で2日かかる作業のコストは単純計算で月6万円。

そこでA社が勤怠管理システムを導入したところ、従業員200人×300円で合計6万円のコストがかかるようになった。一見タイムカードで管理とコストは変わらないが、2日かかっていた集計作業が2時間で完了し労働生産性がアップ。さらにタイムカード用の紙費用もカットできたので、結果的に無駄を省きコスト削減にもつながった。

上記は一例であり、企業の環境によっても異なりますが、勤怠管理は従来のタイムカード管理に比べてコスト削減につながるのです。

適切な労働時間管理

コンプライアンスが重視されている現代では、勤怠管理の重要性が高まっています。

労基署による目も年々厳しくなり、少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。最悪の場合、臨検され“ブラック企業”のレッテルを貼られる可能性もあるでしょう。

勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。さらに、既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇をきちんと取れていない従業員がいた場合、システムが警告してくれるので、管理漏れによる勧告も避けられます。

適正な給与を支給したり、長時間労働を防いだりできるのがメリットです。

不正打刻防止

タイムカードによる打刻では、なりすまし(入れ替わり)や意図的に時間をずらした打刻といった、不正がおこりがち。また、紙による申請では虚偽の記載があった場合もあるかもしれません。

勤怠管理システムの打刻方法には、静脈・指紋認証などの生体認証を活用したものや、顔認証システムを活用したもの、交通系ICカードを活用したものなどがあります。本人以外の打刻は難しいので、不正打刻を完全防止できるでしょう。

またスマートフォンの位置情報を利用する「GPS打刻機能」があれば、打刻と同時に位置情報も記録するため、外回りの多い営業部でも「誰が・いつ・どこで」打刻したかを管理でき、不正打刻防止につながります。

業務効率アップ

勤怠管理システムにより作業効率がアップするのは、人事だけではありません。

多くのクラウド勤怠管理システムではスマートフォン用のアプリケーションを用意しており、外出先・出張先などからの打刻に対応しています。直行や直帰が多くても出退勤打刻のために出社・帰社する必要がなく、翌日の打刻修正依頼も不要に。出社組でも自分のデスクで打刻できるため、毎日タイムレコーダーまで行く手間もなくなります。

これらの業務効率化を総合して、1日5分でも時間を短縮できれば、1年間で2.5日分も勤務時間を短縮できます。(1日8時間労働、年間休日120日の場合)

給与計算システムや経費精算システムとの連携

勤怠管理システム導入によるデータ化も、管理者にとっては大きなメリットです。

まず、タイムカードの記録をExcelにまとめてFAXで送信、といった手書きの管理業務がなくなります。勤怠管理システムでは、サーバー上にデータを蓄積。CSV形式でエクスポートできます。これを給与管理システムへアップすれば、勤怠管理から給与計算まで一連の作業を一元化できるのです。

さらに、近年はサービス提供社どうしの提携が進み、勤怠管理システムと給与計算システム、経費精算システムなどと直接APIで連携できるようになりました。管理の一元化を重視するなら、提携サービスは必ずチェックしておきたいポイントです。

支社やリモート勤務の管理を効率化

支社が全国にある企業の場合、勤怠データが支社ごとなり管理が大変です。またリモート勤務の場合も、同じことがいえるでしょう。

勤怠管理システムを導入すれば、社員はスマートフォンのアプリをタップするだけで勤怠入力ができ、管理側もデータを一元管理できるのでスムーズです。

勤怠管理システムを導入する際のデメリット

勤怠管理システムの導入を検討する際は次のポイントに注意しましょう。

  • 管理機能を扱いきれない場合がある
  • 経営層の理解を得づらい

管理機能を扱いきれない場合がある

勤怠管理システムは「打刻をするだけのもの」と思われがちです。そのため、管理機能を詳しく調べずに導入し、失敗している企業が見られます。

勤怠管理システム導入のメリットは、正確な勤怠状況の把握にこそあります。管理画面の使い勝手や、集計時に適応できるフィルターの粒度、スマートフォンで使える機能などはシステムによってさまざまなので、無料トライアルをうまく活用し自社に合ったサービスを探すとよいでしょう。

無料の勤怠管理システムについては次の記事で詳しく紹介しています。永年無料で使えるシステムの多くは利用条件に制限があるので、きちんとした運用を目的とするなら、有料サービスの無料トライアルを検討するのも手です。

