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2018-03-12

勤怠管理表・出勤簿はエクセルで!無料で簡単に作成可能なテンプレート

勤怠管理表や出勤簿をエクセルで作成することによって煩雑なシフト管理を超簡単に行うことが可能です。記入すべき項目や記入例も紹介します。そして、勤怠管理表や出勤簿をエクセルで作成することができる無料のテンプレートを2色、合計11個ご用意しました。 ※初回公開日 2016/12/23
人事勤怠管理システム
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勤怠管理や出勤簿での煩雑な作業を簡略化!

勤怠管理や出勤簿などの勤怠管理は、人数が多ければ多いほどどんどん複雑になります。そこで、役に立つのがエクセルテンプレートです!

本記事ではボクシルが作成した出勤簿、勤怠管理表のテンプレート(ひな形)をご紹介します。エクセルで簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
また、初めての方でも安心して出勤簿、勤怠管理表を発行できるように、出勤簿、勤怠管理表に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

以下の記事では、勤怠管理やクラウド勤怠管理サービスについて紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。

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出勤簿、勤怠管理表以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】エクセルで使える出勤簿、勤怠管理表テンプレート

ボクシルでは、エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に出勤簿、勤怠管理表が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
2色、合計11個のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に出勤簿、勤怠管理表を発行してくださいね。

出勤簿、勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン1】プレーン

基本的な出勤簿はこちらです!

出勤簿、勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン2】モノクロ

出勤記録を残すことはもちろん、簡易的な給与計算と勤務時間の集計ができます。

その他の色のダウンロードはこちらから。

出勤簿、勤怠管理表テンプレート【ヨコ】グリーン

ヨコ書きの出勤簿です!

その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

出勤簿や勤怠管理表の書き方と保存について

出勤簿や勤怠管理表は労働基準法でも作成が義務付けられている書類です。
また、給与計算の時に必要な書類にもなりますので、正確に記入し管理することが大切です。

企業によってはタイムカードを代用することもありますが、より正確に勤怠状況を把握するためには出勤簿や勤怠管理表が必要になります。
では、出勤簿や勤怠管理表の書き方や保存についてご説明していきましょう。
勤怠表保管期間のルールについてはこちらの記事でもご紹介していますので参考にしてみてください。

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出勤簿や勤怠管理表に必要な項目と様式

出勤簿や勤怠管理表の必須項目2つ

出勤簿や勤怠管理表は特に決まった項目を記載しなければいけないという法定様式はありません。
そのため企業では出勤日、出勤日数、労働の開始時刻と終了時刻、早出や残業時間、休暇の有無、種別、出張など様々な項目が用意されています。

ただし、労働基準法で出勤簿や勤怠管理表を義務付けているわけですから必ず必要な事項が2つあります。それは、始業時刻と終業時刻です。この2つさえ記載されていれば法律的には問題ありません。

出勤簿や勤怠管理法の様式

出勤簿や勤怠管理表の様式は企業によって違いますので様々な種類があります。
その一つが先ほどお話したタイムカードです。
業務の開始時刻と終了時刻が正確に管理できるということで取り入れている企業は多いようです。

そして次に多いのが手書きの出勤簿や勤怠管理表です。
手書きですので本人確認の元記入する必要がありますが、この様式の場合は上司の確認欄を設けたり、第三者がチェックできるようにしていることが多いので二重のチェックができます。

ただ、最近では手書きの場合集計などに時間がとられるのでエクセルなどで管理表を作りエクセル関数を使うことで瞬時に労働時間などを計算してくれますので、こちらの様式を取り入れている企業が多いようです。

最後の様式は社員証による認証です。
打刻用機械に社員証をかざして業務の開始時間や終了時間をわかるようにしており、その時刻が出勤簿のシステムと連動しているため瞬時に出勤簿がデータとなり正確な勤怠管理表を作ることができます。

これらの様式と出張や休暇の有無・種類などを把握するための管理表を合わせて私用することでさらに細かい勤怠管理ができるようになります。

出勤簿や勤怠管理表の役割と保存期間

出勤簿や勤怠管理表の役割

出勤簿や勤怠管理表は給与計算のや労務管理だけが役割ではありません。
労働基準法で定められている法定時間外労働の違反をなくしたり、最近では指紋認証や顔認証を取り入れている企業もありますので本人に代わって打刻することができないようになっていますので不正を防ぐ役割もあります。

このように、過剰労働の防止、不正打刻の防止にも役立っています。

出勤簿や勤怠管理表の保存期間

出勤簿や勤怠管理表は労働基準法で3年間保存しなければならないとされています。
その他、出勤に関する労働者名簿や賃金台帳なども出勤簿や勤怠管理表と同じく労働基準監督署がチェックする際に必要ですので、一緒に保存しておくと便利です。

エクセルで作成できる出勤簿、勤怠管理表テンプレート!のまとめ

テンプレートを使って一括管理することによって、出勤簿の管理が非常に楽になりますね。

もっと出勤簿、勤怠管理表について知りたいという方は以下の記事もご覧ください。

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