「勤怠管理を無料で始めたい」「本当に無料で使えるのはどのサービスなのか分かりにくい…」と悩んでいませんか。無料のシステムには、期間限定で試せるものと、人数制限内で無期限に使えるものがあります。選び方を誤ると有料への切り替えに手間がかかるため注意が必要です。
ここでは無料の勤怠管理システムを「恒久無料で使えるプランのある製品」と「無料トライアルで試せる製品」に分けて紹介します。無料でできることや有料版との違い、選び方、有料へ切り替える目安まで、少人数の会社の担当者に向けて整理しました。
【30秒でわかる無料の勤怠管理システムのポイント】
・無料で使えるのはHRMOS勤怠・ジョブカン勤怠管理・スマレジ・タイムカードなど6社(人数上限・機能制限あり)
・少人数(目安30名以下)なら恒久無料のプランで足りることが多い
・人数超過や機能不足が出たら有料へ。まず無料トライアルで試すのが安全
【費用以外も解説】必ず押さえるべき勤怠管理システムの選び方をチェックしたい方は下記をご覧ください。
▶︎勤怠管理システムのおすすめ比較と目的別の選び方
勤怠管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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|---|---|
![]() ・休暇取得状況の把握や、アラート通知で従業員へ休暇取得を促進 ・メーカー設定なので導入時の負荷を軽減、運用に合わせてシステムをフル活用 ・システム導入時、提携社労士に労務相談ができる |
![]() ・豊富な受賞歴を持つ信頼性の高い勤怠管理システム ・人事管理から給与計算まで、バックオフィス業務を一元管理できる包括的なシステム ・シフト管理やアルコール検知など、多様な外部サービスとの連携による機能拡張性 |
勤怠管理システムを無料で使う方法
勤怠管理システムを無料で使う方法は、大きく3つあります。人数や機能に制限はあるものの期間の区切りなく使える「無料プラン」、有料版を一定期間試せる「無料トライアル」、自社で用意するフリーソフト・OSSです。
無料プランでも、打刻や出退勤の集計、CSV出力、ICカード打刻、休暇・残業管理に対応する製品があります。それぞれの特徴と代表的なサービスを紹介します。
無料プランのある勤怠管理システムを利用する
無料プランは、人数や機能に制限があるものの、期間の区切りなく使えるのが特徴です。従業員が少ない会社や、まず使い勝手を試したい場合に向いています。次の6製品が代表的です。
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|
|---|---|---|---|---|---|---|
| HRMOS勤怠 | オツトメ! | キンクラ | ジョブカン勤怠管理 | スマレジ・タイムカード | フリーウェイタイムレコーダー | |
| 無料枠(人数) | 30名以下 | 無制限 | 20名まで | 10名まで | 10名まで | 10名まで |
| 料金体系 | 恒久無料 | 完全無料 | 恒久無料 | 恒久無料 | 恒久無料 | 恒久無料 |
| 打刻(PC・スマートフォン) | ● | ● | ● | ● | ● | ●(ICカードも) |
| 残業・休暇の申請 | ● | ●(残業) | ● | ● | ● | × |
| シフト管理 | ー | ● | ● | ● | ● | × |
| 給与ソフト連携(CSV) | ● | ● | ● | ● | ● | ● |
| データ保存期間 | 1年 | ー | ー | 30日 | ー | ー |
| 有料の目安(月額) | 100円/人〜(税抜) | 有料なし | 100名まで150円/人(税抜、最低4,500円/月) | 200円/人〜(税抜、最低2,000円/月) | 11名〜 基本1,210円(税込)+110円/人(税込) | 11名〜 1,980円(税抜)定額 |
凡例:●=無料で使える/×=無料では使えない/ー=提供なし・要問い合わせ・記載なし。金額は各社公式の税区分表記に基づきます。
無料プランで事前に確認しておきたいのがデータの保存期間です。HRMOS勤怠は1年、ジョブカン勤怠管理は30日などの制限が設けられている場合があるため、長期保存が必要な場合は定期的にCSVで書き出して自社で保管するか、有料プランの検討が必要です。
無料トライアルのある勤怠管理システムを利用する
