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勤怠管理表Excel(エクセル)テンプレート5選!無料ダウンロード可能な使える出勤表

最終更新日:(記事の情報は現在から100日前のものです)
Excel(エクセル)の勤怠管理表テンプレートを無料でダウンロードできるサイトを厳選して紹介します。使えてはかどるエクセルテンプレートをまとめました!あわせて、勤怠管理システムも紹介しているので、勤怠管理にお困りの方は必見です。

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本記事では、勤怠管理表のテンプレートと、勤怠管理表を簡単に作成・自動集計ができるおすすめの管理システムを紹介します。勤怠管理システムは打刻するだけで勤怠記録・自動集計できるため勤怠管理表を作成不要です。

勤怠管理表を自動で作成してくれる勤怠管理システムの資料は、下のボタンより無料でダウンロードできます。

無料でダウンロードできる勤怠管理表(Excel)エクセルテンプレート

勤怠管理表(エクセルのテンプレート)を無料でダウンロードできるWebサイトを紹介します。

1. bizocean(ビズオーシャン)

言わずと知れたエクセルテンプレートの王様サイトであるbizocean。勤怠管理表をはじめとする契約書や請求書など、ビジネスで活用できるエクセルテンプレートを数万点掲載しているWebサイトです。2022年1月時点で掲載されている勤怠管理表エクセルテンプレートは44点。シンプルな勤怠管理表から給与計算と連携した表まで、多種多様なテンプレートが揃っています。

あまり知られていませんが、実は有料でテンプレートの作成依頼も可能です。いきなりクラウド型の勤怠管理システムを導入することにためらわれるようでしたら、まずはエクセルテンプレートを利用してみましょう。

2. EXCEL勤怠テンプレート

bizoceanと比較するとテンプレート数は劣りますが、EXCEL勤怠テンプレートは、実用的なテンプレートを数多く掲載しているWebサイトです。
深夜勤務と深夜残業を分けて集計するテンプレートなど、24時間体制でシフトが変化する現場で活躍するテンプレートがあります。また、休日出勤なども自動で判別してくれるので手動による計算の手間が省けます。

3. 出勤簿

出勤簿は、シンプルながら、基本就業時間・早出・残業・早朝業務・深夜業務・休憩時間などの設定が可能なテンプレートです。作成はVBA(エクセルのプログラミング言語)を使用せずすべて関数のみなので、エクセルに多少詳しい方は適宜カスタマイズが可能です。

4. 勤怠管理表エクセルテンプレート

勤怠管理表エクセルテンプレートは、時給計算エクセルテンプレートや変形労働制エクセルテンプレートなど、数種類の勤務パターンに対応したテンプレートを揃えています。アラート表示するテンプレートは未成年のアルバイトがいる現場でおおいに活用できます。

5. みんなのExcelテンプレート

みんなのExcelテンプレートは、こちらは見積書や工程管理表など、ビジネスシーンで活用できるエクセルテンプレートを集めたWebサイトです。2種類の勤怠管理表エクセルテンプレートと遅刻届、早退届がダウンロードできます。

使いやすい勤怠管理表をエクセルで自作する方法

使いやすい勤怠管理表をエクセルで自作する方法は次のとおりです。

  • 勤務時間を自動表示させる方法
  • 合計勤務時間を自動表示させる方法
  • 1か月分の給与計算をする方法

勤務時間を自動表示させる方法

エクセルの減算関数を活用することで、勤務時間の自動表示が可能です。終業時刻から、始業時刻と休憩時間を減算するという計算式で、1日の勤務時間が自動で算出できます。

たとえば、「B3セルに出勤時間」「C3セルに退勤時間」「D3セルに休憩時間」を入力します。この場合は、E3セルに「=C3-B3-D3」と入力しエンターキーを押下し計算式を反映させます。そして、E3セルを下の行にコピーしておけば、翌日以降も同様に勤務時間を表示させられます。

