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テレワーク・リモートワークにおける勤怠管理の問題・課題|解決策とおすすめサービス

最終更新日:(記事の情報は現在から35日前のものです)
テレワークやリモートワークが一般的になった昨今、多くの企業が勤怠管理上の問題・課題を抱えるようになりました。社員がオフィス以外の場所で働くテレワークやリモートワークなどの、勤怠管理に関する問題の解決策と、おすすめの勤怠管理サービスを紹介します。

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テレワークにおける勤怠管理の問題・課題

近年のテレワークの増加により、勤怠管理上の問題や課題が浮き彫りになる企業が増えています。さまざまな問題がある中で、特に次の課題を抱えている企業が多いようです。

  • 社員の勤務実態の把握が難しい
  • 適正な人事評価が難しい
  • 隠れ労働・隠れ残業が常態化しがち
  • コミュニケーション不足が発生する

それぞれの問題について説明します。

社員の勤務実態の把握が難しい

テレワークやリモートワークでは、各々の社員が自宅やカフェなどオフィス以外の遠隔地で働いているため、どうしても社員の勤務実態を把握するのが難しくなります。定期的に社員に業務の進捗を報告させている企業は多いものの、管理側が任意のタイミングで確認できず、報告内容の信憑性を確認できないのが実態です。

Web会議ツールチャットツールのビデオ配信機能などを使って社員の勤務状況を監視をするにしても、管理側も常時確認するわけにもいかないため、正確な勤務実態を把握するのはやはり難しいでしょう。

適正な人事評価が難しい

社員の仕事ぶりを管理者が正確に知るのが難しいため、テレワークやリモートワークにおける適正な人事評価も難しいのが実態です。

働きぶりを断片的にしか確認できないため、どうしても成果物に対する評価になりがちで、社員の仕事へのモチベーションが低下してしまう可能性があります。

社員側は評価のポイントがわかりづらかったり、杓子定規な評価になったりすることに対して、不満を持つケースもあるでしょう。特に、総務や経理といった客観的に成果が測りづらい職種の場合、適正な評価ができない可能性があります。

隠れ労働・隠れ残業が常態化しがち

テレワークやリモートワークにおいて、社員が業務をサボっているのではないか、と不安になる管理者が多いようです。

しかし一方で、社員の隠れ労働や隠れ残業が常態化している場合もあります。企業側が勤務実態をうまく把握できないため、社員のオーバーワークに気付かない可能性は十分あるでしょう。

事実、在宅やサテライトオフィスでの仕事で、通常勤務よりも長時間労働になる人が多くいます。社員の超過労働や隠れ残業が増えることにより、労働基準法の順守が守られていない企業は少なくありません。

コミュニケーション不足が発生する

オフィスでは気軽に行っていた雑談ができなくなったり、相手の表情や顔色も対面時よりもわからなかったりなどが原因で、コミュニケーション不足が発生する場合もあります。このコミュニケーション不足をどのように解決するかが重要なポイントといえるでしょう。

テレワークにおける勤怠管理の改善策

上記のようなテレワーク・リモートワークにおける勤怠管理上の問題・課題を解決するには、社員の労働時間をできる限り正確に把握できるような工夫をすることと、就業ルールをしっかりと見直すことが重要です。

正確な労働時間を把握するため仕組みをつくる

社員自身による定時報告や就業報告に加えて、Webカメラでの確認をはじめ、社員の労働時間をできる限り正確に把握するための工夫が求められます。

ただし、過度な監視は社員のストレスとなり、生産性の低下につながる恐れがあるので、社員の自主性に任せる部分も必要です。たとえば企業の中には、チームで常時ビデオ通話をオンにしておき、適宜コミュニケーションを取りながら業務を進めているところもあります。

管理者が業務を監視するのではなく、オフィス環境と同じように顔の見える状態で仕事をできる環境にすることで、監視されている感覚もなく作業に集中できるのでおすすめです。

就業ルールの見直しや整備

オフィス勤務とテレワークやリモートワークとでは、適切な就業ルールが変わってくるでしょう。まずは就業に関する規則や決まりごとの見直しや改善が必要です。

特に、テレワークは社員の「中抜け」や任意の休憩などが発生するため、その辺りのルール整備が求められます。

どういった条件で中抜けや休憩を認めるのか、私的な理由で業務を離れる場合、どういった手続きをさせるのかといったルールは必ず決めておき、社員に順守させることが大事です。