無料トライアルは、有料版を一定期間だけ無料で試せる仕組みです。機能制限が少なく、実際の運用を見極めやすい反面、期間が終わると有料契約が必要になります。人数が多い会社や、本格導入を前提に選びたい場合に向いています。
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|---|---|---|---|---|---|
| KING OF TIME | マネーフォワード クラウド勤怠Plus | ジンジャー勤怠 | freee勤怠管理Plus | CLOUZA | |
| 無料トライアル期間 | 30日 | 1か月 | 1か月 | あり | 30日 |
| 初期費用 | 0円 | 要問い合わせ | 0円 | 0円 | 0円 |
| 月額(1人) | 300円(税抜) | 要問い合わせ | 300円〜(税抜) | 300円 | 200円(税抜) |
| 主な機能 | 打刻・シフト・休暇・残業・アラート | 打刻・申請・自動集計 | 打刻・シフト・休暇・給与連携 | 打刻・freee人事労務との連携 | 打刻・多様な打刻方法 |
いずれもトライアル期間が終わると有料に切り替わるため、試す前に期間終了後の料金を確認しておくと安心です。
フリーソフトやOSS(オープンソース)の勤怠管理システムをおすすめしない理由
無料で使う3つ目の手段が、フリーソフトやOSS、Excelの勤怠管理テンプレートです。初期費用をかけずに始められる反面、サーバーの構築・保守やセキュリティ対応、法改正への対応を自社で担う必要があります。
IT担当者のいない中小企業には運用の負担が大きいため、基本的にはおすすめしません。同じ理由でExcelテンプレートも、従業員が増えると集計や打刻漏れの管理が難しくなります。
こうした体制がない場合は、クラウドの無料プランから始めるほうが無理がありません。
「結局どの製品がいいのか選べない」といった方へ向けて、簡単な質問に答えるだけでおすすめ製品がわかる診断を用意しました。製品選びに迷っている方はぜひご活用ください。
無料で使える勤怠管理システム かんたん診断
最大3つの質問で、自社が無料で使えるか、有料の検討が必要かがわかります。
なぜ紙やExcel・手作業は限界なのか?無料システムでこう変わる
勤怠管理に時間がかかるのは、担当者の能力の問題ではありません。紙のタイムカードやExcelでの手作業には、転記や集計に手間がかかり、ミスや確認漏れが起きやすい限界があります。
手作業が限界に近づくのは、従業員が増えるほど転記や集計の量が急に膨らみ、確認の手間もかさむからです。タイムカードやExcelは1人ひとりの記録を目視で拾って計算するため、人数が2倍になれば作業量もおおよそ2倍になります。
さらに、集計表が特定の担当者しか触れない状態になりやすく、打刻漏れや入力ミスに気づくのが月末の締めのタイミングになりがちです。本人へ確認して直している間に、給与計算のスケジュールが圧迫されることもあります。
こうした手作業の負担は、無料の勤怠管理システムに切り替えると次のように変わります。
| あなたの課題 | 紙・Excel・手作業 | 無料の勤怠管理システム |
|---|---|---|
| 集計に時間がかかる | 手入力で転記・集計する | 打刻データを自動で集計する |
| 打刻漏れ・誤記が起きる | 目視でチェックする | 打刻漏れをアラートで検知する |
| 会社でしか記録できない | 出社して記録する | スマートフォンやPCで打刻する |
| 法改正や保存に対応しにくい | 計算式を自分で修正する | 自動更新でデータを保存する |
| コスト | 0円 | 0円 |
表のとおり、打刻から集計までが自動でつながることで、ミスの発見も早まります。打刻はスマートフォンやPCから行えるため、出社しなければ記録できないという制約もなくなり、テレワークや直行直帰にも対応しやすくなります。
同じ0円でも、手作業の負担をなくせるぶん、無料システムのほうが実際のコストは低くなります。まずは無料プランから、自社に合うかどうかを試してみるとよいでしょう。
ただし、無料プランには使える人数や機能に上限があります。まずは無料で始め、足りなくなった部分だけ有料で補うと、費用を抑えながら無理なく移行できます。
無料の勤怠管理システムを選ぶときのポイント
無料の勤怠管理システムは、次の観点で選ぶと失敗しにくくなります。まず無料で使える人数で足りるかを確認し、そのうえで自社に必要な機能があるかを見るのが基本です。