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経営層の理解を得づらい

勤怠管理システムは利益を生むものではないので、費用対効果が見えづらい側面があります。ときには経営層から「既存システムと何が違うのか?コストをかけてまで導入する必要はあるのか?」などの疑問が呈されるでしょう。他部署からは人事が楽をしたいだけなのではと思われてしまうケースもあるそうです。

そこで、導入を検討する際は、次の点を明確にできるようサービスを比較、選定を進めましょう。

  • システムを導入する会社側のメリット
  • 従業員にとってのメリット
  • 具体的に、業務をどれだけ効率化できるか
  • システム導入前と導入後のコスト差

これらをきちんと説明できるようなサービスを検討したうえでプレゼンをして、理解を得るとよいでしょう。

勤怠管理システムを比較する際のポイント

勤怠管理システムを導入検討しており、実際にサービスを比較する際は次のポイントを確認しましょう。

  • 導入形態
  • 搭載機能の多さ
  • 打刻方法
  • 妥当なコスト
  • ツールの操作性・扱いやすさ
  • ベンダーのサポート

導入形態

第一にシステムの導入形態ですが、主にクラウドとオンプレミスの2つに分類されます。

クラウド

サーバを設置する必要がなく、PCとインターネット環境さえあれば利用できるのがクラウドです。サーバが必要ないことから初期費用を押さえられ、いつでもどこでも利用できるのがメリット。

また、サーバの管理・運用が必要ないため情報システム人材のいない企業でも気軽に導入できます。中小企業のみならず最近では大企業もクラウドを導入する傾向もあります。

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オンプレミス

サーバを設置しパッケージをインストールして利用するのがオンプレミスです。

初期費用に数十万~数百万円かかったり、サーバの管理・運用が必要な情報システム人材が不可欠になる中堅・大企業が利用する導入形態です。

環境により最適な導入形態が異なるので一概にどちらが良いとは言えませんが、クラウド導入の波が大きいのが現状です。やはり無料~数万円で導入できる敷居の低さやサーバの管理・運用が必要ないメリットが最大の要因かと思います。

まず情報システム人材がいない、または不足している企業では間違いなくクラウドがおすすめです。

搭載機能の多さ

「多機能=良いシステム」という風潮が未だに根強く残っていますが、多機能だからと言って自社に合ったサービスとは限りません。むしろ、使わない機能があればあるほど煩雑なシステムとなり、「使いにくいシステム」という認識の方が強くなります。そのため、勤怠管理システムは多機能すぎてはいけません

ただ多機能かそうでないかは、これまた企業によって異なるのであらかじめ要件定義をしっかり持っておく必要があります。

「現状の勤怠管理体制にはどんな課題があるのか?」課題をクリアするためにはどんな機能が必要なのか?など、必要な機能を洗い出しておきましょう。

その要件定義をもとに各サービスを比較し、要件定義に最もマッチするサービスを選定してください。

打刻方法

勤怠管理システムの打刻方法には生体認証打刻、顔認証打刻、ICカード打刻、スマホ打刻、Web打刻などの複数の種類があります。

それぞれの特徴を解説するので、自社に合っいてるのはどの打刻方法かチェックしてみてください。

生体認証打刻

指紋認証または静脈認証システムを搭載した打刻方法で、不正打刻を完全に防止するだけでなく正確性にも優れている打刻方法です。

また打刻機自体は5万~10万円程度とそこまで高価なものではなく、これまで不正打刻により多大な損失をしていたのであればぜひ導入してほしい打刻方法です。

顔認証打刻

「不正打刻ができない」という点では生体認証打刻同等の能力を発揮しますが、人により認識しづらいこともあるので正確性には少々劣ります。

しかし、専用打刻機は必要なくカメラ付きPCやタブレットで対応できるので導入コストは安価です。

ICカード打刻

主にFelica対応やNFC対応のICカードで打刻可能な方法です。
SuicaやPASMOといった交通系カードはもちろん、自社で用意したICカードを配布して打刻させることも可能。

