運送業界向け勤怠管理システムおすすめ比較！解決できる課題

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運送業界で活用できる勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤や、休暇・残業などの勤務時間を管理するシステムです。勤怠管理システムには打刻・申請・承認・集計・報告などの機能があります。

運送業界で活用できる勤怠管理システムの機能は次のとおりです。

• GPS打刻
• スマートフォン打刻
• 顔認証
• シフト管理
• 休憩管理
• 残業管理
• 労働時間の集計
• 配送効率の分析
• 安全運転の促進
• 給与計算ソフトとの連携

運送業界では、GPS連動・運行管理連携・スマートフォンアプリなどの機能によって、勤務状況の把握ができたり、人手不足やコスト削減を解決できたりします。また給与計算ソフトと連携することで、給与計算時間の短縮も可能です。

運送業界における勤怠管理の課題

運送業界では、業界ならではの勤務形態の複雑さや、勤務状況の不透明性が原因で課題が発生しています。また2024年問題もあり、これらの課題解決が、今後経営を続けていくために重要となるでしょう。

まずは具体的な課題の内容について、確認しましょう。

ドライバーの勤怠データの正確性

運送業界では、業界の性質上ドライバーが出勤・退勤や休憩時間を打刻できないことがあり、正確な勤務時間を把握しにくいのが大きな課題です。たとえば長距離輸送の場合、24時間以上事務所に戻らないため、出退勤の入力は後からまとめて行います。

しかし、手書きやExcelで後からまとめて記録すると、正確な時間が曖昧になり、データ入力のミスや漏れが発生しやすくなります。一方で、運送業界は2024年問題にも取り組まなければなりません。

2024年問題とは、働き方改革関連法の改正により、2024年4月からドライバーの時間外労働に年間960時間の罰則付き上限規制が適用されたことによる問題です。ドライバーの拘束時間や運転時間、休息時間にも上限や制限が設けられたことで、人手不足や輸送キャパシティの低下などの問題が起こると懸念されていました。

これらの上限規制や制限をいかに遵守できるかが重要ですが、上記のような管理方法では、そもそも正確な時間を把握することさえも難しいでしょう。

勤務形態が複雑で集計や給与計算にかかる負担が大きい

運送業界は業種柄さまざまな勤務形態が存在するため、勤怠データの集計や給与計算は時間がかかります。運送業界は、トラック運転手のほかにも荷物の仕分けスタッフ、事務員など職種がさまざまです。

運転手に関しては24時間体制のシフトになるため、深夜労働分は割増賃金として別で集計しなければなりません。また荷物の仕分け作業は仕事量に波があり、人員を調整しやすいよう非正規雇用の従業員も多く存在します。非正規雇用は勤務の時間帯がさまざまであり、それぞれのパターンごとに集計しなければなりません。

これらの複雑な勤務形態で勤怠データの集計や給与計算を行う場合、Excelといったアナログな管理方法では非常に時間や手間がかかります。また、転記も多いため人的ミスが発生しすく、給与計算に関してはミスで実際よりも少なくなると、従業員とのトラブルに発展する危険性もあるでしょう。

不正打刻が発生しやすい

運送業界は性質上、実際の勤務状況が把握しにくいため、不正打刻や勤務状況のごまかしが発生しやすいことも大きな課題です。たとえば、ドライバーは深夜や早朝に出勤することがあり、当然事務所に管理職の人間がいないため、同僚による代理打刻といった不正打刻がされても気づけません。

不正打刻が横行すれば、実際の給与よりも多く支払うため、人件費が高くなります。また従業員のモラル低下を招く危険性もあるでしょう。

ドライバーの労働環境の改善

運送業界は長時間労働を原因とする、慢性的な労働力不足が深刻な問題となっています。2024年問題で課題とされる時間外労働の上限規制も、この長時間労働を是正するためのものです。

しかし、勤務時間や休日の日数をアナログな方法で集計していては、たとえ正確に労働時間を記録できても、時間外労働時間の合計や有休消化率などはリアルタイムで把握しにくいでしょう。

結果的に時間外労働時間が上限を超えているといった事態を引き起こしやすく、適正な労務管理ができません。またドライバーの離職率を下げ、新規採用を増やすためには、組織全体で労働時間を削減するための施策や、業務効率向上のための取り組みが求められます。

