勤怠管理表Excel（エクセル）テンプレート5選！無料ダウンロード可能な自動計算出勤表

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Excel（エクセル）で勤怠管理をする方法

Excelで勤怠管理をするには次の方法があります。

• マクロを組む
• テンプレートを使用する

それぞれの方法について説明します。

マクロを組む

マクロとはプログラムを組んで、作業や動作を自動化させることです。マスターデータがあれば、データと連動してExcelに反映できるので、効率よく勤怠管理ができます。

プログラミングの技術が必要にはなりますが、Excelで効率よく管理したい場合にはおすすめの方法です。

テンプレートを使用する

もう一つの方法は、テンプレートを利用することです。Web上には無料でテンプレートをダウンロードできるサイトがいくつもあります。適したテンプレートが見つかれば、かなりの手間を削減可能です。

次では、勤怠管理表のExcel（エクセル）テンプレートを無料でダウンロードできるWebサイトを紹介します。

無料ダウンロードできる勤怠管理表Excel（エクセル）テンプレート

無料でダウンロードできる勤怠管理表のExcelテンプレートを紹介します。

1．bizocean（ビズオーシャン）

bizoceanは、勤怠管理表をはじめとする契約書や請求書など、ビジネスで活用できるExcelテンプレートを数万点掲載しているWebサイトです。2024年8月時点で掲載されている出勤簿・出勤表のExcelテンプレートは21点。シンプルな出勤簿から給与計算と連携した勤怠管理表、シフト管理表まで、多種多様なテンプレートが揃っています。

あまり知られていませんが、実は有料でテンプレートの作成依頼も可能です。いきなりクラウド型の勤怠管理システムを導入することにためらわれるようでしたら、まずはExcelテンプレートを利用してみましょう。

2．EXCEL勤怠テンプレート

EXCEL勤怠テンプレートは、サービス業の実務で利用できる、実用的なExcelのシフト表テンプレートを数多く掲載しているWebサイトです。

深夜勤務と深夜残業を分けて集計するテンプレートのほか、24時間体制でシフトが変化する現場で役立つテンプレートがあります。また、休日出勤も自動で判別してくれるので手動による計算の手間が省けます。

3．［文書］テンプレートの無料ダウンロード

［文書］テンプレートの無料ダウンロードは、ExcelやWordで作成したビジネス文書フォーマットを数多く掲載しているWebサイトです。

出勤簿（勤怠管理表・勤怠管理簿）カテゴリには、基本就業時間・早出・残業・早朝業務・深夜業務・休憩時間などの設定が可能な、シンプルなExcelテンプレートを4つ掲載しています。作成はVBA（Microsoft Officeのプログラミング言語）を使用せずすべて関数のみなので、ある程度Excelを知っている方なら適宜カスタマイズが可能です。

4．勤怠管理表エクセルテンプレート

勤怠管理表エクセルテンプレートは、時給計算Excelテンプレートや変形労働制テンプレートなど、数種類の勤務パターンに対応したExcelテンプレートを揃えています。アラート表示する勤怠管理テンプレートは、とくに未成年のアルバイトがいる現場で役立つでしょう。

勤怠管理表・出勤簿のような勤務実績の管理、給与支給額算出のテンプレートだけでなく、予定を管理するシフト表のExcelテンプレートもあります。

5．みんなのExcelテンプレート

みんなのExcelテンプレート（みんエク！）は、見積書や工程管理表など、ビジネスシーンで活用できるExcelテンプレートを集めたWebサイトです。すべて登録不要で無料でダウンロードできます。

