勤怠表とは？記録内容・保管期間のルール - 期間を過ぎた書類の扱い

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勤怠表とは？

「勤怠表」とは、社員の毎日の出勤時間や欠勤の情報をまとめた書類で、「勤怠管理表」とも呼ばれます。呼び方は会社によってもさまざまです。

ただ、似た言葉である「勤”務”表」については出勤の実績を記録するものではなく、各社員の出勤スケジュールをまとめた書類として用いられていることが多いです。

給与計算にも使われる

勤怠表の記録に従って給与が計算されます。シフト制ではない社員の場合も時間外労働や割増賃金、有給休暇などを計算するために勤怠表は重要な働きをします。

※一日の労働時間8時間を超えた場合の残業については、25％の割増賃金を支払う必要があります。また22：00～5：00の間の深夜（早朝）労働についても25％の割増賃金、休日出勤の場合は35%の割増賃金が必要です。労使間のトラブルを生まないよう正確な作業が求められます。

勤怠表で記録すべき4つの内容

勤怠表の役割を踏まえて考えると、次の内容が含まれていることが求められます。

• 出勤時間、退勤時間
  （出勤後、勤務開始までにタイムラグが有る場合は、勤務開始時間・勤務終了時間）
• 残業、早出、深夜残業の時間
• 早退や遅刻の有無
• 通常出勤、休日出勤、休日、欠勤、有給休暇を区別できる部分

これらが含まれていれば、自社で使いやすいように自由に作成できます。勤怠表に関して、決まった法定様式はないからです。

小規模な会社であれば、自動計算ができるようにエクセルなどの表計算ソフトにて自作することも多いです。

アプリで勤怠管理を行う企業も増えている

勤怠表を個人ごとに作成し、毎月締め日に提出してもらったり、タイムカードで入退出の記録を確保したり、手書きで勤怠表を管理していたりと、どのような形式で勤怠管理を行うかは企業ごとにさまざまです。

オフィスワークであれば各人の入力も可能ですが、店頭に立つ職業などはそうもいきませんよね。
とはいえ紙媒体で記録していると、賃金を計算する際に担当者がすべてデータ入力する必要があり、余計な時間がかかります。

そこで注目されているのが、アプリを使った勤怠管理。スマートフォンと連動させてシフト管理から勤怠管理までできるので、誰でもかんたんに操作できて、それでいて集計作業が簡易化できます。

勤怠表の保管期間はどのくらい？

勤怠表は、どのくらいの期間保存しておかなくてはならないのでしょうか？

労働基準法109条によると、労働に関する重要な書類は3年間の保存が義務付けられています。
ここでいう「重要な書類」とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類」のこと。

また、「法定三帳簿」といって、労働基準監督署のチェック対象となる書類として「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」をまとめて覚えておきましょう。

ちなみに「3年間」という保存義務については、書類によってカウントの起算日が違うので注意しましょう。労働者名簿や入退社に関する書類は各労働者の退職日から3年間ですが、賃金台帳は最終記入日から3年間保存です。

「勤務表」や「タイムカード」については、賃金台帳の内容が正しいことを証明するものですので上記法定保存義務がある書類に倣って、3年間保存しておくようにしましょう（出退勤時間や休暇状況が記載された勤怠表は、”労働関係に関する書類”として考えることもできます）。※

※そもそも、タイムカードなどの勤怠表は使用が義務付けられているものではありません。しかし、339号通達によって、勤務時間管理の客観的資料として、タイムカード等の活用を促進しています。

保管期間が過ぎた書類は？

法定期間が過ぎた勤怠表は、永久に保存しておく必要はありません。社員数が少ない場合は保管スペースも取らないかもしれませんが、保存しておいても、再び見返すケースはほとんど発生しません。社内で保管ルールを決めて保存期間を過ぎた勤怠表を処分したり、データ化したりといったその後の対策について考えておきましょう。

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