ドライバーのパフォーマンス維持

運送業界では、ドライバーの成果や評価の方法が不透明になりがちであるため、モチベーションが低下しやすく、パフォーマンスの維持が難しいことも課題の1つです。

またドライバーは事務所を離れていることが多いため、ドライバー同士の交流やフィードバックが少なく、モチベーションや教育・育成が不十分になることも少なくありません。これらが原因でドライバーのスキルや知識が向上せず、サービス品質が低下する可能性もあります。

運送業界の課題を勤怠管理システムで解決できる理由

運送業界では「勤怠データの正確性」や、「勤怠データ集計や給与計算にかかる負担」などの課題がありますが、勤怠管理システム導入でこれらの課題は解決できます。

勤怠管理の課題を解決できる理由を、勤怠管理システムの機能や詳細とともに説明します。

従業員の正確な労働時間や動きを把握できる

勤怠管理システムは、スマートフォンやタブレットからの打刻に対応しているため、正確な労働時間が記録できます。スマートフォン打刻は時間や場所を問わないため、離れた場所からでも休憩時間に打刻可能です。ドライバーが時間を記憶する必要がなく、正確なデータが記録できます。

またスマートフォン打刻は、多くがGPS機能に対応しているのも魅力です。モバイル端末の位置情報と一緒に打刻が行われるため、虚偽の申告が防止でき、正確に従業員の動きが把握できます。

システムによってはデジタコ連携も可能であり、より正確な労働状況の把握による適正な労務管理が実現できるでしょう。

勤怠データ集計や給与計算を効率化できる

勤怠管理システムは、データの入力さえすれば、すべて自動で労働時間や時間外労働の合計などを集計できます。また給与計算機能があるシステムや、給与計算ソフトと連携できるシステムであれば、複雑な給与計算もすべて自動化が可能です。

これにより勤怠データ集計や、給与計算にかかっていた作業時間を大幅に削減できるのはもちろん、データの自動転記により人的ミスもなくせます。さらにシステムによってはシフト作成機能もあり、パターンの登録もできるため、シフト作成にかかる時間も減らせるでしょう。

不正打刻の防止

勤怠システムは幅広い打刻の方法に対応しており、これを活用することで不正打刻が防止できます。たとえば、指紋認証や顔認証といった本人しか使えない認証方法を採用することで、代理打刻を防止可能です。

システムによっては、免許証による打刻といった、運送業ならではの打刻方法を提供している場合もあります。またGPS打刻と顔認証といったように、打刻方法をいくつか組み合わせることで、より確実に不正を防止できるでしょう。

人手不足や長時間労働による労働力の減少を防止する

勤怠管理システムを導入すると、蓄積されたデータを活用して労務管理を適正化し、労働力の減少を防止できます。たとえば勤怠管理システムは勤怠データをもとに、時間外労働の合計時間をリアルタイムで集計してグラフにできるため、時間外労働が多い従業員をすぐに探し出せます。

また、時間外労働が一定の時間を超えるとアラートがなる機能もあり、時間外労働時間や拘束時間などの上限を超えないよう予防可能です。さらにデータを分析すれば、配送ルートの最適化やシフトの見直しも行いやすく、残業時間の削減や業務効率の向上にも期待できるでしょう。

運行管理システムと連携できるシステムであれば、より効率的な配送計画の作成や、リアルタイムでの運行状況のチェックも行えます。

ドライバーのパフォーマンス向上につながる

勤怠管理システムを導入すると、ドライバーのモチベーションやパフォーマンス向上などの課題を解決可能です。システムを導入するとドライバーの成果や評価の可視化ができ、これをもとにフィードバックや報酬を与えられます。

またシステムによっては配送件数・時間・安全性などの目標設定機能や、ランキング・目標達成度表示機能などもあります。これらを活用すれば、ドライバーの自己評価や競争意識を高め、目標に向かって努力するよう促せるでしょう。

法改正にも対応しやすい

勤怠システムであれば、法改正にもスムーズに対応できます。2024年問題でもわかるように、労働に関する法律は改正されることが多くあり、企業は都度対応しなければなりません。しかしアナログな方法で管理していると、フォーマットの修正や関数の変更などが必要で手間と時間がかかります。