無料で使える人数の範囲で足りるか
無料プランには、5名・10名・30名など人数の上限が設けられています。まず自社の従業員数がこの上限に収まるかを確認します。
たとえば10名までのジョブカン勤怠管理やスマレジ・タイムカード、30名までのHRMOS勤怠、人数無制限のオツトメ!など幅があります。
近く増員する予定があるなら、上限を超えたときに従量課金や有料プランへどう移るかを料金とあわせて確認しておくと安心です。
自社に合う打刻方法があるか
打刻方法は、スマートフォン・PC・ICカード・GPS・顔認証など製品によって異なります。現場の従業員が無理なく使える方法に対応しているかを確認しましょう。
たとえば外回りや直行直帰が多いならスマートフォンやGPS打刻、店舗や工場ならICカードやタブレットでの打刻が向いています。打刻のしやすさは毎日の入力精度に直結するため、実際に使う人の環境に合うかを基準に選ぶと失敗しにくくなります。
残業・休暇の申請やシフト管理が無料で使えるか
打刻だけでなく、残業や有給の申請、シフト作成、給与ソフトとの連携まで無料で使えるかは製品差が大きい部分です。無料では打刻と集計までで、申請の承認やシフト管理は有料というケースもあります。
たとえばアルバイトのシフトを組む店舗ならシフト機能、残業申請を紙でやめたいならワークフローが無料に含まれるかが分かれ目です。日々の労務で使う機能が無料の範囲に入っているかを先に確認すると、あとで有料へ切り替える手間を減らせます。
データの保存期間が法令の要件を満たすか
出勤簿やタイムカードなど労働時間の記録は、労働基準法で原則5年(当分の間は3年)の保存が求められます※。無料プランは保存期間が30日から1年などに制限されることがあるため注意が必要です。
実際にジョブカン勤怠管理は無料だと30日、HRMOS勤怠は1年に制限されます。CSVで書き出して社内に保管できるか、または有料プランで保存期間を延ばせるかを確認しておくと、法令の要件にも対応しやすくなります。
CSVで書き出して社内に保管する場合も、データの改ざんを防ぐ管理ルールを設けるなど、適切に保管する必要があります。
※出典:厚生労働省「スタートアップ労働条件」(2026年7月21日閲覧)

\ 稟議や社内提案にも使える!/
勤怠管理システムを導入するメリット
無料であっても、勤怠管理システムを導入すると手作業に比べて次のメリットがあります。
集計を自動化し、締め作業を短縮できる
打刻データが自動で集計されるため、毎月の締め作業にかかる時間を大きく減らせます。手作業では、タイムカードの数字を1人ずつ転記し、残業や休暇を電卓で計算していた作業を大幅に削減できます。
締め日にまとめて集計していた会社ほど効果は大きく、担当者が本来の業務に使える時間が増えます。集計ミスの修正ややり直しも減らせます。
打刻漏れや不正打刻を防げる
打刻漏れを知らせるアラートや、GPS・ICカードでの打刻により、記録の抜けや代理打刻などの不正を防ぎやすくなります。手書きや自己申告では、打ち忘れや実際とずれた時刻の記入が起こりがちです。
システムなら打刻した時刻と場所が自動で残るため、客観的な記録になります。正確な記録は、残業代の計算や労務トラブルの防止にも直結し、会社と従業員の双方を守ります。
場所を問わず打刻できる
スマートフォンやPCから打刻できるため、テレワークや直行直帰、複数拠点でも同じ仕組みで勤怠を管理できます。出社して打刻する必要がなくなり、在宅勤務や外回りの多い働き方にも対応できます。
拠点ごとにバラバラだった記録を一つにまとめられるので、管理側も全社の勤務状況をリアルタイムに把握できます。場所に縛られない打刻は、多様な働き方が広がるなかで導入効果の大きいポイントです。
無料プランのある勤怠管理システム6選
ここでは、人数制限の範囲で恒久無料で使える勤怠管理システムを6つ紹介します。まず費用をかけずに始めたい少人数の会社に向いています。次のような条件に当てはまるサービスを中心に選びました。
- 無料プランで利用できる人数が10名以上
- オンラインサポート(メール、チャット、充実したマニュアル等)が用意されている
- 導入形態はクラウド
【用途別のおすすめ】
・従業員数が30名近いなら、HRMOS勤怠
・丁寧にサポートしてほしいなら、スマレジ・タイムカードかジョブカン勤怠管理
・人数が増えても費用を必ず抑えたいなら、フリーウェイタイムレコーダー
・業務形態が客先に常駐するタイプなら、キンクラ