勤怠管理カテゴリでは、2種類の勤怠管理表Excelテンプレートと、遅刻届、早退届のExcelテンプレートがダウンロードできます。

Excel（エクセル）で勤怠管理を行うステップ

Excelを使用する場合には、次のステップで勤怠管理を行えます。

1. 勤怠状況を記録する
2. 1か月間の勤務時間を集計する
3. 集計したデータをもとに給与計算を行う

1．勤怠状況を記録する

はじめに、勤怠状況の記録を行います。

タイムカードの情報を転記する、もしくはExcelの勤怠管理表に従業員が直接入力するなどの方法で勤怠情報の記録が可能です。

タイムカードを使用せず直接Excelの勤怠管理表に入力して記録する場合は、まず従業員が出社後「始業時刻」に出勤時刻を入力し、業務が終了したら「終業時刻」に退勤時刻を入力します。あらかじめ計算式を設定しておけば、開始や終了時間などを入力すると、1日の勤務時間や法定外労働時間や深夜残業などを自動計算できます。

他にも、欠勤や休暇・有給休暇の取得日数などについても、情報を正確に記録しましょう。勤怠情報の記録を行う方法については、厚生労働省が策定したガイドラインを確認し、ルールを周知徹底するようにしましょう。

2．1か月間の勤務時間を集計する

次に、1か月間の勤務時間を集計します。

タイムカードを使用する場合は、月末にタイムカードを回収し、情報を転記してExcelで勤務時間の集計を行います。直接従業員が勤務時間をExcelに入力する場合は、従業員が入力したデータを集め、記録された情報をもとに一人ひとりの勤務時間の合計を集計しましょう。

勤務時間の合計は、SUM関数を使用すれば自動計算が可能です。勤務時間が入力されたセル範囲を選択することで、合計勤務時間を入力するセルに自動で合計時間が表示されます。

また、残業時間数を集計し、時間外労働時間が規定に反していないかの確認も行いましょう。

3．集計したデータをもとに給与計算を行う

次に、2のステップで集計した勤怠情報にもとづいて1か月間の給与計算を行います。

勤怠情報の集計をもとに、Excelで給与計算まで行えます。たとえば、時給制の場合は「時給金額 × 合計勤務時間」で給与の計算が可能です。また、交通費は、COUNTA関数で勤務時間に値が表示されたセルを計算して勤務日数を算出し、これに往復交通費をかけることで算出できます。そして、SUM関数で「時給金額 × 合計勤務時間」と「勤務日数 × 往復交通費」を合計することで、総支給額を自動で算出できます。また、総支給額以外に、社会保険料の控除額や源泉所得税、課税支給額なども算出しましょう。

給与計算は、勤怠データを記録した同一のシートで完了させる、もしくは給与計算用の別シートを用意する、どちらの方法でも可能です。

勤怠管理表をExcel（エクセル）で自作する方法

もし適した勤怠管理表テンプレートが見つからない場合は、Excelを簡単な関数でアレンジして自作する方法もあります。勤怠管理表をExcelで自作する方法は次のとおりです。

• 勤務時間を自動計算させる方法
• 合計勤務時間を自動計算させる方法
• 1か月分の給与計算をする方法

勤務時間を自動計算させる方法

Excelの減算関数を活用することで、勤務時間の自動計算が可能です。終業時刻から、始業時刻と休憩時間を減算する計算式で、1日の勤務時間が自動で算出できます。

たとえば、「B3セルに出勤時間」「C3セルに退勤時間」「D3セルに休憩時間」を入力します。この場合は、E3セルに「C3-B3-D3」と入力しエンターキーを押下し、計算式を反映させましょう。そして、E3セルを下の行にコピーしておけば、翌日以降も同様に勤務時間を表示させられます。

合計勤務時間を自動計算させる方法

当月1か月分の勤務時間を自動表示させるには、ExcelのSUM関数の合計を使用しましょう。

たとえば、「当月最終勤務日をF31」「合計勤務時間をF32セル」に入力します。次にF32セルを選択し「数式タブ」→「オートSUM」をクリックします。F2セルからF31セルまでの範囲が自動で選択されるので、エンターキーを押下してください。

すると、F32セルに当月の合計勤務時間が入力されます。もし、合計勤務時間が正しく表示されない場合には、セルの表示形式を「[h]:mm:ss」を選択してください。

1か月分の給与計算をする方法

1か月分の給与計算をする場合は、合計勤務時間に時給を掛けて算出します。

たとえば、「合計勤務時間をF32セル」「F34セルに時給額」を入力し、「F35セルで給与額を算出する」場合には、F35セルを選択し「F32*F34*24」を入力してエンターキーを押下しましょう。