さらに、テレワークを運用しながら、適宜ルール変更を加える必要があるでしょう。

テレワーク中の勤怠管理を適切に行う方法

テレワークやリモートワークの中の勤怠管理を適切にする方法は次のとおりです。

  • 社員に定期的に就業報告をさせる
  • Web会議ツールやビデオ会議システムを利用する
  • タスク管理ツールを活用する
  • 勤怠管理ツールを導入する

企業によって適切な管理方法は変わってくるので、自社に合ったやり方を模索しましょう。

社員に定期的に就業報告をさせる

電話やメール、チャットツールなどを利用して、社員に始業時や就業時の報告に加えて、任意の時間に就業報告をさせている企業は多くあります。

ビデオ通話やチャットツールの機能などを利用して、常時社員の業務を確認できるようにする場合は不要かもしれませんが、通常のオフィス業務と同様、勤怠報告ならば既存の管理システムで対応できます。テレワークの導入にあたっては、まずこういった基本的な管理手法から導入するとよいでしょう。

ただし、テレワークに従事する社員が多い場合、管理者は毎日部下の勤怠連絡を確認しなければいけません。管理側の負担が大きくなりすぎる可能性があるので注意しましょう。

Web会議ツールやビデオ会議システムを利用する

Web会議ツールやビデオ会議システムなどを利用して、社員の就業状況をリアルタイムで監視できるようにしているのもおすすめです。

ただし、上記のように、常時監視し続けることにより、社員のストレスにつながる可能性があります。過度なストレスは社員の業務生産性を損ない、企業にとってもマイナス要素になるでしょう。

社員の仕事ぶりをチェックすることは重要ですが、バランスを欠かないように注意が必要です。特に、テレワーク(在宅ワーク)で映像監視を導入するとなれば、社員の自宅をカメラで映す必要があるので、プライベートにも配慮しなければいけません。

社員とよく話し合ったうえでルールを設定し、過度なストレスにならないように配慮することが大事です。カメラを起動しなければならない時間帯を決めておくのもよいでしょう。

タスク管理ツールを活用する

テレワーク向けのタスク管理ツールの中には、メンバーのリアルタイムの作業を通知したり、管理者側が作業内容を把握できたりするものもあるため、うまく活用すれば勤務状況を正確に把握できるようになります。

作業ログを確認できるものもあるので、テレワークで使える機能に注目してツールを選択するのもよいでしょう。

Excelやオンラインのスプレッドシートでタスク管理をしている企業もありますが、本格的にテレワークを導入するならば、専用ツールの方が効率的な管理が可能です。

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勤怠管理ツールを導入する

クラウド型の勤怠管理ツールを導入することで、テレワークに従事している社員がみずから、始業・就業を打刻する体制にしている企業は多くあります。ブラウザ上で簡単に勤怠報告ができるので、社員に負担がかかりません。

ただし、本当に報告どおりに勤務しているか確認が難しいので、他の方法と組み合わせて管理するのがおすすめです。社員の自主性に任せることで、業務生産性が向上するならば特に問題はないでしょう。

本当に与えられた業務をこなしているかわからない社員が多い場合は、ツールをうまく活用して状況を把握するとよいです。

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テレワークに勤怠管理システムがおすすめの理由

テレワークではクラウド型の勤怠管理ツールの導入が、特におすすめです。クラウド型の管理システムをテレワークに導入するメリットとしては、次の点が挙げられます。

オンラインでの打刻が可能

クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、オンラインでの打刻が可能になるため、オフィス以外での勤務が主となるテレワークやリモートワークで役立ちます。

パソコンはもちろん、スマートフォンからでも手軽に打刻ができるシステムもあるので、出張する社員の多い企業でも重宝するでしょう。打刻する端末の管理を徹底していれば、第三者による不正打刻も防止できます。