合計勤務時間を自動表示させる方法

当月1か月分の勤務時間を自動表示させるには、エクセルのSUM関数の合計を使用します。

たとえば、「当月最終勤務日をF31」「合計勤務時間をF32セル」に入力します。次にF32セルを選択し「数式タブ」→「オートSUM」をクリックします。F2セルからF31セルまでの範囲が自動で選択されるので、そのままエンターキーを押下してください。

すると、F32セルに当月の合計勤務時間が入力されます。もし、合計勤務時間が正しく表示されない場合には、セルの表示形式を「[h]:mm:ss」を選択してください。

1か月分の給与計算をする方法

1か月分の給与計算をする場合は、合計勤務時間に時給を掛けて算出します。

たとえば、「合計勤務時間をF32セル」「F34セルに時給額」を入力し、「F35セルで給与額を算出する」場合には、F35セルを選択し「=F32*(アスタリスク)F34*(アスタリスク)24」を入力してエンターキーを押下します。

つまり、「合計勤務時間×時給額×24」という計算式です。エクセルで時間の単位を24時間にするために、24を掛けます。

また、給与額を金額で表示するために、給与額を入力するセルの表示形式を「通貨」に変更しましょう。

エクセルで勤怠管理を行う際の課題

エクセルでの勤怠管理の課題は、主に次の3つです。

  • 法律の改正に対応しきれない
  • 勤務申告の改ざんリスク
  • ヒューマンエラーが発生しやすい

法律の改正に対応しきれない

エクセルで勤怠管理では、法改正に対応するのが難しいです。

労働時間など、労働に関する法律は頻繁に改正されます。勤怠管理は法律上のルールに則って行うことが必要なため、改正に合わせてテンプレートを変更する、手計算を行うといった必要性が出てきます。

しかし、エクセル自体が法改正に合せて勤怠管理を行う機能を備えてはいないため、法改正があった際には、担当者自身が対応しなければいけません。

勤務申告の改ざんリスク

エクセルでの勤怠管理には、勤務時刻を改ざんされるリスクがあります。

タイムカードを使用せずにエクセルで手入力をして勤務時間を管理する場合、変更や編集が容易に行えます。たとえば、出勤時間を故意に異なる時間で入力することで、「勤務時間や残業時間を過剰に申告する」「過少に申告する」といったことが可能です。

また、近年普及してきているリモートワークを導入する場合も、正確な労働時間の把握がしづらく、虚偽の申告がされる恐れも高くなります。

ヒューマンエラーが発生しやすい

勤務時間の自動集計ができるとは言え、エクセルでの管理には入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすいことも課題の一つです。

たとえば、従業員が勤怠を入力する際にミスが発生する可能性があり、もしミスが発覚した場合には、修正作業も必要になるため手間や労力がかかります。

また、タイムカードの記録をエクセルで集計・管理する場合には、データを転記する作業が必要です。従業員の人数が多いと集計作業の作業工数や負担も大きくなるため、入力ミスをする確率も大きくなるでしょう。

エクセルの勤怠管理に向いている企業の特徴

エクセルでの勤怠管理が向いている企業の特徴を紹介します。

  • 社員数が30人以下の規模の企業
  • 時給制で働く社員が多い企業
  • エクセルが得意な社員がいる企業

社員数が30人以下の規模の企業

従業員数が30人以下の小規模な企業は、エクセルを使用した勤怠管理に向いていると言えます。

エクセルでの勤怠管理は、有給休暇の申請や承認といった設定はできません。そのため、別に申請書などを使用して申請が必要となり、管理者の負担が大きくなります。また、勤務時間の入力や集計作業などエクセルは手作業が多いため、従業員が多い企業ほど工数が大きくなり、ミスをする可能性も高くなります。

しかし、小規模の企業なら、テンプレートを活用しながらミスをおさえて管理もしやすいでしょう。

時給制で働く社員が多い企業

アルバイトやパートのように時給制で働く従業員が多い企業も、エクセルでの勤怠管理に向いています。時給制の場合には、「勤務時間×時給」とシンプルな計算式で給与計算が可能です。そのため、テンプレートの設定もしやすく、エクセルでの勤怠管理でも対応可能なケースも多いでしょう。