つまり、計算式は「合計勤務時間×時給額×24」になります。Excelで時間の単位を24時間にするために、24をかけます。

また、給与額を金額で表示するために、給与額を入力するセルの表示形式を「通貨」に変更しましょう。

Excel（エクセル）による勤怠管理が可能な企業

さまざまなExcelでの勤怠管理のデメリットを考慮すると、Excelによる勤怠管理が可能なのは次のような特徴がある企業といえます。

• 従業員数が30人以下の規模の企業
• 時給制で働くスタッフが多い企業
• Excelに詳しい従業員がいる企業

従業員数が30人以下の規模の企業

従業員数が30人以下の小規模な企業は、Excelによる勤怠管理が可能でしょう。

Excelでの勤怠管理は、有給休暇の申請や承認といった設定はできません。そのため、別に申請書を用意しての申請・承認が必要となり、管理者の負担が大きくなります。また、勤務時間の入力や集計作業をはじめExcelは手作業が多いため、従業員が多い企業ほど工数が大きくなり、ミスをする可能性も高くなります。

しかし、小規模の企業なら、Excelテンプレートを活用しながらミスを抑えて管理可能でしょう。

時給制で働くスタッフが多い企業

アルバイトやパートのように時給制で働く従業員が多い企業も、Excelでの勤怠管理が可能でしょう。

時給制の場合には、「勤務時間×時給」とシンプルな計算式で給与計算が可能です。そのため、テンプレートの設定もしやすく、Excelでの勤怠管理でも対応可能なケースも多いでしょう。

一方で、月給制の場合は各種手当も考慮する必要があり、給与計算が複雑になるため、Excelだけで管理するのは難しくなります。

Excelに詳しい従業員がいる企業

Excelによる勤怠管理は、Excelの操作に詳しい従業員が設定を行う必要があります。

勤怠管理のExcelテンプレートは、インターネットでダウンロード可能なものが多数提供されており、自作で一から作成する手間を省けます。ただし、必要に応じてカスタマイズが必要な場合や、テンプレートをそのまま活用するのが難しいケースもあるため、Excelに詳しい従業員がいると管理しやすいでしょう。

Excel（エクセル）で勤怠管理を行うメリット

Excelを使って勤怠管理を行うメリットとして、次の3つが挙げられます。

• 運用コストが低い
• テンプレートを使用できる
• カスタマイズがしやすい

運用コストが低い

Excelでの勤怠管理は、運用コストの低さがメリットです。

あらかじめExcelがインストールされているパソコンなら、追加費用なしですぐに運用を開始できます。多くの企業では、パソコンにMicrosoft Officeをインストールしていることが多いため、勤怠管理のために追加でソフトを導入することなく、初期費用なしで運用できます。

また、Excelは他の業務で使用し、操作に慣れている人が多いため、使い方を教える必要がありません。もし使い方に迷うことがあっても、Web上で簡単に調べられるため、学習や教育のためのコストもかかりません。そのため、導入や運用にかかるコストを大きく抑えられます。初期費用を抑えたい、限られた予算で勤怠管理を行いたい場合には、Excelを有効活用するとよいでしょう。

テンプレートを使用できる

勤怠管理表のExcelテンプレートがインターネット上で多く提供されているため、無料もしくは有料でテンプレートをダウンロードして勤怠管理をはじめられることもメリットです。

テンプレートは種類が豊富にあり、さまざまな業界や勤務形態に対応したものが提供されているので、インターネットで検索すれば簡単に運用に合ったテンプレートを見つけられます。

関数やマクロの計算式がすでに入力されたテンプレートを活用すれば、1から管理表を作成することなく、簡単に勤怠管理が可能です。そのため、勤怠管理表の作成工数を削減できるほか、出退勤の時間を入力するだけで労働時間の算出が可能になり、簡単に運用できます。