場所を選ばず簡単に打刻できるので、社員が中抜けで一時的に業務を離れる際にも、スマートフォンから手軽に報告できます。

社員の勤務時間を自動集計できる

テレワークに従事している社員の勤怠状況もすぐに確認できるのに加えて、クラウド型の勤怠管理システムでは勤務時間の自動集計も可能です。

労働時間の集計だけでなく、休憩の時間や残業時間など、給与の集計に必要な情報を収集・計算できるので、管理者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

給与計算業務の効率化も同時に実現可能です。特に、手作業によるケアレスミスが発生しないのは、経理部門にとって大きなメリットです。

テレワークに合った勤怠管理システムの選び方

テレワークに合った勤怠管理システムを選ぶ際は次のポイントを確認しましょう。

  • クラウド型かオンプレミス型か
  • 作業状況を把握できるシステムを選ぶ
  • 操作性に優れているものを選ぶ
  • さまざまな外部システムと連携ができるものを選ぶ
  • サポートが充実しているシステムを選ぶ

勤怠管理システムはさまざまな機能が実装されており、製品によって強みが異なるので、社員の勤務状況の把握がしやすいものを選びましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

勤怠管理システムをはじめ、業務管理のためのシステムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型はサーバーにソフトウェアをインストールして運用する必要があり、手間とコストはかかるものの、環境に合わせて柔軟にカスタマイズできる強みがあります。

一方、クラウド型の管理システムは、インターネット環境さえあれば、場所を選ばずシステムにアクセスできるのが最大の強みです。さらに、オンプレミス型に比べて低コストでスムーズに導入可能で、必要な期間のみ利用できるのも特徴です。

上記のように、テレワークやリモートワークに活用するならば、クラウド型の勤怠管理システムを選ぶ方がよいでしょう。すでにテレワークに従事している社員がいる企業でも、すぐに導入・運用が可能です。

作業状況を把握できるシステムを選ぶ

社員の勤務状況をできるだけ正確に把握するため、作業内容をリアルタイムに確認できたり、システムの利用ログをチェックできたりするシステムを選ぶ必要があります。

細かい業務内容まで把握できなくても、作業中かどうかはリアルタイムでチェックできるシステムは多くあるので、積極的に活用しましょう。

また、チャットツールをはじめとして、他のコミュニケーションツールを組み合わせることで、社員の業務状況を把握できる場合もあります。複数のツールを組み合わせて運用することも考えてみましょう。

操作性に優れているものを選ぶ

価格や機能性、管理側の利便性に加えて、テレワークをしている社員が使いやすいシステムを選ばなければいけません。

テレワークに従事する社員全員が十分なITリテラシーを有するとは限らないため、日常的にシステムに触れる機会のない人でも、問題なく使いこなせる製品やサービスにする必要があります。

操作性が複雑なツールは社員が使いづらいだけでなく、打刻漏れが発生してしまう可能性もあるので、試用版やトライアル版が利用できるならば、事前に使い勝手を確認しておきましょう。

さまざまな外部システムと連携ができるものを選ぶ

チャットツールやWeb会議ツールなど、勤怠管理に必要なさまざまな外部ツールと、スムーズに連携可能なシステムが望ましいです。

テレワークではチャットツールを軸に、さまざまなシステムを活用しながら業務を進める必要があります。チャットツールに加えてタスク管理ツール給与計算システムなど、業務を効率化できるサービスとデフォルトで連携できるシステムならば、収集した勤怠管理データを他の業務にすぐに反映できます。

すでに何らかの管理システムを運用しているならば、その製品と連携できる勤怠管理システムを優先的に選択するとよいでしょう。

サポートが充実しているシステムを選ぶ

勤怠管理システムに限らず、コア業務を支えるシステムを選択する場合は、サービスベンダーによるサポートが充実している製品を選ぶことが大事です。

もし、運用中にシステムトラブルが発生し、スムーズにサポートを受けられないと、テレワーク環境下では業務のほとんどが止まってしまう恐れがあります。サポートの具体的な内容と迅速さについて、公式サイトの記載やユーザーからの評判などをチェックしながら、まずは問題ないかチェックしましょう。導入前に、ベンダーの担当者にサポートの内容を確認することも大事です。