打刻機は3,000~10,000円程度と安価に導入できます。

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スマホ打刻

スマホ打刻はICカード打刻機で代用できるものが多く、それ以外では専用アプリケーションにより打刻できます。

そのために特別に何かを導入する必要はなく、ほとんどのサービスで標準対応しています。「GPS打刻機能」を活用すれば外出先からも不正打刻を防止可能です。

Web打刻

一番簡易的な打刻方法で、打刻専用PCもしくは個人のPCでシステムにログインして打刻可能です。

打刻機は必要ないので導入コストがかからない点では魅力的ですが、不正打刻を完全に防止できないので注意が必要です。

不正打刻を完全に防止したいのであれば生体認証打刻や顔認証打刻、従業員の利便性を高めたいのであればそれ以外の打刻方法を選択するなど、目的に合わせて一つまたは複数の打刻方法を選びましょう。

妥当なコスト

本来コストでサービスを比較するのは避けたいところですが、しっかり比較しておきましょう。注意点としては「システムを導入するうえでこのコストは妥当か?」と考えることです。

各サービスの特徴により導入効果はさまざまなので、「自社の現状と導入する勤怠管理ソフトの特徴」をしっかりと把握したうえで費用対効果を算出してください。

費用対効果を算出する方法

  • 1.「導入費用」と「導入効果」2つの局面から考える
  • 2.「導入費用」は初期費用や基本料金など導入にかかる料金をすべて計上
  • 3.「導入効果」はコスト削減と業務効率化に細分化して考える
  • 4.「導入費用」から「導入効果」を差し引き費用対効果を算出する
  • 5.各サービスによる導入効果の違いをしっかりと把握する

導入費用はクラウドなら初期費用、初月基本料金、オプション機能追加料金、サポート料金など。オンプレミスならサーバ購入費、パッケージ料金、設定費用、サポート費用、運用費用(主に人件費)などです。

次に導入効果は「コスト削減」と「業務効率化」の2つに細分化して考えます。勤怠管理ソフトの導入効果はコスト削減よりも業務効率化の方が大きいのが特徴です。

勤怠管理ソフトを導入することで削減できる代表的なコストと言えば、タイムカードです。毎月のタイムカードとインクリボンで5,000円ほどコストがかかっていると仮定します。

その他に、不正打刻をしている社員がいるとすれば勤怠管理ソフトの導入で防止可能なので、これもコスト削減として計上していいでしょう。

そして従来1日〜2日かかっていた集計・入力作業がゼロになるといった業務効率化も費用対効果として算出するために、集計・入力作業にかかっている人件費をもとに算出します。

月末の集計・入力作業に2人の社員を動員して2日間かかるとします。1人あたりの給与が25万円で25日稼働だとすると、日割の給与は1万円。つまり集計・入力作業には合計4万円の人件費がかかっていると考えられます。

合計して45,000円のコスト削減が費用対効果として計算できます。

ツールの操作性・扱いやすさ

「自社にとって使える勤怠管理システム」のポイントの中でも重視してほしいのがUIの使いやすさです。

どんなに自社の要件定義にマッチしたサービスを選定しても、UIが使いにくければ「使えるシステム」とは言えません。

そこでUIの使いやすさを知るために各サービスが提供している無料トライアルを積極的に活用してください。また、必ず人事(または勤怠管理担当者)に無料トライアルを実施させましょう。

導入を推進するのが経営層や情報システム部だとしても実施に利用するのは人事、または勤怠管理担当者です。利用する本人が使えると判断しないと意味がないので必ず本人に実施させてください。

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ベンダーのサポート

ベンダーが提供するサポートも使えるシステムのポイントに関わってきます。

ITリテラシーが高ければそこまで充実したサポートでなくとも、独自に創意工夫したシステムを使いこなせるでしょう。その分選択できるサービスの幅が広いと言えます。

しかしITリテラシーが低く積極的にサポートを活用しなければならない場合は重視する必要がありますね。電話サポートの有無、サポート対応の時間、サポートの範囲などあらかじめベンダーに確認ししっかりと比較しておきましょう。

おすすめ勤怠管理システム一覧

ボクシルの口コミ評判が高い人気の勤怠管理システムを一覧で紹介します。まとめてサービスを比較したい場合は、各サービスの料金や機能、特徴が記載されている資料をご利用ください。

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KING OF TIME - 株式会社ヒューマンテクノロジーズ