カスタマイズがしやすい

Excelを使った勤怠管理表は自由度が高く、関数やマクロを使用し、ニーズ応じてカスタマイズした勤怠管理表の作成が可能なため、コストをかけずにオリジナルの勤怠管理表を用意できます。

また、Web上で公開されているテンプレートを利用する場合でも、テンプレートをベースとして運用に合わせて計算式や項目をカスタマイズして利用できるため、専用の勤怠管理表を作成可能です。関数やマクロの利用には知識が必要となるものの、定時勤務やフレックス制度など勤務形態や就業規則に合わせて自由に項目を作成し、容易にオリジナルの管理表を作成できます。

また、部署やチームごとにシートを分ける、色やデザインを変更して見やすくするなどの方法で、管理しやすいようにカスタマイズも可能です。

Excel（エクセル）で勤怠管理を行うデメリット

Excelでの勤怠管理の課題は、主に次の3つです。

• 法律の改正に対応しきれない
• 勤怠申告の不正リスク
• ヒューマンエラーが発生しやすい
• 自己申告では認められない

法律の改正に対応しきれない

Excelでの勤怠管理では、法改正に対応するのが難しいでしょう。

労働時間をはじめ、労働に関する法律は頻繁に改正されます。勤怠管理は法律上のルールに則って行うことが必要なため、改正に合わせてExcelのテンプレートや計算式・関数を変更するといった必要性が出てきます。

しかし、Excel自体は法改正に合わせて勤怠管理を行う機能が備わっていないため、法改正があった際には、担当者自身が都度対応しなければいけません。

勤怠申告の不正リスク

Excelでの勤怠管理には、勤務時刻を改ざんされるリスクがあります。

タイムカードを使用せずにExcelで手入力をして勤務時間を管理する場合、変更や編集が容易に行えます。たとえば、出勤時間を故意に異なる時間で入力することで、「勤務時間や残業時間を過剰に申告する」「過少に申告する」などが可能です。

また、近年普及してきているリモートワークを導入する場合も、正確な労働時間の把握がしづらく、虚偽の申告がされるリスクも高くなります。

ヒューマンエラーが発生しやすい

勤務時間の自動集計ができるとはいえ、Excelでの管理には入力ミスをはじめヒューマンエラーが発生しやすいことも課題の一つです。

たとえば、従業員が勤怠を入力する際にミスをする可能性があり、もしミスが発覚した場合には、修正作業も必要になるため手間や労力がかかります。

また、タイムカードの記録をExcelで集計・管理する場合には、データを転記する作業が必要です。人数が多いと集計作業の作業工数や負担も大きくなるため、入力ミスをする確率も高くなるでしょう。

自己申告では認められない

自己申告による勤怠管理は認められないため、Excelでの勤怠管理はタイムカードと合わせて運用が必要です。

平成29年に厚生労働省が作成したガイドラインでは、勤怠管理方法として「使用者がみずから現認し確認すること」「ICカードやタイムカードなどの客観的な記録を行うこと」が明記されています。

従業員がExcelに直接入力する方法は「自己申告制」にあたり、客観的な方法で労働時間の把握が難しい場合に限り可能となります。ただし、やむを得ず自己申告制を導入する場合は、「申告と実態が合致しているか」「パソコンの使用時間や入退室記録と比較して乖離がないか、必要に応じて実態調査を行う」などの対応が必要です。

Excelでの勤怠管理だけでは適正であると認められないため、どのような対応をとるか検討するようにしましょう。

Excel（エクセル）での勤怠管理に限界を感じたら

ここまで、無料でダウンロードできる勤怠管理表のExcelテンプレートや、Excelで勤怠管理表を自作する方法について紹介しました。しかし、やはりExcelでの勤怠管理には課題もあり、限界を感じるケースが多いでしょう。

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勤怠管理表Excelテンプレートを活用して効率化

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勤怠管理の関連記事まとめ

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