一方で、月給の場合は、各種手当なども考慮する必要があり給与計算が複雑になるため、エクセルだけで管理するのは難しくなります。

エクセルに詳しい従業員がいる企業

エクセルでの勤怠管理は、操作がエクセルに詳しい従業員が設定を行う必要があります。

勤怠管理のテンプレートには、インターネット上でダウンロードが可能なものが多数提供されており、自社で一から作成する手間を省けます。ただし、必要に応じてカスタマイズが必要な場合もあるなど、テンプレートをそのまま活用するのが難しいケースもあるため注意しましょう。

エクセルでの勤怠管理に限界を感じたら

ここまで、無料でダウンロードできる勤怠管理表エクセルテンプレートや、自作できるエクセルテンプレートについて紹介しました。しかし、やはりエクセルでの勤怠管理には課題もあり、限界を感じるケースが多いでしょう。

エクセルで自動的に給与計算ができるようになっても、従業員の出勤時間などはすべて手入力でデータ化しなければなりません。

このように、もしもエクセルでの管理に限界を感じたら導入を検討してほしいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムと聞くと難しそうに感じますが、実は非常にシンプルなシステムで、誰でも簡単に利用できます。また、インターネットにアクセスして利用するクラウド型であれば、初期費用も無料~数千円程度で利用できるため、月額利用料は1ユーザーあたり数百円です。

従業員が直接打刻するスタイルで、打刻時間や集計時間はすべて自動的に計算され残業や深夜勤務にも対応。各サービス独自の機能も展開しているので、エクセルで管理するよりも圧倒的に業務効率が上がります。

無料トライアルのある編集部おすすめ勤怠管理システム

無料トライアルのある、勤怠管理システムを紹介します。また、こちらからは勤怠管理システムの評判・口コミランキングや無料トライアルの有無を一覧で閲覧できます。あわせてご覧ください。

ジョブカン勤怠管理 - 株式会社DONUTS

ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理
BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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ジョブカン勤怠管理は、スマートフォン・PC・ICカードなど、打刻方法が豊富な勤怠管理システムです。「シフト管理」とあるように、飲食業界や小売業界はもちろん、福祉業界や一般企業(中規模~大手)にも最適なサービスと言えます。

これまでのアルバイトのシフトは、紙で提出し店長がそれをPCに打ち込んで管理する形をとるところが多かったでしょう。しかしこれからは、ジョブカンがあればスマートフォンで簡単にシフトの提出できます。

ジンジャー勤怠 - jinjer株式会社

ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠
BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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ジンジャー勤怠は、業界標準の機能を網羅した、簡単導入・簡単操作ができる勤怠管理システムです。iBeaconやGPSなど多彩な打刻機能を実装し、チャット機能も完備。業界初となる、管理側もマルチデバイスにフル対応していることで、専用端末がいらず、使いやすさを追求したサービスです。

KING OF TIME - 株式会社ヒューマンテクノロジーズ

KING OF TIME
KING OF TIME
BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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KING OF TIMEは、さまざまな打刻方法に対応した勤怠管理システムです。社外で打刻する手段も豊富なため、外出の多い営業職や在宅勤務の社員などあらゆる働き方に対応。管理者は他拠点のものを含め、打刻状況や労働時間の集計をリアルタイムで確認できます。外部ソフトとの連携も柔軟にでき、打刻情報をそのまま給与計算ソフトに反映されます。

TeamSpirit - 株式会社チームスピリット

TeamSpirit
TeamSpirit
BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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  • 多様な打刻方法に対応
  • 長時間労働を防ぐあらゆる機能を搭載
  • 導入前後での手厚いサポート

TeamSpirit(チームスピリット)は、勤怠管理や工数管理、経費精算など日々の業務を一元管理できる働き方改革プラットフォームです。打刻方法は、PCやスマートフォン、オプションでICカード打刻にも対応し、オフィス内外を問わず打刻できます。また、従業員一人ひとりの労働状況をレポートやダッシュボード機能で可視化し、見込み労働時間と実稼働時間の差異も一目でわかるため、長時間労働の是正やコンプライアンス遵守のための対応を迅速に行えます。

