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【ビジネス】待ち合わせ場所案内の無料メールテンプレート | 書き方ポイント

記事の情報は2017-05-09時点のものです。
ビジネスにおいて、お客様やお取引先の方と待ち合わせする場合がありますね。その際に送るメールの書き方や注意点をご存知でしょうか。すぐに使える簡単なメールテンプレートと共に紹介していきます。

本記事ではメールテンプレートを紹介していきますが、メール配信システムとあわせるとより便利に利用できます。メール配信システムの機能・価格を比較したい方はこちらからご覧になれるので、ぜひシステム選定の参考にしてみてください。

待ち合わせ場所のご案内メールで事業効率化

お客さまや面接の方などと予定を合わせなければない機会は多々あります。日程や場所が決まったらもちろんメールを作成しなければいけませんが、そのメール、本当にそれで大丈夫ですか?

本記事ではボクシルが作成した待ち合わせ場所のご案内メールのテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、さまざまなデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心してご案内メールを発行できるように、待ち合わせ場所のご案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

便利なメールツールについてはこちらをご覧ください。

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待ち合わせ場所のご案内メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】テキスト形式で使える待ち合わせ場所のご案内メールテンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に待ち合わせ場所のご案内メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。以下の記事を参考にご案内メールを発行してくださいね。

待ち合わせ場所のご案内メールテンプレート

待ち合わせ場所をご案内するメールのテンプレートです。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

待ち合わせ場所のご案内メールの書き方は気配りがポイント

仕事上で待ち合わせをすることは多々あります。その待ち合わせ場所の案内にメールを使うことが多いのですが、待ち合わせ場所のご案内メールには細やかな気配りが必要です。

案内メールに書くべきポイントも多いので、待ち合わせ場所のご案内メールを書く時にどのような点に注意すればよいのかご説明していきましょう。

気配りができている待ち合わせ場所のご案内メールの書き方のポイント

大切な内容には罫線を引いたり文字を太字にするなど嫌味のない程度に強調

案内メールで大切なことは、大切な内容が一目でわかるということです。強調の仕方はいろいろありますが、あまり大きすぎる文字や色文字を使うとかえって案内メールの印象が悪くなってしまいますので、通常の文字の大きさで太文字にする、罫線を引いておくなど嫌味のない程度に協調しておきましょう。

地図を見なくてもある程度場所がわかるように情報を書き足しておく

待ち合わせ場所の案内メールの場合は地図を添付するのは当然のことです。しかし、地図を見なくてもある程度場所がわかるように、最寄り駅の〇番出口から徒歩〇分、目印は〇〇喫茶店など、簡単に場所がわかるように書き足しておくと丁寧です。

手荷物を預けられる場所や駐車場などの位置も記載しておく

待ち合わせ場所に電車などの公共機関を使つ場合と車で来られる場合があります。どちらで来られても良いように、電車などの公共機関で来られる場合は「手荷物などを預けられる場所」を記載したり、車の場合は最寄りの「駐車場」の情報を記載しておくと丁寧な案内メールになります。

待ち合わせの日時、場所などはわかりやすいように差別化する

待ち合わせ場所の案内メールのメインは「待ち合わせ日時や場所」です。ここをわかりやすいように他の文章とは差別化しましょう。たとえば、罫線で囲う、罫線で上下を切り離すなど、重要な点がどこなのかをわかりやすくしておくと先方も見やすい案内メールになります。

待ち合わせ場所がわからなくなった場合の緊急連絡先を明記しておく

待ち合わせ場所がわからない場合のために緊急連絡先を記載しておきましょう。待ち合わせがわからないということは、外にいる状態ですので、会社の電話番号ではなく担当者名と携帯番号を記載するようにしましょう。また、「なにかございましたらいつでもご連絡ください」という内容を記載しておけば連絡しやすくなります。

最後の締の言葉として「当日〇〇様とお会いできるのを心待ちにしております」という文面を添えておく

文面の最後の締めくくりとして、当日先方と会えるのを楽しみにしているという気持ちを伝えましょう。「当日〇〇様とお会いできるのを心待ちにしております」という内容で良いでしょう。この言葉で案内メールの印象も変わりますので、必ず文末には書いておきましょう。

スムーズなやりとりを行うために連絡はしっかり

これで待ち合わせ場所のご案内メールの作成は完璧ですね。以上の項目に関連して、メール管理についてはこちらの記事を参考にしてみてください。

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