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テレワークにおすすめの勤怠管理システム

テレワークにおすすめの勤怠管理システムを紹介します。機能やサポート体制、他のツールとの連携の可否などに注目しながら、自社に合った製品がどれか調べてみましょう。

ジョブカン勤怠管理 - 株式会社DONUTS

ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理
BOXIL SaaS AWARD Winter 2023 Good Service
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  • あらゆる勤務形態に柔軟に対応できる
  • 必要な機能のみピックアップして導入可能
  • 無料で充実したサポートを受けられる

ジョブカン勤怠管理は通常勤務に加えて、社員の変形労働やフレックス制、裁量労働など、さまざまな勤務形態に対応できるクラウド型の勤怠管理システムです。

テレワークやリモートワークの導入例も多く、出勤管理はもちろん、シフト管理や休暇・申請管理にも対応しています。ICカードによる打刻や指静脈認証だけでなく、GPSやLINE、Slackによる打刻にも対応しているので、特にSlackをメインのコミュニケーションツールに使用している企業におすすめです。

管理画面のカスタマイズ性にも優れており、初めて勤怠管理システムを使う人も問題なく機能を利用できるでしょう。電話やメール、チャットでの随時サポートも充実しており、最短で即日利用可能な手軽さも魅力です。

KING OF TIME - 株式会社ヒューマンテクノロジーズ

KING OF TIME
KING OF TIME
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  • 業界最多レベルの打刻方法
  • 就業規則に合った運用がしやすい
  • 初期費用0円かつワンプライスで利用可能

KING OF TIMEは無償で利用可能なPC打刻に加えて、顔認証や指紋認証、生体認証など、働き方に合わせてさまざまな打刻方法を選択できるシステムです。モバイル打刻やWindowsのログイン・ログオフでの打刻など、テレワークで活用できる方法も多くあります。

さらに、就業規則に合わせて豊富な機能を簡単に管理でき、独自の勤怠ルールを持っている企業でもスムーズに導入可能です。初期費用0円で、すべての機能が一律300円で使えるわかりやすい料金形態も、人気の理由です。

ジンジャー勤怠 - jinjer株式会社

ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠
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  • 従業員データの一括管理で業務効率を向上
  • サポート担当が併走しながら最適な運用を実現
  • 法改正にも自動で対応

ジンジャー勤怠は、労働時間の集計・管理をリアルタイムで実行できる管理システムで、勤怠管理にかかる手間や確認作業、差し戻しの工数などを削減し、一気通貫のシンプルな勤怠管理業務を実現できます。

法改正に応じて自動でシステムがアップデートされるので、使い続ければ最新の法律に準拠できます。

打刻機能も充実しており、スマートフォンで簡単に打刻や申請作業ができるのでテレワークやリモートワークにもおすすめです。導入にあたっては、ベンダーの専任サポートが運用定着まで併走してくれるのも魅力です。

チムスピ勤怠(旧TeamSpirit) - 株式会社チームスピリット

チムスピ勤怠(旧TeamSpirit)
チムスピ勤怠(旧TeamSpirit)
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  • チーム全体の勤怠状況をリアルタイムで可視化
  • パソコンのログを客観データとして連携可能
  • 手作業になりがちな複雑な集計作業もシステム内で完結可能

チムスピ勤怠(旧TeamSpirit)は、世界水準のセキュリティ環境により大手優良企業での導入実績を豊富にもつ勤怠管理システムです。パソコン打刻やモバイル打刻はもちろん、チャットツール打刻やパソコンのログ連携による打刻などが可能です。

Excelのような計算式を自由に設定できるので、独自の集計ルールや複雑な計算もシステム内で完結させられます。残業状況や有給の取得状況などをリアルタイムで集計しモニタリングできるため、36協定の管理や長時間労働の防止などにもおすすめです。

COMPANY 勤怠管理システム - 株式会社Works Human Intelligence

COMPANY 勤怠管理システム
COMPANY 勤怠管理システム
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  • モバイル打刻やPCログオン打刻などの打刻方法に対応
  • プリセットされた分析指標をもとに勤怠状況をダッシュボード化
  • 大企業の多種多様な勤怠管理に対応可能