対して勤怠管理システムは、定期的にシステムのアップデートを行っており、法改正にもすぐに対応してくれます。ユーザーはアップデートされたシステムの使い方をチェックするだけで済むため、時間をかけずスピーディーに対応可能です。

運送業界の勤怠管理システムの選び方

運送業界では、ドライバーの労働時間管理や業務効率化が重要な課題です。勤怠管理システムを選ぶ際には、運送業界特有のニーズに対応できる機能が備わっていることを確認しましょう。自社に最適なシステム導入のために、いくつかのポイントを紹介していきます。

モバイル端末への対応

運送業界では、ドライバーが外出先から勤怠情報を入力するケースが多くあります。そのため、モバイル端末に対応していることが非常に重要です。スマートフォンやタブレットから、出退勤の打刻や休憩時間の記録ができることを確認しましょう。

アプリの有無や、操作性も重要なポイントになります。モバイル端末対応によって、リアルタイムでの勤怠状況の把握と管理業務の効率化に繋がります。

具体的には、GPS機能と連携して位置情報を記録できるか、オフライン環境でも打刻できるかなどをチェックします。インターネットに接続できない環境でも、打刻データが一時的に保存され、オンラインになった際に自動送信される機能があるとより便利です。

GPS打刻の可否

運送業界では、ドライバーが実際にどこで勤務を開始し、終了したのかを正確に把握する必要があります。そのため、GPS打刻機能の有無は大切です。GPS打刻によって、不正打刻の防止や、より正確な労働時間の把握につながります。ドライバーの安全運行にもつながるため、安心して業務を任せられる環境を構築できます。

具体的に確認するポイントは、GPSの精度や、打刻漏れを防ぐためのアラート機能の有無です。また、取得した位置情報が、どのように管理画面に表示されるのかも確認しましょう。地図上で確認できると、より状況を把握しやすくなります。

シフト管理機能の有無

運送業界では、ドライバーごとに勤務時間や担当ルートが異なるため、複雑なシフト管理が必要です。勤怠管理システムにシフト管理機能があれば、作成や共有、変更などを効率的に行えます。シフト管理機能は、人員配置の最適化や、人件費の管理にも役立つでしょう。手作業でのシフト作成と比較して、大幅な時間短縮が可能です。

具体的には、ドライバーの希望休や、有給休暇の申請・承認機能があることを確認しましょう。また、特定の時間帯や曜日に必要な人員数を設定できる機能があると、人員不足を防ぐことにもつながります。

残業や深夜勤務の申請可否

運送業界では、長距離輸送や交通状況によって、残業や深夜勤務が発生するケースが多くあります。そのため、従業員が残業や深夜勤務の申請を簡単に行える機能が必要です。残業や深夜勤務の申請・承認フローをシステム上で完結できると、管理業務の負担を軽減できます。承認状況もリアルタイムで確認できるため、従業員とのやり取りもスムーズに行えます。

具体的には、申請内容の自動計算機能や、承認者への通知機能があることを確認しましょう。また、36協定の上限時間を超える残業申請を自動的に制限できる機能があると、法令遵守の面でも安心です。

運転日報の作成可否

運送業界では、ドライバーが日々の業務内容や走行距離などを記録する運転日報の作成が義務付けられている場合があります。勤怠管理システムで運転日報を作成できる機能があれば、業務効率を大幅に向上可能です。

具体的には、走行距離や給油量、荷物の積み下ろし情報などを入力できることを確認しましょう。また、日報のフォーマットが自社の運用に合っているか、カスタマイズが可能かどうかも重要なポイントです。

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運送業界向け勤怠管理システムおすすめ比較

運送業界におすすめの勤怠管理システム・ソフトを紹介します。

• 生体認証やICカードなど自社に合ったタイムレコーダーを選べる
• 有給休暇や残業など自社の就業ルールに合わせて設定できる
• シンプルな画面構成でパソコン操作が不慣れな方でも扱える

KING OF TIMEは、多彩な打刻方法で、ドライバーの勤怠データの正確性を高められる勤怠管理システムです。GPS打刻やLINE WORKSとの連携機能が搭載されており、運行状況や位置情報をリアルタイムで把握したり、打刻忘れや不正打刻を防止したりできます。