HRMOS勤怠
| 無料で利用できる人数 | 30名 | 無料のサポート | マニュアル・FAQ |
|---|---|---|---|
| 導入形態 | クラウド | 無料で使える機能 | 出退勤管理、休暇管理 |
HRMOS勤怠は、30名まで無料で利用できるクラウド勤怠管理システムです。10名や20名が上限のシステムが多いなか、少人数向けとして比較的広い枠が用意されているのが特徴です。
無料プランのサポートは、オンラインマニュアルやFAQがメインで、チャットとメール、電話によるサポートはありません。しかしHRMOS勤怠のマニュアルは内容が充実しているので、導入ハードルは低いでしょう。
出退勤管理以外には、休暇管理が可能。IPアドレスによるアクセス制限や管理者の二段階認証も搭載されており、無料プランであってもセキュリティを担保しながら運用できます。
有料プランに切り替える場合でも、1人あたり月額100円(税抜)からと、コストパフォーマンスに優れています。これから従業員数が増える見込みのある企業にもおすすめです。
基本的には「打刻するだけ」のシンプルな仕様であり、操作も簡単で非常に使いやすく感じました。
オツトメ!
| 無料で利用できる人数 | 無制限 | 無料のサポート | マニュアル |
|---|---|---|---|
| 導入形態 | クラウド | 無料で使える機能 | 出退勤管理、シフト作成、残業申請、CSV出力 |
オツトメ!は、ネクストライブ株式会社が提供する人数制限なしで完全無料で使える勤怠管理システムです。打刻や残業申請、シフト作成、CSV出力など基本的な機能をそろえ、スマートフォンやPC、タブレットから打刻できます。
機能は最低限に絞られていますが、人数が増えても費用がかからないため、コストを最優先したい会社に向いています。多くの給与計算ソフトと連携できる点も便利です。
キンクラ
| 無料で利用できる人数 | 20名 | 無料のサポート | マニュアル・FAQ・メール |
|---|---|---|---|
| 導入形態 | クラウド | 無料で使える機能 | 出退勤管理、シフト管理、休暇管理 |
キンクラは、従業員20名まで無料で利用できる客先常駐に特化した勤怠管理システムです。
無料プランであっても多くの機能を使えるのが強み。出退勤打刻、シフト管理、休暇申請など、他のサービスでは有料となるような機能も無料で利用できます。
無料のサポートは、キンクラのヘルプページがメインです。また、利用者用の問い合わせフォームもあるので、1人で解決できない課題も気軽に相談できます。
無料で利用できるのは20名までです。100名までであれば、1人あたり月額150円(税抜)で可能です(最低利用料4,500円〜)。交通費精算や給与ソフト連携が搭載されるので、安く多くの機能を使えます。
客先常駐に特化しているので、SESを主体とした企業であればぜひ検討してみましょう。
ジョブカン勤怠管理
| 無料で利用できる人数 | 10名 | 無料のサポート | メール・電話 |
|---|---|---|---|
| 導入形態 | クラウド | 無料で使える機能 | 出退勤管理、シフト管理、休暇・申請管理 |
ジョブカン勤怠管理は、有料プランを含め豊富な導入実績が特徴の勤怠管理システムです。BOXILの独自アンケートによると、マネーフォワード クラウド勤怠に次いでシェアが高いです。
無料プランのサポートは、メールと電話があります。無料プランでありながら電話でのサポートを受け付けていることは特筆すべき点です。ジョブカン勤怠管理のヘルプページも充実しているので、小規模の企業でも導入しやすいです。
打刻方法には、通常のWeb打刻以外に、LINEやSlackからの打刻、ICカードでの打刻などがあります。GPS機能の活用も可能です。
11名以上は有料プランに該当します。出退勤の機能のみを利用する場合は1人あたり月額200円(税抜)、シフト管理や休暇・申請管理、工数管理などの機能を追加する場合はそれぞれ+100円(税抜)です。(月額最低利用料金は税抜2,000円となります。)
ジョブカン勤怠管理は、有料プランと遜色のない打刻やサポートを希望する場合におすすめです。
注意点としては、上限が10人までとやや少なめな点と、勤怠データの閲覧が過去30日に限定される点です。データが非表示になる前に都度、ダウンロードする必要があります。
特に、残業時間の集計が自動で行われるため、人件費の計算が正確になり、労務管理の負担が軽減されました。
