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出勤簿のエクセルテンプレート無料ダウンロード|簡単にできる勤怠管理表の作り方

最終更新日時:
記事の情報は2021-04-30時点のものです。
勤怠管理表や出勤簿をエクセルで作成することによって煩雑なシフト管理を簡単に行えます。記入すべき項目や記入例も解説。そして、勤怠管理表や出勤簿をエクセルで作成できる無料のテンプレートを2色、合計11個用意しました。

本記事では出勤簿のテンプレートを紹介しますが、勤怠管理システムなら打刻するだけで勤怠記録・自動集計ができるため出勤簿の作成が不要です。データ入力や管理に工数のかかる紙やExcelから乗り換えてはいかがでしょう。

出勤簿を自動で作成してくれる勤怠管理システムの資料は、下のボタンより無料でダウンロードできます。

勤怠管理や出勤簿での煩雑な作業を簡略化

勤怠管理や出勤簿などは、従業員数が多ければ多いほど複雑になります。シンプルな管理を行うのに役に立つのがエクセル(Microsoft Excel)のテンプレートです。ボクシルが作成した出勤簿、勤怠管理表のエクセルテンプレート(ひな形)を紹介します。

エクセルで簡単に使える、さまざまなデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して出勤簿、勤怠管理表を作成できるように、出勤簿、勤怠管理表に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

出勤簿、勤怠管理表以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】エクセルで使える出勤簿・勤怠管理表テンプレート

エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に出勤簿・勤怠管理表が発行できる、2色・合計11個のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、出勤簿、勤怠管理表を発行してくださいね。

出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン1】プレーン

基本的な出勤簿はこちらです。出退勤の時間と休憩時間が入力でき、労働時間を自動で計算してくれます。

出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン2】モノクロ

出勤記録を残すことはもちろん、簡易的な給与計算と勤務時間の集計ができます。日付をずらせば15日締め、20日締め、25日締めなどにも対応できるでしょう。

その他の色のダウンロードはこちらから。

出勤簿・勤怠管理表テンプレート【ヨコ】グリーン

ヨコ書きの出勤簿です。こちらも日付をずらす必要はありますが、各勤怠締め日に対応できるでしょう。

その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にも数多くのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方はこちらからご覧ください。

出勤簿は作成の義務がある

出勤簿や勤怠管理表は労働基準法で作成が義務付けられている書類です。正社員・パート・アルバイトといった雇用形態に関係なく、雇用主・事業主は従業員全員の出勤簿を作成し保存管理する義務があります。

出勤簿・労働者名簿・賃金台帳は「法定三帳簿」

出勤簿以外にも、労働者名簿と賃金台帳の3点は「法定三帳簿」と呼ばれます。労働者を雇用する企業に対して労働基準法で作成が義務づけられており、2020年4月時点で改正された労働基準法上では、5年間保存しなければいけません。違反すると罰則を受ける可能性があります。

企業によってはタイムカードを代用することもありますが、不正や改ざんも容易にできてしまうため、より正確に勤怠状況を把握するためには出勤簿や勤怠管理表が必要になります。

では、出勤簿や勤怠管理表の書き方や保存について説明していきましょう。

出勤簿の必須項目は始業時刻と終業時刻

出勤簿や勤怠管理表には、決まった項目を記載しなければいけないという法定様式、つまり決まったフォーマットがあるわけではなく必要な項目が書かれているならばテンプレートは自由です。

労働基準法上、出勤簿や勤怠管理表で必要とされているのは、始業時刻と終業時刻です。事業主は労働者の始業と終業を時間を管理して保存しなければいけません。この2つさえ記載されていれば法律的には問題ありません。

ただし給与計算がしやすくなることから出勤日、出勤日数、労働の開始時刻と終了時刻、早出や残業時間、休暇の有無、種別、出張などさまざまな項目が用意されていることも多いです。