KING OF TIME
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KING OF TIMEは、さまざまな打刻方法に対応した勤怠管理システムです。

各社員の打刻状況や労働時間の集計は、他拠点でもリアルタイムに確認可能。ICカードから生体認証、モバイル端末での打刻といった、あらゆる働き方に対応した打刻手段を選べます。打刻した人数で月額料金を計算するため、無駄なコストを抑えて利用できます。

公式サイト:KING OF TIME

jinjer勤怠 - jinjer株式会社

jinjer勤怠
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jinjer 勤怠は、業界標準の機能を網羅した、簡単導入・簡単操作ができる勤怠管理システムです。iBeaconやGPSなど多彩な打刻機能を実装し、チャット機能も完備。業界初となる、管理側もマルチデバイスにフル対応していることで、専用端末がいらず、使いやすさを追求したサービスです。

また、多くの決済方法など機能も充実しており、管理・作業コストを軽減することで企業のパフォーマンス向上を実現します。チャットワーク、Slackなどの連携しているアプリからも打刻が可能です。

公式サイト:jinjer 勤怠

freee人事労務 - freee株式会社

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  • 多様な働き方に対応する勤怠管理システム
  • マルチデバイス対応、Webから勤怠管理
  • 勤怠を自動集計し法令違反の有無を自動チェック

人事労務 freeeは、マルチデバイス対応、クラウド型の勤怠管理システムです。勤怠情報の入力・管理はWebで行うため、リモートワークやフレックスタイム制などの、多様な働き方を進めている企業に最適。従業員ごとの勤怠状況を自動で集計し、社内規定や各種法令に準拠した働き方がされているかを自動でチェックします。過重労働や法令違反を未然に防ぎます。

公式サイト:人事労務 freee

kincone - 株式会社ソウルウェア

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  • 交通系ICカードで勤怠管理と交通費精算ができる
  • 月額200円/ユーザーで利用可能
  • コスト1/10も可能

kincone(キンコン)は、出退勤管理が自動ができる勤怠管理システムです。勤怠管理と交通費精算が交通系ICカード(Suica・PASMOなど)で自動的に打刻・精算される手軽さが特徴となります。また、Googleカレンダー・チャットワークなど既存システムと連携できる使い勝手の良さも人気の理由です。

公式サイト:kincone

TeamSpirit - 株式会社チームスピリット

TeamSpirit
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  • 便利なマルチデバイス対応
  • スマートフォンから生体認証まで充実した打刻方法
  • 36協定対応。従業員を長時間労働から守る

TeamSpirit(チームスピリット)は、勤怠管理や工数管理、経費精算など日々の業務を一元管理できる働き方改革プラットフォームです。テレワークや裁量労働制など、多様な働き方や勤務形態に柔軟に対応でき、業種や企業規模にかかわらず企業に最適な方法で活用できます。

公式サイト:TeamSpirit

e-就業OasiS - 株式会社ニッポンダイナミックシステムズ

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e-就業OasiSは、PCやスマートフォンから、いつでもどこでも打刻ができる勤怠管理システムです。打刻情報だけでなく、PCのログオン・ログオフ情報も取得できるので、不正打刻の防止にも活用できます。

残業時間が増えてくると、メールやアラートによって警告を出せるので、長時間労働を防止できます。弥生給与や給与奉行など、給与ソフトとの連携も充実しているため、人事部門の業務効率改善にもつながります。

公式サイト:e-就業OasiS

ボクシルで人気の高いおすすめ勤怠管理システムを紹介します。各サービスを比較しやすいように特徴や料金をまとめているので、導入を検討する際の参考にしてください。

マネーフォワードクラウド勤怠 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド勤怠
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マネーフォワードクラウド勤怠は、基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、さまざまな働き方に対応し、働き方改革をサポートする勤怠管理システムです。

勤怠状況をリアルタイムに確認・集計できる、事業所や従業員の状況に応じて打刻方法を使い分けられるなど、クラウドシステムならではの機能で日々の煩雑な勤怠管理を楽にします。また、誤った勤怠登録へのアラートや労働時間の自動集計、有休の自動管理といった勤怠管理の自動化や、「マネーフォワード クラウド給与」との勤怠データ連携による給与計算でさらなる業務効率化を実現します。