また、シフト管理機能も充実しており、人材配置の最適化にも貢献しています。
スマレジ・タイムカード
| 無料で利用できる人数 | 10名 | 無料のサポート | メール・ヘルプページ・チャット |
|---|---|---|---|
| 導入形態 | クラウド | 無料で使える機能 | 出退勤管理、シフト管理、休暇管理 |
スマレジ・タイムカードのスタンダードプランは、従業員10名まで無料で利用できるクラウド型の勤怠管理システムで、豊富な打刻方法が特徴です。11名以上は、月額1,210円(税込)、1人110円(税込)でご利用いただけます。
スタンダードプランのサポートでも、メールやチャットを利用できます。ヘルプサイトも提供されており、思わぬトラブルでも柔軟に対応しやすいシステムです。
認証機能については、一般的なWebブラウザからの打刻以外に、笑顔認証やGPS連携、パスコード入力など、多様な機能を提供しています。これらの機能により、不正打刻の防止や出退勤データの正確な記録が可能です。
プレミアムプランでは、シフト管理や休暇管理、給与計算、年末調整など労務管理のサービスまで充実。10名まで月額2,420円(税込)、11名以上でご利用の場合は1人385円(税込)から利用でき、検討しやすい価格です。
従業員10名以内で、現場作業の多い飲食業や小売業におすすめの勤怠管理システムです。
フリーウェイタイムレコーダー
| 無料で利用できる人数 | 10名 | 無料のサポート | AIチャット |
|---|---|---|---|
| 導入形態 | クラウド | 無料で使える機能 | 出退勤管理 |
フリーウェイタイムレコーダーは、従業員10名までの企業で利用できる勤怠管理システムです。
無料プランのサポートは、AIによるチャットがメインです。有人対応と比べると回答を得づらい場合もありますが、シンプルな質問であればその場で回答が得られます。
打刻の機能としては、ICカードでの打刻が可能です。また、手動で打刻した際には打刻した位置を取得できるので、不正を防げます。11名以上で切り替わる有料プランは、1,980円(税抜)と低価格。従業員数が多い企業でもコストを抑えながら運用を続けられます。
フリーウェイタイムレコーダーは、無料プランでも有料プランでも費用が抑えられているため、予算が限られている企業におすすめです。
無料トライアルを提供している勤怠管理システム5選
無料プランでは物足りない場合は、有料版を一定期間だけ無料で試せるトライアルを活用し、有料導入を検討しましょう。ここでは、機能が充実していて実際の運用を見極めやすい5製品を紹介します。
いずれもトライアル期間が終わると有料に切り替わるため、期間終了後の料金も確認しておきましょう。
| サービス名 | 特徴 | 無料トライアル | 月額料金 |
|---|---|---|---|
| KING OF TIME | 打刻方法が豊富 | 30日間 | 300円(税抜) |
| マネーフォワード クラウド勤怠Plus | 給与・労務と連携できる | 1か月 | 要問い合わせ |
| ジンジャー勤怠 | 人事労務を一元管理 | 1か月 | 300円〜(税抜) |
| freee勤怠管理Plus | freee人事労務と連携 | あり | 300円 |
| CLOUZA | 初期費用0円で低コスト | 30日間 | 200円(税抜) |
KING OF TIME
| 初期費用 | 0円 | 月額/ユーザー(税抜) | 300円 |
|---|---|---|---|
| 無料トライアル | 30日間 | 無料プラン | ✕ |
KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。30日間の無料トライアルで全機能を試せます。初期費用0円・1人あたり月額300円(税抜)のワンプライスで使えます。
ICカードや指紋・顔認証、GPS、パソコン・スマートフォンなど打刻方法が豊富で、店舗から外回りまで幅広い働き方に対応します。多くの給与計算ソフトと連携できる点も便利です。
従業員の追加も簡単でとても使いやすいです。
以前は従業員のシフト管理と給与計算を別々に行っていたため手間がかかっていたが、ソフト導入したことにより一元管理が可能となり、作業が楽になった。
マネーフォワード クラウド勤怠Plus