参照元:厚生労働省/労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(2022年1月19日閲覧)

出勤簿や勤怠管理表の様式

出勤簿や勤怠管理表の様式は企業によって違います。それぞれの様式について解説します。

タイムカード様式

様式のひとつにあるのがタイムカードです。時刻管理機能のある機器をにタイムカードを挿入し打刻するため、業務の開始時刻と終了時刻が正確に管理できるということで取り入れている企業は多いようです。

ただあるタイミングにカードを通してしまえば他人が打刻するなど不正も行えてしまうため、PCの起動時間や業務日報などと照らし合わせて正確な打刻となっているのか検証することもあります。

手書き様式

小規模な事業であれば、手書きの出勤簿や勤怠管理表を使っている企業もあるでしょう。手書きのため本人確認のもと記入する必要がありますが、この様式の場合は上司の確認欄を設けたり、第三者がチェックできたりするようにしていることが多いので二重チェックができます。

エクセル・スプレッドシート様式

エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトで管理表を作る様式です。エクセル関数を使うことで瞬時に労働時間を計算してくれるため、手書きよりも便利でしょう。

社員証と連動している様式

社員証による認証も多くの企業で取り入れられるようになってきました。専用の打刻用機械に社員証をかざして業務の開始時間や終了時間を正確に管理します。その時刻が出勤簿のシステムと連動しているため、瞬時に出勤簿がデータとなり正確な勤怠管理表を作れます。社員証を他人に貸与するリスクが大きいため、不正打刻を防ぐことができます。

以上、紹介したこれらの様式と、出張や休暇の有無・種類などを把握するための管理表を合わせて使用すれば、さらに細かい勤怠管理ができるようになります。

またICカードや、静脈認証や指紋認証などの生体認証を用いて打刻できるクラウド型勤怠管理システムの利用も増加しています。

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出勤簿や勤怠管理表の役割

出勤簿や勤怠管理表は、給与計算や労務管理だけが役割ではありません。

労働基準法で定められている法定時間外労働の違反をなくし、最近では指紋認証や顔認証を取り入れている企業もあり、本人に代わって打刻できないようになっているため不正を防ぐ役割もあります。

このように、過剰労働や不正打刻の防止にも役立っています。

出勤簿は5年保存する必要がある

出勤簿は記載するだけではなく、保存する期間や一緒に保管するべきものも決まっています。

出勤簿や勤怠管理表の保存期間

労働基準法109条によると、出勤簿や勤怠管理表は労働基準法で5年間保存しなければならないとされています。(2020年4月の労働基準法改正に伴い、従来の3年から5年に延長されています)

出典元:厚生労働省/改正労働基準法等に関するQ&A(2022年1月19日閲覧)

また、冒頭で説明した通り、出勤に関する労働者名簿や賃金台帳なども出勤簿や勤怠管理表と同じく「法定三帳簿」となり労働基準監督署がチェックする際に必要になります。一緒に保存しておくと便利です。

その他、出勤に関する労働者名簿や賃金台帳なども出勤簿や勤怠管理表と同じく労働基準監督署がチェックする際に必要なので、一緒に保存しておくと便利です。

電子データでの保存

法定期間が過ぎた出勤簿は、何年も保存しておく必要はありません。長期で保存しておいても見返す必要性もあまりないため、定期的に保存期間を過ぎた書類は処分したり、データ化することをおすすめします。

電子データで保存する際には、後から改ざんできないような形式で保存したり、セキュリティ面でも配慮が必要です。

勤怠表保管期間のルールについてはこちらの記事でも紹介しているので参考にしてみてください。

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無料テンプレートで出勤簿の管理を効率化

テンプレートを使って一括管理することによって、出勤簿の管理が非常に楽になります。出勤簿や勤怠管理表についてより詳しく知りたい方やエクセルの勤怠管理表テンプレートを無料でダウンロードしたい方はこちらの記事もご覧ください。

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