CLOUZA - アマノビジネスソリューションズ株式会社

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CLOUZAは、初期費用・基本費用無料で月額200円〜利用できる勤怠管理システムです。初心者でも使いやすいシンプルなUIデザインにこだわっており、「打刻」「確認」「出力」3ステップで操作可能です。

また、すべての機能を最初の30日間は無料で利用できるため、実際にどこが使いやすい・自社に合うのかといったことをノーリスクで確認できます。登録するシフトパターンも99種類まであるので、さまざまな業種・業界に対応しています。

e-就業OasiS - 株式会社ニッポンダイナミックシステムズ

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  • 直感的に操作しやすい画面構成
  • 長時間労働を防止するアラート機能
  • さまざまな給与ソフトと連携可能

e-就業OasiSは、PCやスマートフォンから、時間や場所を選ばず打刻ができる勤怠管理システムです。ICカードや静脈認証といった、社員ごとの働き方に合わせた方法で打刻が可能です。労働時間が増えてくるとメールやアラートで警告を出し、長時間労働を防止します。弥生給与や給与奉行など、さまざまな給与ソフトとの連携も充実しており、人事部門の業務を削減できます。

kincone - 株式会社ソウルウェア

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  • 交通系ICカードで勤怠管理と交通費精算ができる
  • 月額200円/ユーザーで利用可能
  • コスト1/10も可能

kincone(キンコン)は、出退勤管理が自動化できる勤怠管理システムです。勤怠管理と交通費精算が、交通系ICカード(Suica/PASMOなど)で自動的に打刻・精算される手軽さが特徴となります。また、Googleカレンダー・チャットワークなど既存システムと連携できる使い勝手の良さも人気の理由です。


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無料やアプリ対応、小規模企業向けなど、特徴から勤怠管理システムを選びたい方は、こちらからサービスを比較できます。

特徴から勤怠管理システムを比較する
英語対応の勤怠管理システム 無料の勤怠管理システム アプリ対応の勤怠管理システム
小規模向け勤怠管理システム 中小企業向け勤怠管理システム シフト管理できる勤怠管理システム
給与計算ソフト連携可能な勤怠管理システム 建設業向け勤怠管理システム 派遣会社向け勤怠管理システム
病院向け勤怠管理システム 介護業向け勤怠管理システム 利用料金が安い勤怠管理システム

勤怠管理表エクセルテンプレートを活用して効率化

すぐに使える勤怠管理のエクセルテンプレート集とクラウド型勤怠管理システムを紹介しました。

勤怠管理の理想的な業務効率化のはじめのステップとして、まずは紙からエクセルでの無料テンプレートの利用によって、集計作業の自動化とデータ化を進めることでしょう。

次に、有料のエクセルテンプレートの利用を検討してもよいかもしれませんが、オススメとしては、遠隔でもデジタルで情報を集約できるクラウド型勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

無料版や無料トライアル期間の長い各種サービスを比較検討して、集計作業に時間をかける前に業務の効率化を目指しましょう。

勤怠管理システムと合わせて検討したいおすすめツール

ここまでは、おすすめの勤怠管理システムについて紹介をしてきました。番外編として、人事・労務管理などにも役立つツールも紹介します。

VoicePing - VoicePing株式会社

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  • 音声通話や勤怠管理など豊富な機能を搭載
  • 作業内容ごとに正しい実働時間を集計できる
  • 多様な働き方を促進する各種ツールと連携可能

VoicePingは、クリアな音声でスムーズなWeb会議を実現する音声会話ツールです。勤怠管理機能を搭載しており、各メンバーの作業状況を確認できます。また、作業タイマーにより業務ごとの作業時間を記録可能です。

作業者が離席すると自動的にタイマーが停止するため、正確な実働時間を集計できます。音声(ビデオ)通話ではAIによる自動文字起こしが可能。Google CalendarやSlack、Teamsなどのツールと連携できます。

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