| 初期費用 | 要問い合わせ | 月額/ユーザー(税抜) | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 無料トライアル | 1か月 | 無料プラン | ✕ |
マネーフォワード クラウド勤怠Plusは、株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。給与計算や労務など同社のクラウドサービスと連携できるのが強みです。無料トライアルは1か月間です。
勤怠から給与、労務手続きまで一元管理したい会社に向いています。バックオフィス全体をまとめて効率化したい場合の候補になります。
コスパが中小企業の少人数(20人以下くらい)向きに最適です。
「パソコン」でも「スマホ」でも使える点が、利用者(従業員)にとってナイスです。
そのあたりが評価の理由です。
ジンジャー勤怠
| 初期費用 | 0円 | 月額/ユーザー(税抜) | 300円〜 |
|---|---|---|---|
| 無料トライアル | 1か月 | 無料プラン | ✕ |
ジンジャー勤怠は、jinjer株式会社が提供する勤怠管理システムです。人事労務データを一元管理できるのが特徴で、1か月間の無料トライアルを利用できます。
打刻から集計、申請の承認までクラウドで完結し、手作業の集計を減らせます。人事や労務の管理をまとめて効率化したい会社におすすめです。
また、出張先や自宅からでも承認申請作業を行ったり、エラー修正が可能な点も良い。
勤怠の締め作業が楽になったと感じる。給与計算する時もワンクリックで、データ連携が
可能なので、その点も効率化出来ている。
freee勤怠管理Plus
| 初期費用 | 0円 | 月額/ユーザー | 300円 |
|---|---|---|---|
| 無料トライアル | あり | 無料プラン | ✕ |
freee勤怠管理Plusは、freee株式会社が提供する勤怠管理システムです。freeeの人事労務と連携して給与計算までつなげられるのが強みです。無料トライアルを利用できます。
少人数の会社でも設定がしやすく、スマートフォンから打刻できます。会計や人事労務をfreeeで揃えている企業と相性がよいでしょう。
実際は3か月ほど仮運用をし、実際の運用になりましたが、ボタンを一つ押すだけなのと始業10分前に通知できる設定があるため、打刻する癖をつけるのにちょうどよかったです。
CLOUZA
| 初期費用 | 0円 | 月額/ユーザー(税抜) | 200円 |
|---|---|---|---|
| 無料トライアル | 30日間 | 無料プラン | ✕ |
CLOUZAは、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。初期費用0円・1人あたり月額200円(税抜)で最低利用人数の制限もない手軽さが魅力です。30日間の無料トライアルを利用できます。
パソコン・スマートフォン・ICカードなど多様な打刻に対応し、直行直帰やテレワークでも記録できます。低コストで始めたい会社に向いています。
費用もかからずサーバーも必要ないのですぐに使えます。
少人数の勤怠管理なら、こちらの勤怠管理クラウドサービスがおススメだと思いました。
無料と有料の違いは?よくある機能制限と注意点
無料の勤怠管理システムには、有料版と比べて次のような制限があります。制限を理解したうえで、自社に足りるかを判断することが大切です。
使える人数に上限がある
無料プランには5名から30名など人数の上限が設けられています。たとえばジョブカン勤怠管理やスマレジ・タイムカードは10名まで、HRMOS勤怠は30名までが無料の範囲です。
上限を超えると使えなくなるか、超えた人数分の従量課金や有料プランへの移行が必要になります。近く増員する予定があるなら、上限に達した後の料金も先に確認しておくと、あとで慌てずに済みます。
一部の機能が使えない
申請ワークフローや工数管理、給与計算ソフトとの連携などは、有料プランでしか使えないことが多いです。たとえば残業や有給の申請・承認を無料の範囲で回せるかは製品によって差があり、無料では打刻と集計までというケースもあります。
自社で毎日使う機能が無料の範囲に含まれるかを事前に確認し、足りなければその機能が有料でいくらになるかまで見ておくと、導入後の想定外を防げます。
データ保存やサポートに制限がある
無料プランはデータの保存期間が短く、サポートもメールやチャットに限られることがあります。実際にHRMOS勤怠は無料だと保存期間が1年、ジョブカン勤怠管理は30日に制限されます。