COMPANY 勤怠管理システムは、勤怠管理や人事管理、タレントマネジメントまでカバーしている大手法人向け統合人事システムです。日本企業の商習慣に合わせた運用に対応し、業種業態を問わず標準機能で対応可能です。

勤務状況をリアルタイムに把握でき、長時間労働のアラート通知もできます。複雑な設定不要で、個人や部門別でデータを比較したり推移を確認したりできるので、勤務状況の問題が個人の問題なのか、部門全体の問題なのかの特定にも役立ちます。

One人事[勤怠] - One人事株式会社

One人事[勤怠]
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  • 出勤管理、勤怠データのリアルタイム集計、シフト管理などに対応
  • GPSを使用したモバイル打刻に対応
  • One人事シリーズで導入すれば人事領域業務をまとめて管理可能

One人事[勤怠]は、変形労働や裁量労働、フレックス勤務など多様な勤務形態に対応できる勤怠管理システムです。休暇やシフト、残業の申請承認も管理でき、データに応じたアラート通知も可能です。

労務管理や給与管理などの機能も提供しており、必要に応じて導入すればデータベースやユーザーIDなどをまとめながら、人事労務と人材マネジメント業務に一気通貫で対応できます。

HRMOS勤怠 - IEYASU株式会社

HRMOS勤怠
HRMOS勤怠
導入事例セクション | BOXIL SaaS AWARD 2023
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  • 初期費用・月額費用が無料から使える
  • 働き方改革関連法に準拠
  • さまざまな打刻方法に対応

HRMOS勤怠は、初期費用および月額費用が無料から使えるクラウド型の勤怠管理システムです。通常勤務の管理に加えて、年次有給休暇の取得や時間外労働管理など、労働基準法に準拠した管理がしやすいのが特徴です。

ICカードやLINE、Slackなど、さまざまな打刻方法に対応しており、誰にでも使いやすい管理画面で、スマートフォンからも簡単に操作できます。まずは無料プランから、機能と使い勝手を確認してみるとよいでしょう。

リシテア 就業管理クラウドサービス - 株式会社日立ソリューションズ

リシテア 就業管理クラウドサービス
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  • パソコンのログオン、ログオフ連携打刻やGPS打刻などに対応
  • 勤務状況をリアルタイムに視覚表示
  • 勤務実績管理はもちろん工数管理も可能

リシテア/就業管理クラウドサービスは、勤務状況をリアルタイムに把握できる勤怠管理システムです。残業時間や36協定時間を月間の予測時間を含め視覚表示でき、残業警告値を超過すると上長へ通知されます。

管理者は、部下の長時間残業や年休の低取得者などを把握でき、職種や個人ごとに設定した警告閾値をもとにアラート通知が可能です。自部門の要員の作業従事状況をもとに、有償作業の従業比率や事業ドメイン別の従事比率を一覧表示できます。

Touch On Time - 株式会社デジジャパン

  • 初期費用無料、月額費用300円(1人あたり)から使える
  • 独自開発のレコーダーをはじめ、多様な打刻方法に対応
  • 必要な期間のみ利用できる

Touch On Timeはリアルタイムで勤務状況を自動集計できる、クラウド型の勤怠管理システムです。

拠点ごとの就業ルールに合わせた設定が可能で、状況に応じてさまざまな打刻方法が利用できます。テレワークやリモートワークに最適なスマートフォンによる打刻や、指紋認証による打刻、ICカードにも対応しています。

初期費用無料でリーズナブルに利用でき、最低契約期間もありません。状況に応じて必要な期間のみ利用可能で、解約の連絡も必要ないので手軽に導入・運用ができます。

テレワークに勤怠管理システムを活用する

社員の勤務実態の把握が難しいテレワークでは、勤怠管理システムやそれに準じた管理システムを活用して、できるだけ正確に勤務状況の把握に努める必要があります。

従業員が業務をしていない可能性がある一方で、隠れ労働や隠れ残業が発生している場合もあるので、就業ルールをしっかりと定めて、社員の順守を促しましょう。

勤怠管理システムを導入する際には、機能性や使いやすさはもちろん、ベンダーのサポート体制もしっかりとチェックすることが大事です。自社に合ったシステムを導入し、法律に則った勤怠管理を実現するとともに、業務生産性も向上させましょう。

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