バイバイタイムカード - 株式会社ネオレックス

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バイバイタイムカードは、独自のiPad + QRコードによるバーコード打刻をはじめ、スマートフォン + GPSやパソコンや携帯を使ったさまざまな打刻方法が用意されている、クラウドベースの勤怠管理システムです。

パソコンが置けない現場ではiPadによる操作が可能、交通や鉄道などでは絶対あってほしいアルコール測定器の連動もあり、しっかりとエビデンスをとれます。
また、0.02秒を記録するシステムのレスポンスタイムを持ち、ストレスフリーな勤怠管理が実現できます。

CLOUZA - アマノビジネスソリューションズ株式会社

CLOUZA
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CLOUZAは、タブレット端末やパソコンでタイムレコーダー代わりに出退勤の打刻、さらに勤怠データの集計も行えるクラウドベースの勤怠管理サービスです。

無料のスマートフォンアプリをダウンロードすれば、従業員個人のスマートフォン(iPhone、Android)をタイムレコーダーとしても活用可能であり、iPadでFeliCa対応のICカードを利用した打刻も可能です。
月の打刻人数 x 200円、1人からでも利用可能という柔軟さとお手軽料金も魅力的です。

KING OF TIME for ビジネスプラス - 株式会社NTTドコモ

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KING OF TIMEfor ビジネスプラスは、タイムレコーダーとして指紋認証、指静脈認証などの生体認証や、外出先でも打刻ができる携帯電話スマートフォンなど、多彩な種類の打刻手段を持つ勤怠管理システムです。

リアルタイムに勤務集計、残業状況、アラート、人件費の概算などの確認、管理が可能、集計されたデータはExcel、給与計算ソフトやシステムにCSVデータとして出力できます。ワークフロー機能やシフト管理機能により、正社員、派遣社員、契約社員、アルバイト、パートなど、さまざまなワークスタイルに合わせた勤怠管理が可能です。

リシテア 就業管理クラウドサービス - 株式会社日立ソリューションズ

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リシテアは、大企業への導入実績が豊富な、日立グループ「リシテア/就業管理」のクラウド版勤怠管理システムです。

25年にわたり1,300社以上へ勤怠管理システムを導入してきた実績と経験に基づき、機能を厳選。残業時間や長時間勤務者を一覧で確認でき、長時間労働防止につながります。勤怠の登録は、PCに加えて、スマートフォンやカードリーダからも可能。また、さまざまな就業形態、就業規則に即して運用できます。

ジョブカン勤怠管理 - 株式会社DONUTS

ジョブカン勤怠管理
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ジョブカン勤怠管理は、スマホ・PC・ICカードなど、打刻方法が豊富な勤怠管理システムです。「シフト管理」とあるように、飲食業界や小売業界はもちろん、福祉業界や一般企業(中規模~大手)にも最適なサービスと言えます。

これまでのアルバイトのシフトは、紙で提出し店長がそれをPCに打ち込んで管理する形をとるところが多かったと思います。しかしこれからは、ジョブカンがあれば、スマートフォンで簡単にシフトの提出ができます。

Touch On Time - 株式会社デジジャパン

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Touch On Timeは、37,000社以上もの企業が利用し、勤怠管理システム市場でシェアNo.1を獲得している勤怠管理システムです。利用者数は180万人以上にもおよび、サービスの利用継続率は99%以上を誇ります。

利用料は月額300円(税別)/1人のみで、導入することで、勤怠管理の事務処理が楽になるだけでなく、 勤怠の見える化やコストダウンなどさまざまな効果が期待できます。

また、難しい導入から運用まで、万全の体制でしっかりサポートを行うため、勤怠管理システムの導入を考えているスタートアップ企業でも手軽に使えます。

Touch On Time公式サイトより(2022年3月7日閲覧)

勤怠管理システムを導入して多くのメリットを得る

勤怠管理システムのデメリットは「システム自体のデメリット」というよりも「導入における課題」という色合いが濃いので、導入に成功すれば多くのメリットを享受できます。メリットはもちろん、デメリットもしっかりと把握したうえで導入に踏み込むことが大切です。

メリット・デメリットの把握、そして文中で紹介した「サービスの比較ポイント」と「導入に失敗しないためのポイント」にも意識を向け、勤怠管理システム導入を推進しましょう。

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