運送業界だけではなく、製造業界や建設業界でも広く導入されており、法令遵守や労働時間管理を徹底したい企業におすすめのサービスです。

• 豊富な機能であらゆる勤務形態や就業規則に対応
• アプリ完全対応でスマホから簡単に操作可能
• 生体認証打刻機能や第三者認証、暗号化監視体制など万全のセキュリティ体制

ジンジャー勤怠は、残業・深夜勤務などの申請ワークフローや、チャットサポートでドライバーの労働環境改善を支援する勤怠管理システムです。残業・休日出勤の削減機能や休暇・シフトの申請・承認機能が搭載されており、ドライバーのワークライフバランスを向上させたり、労働時間の管理を簡素化したりできます。

運送業界だけではなく、小売業界や飲食業界でも広く導入されており、人手不足や長時間労働による労働力の減少に対応したい企業におすすめのサービスです。

• 初期設定作業をまとめて代行
• 残業や有給消化の状況を把握できる残業チェッカー機能
• 打刻から勤務表の作成、残業や休暇の申請まで対応

MINAGINE勤怠管理は、パソコンやICカード、スマートフォンなどで打刻できる勤怠管理システムです。システムの初期設定作業を代行してくれるため、導入時の負担を軽減できます。

直行直帰や深夜残業、有給休暇などの申請をシステム上で行えるうえ、残業超過や承認漏れなど、状況に応じてアラートしてくれる機能も備えています。

• iPadやQRコードなど幅広い打刻方法から選択可能
• 経験豊富なコンサルティングチームが導入をサポート
• オプションで必要な機能だけ追加

キンタイミライは、運転日報機能やシフト管理・作成機能で、ドライバーの業務効率化を促進できる勤怠管理システムです。GPS打刻やスマートフォン操作など多彩な打刻方法に対応しています。給与計算ソフトとの連携機能が搭載されているため、給与計算の業務効率化が可能です。

運送業界だけではなく、介護業界や清掃業界でも広く導入されており、現場主体の業務スタイルに柔軟に対応したいならおすすめのサービスです。

• 機能の単独利用が可能
• フレックスや変形労働などの勤務形態ごとに細かく設定可能
• 中小規模企業向けの無料プランあり

ジョブカン勤怠管理は、無料プランあり、有料プランも1ユーザー200円からのコストパフォーマンスに優れた勤怠管理システムです。GPS打刻やスマートフォン操作など、多彩な打刻方法や36協定支援機能が搭載されており、ドライバーの勤務時間や配送ルートを最適化したり、時間外労働を抑制したりできます。

運送業界だけではなく、医療業界や教育業界でも広く導入されており、低予算で高品質な勤怠管理システムを導入したいならおすすめのサービスです。

• 運送業に特化した労務管理や安全教育、案件管理などが可能
• 遠隔点呼時打刻、430休憩の打刻などに対応
• 現状に合った運用方法を専任のサポート部署が提案、サポート

ロジポケは、配車表と連携した勤怠管理を行える、物流業界に特化した勤怠管理システムです。労務時間状況のリアルタイム管理が可能で、2024年問題に即したアラート表示をはじめ、運送業の労務管理をサポートする機能を備えています。

集計した勤務データは帳票出力でき、記録や監査対策にも役立ちます。ドライバーの安全教育や車両台帳、アルコールチェック管理などの機能も提供しており、運送業務の一元管理が可能です。

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より多くの勤怠管理システムから比較したい方は、こちらの記事を参考にしてください。

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運送業界向け勤怠管理システムで業務を効率化しよう

勤怠管理システムは、ドライバーの勤務時間を正確に管理し、労務管理を最適化できます。運送業界で人手不足や長時間労働に悩んでいる場合は、勤怠管理システムを導入し、ドライバーの負担を軽減し、働きやすい環境を作りに努めるとよいでしょう。

また勤怠管理システムでは業界問わず、打刻・申請・承認・集計・報告などの機能で業務を省力化・自動化できるため、ヒューマンエラーの軽減や業務効率化につながります。

運送業界向け勤怠管理システムを導入する際には、GPS打刻や複雑なシフト管理への対応、給与計算ソフトとの連携機能が搭載されているか確認し、運送業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

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