労働時間の記録は法律で原則5年(当分の間は3年)の保存が求められるため、この期間だけでは足りない場合があります。長期の保存が必要なら、こまめにCSVで書き出して保管するか、保存期間の長い有料プランで補うとよいでしょう。
有料プランの費用相場や、主要サービスの料金比較は次の記事にまとめています。
有料プランを検討するべきケース
次のような場合は、無料を卒業して有料プランを検討するタイミングです。
従業員数が無料枠の上限を超える場合
従業員が増えて無料の人数上限を超えると、そのままでは全員分を管理できなくなります。たとえば10名まで無料の製品で11人目が入ると、有料プランへの切り替えや超過分の課金が発生します。
増員の予定があるなら、移行先の料金と、これまでの打刻データを引き継げるかを事前に確認しておきましょう。繁忙期の一時的な増員でも上限に触れることがあるため、余裕をもって見積もると安心です。
無料では使えない機能が必要になった場合
申請ワークフローや工数管理、給与計算との連携など、無料にない機能が業務に必要になったら有料を検討するタイミングです。
たとえば残業や有給の申請をシステム上で承認したい、勤怠データをそのまま給与計算に流したい、といった要望が出てくると無料の範囲では回しきれません。
まず必要な機能を洗い出し、それが有料プランでいくらで使えるかを比べてから乗り換えると、過不足のない選び方ができます。
データの長期保存やセキュリティを強化したい場合
労働時間の記録は法律で原則5年(当分の間は3年)の保存が求められます。無料プランは保存期間が1年や30日などに制限されることがあり、この要件を満たせない場合があります。
長期のデータ保存や、閲覧・編集の権限管理、操作履歴の記録といったセキュリティ強化が必要なら、有料プランが向いています。監査や労務トラブルに備える意味でも、記録をきちんと残せる環境を整えておくと安心です。
勤怠管理システムの導入に使える補助金や助成金の対象と条件は、次の記事で紹介しています。
無料の勤怠管理システムに関するよくある質問
無料プランと無料トライアルの違いは何ですか?
無料プランは人数や機能に制限がある代わりに期間の区切りなく使えるもので、無料トライアルは有料版の全機能を7日から30日程度だけ試せるものです。トライアルは期間が終わると有料契約に切り替わります。
少人数で恒久無料で使いたいなら無料プラン、本格導入の前に使い勝手を見極めたいなら無料トライアルが向いています。無料プランで足りなければトライアルで有料版を試す、という組み合わせもおすすめです。
無料の勤怠管理システムは何名まで使えますか?
製品によって異なり、5名・10名・30名などが目安です。たとえばスマレジ・タイムカードやジョブカン勤怠管理は10名まで、HRMOS勤怠は30名まで無料で、オツトメ!のように人数無制限で無料のものもあります。
自社の従業員数に合う上限の製品を選ぶことが、無料で無理なく使い続けるコツです。近く増える見込みがあるなら、増員後の人数でも収まるかを基準にすると失敗しにくくなります。
なお、中小企業向け製品に特化した解説は下記記事で行っています。こちらも合わせてご覧ください。
無料でも労働時間の記録を法律どおり保存できますか?
無料プランは保存期間が短いことがあるため、CSVで書き出して保管するか、保存期間の長い有料プランで対応します。労働時間の記録は労働基準法で原則5年(当分の間は3年)の保存が求められます。
無料のまま使う場合は、月ごとにデータを書き出して社内に保管するなど、記録が消えない運用を決めておきましょう。保存や管理を確実にしたいなら、早めに有料プランへ移るのも一つの方法です。
勤怠管理システムの比較ならBOXIL
無料の勤怠管理システムは、打刻や出退勤管理、CSV出力といった必要最小限の機能を利用できます。
一方で、機能面やサポート体制に制限があるため、従業員数や運用状況に応じて適切なサービスを選定することが重要です。無料プランで現状の運用改善を図り、必要に応じて有料プランへの移行を検討することが望ましいでしょう。
BOXILでは、勤怠管理システムのサービス資料をマイページにて閲覧したりダウンロードしたりできます。
請求した資料を使って、チームメンバーや上長へ共有するのもおすすめです。また、マイページでカスタマイズできる比較表を使えば、料金や機能を軸にサービスを見比べられて、稟議の準備に役立つでしょう。

\ 稟議や社内提案にも使える!/














